Расходы фирмы. Бухгалтерский и налоговый учет. Полное практическое руководство

В соответствии с требованиями СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» помещение, где работают персональные компьютеры, следует проветривать каждый час. Поэтому установка кондиционеров вполне подпадает под подпункт 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Такой вывод содержится, например, в постановлении ФАС Поволжского округа от 16 сентября 2003 г. № А57-13890/02-28.
      Тут еще следует помнить о том, что работодатель обязан обеспечить работникам условия труда, предусмотренные не только законодательством, но и коллективными требованиями, закрепленными в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах организации (ст. 56 Трудового кодекса РФ). Поэтому требование обеспечить все рабочие помещения кондиционерами может быть закреплено в этих документах организации, что будет являться еще одним аргументом в пользу организации.

10.3.3. Расходы на хозяйственные и бытовые нужды

      Налоговики уверены, что затраты на покупку бытовых электроприборов, моющих средств, мебели для кухни или для отдыха не учитываются при налогообложении прибыли. Логика чиновников такая – это имущество не используется в деятельности, направленной на получение дохода или затраты произведены в пользу работников. В обоих случаях указанные расходы нельзя исключить из налогооблагаемых доходов.
      С чиновниками не согласны арбитражные суды. Так, в постановлениях ФАС Центрального округа от 12 января 2006 г. № А62-817/2005, от 31 августа 2005 г. № А09-18881/04-12, ФАС Западно-Сибирского округа от 21 декабря 2005 г. № Ф04-9129/2005(18155-А27-37), Ф04-9129/2005(18056-А27-37), ФАС Уральского округа от 13 января 2005 г. № Ф09-5754/04-АК, от 11 января 2006 г. № Ф09-5989/05-С7, ФАС Северо-Западного округа от 18 апреля 2005 г. № А56-32904/04 суды пришли к выводу, что расходы на хозяйственные и бытовые нужды учитываются при налогообложении прибыли. Доводы такие.
      Статья 22 Трудового кодекса РФ возлагает на работодателя обязанности обеспечивать бытовые нужды работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей.
      Работодатель по установленным нормам должен оборудовать санитар-но-бытовые помещения, помещения для приема пищи, оказания медицинской помощи, комнаты для отдыха в рабочее время и психологической разгрузки и т. д. (ст. 223 Трудового кодекса РФ).
      Согласно пункту 2.52 СНиП 2.09.04–87 «Административные и бытовые здания» на предприятии должна быть создана комната приема пищи площадью не менее 12 кв. м. Комната должна быть оборудована умывальником, стационарным кипятильником, электроплитой, холодильником. Таким образом, действующее законодательство предоставляет возможность учесть при расчете налога на прибыль затраты на приобретение мебели и бытовой техники для оборудования комнаты для приема пищи.
      Для этого в коллективный и трудовой договоры с работниками необходимо внести формулировку, согласно которой работодатель обязан создать условия для хранения продуктов, приготовления и подогрева пищи, а также обеспечивать сотрудников предметами личной гигиены (мыло, бумажные полотенца, туалетная бумага и пр.).

10.3.4. Затраты на медосмотр работников

      К расходам на обеспечение нормальных условий труда, предусмотренных законодательством РФ, относятся и затраты на оплату обязательных медосмотров.
      Согласно статье 212 Трудового кодекса РФ медосмотры могут быть предварительными, периодическими и внеочередными. Предварительные медосмотры сотрудники проходят при поступлении на работу, периодические – в период трудовой деятельности. Внеочередные медосмотры проводятся по просьбе работников на основании имеющихся у них медицинских заключений.
      Категории работников, для которых медосмотры (обследования) являются обязательными, перечислены в статье 213 Трудового кодекса РФ. Обязательные, предварительные и периодические медосмотры (при наличии медицинских рекомендаций и внеочередные медосмотры) проходят работники, занятые на тяжелых работах, на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземных работах), а также на работах, связанных с движением транспорта. А также сотрудники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, лечебно-профилактических и детских учреждений, а также некоторых других организаций с целью охраны здоровья и предупреждения возникновения и распространения заболеваний.
      Так как обязательные медосмотры проводятся в соответствии с требованиями нормативных правовых актов и направлены на обеспечение нормальных условий труда, они учитываются при налогообложении прибыли.
      Как правило, организация сама расплачивается с медицинскими учреждениями за медосмотр работников. Эти затраты включаются в расходы. Однако учтите, что если фирма оплатила обязательный медицинский осмотр, а трудовой договор с претендентом заключен не был из-за состояния его здоровья, такие затраты, по мнению налоговиков, в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, не включаются. В качестве примера можно привести письмо Управления ФНС России по г. Москве от 26 октября 2005 г. № 20–12/77744.
      Иногда бывает, что работник проходит медосмотр за свой счет, – скажем, при поступлении на работу, – затем организация возмещает ему расходы. Затраты на возмещение работнику стоимости оплаченных им из собственных средств медосмотров при трудоустройстве также уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. Аналогичная позиция изложена в письме Минфина России от 7 ноября 2005 г. № 03-03-04/1/340.
      А как быть, если медицинские осмотры проводятся по инициативе работодателей. По мнению Минфина России, высказанному в письме от 5 марта 2005 г. № 03-03-01-04/1/100, расходы на проведение медосмотров иных работников организации, для которых такие медосмотры не являются обязательными, не могут быть признаны обоснованными. И как следствие, не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций. Ведь они попадают под действие пункта 29 статьи 270 Налогового кодекса РФ как другие аналогичные расходы, произведенные в пользу работников

10.4. Подбор персонала

      Организации при найме сотрудников нередко пользуются услугами кадровых агентств.
      Расходы по набору кадров учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 8 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса). При этом не имеет значения, есть у фирмы собственная кадровая служба или нет (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 18 июля 2005 г. № Ф04-4616/2005(13098-А27-40)).
      Однако чиновники выдвигают дополнительное условие: учесть расходы на оплату услуг по подбору работников можно лишь в том случае, если кандидаты приняты на должность. Если же претенденты, предложенные кадровым агентством, организации не подошли, то затраты на их подбор налоговики считают экономически неоправданными. И уменьшать базу по налогу на прибыль на такие расходы не разрешают. В качестве примера можно привести письмо Минфина России от 1 июня 2006 г. № 03-03-04/1/497.
      Однако подобный подход не основан на букве закона. Во-первых, в Налоговом кодексе отсутствует понятие «экономически оправданные» затраты. А судьи не раз подчеркивали, что «экономическая обоснованность расходов определяется не фактическим получением доходов, а целевой направленностью на получение дохода» (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 15 марта 2006 г. № Ф04-1847/2006(20709-А67-40)). А судьи ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 11 января 2006 г. № А10-4653/05-Ф02-6684/05-С1 были более категоричны. По их мнению, «оценка экономической эффективности понесенных налогоплательщиком расходов не предусмотрена налоговым законодательством в качестве критерия формирования налоговой базы. Если спорные расходы соответствуют осуществляемой обществом деятельности, то это уже свидетельствует об их экономической оправданности».
      Во-вторых, глава 25 Налогового кодекса РФ разрешает учитывать при налогообложении расходы на НИОКР, которые не дали положительного результата (п. 2 ст. 262 Налогового кодекса). Здесь у налоговиков никаких претензий не возникает. Почему же они появляются, когда речь идет о затратах на поиск не подошедших фирме сотрудников неоправданными. Логика более чем странная. К сожалению, в арбитражной практике подобных споров еще не рассматривалось. И на чью сторону встанут судьи, предугадать сложно.
      Чтобы избежать споров с инспекторами, существуют два варианта решения проблемы.
      Первый. Можно найти кадровое агентство, которое берет деньги за свои услуги только в том случае, если соискатель получил работу. Сейчас по такой схеме работает уже достаточно много рекрутинговых компаний. В этом случае спорных затрат даже и не возникнет.
      Второй вариант. В договоре с кадровым агентством формулировку «услуги по подбору персонала» можно поменять на «консультационные и информационные услуги». Тогда эти суммы можно учесть при расчете налога на прибыль как расходы на консультационные услуги на основании подпункта 15 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.
      Добавим, что налоговики могут посчитать, что если по итогам испытательного срока кандидат не будет принят на работу, организация-работодатель понесла экономически необоснованные расходы. Тут можно посоветовать следующее. Внести в текст договора условие о том, что в случае увольнения работника до окончания испытательного срока кадровому агентству следует вернуть деньги, уплаченные фирмой на поиск данного сотрудника. После этого организация вправе заплатить эти же деньги агентству с целью поиска нового кандидата на место предыдущего, заключив новый договор. В итоге организация потратит столько же, а проблем с налоговыми инспекторами не возникнет.

10.5. Аренда и лизинг имущества

      Договоры аренды – предмет пристального внимания инспекторов. Именно такой вывод можно сделать из обилия налоговых споров, касающихся арендных платежей. Зачастую у арендатора возникают проблемы с налогом на прибыль.

10.5.1. Договор аренды не зарегистрирован

      Согласно статье 651 Гражданского кодекса РФ договор аренды недвижимости, составленный на срок не менее года, подлежит обязательной государственной регистрации. При этом он считается заключенным лишь с момента государственной регистрации (п. 3 ст. 433 Гражданского кодекса РФ). Конечно, чтобы уйти от необходимости регистрировать долгосрочный договор, можно заключить несколько краткосрочных на срок менее года каждый. Кроме того, не подлежат государственной регистрации договоры, заключенные на неопределенный срок (п. 11 информационного письма Президиума ВАС РФ от 16 февраля 2001 г. № 59). Однако на практике подписать договор на таких условиях не всегда возможно.
      Прежде чем договор аренды зарегистрируют, может пройти немало времени. Между тем арендатор зачастую имущество уже использует и платит за него. Поэтому перед бухгалтером встает вопрос о том, можно ли такие платежи учесть при расчете налога на прибыль? Позиция Минфина России на этот счет выражена в письме от 1 ноября 2005 г. № 03-03-04/1/325. И назвать ее ясной нельзя. Чиновники считают, что признать расходы на аренду в «незарегистрированный» период можно, если договор будет, во-первых, предусматривать передачу имущества арендатору сразу после подписания соглашения, а во-вторых, он должен быть зарегистрирован или передан на регистрацию на момент налоговой проверки. В противном случае уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму арендных платежей будет связано с риском судебного разбирательства.
      Однако арбитражная практика по этой проблеме сложилась в пользу налогоплательщиков. Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 24 октября 2005 г. № А66-540/2005 говорится, что признание расходов, связанных с арендой, не зависит от наличия или отсутствия государственной регистрации договора. Аналогичный вывод сделан в постановлениях ФАС Московского округа от 23 сентября 2003 г. № КА-А40/7151-03-П и ФАС Северо-Западного округа от 28 января 2004 г. № А56-28713/03.

10.5.2. Фирма арендует под офис жилое помещение

      Нередко организация арендует под офис жилую квартиру, что является нарушением как жилищного, так и гражданского законодательства. Правда, в настоящее время ответственности за это нарушение не предусмотрено. А можно ли учесть в таком случае затраты на аренду при расчете налога на прибыль? Разъяснения чиновников по этому вопросу противоречивы.
      Так, в письме Минфина России от 28 октября 2005 г. № 03-03-04/4/71 говорится, что расходы на аренду квартиры под офис налогооблагаемую прибыль не уменьшают. Довод у чиновников простой: гражданское и жилищное законодательство не допускает сдачу в аренду жилого помещения для иных целей, кроме как для проживания. Следовательно, расходы предприятия по аренде жилого помещения, используемого в качестве офиса, не уменьшают его налоговую базу по налогу на прибыль.
      С другой стороны, для целей исчисления налога на прибыль не имеет значения, правомерно ли фирма использует под офис жилое помещение. Такого условия просто нет в Налоговом кодексе. Следовательно, арендные платежи можно включить в состав прочих расходов на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.
      Косвенно такой подход подтверждает и судебная практика. Например, как сказано в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 21 сентября 2005 г. № А56-50544/04, возможность отнесения затрат на расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, Налоговый кодекс РФ не ставит в зависимость от того, правомерно ли фирма использует квартиру под офис.
      Как же поступить в том случае, если письма одного ведомства противоречат друг другу? В самом Минфине России считают, что нужно следовать более позднему разъяснению. Или послать официальный запрос. Однако ничто не мешает использовать в работе и старые разъяснения чиновников, особенно если они выгодны налогоплательщику. Если, конечно, их не отменили или не изменилось налоговое законодательство. В случае судебного разбирательства и такие письма помогут избежать штрафа.

10.5.3. Какими документами подтверждаются расходы по аренде

      Подтверждать расходы по аренде будет договор аренды, акт приема-передачи помещения, счет на оплату, выставленный арендодателем, и платежные документы, подтверждающие оплату этого счета.
      Обратите внимание: акт для подтверждения расходов в виде арендных платежей составлять не нужно. Дело в том, что аренда не является услугой с точки зрения Налогового кодекса. Согласно статье 38 Налогового кодекса услугой считается деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются уже в процессе осуществления этой деятельности. Аренда же не является деятельностью, поскольку это возможность на законных основаниях владеть и использовать чужую вещь. Кроме того, она не имеет таких результатов, которые бы реализовывались или потреблялись в процессе самой аренды.
      Это означает, что арендная плата является платой не за услугу. Против такой позиции не возражают и специалисты ФНС. В письме от 5 сентября 2005 г. № 02-1-07/81 отмечается, что арендная услуга начинает потребляться с момента заключения договора. В то же время Минфин не так давно выразил мнение, что акты оказанных услуг все же надо выставлять ежемесячно (письмо от 7 июня 2006 г. № 03-03-04/1/505). Только вот требование об обязательном составлении актов приема-передачи услуг ни главой 25 Налогового кодекса, ни законодательством о бухгалтерском учете не предусмотрено.

10.5.4. Платежи по договору лизинга

      По договору лизинга или, как его еще называют, договору финансовой аренды, одна сторона – лизингодатель обязуется приобрести в собственность у определенного продавца имущество, указанное другой стороной – лизингополучателем, а затем передать его лизингополучателю за плату во временное владение и пользование для предпринимательских целей. При этом лизингодатель не отвечает за выбор предмета лизинга и продавца. Впрочем, договором лизинга может быть предусмотрено, что выбор продавца и приобретаемого имущества осуществляется лизингополучателем. Так сказано в статье 665 Гражданского кодекса РФ.
      Общая сумма платежей по договору лизинга за весь срок действия договора лизинга, в которую входит возмещение затрат лизингодателя, связанных с приобретением и передачей предмета лизинга лизингополучателю, возмещение затрат, связанных с оказанием других предусмотренных договором лизинга услуг, а также доход лизингодателя, называется лизинговыми платежами.
      Согласно пункту 1 статьи 11 Федерального закона от 29 октября 1998 г. № 164-ФЗ «О финансовой аренде (лизинге)» предмет лизинга, переданный во временное владение и пользование лизингополучателю, является собственностью лизингодателя.
      В общую сумму договора лизинга может включаться выкупная цена предмета лизинга, если договором лизинга предусмотрен переход права собственности на предмет лизинга к лизингополучателю (п. 1 ст. 19 Федерального закона «О финансовой аренде (лизинге)»).
      В том случае, когда предмет лизинга учитывает на своем балансе лизингодатель, бухгалтер лизингополучателя должен ежемесячно списывать на прочие расходы всю сумму перечисленных лизинговых платежей за вычетом НДС. Это сказано в подпункте 10 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Однако Минфин России в целом ряде писем (см., например, письмо от 24 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/288) разъяснил, что в налоговом учете лизингополучатель должен разбивать каждый лизинговый платеж на две части. Первая часть – это сумма, приходящаяся на выкупную стоимость предмета лизинга, а вторая часть – вознаграждение лизингодателя.
      Выкупную цену надо накапливать до окончания договора лизинга. Затем из нее следует сформировать первоначальную стоимость имущества, полученного в собственность от лизингодателя. Стоимость этого имущества надо списывать на расходы по мере амортизации. Коэффициенты ускорения применять при этом нельзя, поскольку амортизация будет начисляться не по предмету лизинга, а по выкупленному по окончании договора имуществу, перешедшему в собственность лизингополучателя. Таким образом, коэффициенты ускорения, предусмотренные пунктом 7 статьи 259 Налогового кодекса РФ, применять невозможно.
      Однако амортизацию можно начислять уже с того месяца, в котором лизингополучатель стал собственником имущества, которое прежде было получено по договору лизинга. Основанием служит пункт 2 статьи 259 Налогового кодекса РФ. Там сказано, что амортизировать основное средство можно с месяца, следующего за вводом его в эксплуатацию. А лизингополучатель начал эксплуатировать предмет лизинга, как только получил его от лизингодателя. Понятно, что это случилось задолго до того, как предмет лизинга перешел в собственность лизингополучателя.
      Разницу между лизинговым платежом и выкупной ценой чиновники разрешают списывать на прочие расходы в конце каждого месяца (по методу начисления) или по мере уплаты (по кассовому методу).
      Такая позиция чиновников не находит отклика в арбитражных судах. Так, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 16 января 2006 г. по делу № А52-3453/2005/2 пришел к выводу, что лизинговые платежи являются едиными и полностью включаются в расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль. Судьи рассуждали так.
      Согласно статье 665 Гражданского кодекса РФ по договору финансовой аренды (лизинга) арендодатель обязуется приобрести в собственность указанное арендатором имущество у определенного им продавца и предоставить арендатору это имущество за плату во временное владение и пользование для предпринимательских целей.
      Согласно статье 28 Закона № 164-ФЗ под лизинговыми платежами понимается общая сумма платежей по договору лизинга за весь срок действия договора лизинга, в которую входит возмещение затрат лизингодателя, связанных с приобретением и передачей предмета лизинга лизингополучателю, возмещение затрат, связанных с оказанием других предусмотренных договором лизинга услуг, а также доход лизингодателя. В общую сумму договора лизинга может включаться выкупная цена предмета лизинга, если договором лизинга предусмотрен переход права собственности на предмет лизинга к лизингополучателю. Размер, способ осуществления и периодичность лизинговых платежей определяются договором лизинга с учетом названного Закона № 164-ФЗ.
      Таким образом, суд сделал вывод о том, что лизинговый платеж является единым платежом, производимым в рамках единого договора лизинга. Несмотря на то, что в расчет лизингового платежа входят несколько составляющих, нельзя рассматривать этот платеж как несколько самостоятельных платежей.
      Следовательно, налоговый орган необоснованно выделил в лизинговом платеже часть, приходящуюся на стоимость переданного в лизинг имущества, а также признал неправомерным ее включение в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.
      В другом деле, которое рассматривал ФАС Уральского округа в постановлении от 18 января 2006 г. № Ф09-6214/05-С7, чиновники в похожей ситуации апеллировали к пункту 5 статьи 270 Налогового кодекса РФ. Напомним: согласно ему при налогообложении прибыли не учитываются расходы по приобретению амортизируемого имущества. Однако указанная норма, по мнению суда, в данном случае неприменима. Дело в том, что согласно положениям статьи 28 Федерального закона № 164-ФЗ, под лизинговыми понимается общая сумма платежей по договору лизинга за весь срок действия договора лизинга, в которую входят: возмещение затрат лизингодателя, связанных с приобретением и передачей предмета лизинга лизингополучателю; возмещение затрат, связанных с оказанием других предусмотренных договором лизинга услуг; а также доход лизингодателя. В общую сумму договора лизинга может включаться выкупная цена предмета лизинга, если договором лизинга предусмотрен переход права собственности на предмет лизинга к лизингополучателю.
      В соответствии с договорами финансовой аренды (лизинга), заключенными между налогоплательщиком (лизингополучателем) и сторонней организацией (лизингодателем), лизингополучатель обязуется: принять объект лизинга в порядке, предусмотренном договором лизинга, возместить лизингодателю его инвестиционные затраты и выплатить ему вознаграждение, а по истечении срока лизинга право собственности переходит к лизингополучателю при условии выплаты всех лизинговых платежей.
      Согласно пункту 1 статьи 257 Налогового кодекса РФ первоначальной стоимостью имущества, являющегося предметом лизинга, признается сумма расходов лизингодателя на его приобретение, сооружение, доставку, изготовление и доведение до состояния, в котором оно пригодно для использования. За исключением сумм налогов, подлежащих вычету или учитываемых в составе расходов в соответствии с Налоговым кодексом РФ.
      Пунктом 7 статьи 258 Налогового кодекса РФ определено, что имущество, полученное (переданное) в финансовую аренду по договору финансовой аренды (договору лизинга), включается в соответствующую амортизационную группу той стороной, у которой данное имущество должно учитываться в соответствии с условиями договора финансовой аренды (договора лизинга).
      Из договоров лизинга следует, что они заключены на период полной амортизации имущества, право собственности остается у лизингодателя, который и начисляет амортизацию. Договором лизинга предусмотрено, что по окончании действия договора право собственности на имущество переходит к лизингополучателю на основании договора купли-продажи по выкупной цене, оговоренной в договоре.
      Согласно подпункту 10 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ лизинговые платежи уменьшаются на сумму начисленной в соответствии со статьей 259 Налогового кодекса РФ по лизинговому имуществу амортизации в случае, если имущество, полученное по договору лизинга, учитывается у лизингополучателя.
      Поскольку в данном случае амортизация по имуществу, переданному в лизинг, начисляется лизингодателем, налогоплательщик в соответствии с подпунктом 10 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ правомерно отнес к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, учитываемым в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль, лизинговые платежи за принятое в лизинг имущество.
      К аналогичным выводам приходили и другие суды. В частности, ФАС Поволжского округа от 13 апреля 2006 г. № А65-20963/2005-СА1-23.

10.6. Содержание транспорта и компенсация расходов за использование личных автомобилей

      В соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта). В расходы на содержание включают стоимость ГСМ, масел и запчастей, оплата услуг по ремонту и техническому обслуживанию автомобилей и т. д. И компенсацию расходов за пользование личного автомобиля в служебных целях. Ниже мы подробнее рассмотрим указанные расходы.

10.6.1. Расходы на ГСМ

      Расходы на покупку бензина для служебных машин включаются в состав прочих расходов (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Причем про нормы топлива в этом подпункте ничего не говорится. В кодексе лишь сказано, что фирма имеет право уменьшить налогооблагаемый доход на расходы, связанные с содержанием служебного транспорта.
      Налоговики настаивают, что при определении обоснованности произведенных затрат на покупку топлива для служебного автомобиля надо руководствоваться Нормами расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Министерством транспорта Российской Федерации 29 апреля 2003 г. (Р3112194-0366-03). Здесь указано, сколько литров топлива обычно расходуют на 100 км пробега.
      Однако в письме Минфина России от 15 марта 2005 г. № 03-03-02-04/1/67 чиновники заявили, что указанные нормы применять не обязательно. Ведь условие, которому должны соответствовать расходы на покупку топлива, прописано в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. А именно, затраты должны быть экономически обоснованны и подтверждены оправдательными документами. Это означает, что при расчете налога на прибыль Нормами Минтранса России руководствоваться не обязательно. То есть руководителю фирмы достаточно издать приказ, указав в нем, сколько бензина, какой марки необходимо приобрести для служебного автомобиля. Этот документ и будет свидетельствовать, что расходы экономически обоснованны.
      Однако проблема в том, что в данном вопросе чиновники Минфина непоследовательны. В более позднем письме от 4 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/223 они заявили, что при расчете налога на прибыль все-таки необходимо учитывать нормы Минтранса России. И это письмо минфиновцы направили в ФНС России. Так что наверняка налоговики воспользуются указанным письмом.
      Если вы не захотите с ними судиться, то лучше последовать их разъяснениям. Впрочем, всегда можно сослаться на мартовское письмо Минфина и списывать топливо в том количестве, что установлено приказом руководителя организации. В этом случае, даже если налоговики будут упорствовать, штрафы и пени вам не грозят. Ведь письменные разъяснения налогового законодательства, данные чиновниками, освобождают организацию от ответственности. На этом настаивает пункт 3 статьи 111 Налогового кодекса РФ.
      Те же, кто не захочет ссориться с налоговиками, должен будет руководствоваться нормами по расходу топлива, утвержденными Минтрансом. Достаточно знать марку автомобиля. В этом случае списать на расходы, уменьшающие налогооблагаемый доход, можно лишь то количество бензина, которое предусмотрено в разрешительном документе Р3112194-0366-03 для этой машины.
      Однако в указанном документе Минтранса есть нормы не для всех марок автомобилей. Если это так, то следует обратиться к нормам, которые были разработаны Минтрансом совместно с Государственным научно-исследовательским институтом автомобильного транспорта для автомобилей иностранного производства. ФНС России обнародовала эти нормы в письме от 29 марта 2006 г. № ГИ-6-17/337@.
      В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены ни в одном из перечисленных выше документов, при определении норм расхода топлива налогоплательщику следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (письмо Минфина России от 4 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/223). То есть на основании этих документов фирма должна разработать собственные нормы расхода топлива, указав их в приказе директора. Кроме того, можно обратиться в Государственный научно-исследовательский институт автомобильного транспорта, который разработает нормы именно для служебных машин организации.
      Теперь поговорим о том, какими документами следует подтвердить расходы на горюче-смазочные материалы. Это чек контрольно-кассовой машины АЗС, где приобретался бензин и путевой лист. Обратите внимание: одного чека ККТ недостаточно для списания затрат в целях расчета налога на прибыль. Чек АЗС подтверждает лишь факт оплаты и служит основанием для оприходования бензина (но при условии, что в чеке указано количество приобретенного топлива). А вот факт использования бензина надо подтвердить путевым листом. Унифицированная форма этого документа утверждена Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Отметим, что она носит обязательный характер только для автотранспортных организаций (письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129).
      Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа. При этом в нем должны быть все реквизиты, которые являются обязательными для первичных документов. Они приведены в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Об этом Минфин России заявил в письме от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/2/77.
      Собственную форму путевого листа следует утвердить в качестве приложения к приказу об учетной политике организации.
      Добавим, что в письмах Минфина от 3 февраля 2006 г. № 03-03-04/2/23 и от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/2/77 чиновники указали, что первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных затрат, например, расхода ГСМ. И если путевой лист отвечает этим требованиям, его можно составлять раз в месяц или квартал.