Безопасность предприятия - Основы безопасности деловых отношений предприятия. Практическое пособие по созданию корпоративного ресурса знаний юридического лица

3. Распределение обязанностей между работниками отдела.

IV. Функции:

1. В области планирования.

2. В области организации планово-экономической работы.

3. В области анализа и оперативно-статистического учета.

4. В области методологической работы.

V. Взаимоотношения планово-экономического отдела с другими подразделениями предприятия.

VI. Права.

VII. Ответственность.

3.3. Регламентация деятельности организации и ее подразделений

Требуемые ресурсы организации формируют в процессе ее проектирования и отражают в регламенте административной и служебной деятельности.

Формирование всех уровней управления базируется на едином представлении ресурсов (получаемых извне, потребляемых и применяемых внутри, передаваемых вовне) и процессов их применения в организации.

В модель ресурсов организации включают формализованные представления:

организационной структуры;

территориального распределения;

кадров;

движения финансовых средств;

технологических процессов;

оборудования;

оснастки и инструментов;

контрольно-измерительной аппаратуры;

нормативной и методической базы;

потребляемых природных ресурсов и энергоресурсов;

зданий, помещений и их использования;

информационных систем и данных;

получаемых и передаваемых объектов в соответствии со спецификой работы организации.

Технология регламентации отражена в ГОСТ Р 52294–2004 «Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения». В указанном стандарте применяются следующие термины:

регламент – совокупность правил, устанавливающих порядок проведения работ или осуществления деятельности;

регламентирование – способ организационного воздействия, заключающийся в разработке и реализации положений, обязательных для исполнения регламента;

регламент административной и служебной деятельности– совокупность правил, устанавливающих порядок деятельности администрации, менеджеров и исполнителей организации в рамках согласованных рабочих процессов, обеспечивающих достижение заявленных целей.

Обеспечение эффективности деятельности организации зависит от согласованности и адекватности выполнения ее управленческих функций. В рамках регламента отражают аспекты деятельности организации, согласованные:

по целям;

ресурсам;

составляющим деятельности организации и принципам их взаимодействия;

компетенции (в том числе при взаимодействии с другими организациями и лицами);

границам компетенции и управления (организационные, правовые, технологические и другие ограничения).

Регламент административной и служебной деятельности организации

должен удовлетворять следующим базовым принципам:

обеспечение согласованности и непротиворечивости деятельности исполнителей рабочих процессов в интересах достижения целей организации;

обеспечение прозрачности, понимания и возможности контроля заинтересованными лицами процессов принятия решений в рамках определенных полномочий, получения объективной информации о работе организации, ее процессов, подразделений или отдельных исполнителей;

удовлетворение объективной потребности в информационном обеспечении управления организацией на всех уровнях иерархии;

сокращение затрат ресурсов на обеспечение управления;

поддержание объективных возможностей проведения проверки адекватности, согласованности, актуальности и эффективности проектируемых, а также контроля действующих процессов;

выявление и устранение потенциальных нарушений, управление изменениями деятельности, поддержание адекватного системного представления деятельности организации при принятии управленческих решений.

Способы представления административной и служебной деятельности в зависимости от конкретных форм управления организацией различны и определяются их спецификой. Наиболее часто встречаются следующие формы:

процессная (объектом управления является сам процесс создания выходного результата);

функциональная (объектом управления является поддержание готовности выполнения отдельными составными частями организации определенных функций с требуемыми характеристиками);

проектная (фаза проектирования уникального, ограниченного по времени и ресурсам процесса достижения желаемого результата каждый раз включается как необходимый элемент получения этого результата). Такая схема, как правило, оправдана для получения разовых, не воспроизводимых многократно результатов.

Общей основой описания деятельности организации является подлежащее регламентации технологическое или пооперационное представление, в рамках которого исходя из целей организации устанавливаются связи между операциями для получения конечных, значимых для потребителя результатов.

При организации работ устанавливаются операционные регламенты их выполнения, т. е. схемы, правила и средства обеспечения преобразования «входов» работ в их «выходы». Определяются результаты каждой выделенной работы, применяемые для ее выполнения материальные объекты и информация, правила контроля (входного, внутреннего, выходного), контролирующие лица, их действия в случае несоответствия установленным требованиям, ответственные исполнители, база (технологическая, нормативная, методическая), показатели (входные, внутренние, выходные), документы (входные, внутренние, выходные), необходимые ресурсы, компетенция персонала, периодичность, сроки начала и завершения работ.

На данном уровне устанавливают отношения следующих объектов корпоративного знания: работа (правила, содержание) – нормативно-методическая и технологическая база – сроки – ответственность – результаты (получаемые, формируемые, передаваемые).

Типовые вопросы управления, которые решают на данном уровне.

Что и как создается в результате работы?

Кто отвечает за ее выполнение?

Какое необходимо технологическое и ресурсное обеспечение для выполнения работы?

Какими нормативно-методическими документами определяются требования по выполнению каждой работы?

Кто и какие выполняет действия?

Кто и какие получает, формирует, передает документы, показатели и другие результаты работы?

По каким правилам и схемам формируются показатели и документы?

От кого и как принимаются документы и показатели, куда и как передаются?

Каким уровнем компетенции обладают персонал управления и исполнители?

Кто, каким образом, при каких условиях и когда проверяет, согласует и утверждает результаты работы?

Типовые вопросы управления, которые решают на уровне контроля исполнения.

Какие имеются плановые (выполненные, просроченные) работы и события, выполняемые подразделением (исполнителем)?

Что получено (подготовлено, передано) в результате выполнения работы?

Какие есть замечания и предложения у потребителей результатов?

Какие ресурсы использовались (должны использоваться) в рабочих процессах?

Какие исполнители и по каким направлениям делали замечания и предложения, как на них реагировал персонал управления?

Какова статистика исполнения работ?

Каковы зафиксированные причины задержек или других отклонений (по исполнителю, по подразделению)?

Формализованные представления работ подразделения, отражающие его операционную деятельность, должны быть согласованы между собой и с аналогичными представлениями работ взаимодействующих подразделений, а также соответствовать формализованным представлениям целей подразделений.

Регламент административной и служебной деятельности представляет собой наиболее четко формализованную часть корпоративного знания организации, которая на постоянной основе применяется для поддержки и обеспечения гарантированного качества воспроизводящейся в рабочих процессах и управлении деятельности.

Надлежащим образом сформированная и использованная система корпоративных знаний обеспечивает указанные выше, в п. 3.3.2, требования: прозрачность, понимание, возможность контроля, полноту охвата решаемых задач и отсутствие противоречий в управлении организацией и ее подразделениями.

При разработке и поддержании регламента наряду с другими направлениями деятельности организации учитывают требования системы менеджмента качества.

На схеме показано соотношение (позиционирование) компонентов системы корпоративных знаний организации.

При создании модели деятельности организации в полной мере должны поддерживаться описания:

объекта управления, т. е. организации в целом как единой системы, а также ее рабочих процессов, обеспечивающих достижение значимых результатов;

пространства управления, т. е. доступных возможностей и условий воздействия на объект управления и ожидаемых «откликов» объекта управления на приложенные воздействия.

Возможность воздействия на объект на разных уровнях определяется действующим законодательством, правами собственности, технологией рабочих процессов, организационно-распорядительными документами, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и другими индивидуальными для каждой организации факторами и документами.

Конец бесплатного ознакомительного фрагмента.