Управление системой закупок на предприятии преследует следующие цели:
      1) расширение номенклатуры продукции;
      2) снижение общих затрат ресурсов и исключение убытков;
      3) избавление от устаревших и медленно реализуемых запасов продукции;
      4) контроль над специальными заказами;
      5) контроль над упущенными продажами;
      6) увеличение доли закупок, осуществляемых по процедуре стандартного заказа.
      Существуют следующие основные формы снабжениясырьем и материалами:
      1) складская, при которой поставка продукции осуществляется через промежуточные и распределительные складские комплексы и терминалы;
      2) транзитная, при которой продукция поставляется непосредственно потребителю с предприятий-изготовителей;
      3) поступление закупленной продукции в розничные торговые предприятия непосредственно от поставщиков.
      Транзитная форма снабжения будет рентабельной для поставщика и потребителя при следующих условиях:
      1) количество реализуемой продукции достаточно велико, чтобы окупить затраты на прямой сбыт;
      2) потребителей немного, и они расположены на относительно небольшой территории;
      3) продукция требует высокоспециализированного обслуживания.
       Активная политикапредприятия в области условий поставки заключается в том, что при продаже продукция должна быть доставлена как можно ближе к складу покупателя. При покупке продукция должна быть получена в собственность как можно с более близкого расстояния от склада продавца. Это способствует лучшему планированию бизнеса и контролю цепи поставки.
       Преимущества активной политики условий закупки:
      • лучший контроль цепи поставки;
      • планирование бизнеса с точки зрения обслуживания потребителей в соответствии с закупками.
      Для осуществления функции закупок на предприятии совершается ряд операций.
      1. Анализ рынка.
      2. Изучение тенденций цен и анализ стоимости производства поставщика. Это позволяет сделать вывод о том, что покупка совершается при наиболее благоприятных условиях и в самое лучшее время.
      3. Получение и оценка предложения поставщика.
      4. Выбор поставщика.
      5. Согласование стоимости обслуживания и заключение договора.
      6. Проверка соответствия закупаемой продукции определенным требованиям или спецификации покупателя.
      7. Проведение предварительных переговоров между поставщиком и покупателем.
      8. Размещение заказа.
      9. Делегирование полномочий и оценка последствий закупочной политики.
      10. Установление единой политики в отношениях с поставщиками.
      11. Выработка методов учета продукции.
      12. Сокращение времени проверки и одобрения спецификации продукции.
      13. Ускорение оплаты продукции.
      14. Экономия ресурсов предприятия, например путем консолидации заказов и установления стандартов запаса.
      15. Поиск более дешевых заменителей продукции без ущерба для ее потребительских свойств.
      16. Отбор, классификация и анализ данных, необходимых для поиска альтернативного вида продукции.
      17. Прогноз снабжения, спроса и цен на основные виды закупаемой продукции.
      18. Анализ ценности и возможностей поставщика.
      19. Разработка новых методов обработки необходимых данных для эффективного функционирования системы закупок.
      Все эти операции объединяются в несколько этапов закупочной логистической деятельности на предприятии:
      1) определение масштаба проекта (объема производства и продаж, величины затрат, параметров бюджета и др.);
      2) формирование плана закупок, предварительная оценка поставщиков. Составляется список всех будущих закупок для проекта, а также график закупок каждого вида продукции;
      3) размещение объявлений о подаче предложений;
      4) оценка предложения;
      5) окончательные переговоры;
      6) составление документации;
      7) поставка и контроль качества;
      8) обсуждение спорных вопросов и гарантийных обязательств.
      Таким образом, первым, основополагающим этапом процесса закупок является планирование закупок.Планирование закупок товаров и материалов определяет потребности в сырье, материалах, продукции и услугах, которые приобретаются специалистами отдела закупок предприятия.
      Планирование закупок продукции имеет следующие цели:
      1) снижение уровня сверхнормативного запаса продукции;
      2) поддержание требуемого уровня обслуживания потребителей;
      3) координация графика доставки и плана по производству.
      При разработке плана закупок продукции учитываются следующие факторы:
      1) минимальная партия заказа, отпускаемого поставщиком;
      2) скидки при изменении объема поставляемой продукции;
      3) ограничения по времени (сроку годности) и объему хранения сырья, упаковки и готовой продукции в складских помещениях производственного предприятия;
      4) местонахождение поставщика. Если поставщик – зарубежный, нецелесообразно осуществлять частые поставки небольших партий сырья или упаковки, так как при этом значительно возрастает уровень логистических затрат. В то же время с местным поставщиком можно оговорить такие условия, при которых получатель будет поддерживать минимальный уровень запаса сырья, материалов или упаковки;
      5) надежность поставщика. В случае если поставщик надежный, производственное предприятие получает возможность организовать доставку точно в срок;
      6) ассортимент и номенклатура материалов и сырья, закупаемых у одного поставщика. Всю продукцию, закупаемую у одного поставщика, целесообразно поставлять одновременно во избежание роста расходов на транспортировку. Особенно это актуально для зарубежных поставщиков;
      7) сроки поставки сырья и материалов с момента заказа (чем больше срок поставки, тем больший запас данного материала должен быть на предприятии).
      Рассмотрим основные компоненты системы планирования потребности в материалах:
      1) график основного производственного или торгового процесса, определяющий количество готовой продукции с разбивкой по времени;
      2) данные об оптимальных нормах запасов товаров и материалов;
      3) данные о запасах для каждого компонента, агрегата и детали (имеющееся количество, ожидаемые поступления, а также число израсходованных деталей, еще не списанных с учета);
      4) данные об основных изделиях, которые закупаются, и всех изделиях, которые производятся самим предприятием;
      5) прогноз потребности в материалах в соответствии с графиком основного производственного процесса;
      6) структурированный перечень сырья и материалов;
      7) данные о запасах, открытых заказах и сроках выполнения заказов для расчета времени и объема заказов материалов.
      Планирование потребностей в товарах, сырье и расходных материалах придерживается следующих принципов:
      1) согласование потребностей в материалах (комплектующих) и плана производства готовой продукции;
      2) разбивка по времени.
      Еще одной важной логистической задачей является ответ на вопрос, у кого закупать.К ней относится принятие одного из двух решений:
      • самостоятельно формировать ассортимент, закупая товарные ресурсы непосредственно у изготовителя;
      • закупать товарные ресурсы у посредника, который специализируется на разукрупнении производственных партий, формировании широкого ассортимента и поставках его потребителям в скомплектованном виде.
      Рассмотрим возможные причины, по которым закупка у посредника может оказаться более выгодной,чем непосредственно у изготовителя:
      1) закупая товарные ресурсы у посредника, предприятие, как правило, имеет возможность приобрести широкий ассортимент относительно небольшими партиями. В результате сокращается потребность в запасах, складах, уменьшается объем договорной работы с изготовителями отдельных позиций ассортимента;
      2) цена товара у посредника может оказаться ниже, чем у изготовителя. Предположим, изготовитель реализует товар по следующим ценам:
      • для мелкооптовых покупателей – 10 руб. за единицу;
      • для крупнооптовых покупателей – 8 руб. за единицу.
      Посредник, закупив крупную партию по 8 руб. за единицу, разукрупняет ее и реализует мелкооптовым покупателям с 12 %-ной наценкой, т. е. по 8,96 руб. за единицу. Посредник может позволить себе это, так как он специализируется на разукрупнении партий. Изготовителю разукрупнение обходится дороже, и он вынужден продавать мелкооптовые партии по 10 руб., а не по 8,96 руб.;
      3) изготовитель товара может располагаться территориально на более отдаленном расстоянии, чем посредник. Дополнительные транспортные расходы в этом случае могут превысить разницу в ценах изготовителя и посредника.
      После того как решена данная задача и предприятие определило, какое сырье и какие материалы необходимо закупать, решают задачу выбора поставщика.При выборе условий поставки, в частности способа транспортировки, учитывается, какой из сторон в сделке более выгодно организовать доставку продукции.
       Использование сторонних организаций для замещения внутренних организационных структур предприятияцелесообразно, когда:
      1) функция может быть выполнена лучше или дешевле специалистами сторонней организации;
      2) это снижает риск предприятия в случае перехода на новые технологии или изменения потребительских предпочтений;
      3) это способствует организационной гибкости предприятия, уменьшает продолжительность цикла обслуживания потребителей и ускоряет принятие решений;
      4) это позволяет предприятию сосредоточить внимание на основном бизнесе и заниматься тем, что у него лучше всего получается.
      Перечислим и охарактеризуем основные этапы решения задачи выбора поставщика.
      1. Поиск потенциальных поставщиков.При этом могут быть использованы следующие методы:
      • объявление конкурса;
      • изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т. д.;
      • посещение выставок и ярмарок;
      • переписка и личные контакты с возможными поставщиками.
      В результате перечисленных мероприятий формируется список потенциальных поставщиков, который постоянно обновляется и дополняется.
      2. Анализ потенциальных поставщиков.Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется на основании специальных критериев, позволяющих осуществить отбор приемлемых поставщиков. Число таких критериев может составлять несколько десятков. Вот основные из них:
      1) информация о положении фирмы на существующем рынке – опыт работы, известность поставщика, репутация, личность руководителя, контингент основных заказчиков, размеры рынка сбыта в настоящий момент и планы на будущее;
      2) сложившиеся связи с поставщиком – наличие ныне действующих или уже утративших силу договоров с данной фирмой, перспективы долгосрочного сотрудничества, наличие различных обстоятельств, влияющих на выбор поставщика (родственные связи, взятки), необходимый для обоюдной заинтересованности объем реализации товара;
      3) поставляемая продукция – известность, широта ассортимента, качество и внешний вид товаров, соответствие установленным санитарным и техническим нормам, наличие сертификатов;
      4) ценовая политика – цены на поставляемую продукцию, их отличие от среднерыночных, возможность предоставления скидок;
      5) надежность поставок – соблюдение графика поставок, соответствие заявкам по объему и структуре товаров, осуществление поставщиком транспортных услуг, возможность варьирования различными условиями поставок;
      6) прочие факторы – возможность возврата некондиционной продукции, упаковка товара.
      В результате анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договорных отношений.
      Для организации бесперебойной работы желательно иметь большое число поставщиков, так как это дает следующие преимущества:
      1) возможность для успешного проведения переговоров относительно цен, условий поставки или других обязательств;
      2) возможность выбора в случае, если один из поставщиков испытывает трудности (трудности могут быть связаны с условиями поставки, качеством продукции и обслуживания);
      3) возможность решения проблем, возникающих при увеличении объемов производства или продаж, не предусмотренном текущим планом производства (продаж).
      3. Оценка результатов работы с поставщиками.На выбор поставщика существенное влияние оказывают результаты работы по уже заключенным договорам.
      Эффективность работы с тем или иным поставщиком оценивается следующими показателями:
      1) качество поставок.С ним связана доля заказов, выполненных в соответствии с требованиями потребителя;
      2) надежность поставщика –способность предприятия-поставщика удовлетворять в течение определенного промежутка времени требования потребителя, связанные с качеством продукции, сроками и объемами поставок;
      3) готовность к поставке –сопоставление поступивших и выполненных заказов. Данный показатель свидетельствует о согласованности сроков выполнения заказов, связанных с потребностями потребителя. Подтверждается сроком выполнения заказа предприятием;
      4) гибкость поставки –готовность предприятия выполнить вносимые изменения потребителем изменения в заказе.
      Необходимо также постоянно отслеживать, какие меры предпринимает поставщик для обеспечения сохранности количества и качества отгружаемой продукции:
      • соблюдение установленных правил упаковки и затаривания продукции, маркировки и опломбирования отдельных товарных мест;
      • точное определение количества отгруженной продукции (массы и числа мест, ящиков, мешков, связок, кип, пачек);
      • при отгрузке продукции в упаковке оформление для каждого тарного места документа (упаковочного ярлыка, упаковочного листа), свидетельствующего о наименовании, количестве и качестве продукции, находящейся в данном тарном месте;
      • четкое и правильное оформление отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о количестве продукции фактически отгружаемому количеству;
      • осуществление контроля над работой лиц, занятых определением количества отгружаемой продукции и оформлением на нее отгрузочных и расчетных документов;
      • отгрузка (сдача) продукции, соответствующей по качеству и комплектности требованиям, установленным стандартами, техническими условиями, чертежами, рецептами, образцами, эталонами;
      • четкое и правильное оформление документов, удостоверяющих качество и комплектность поставляемой продукции (технический паспорт, сертификат, удостоверение о качестве), отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о качестве и комплектности продукции фактическому качеству и комплектности;
      • своевременная отсылка документов, удостоверяющих количество, качество и комплектность продукции, получателю; документы высылаются вместе с продукцией;
      • соблюдение действующих на транспорте правил сдачи грузов к перевозке, их погрузки и крепления, а также специальных правил погрузки, установленных стандартами и техническими условиями.
      После того как определен поставщик, необходимо проработать методы, которыми будут совершаться закупки.Рассмотрим некоторые из них:
      1) прямые закупки –закупки продукции непосредственно у производителей;
      2) встречные закупки –закупки у поставщиков, одновременно являющихся и потребителями;
      3) лизинг –аренда, например, складского оборудования;
      4) новая закупка –ситуация осуществления закупки предприятием, при которой покупатель совершает покупку данной продукции впервые, может потребовать проведения серьезных исследований;
      5) обычная повторная закупка;
      6) измененная повторная закупка –ситуация осуществления закупки, при которой предприятие-покупатель изменяет спецификацию заказа, цену, условия поставки или поставщика продукции, требует проведения небольших исследований;
      7) комплексная закупкаосуществляется на основе комплексного решения и не требует принятия каких-либо отдельных решений.
       Методы управления закупками:
      1) метод увеличения объемов закупок;
      2) метод уменьшения объемов закупок;
      3) метод прямого расчета объемов закупки. Метод увеличения объемов закупокпредполагает:
      1) учет спроса на конкретные виды продукции для принятия решения об их закупках;
      2) анализ спроса в течение, по меньшей мере, 12 месяцев для учета всех возможных видов сезонных колебаний;
      3) определение достаточного объема спроса на протяжении 12 месяцев для создания запасов конкретного вида продукции;
      4) принятие решения о создании запасов в зависимости от числа заказов на конкретные виды продукции, а не от количества проданных видов продукции.
       Метод уменьшения объемов закупокпредусматривает:
      1) ежемесячный анализ статистики сбыта продукции, не пользующейся спросом;
      2) определение на основании статистики сбыта тех видов продукции, объем запасов которых следует сократить;
      3) выработку критериев, на основании которых определяется необходимость уменьшения или ликвидации конкретных видов запасов продукции;
      4) сведение к минимуму доли медленно реализуемых видов продукции на основе учета показателей объема запасов продукции.
       Метод прямого расчета объемов закупок(вычисление средних величин без учета динамики и цикличности спроса) предполагает определение:
      1) периода времени, для которого осуществляется расчет;
      2) общего количества проданной продукции на основании статистики продаж за выбранный период времени;
      3) средней величины запасов (в неделях) путем деления общего количества проданной продукции на число недель в выбранном периоде.
      Для определения запаса данного вида продукции величина оптимального уровня запаса умножается на среднюю величину запасов в неделю. По мере продаж новой продукции расчетная величина, а вместе с ней и цифры в стандартном заказе меняются. Полученная в результате расчетов величина изменяется еженедельно, отражая актуальные статистические данные, поэтому среднюю величину запасов и оптимальный уровень запасов постоянно пересчитывают.
      Одним из технических приемов закупочной логистики является система поставок «точно в срок» (система ТВС). Она основана на том, что в звено не должно поступать никаких материалов, пока в этом звене не возникнет в них необходимость, например доставка к моменту монтажа или непосредственно в торговый зал магазина.
      Сущность системы «точно в срок» заключается в том, что спрос на любом участке цепи определяется спросом, предъявленным в конце ее. Пока нет спроса в конце цепи, продукция не производится и не накапливается, не заказываются и не накапливаются комплектующие.
      Общепринятое определение гласит, что система поставки «точно в срок» –это система производства и поставки комплектующих или товаров к месту производственного потребления или к моменту продажи в торговом предприятии в нужное время и в требуемом количестве.
       Традиционная схема снабженияпредусматривала поставку в несколько этапов:
      • поставщик;
      • выходной контроль поставщика;
      • экспедиционный склад;
      • склад входного контроля;
      • основное хранилище;
      • подготовка к потреблению;
      • производственное потребление.
      В системе ТВСэтапов значительно меньше:
      • поставщик;
      • выходной контроль поставщика;
      • производственное потребление.
      Таким образом, контроль качества у потребителя системой ТВС не предусмотрен. Следовательно, эту функцию должен взять на себя поставщик. В этих условиях наличие некачественных изделий в поставляемой партии недопустимо.
      Отношения между поставщиком и покупателем, позволяющие применить систему ТВС, должны носить характер длительной хозяйственной связи и строиться на долгосрочных контрактах. Лишь тогда можно достичь согласованности в вопросах совместного планирования и необходимого уровня технико-технологической сопряженности, научиться находить экономические компромиссы.
      Система ТВС предусматривает работу потребителей с гораздо более низким запасом, чем в условиях традиционного снабжения. Следовательно, повышаются требования к надежности всех участников логистического процесса, в том числе и к транспортировкам. Поэтому если в условиях традиционного снабжения при выборе перевозчика в первую очередь обращают внимание на перевозочные тарифы, то в системах ТВС предпочтение отдается перевозчику, способному гарантировать надежность соблюдения сроков поставки.
      Применение системы ТВС позволяет резко сократить запасы, как производственные, так и товарные, сократить потребности в складских мощностях, персонале.
      Система ТВС требует для внедрения значительных усилий. Следовательно, для ее разработки должна осуществляться дифференциация ассортимента поставляемых товарных или производственных ресурсов с целью выделения наиболее значимых позиций, работа с которыми по методу ТВС может дать наибольший эффект.
      Сформулируем основные слагаемые эффекта от использования ТВС:
      • исключается ряд операций из технологической цепи поставок;
      • сокращаются текущие запасы, так как предметы труда поступают либо в цех, либо в торговый зал;
      • сокращаются страховые запасы, так как увеличивается надежность поставок за счет перехода на долгосрочные отношения с проверенными поставщиками и перевозчиками;
      • сокращаются запасы в пути, так как сокращается время доставки за счет использования расположенных вблизи поставщиков;
      • улучшается качество товара, так как используются поставщики, качество продукции которых сертифицировано;
      • увеличивается надежность поставок, так как возникает совместная заинтересованность в функционировании ТВС.
      Отметим также отдельные проблемы, стоящие на пути внедрения системы ТВС:
      • требования потребителя к качеству, которые приводят к увеличению затрат поставщика и могут восприниматься последним как завышенные;
      • сокращение степени диверсификации, что создает проблему, обусловленную возрастанием коммерческого риска от ориентации на одного контрагента;
      • удаленность потребителя может сделать частые поставки небольших партий невыгодными для поставщика;
      • расписание поставок, которое используется в системах ТВ С, должно позволять получать товары по мере надобности, тогда как для поставщика более приемлемо расписание, характеризующееся стабильностью поставок по размеру и во времени;
      • размер партии и периодичность поставок. Данная проблема возникает в связи с возможным отличием в оценках поставщика и потребителя экономически целесообразных для них размера партий и периодичности поставки.
       Основные задачи, которые необходимо решить в процессе проектирования и внедрения ТВС:
      1) в области отношений с поставщиками:
      • поиск близко расположенных поставщиков;
      • переход на длительные хозяйственные связи;
      • пролонгация договорных отношений с проверенными поставщиками;
      • стимулирование поставщиков к внедрению системы ТВС;
      • поддержка бизнеса поставщиков за счет долгосрочного планирования и гарантированности закупок;
      • концентрация отдаленных поставщиков;
      • вывод закупочных цен на приемлемый для обеих сторон уровень;
      • организация безбумажного информационного обмена;