Самый ценный ресурс, которым вы обладаете — время. Получение человеком времени в полное распоряжение — это поистине ежедневное чудо. Вы встаете утром, и ваш кошелек волшебным образом уже наполнен 24 часами нерукотворной материи жизни. Но в отличие от денег, время нельзя похитить. И никто не получает его больше или меньше. В царстве времени нет ни богатых, нет ни бедных. Даже гений никогда не получит в награду лишнего часа в сутки. Не возможно потратить время в долг, так как не возможно тратить время завтрашнего дня. Не правда ли время — это чудо?

Очень часто люди с одинаковыми способностями выходят на поле конкуренции с одинаковым уровнем полномочий и доходов. Однако десять лет спустя, оказывается, что одни люди зарабатывают в пять или в десять раз больше остальных. Они занимают шикарные офисы и обладают широкими полномочиями. Их глубоко уважают и высоко ценят сотрудники и коллеги. У них хорошая жизнь, красивые дома, счастливые семьи. Все подобные люди обязательно обрели полный контроль над своим временем, они осознали, что управление временем является центральным в их жизни.

Время, как и деньги, может иметь ценность именно потому, что оно ограниченно: каждому из нас жизнь отводит в день по 86400 секунд. «Потерянное время уже найдешь» (Б. Франклин). Научившись правильно распоряжаться временем, мы получаем стратегию для выработки новых реакций, которые прибавят целые часы к каждому нашему дню. Используйте каждую минуту, потому что в противном случае вы теряете ее! А потерянное время исчезает навсегда. Никогда не хватает времени сделать все, но всегда достаточно времени сделать самые важные вещи.

Если вы не приучите себя к организованности, то вам придется смириться с тем, что вы никогда не будете работать на себя. Всегда вопреки вашей воле будет человек, призванный мотивировать вас, выдавать задания и контролировать ход их выполнения. Вы всегда будете подчиненным, ведь любой организатор, в первую очередь обуздал себя.

Освоив и практикуя предлагаемые методы управления временем, вы сразу же помчитесь по жизни с гораздо большей скоростью, вы начнете делать больше на работе и в личной жизни, причем делать быстрее, чем прежде.

Заниматься чем-то другим, когда не решена самая главная задача, — пустая трата времени. Как ложкою меда легче подсластить чашку чая, а не озеро, наши усилия эффективны только тогда, когда они сосредоточены на приоритетных вещах.

Наихудший вариант использования времени — это делать очень хорошо то, что не нужно делать вообще или то, что не имеет важности. Чтобы это предотвратить, нужно ежедневно пересматривать приоритеты деятельности. При установлении приоритетов значимость какой-либо деятельности может быть измерена через потенциальные последствия ее выполнения или невыполнения. Если не располагать по приоритетности дела какого-либо дня, то все дела кажутся одинаково важными. Вы не оцениваете вклад тех или иных ваших действий, поэтому можете действовать неэффективно. Только поэтому, может к концу дня может оказаться, что вы ужасно устали, не сделав при этом ни одного важного дела.

Выдающиеся люди обладают навыком делать в первую очередь приоритетные дела и делать их как можно лучше. Их не смущает то, что многие из дел высшей категории, как правило, не могут по своей природе быть выполнены хорошо. Отчасти это объясняется тем, что многие из них никогда прежде не осуществлялись ими или организацией, в которой они работают.

Способность выбрать для себя самый высокий приоритет и затем вести работу в направлении этой высокоприоритетной цели, пока она не будет окончательно достигнута, — основное испытание и одновременно мера вашей силы воли, самодисциплины и твердости характера. Выработать у себя подобную привычку труднее всего, но она же и наиболее важна, если вы действительно хотите добиться большого успеха.

Обычно мы тратим время одним из предлагаемых четырех способов.

ТАБЛИЦА РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ

СРОЧНО

НЕ СРОЧНО

ВАЖНО

I. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

1. Кризисы.

2. Неотложные проблемы.

3. Проекты на грани срыва.

II. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

1. Профилактика, действия по поддержанию баланса

2. Установление прочных отношений.

3. Поиск новых возможностей.

4. Планирование, отдых.

НЕВАЖНО

III. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

1. Помехи — например, звонки.

2. Корреспонденция, разные сообщения.

3. Встречи.

4. Ближайшие мероприятия.

5. Популярные занятия.

IV. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

1. Мелочи, отнимающие много времени.

2. Корреспонденция.

3. Звонки.

4. Бестолковые посещения.

5. Праздное времяпрепровождение.

Как видно из таблицы, есть две главных характеристики человеческой деятельности — СРОЧНОСТЬ и ВАЖНОСТЬ. Срочные дела требуют, чтобы ими безотлагательно занялись. Они как бы шлют сигнал: «Немедленно! Сейчас же!»; управляют нами, словно марионетками. Яркий пример — звонок телефона. Подавляющее большинство людей ни за что не позволят телефону трещать, сколько вздумается.

Можно часами подбирать материалы по какой-нибудь теме, обработать их, тщательно оформить и отправиться к начальнику, но если в то время, когда вы находитесь в кабинете, зазвонит телефон, ему сразу же будет отдано предпочтение перед вами.

Немногие, если им нужно позвонить, скажут посетителю: «Подождите пятнадцать минут, я сейчас освобожусь». Зато если звонят им самим, эти люди спокойно продержат вас в ожидании столько же времени — пока не закончат разговор.

Как правило, срочные дела зримы, сразу бросаются в глаза. Они оказывают на вас давление, взывают к немедленным действиям. Связанная с ними деятельность встречает всеобщее понимание и одобрение. Они, эти дела, постоянно маячат у вас перед глазами.

Они чаще всего легки и приятны; выполнять их — одно удовольствие! Но как часто они абсолютно не важны!

Понятие ВАЖНОСТИ напрямую связано с результатом. Если что-то действительно важно, оно вносит существенный вклад в реализацию вашей жизненной миссии, «работает» на ваш нравственный идеал, приоритеты и цели.

СРОЧНЫЕ дела требуют нашей РЕАКЦИИ. Тогда как ВАЖНЫЕ, НО НЕ СРОЧНЫЕ, требуют проявления инициативы, ПРОАКТИВНЫХ действий, направленных на поиски возможностей. Если мы не учимся видеть значимость своих действий, не обладаем ясным представлением о действительно важных вещах и целях, нам легко поддаться соблазну переключиться на что-нибудь более срочное.

Рассмотрим четыре квадранта на таблице распределения времени. Квадрант I — это область СРОЧНЫХ И ВАЖНЫХ дел. Здесь мы имеем дело с важными результатами, требующими срочного внимания. Их обычно называют КРИЗИСАМИ, или ПРОБЛЕМАМИ. Всем нам время от времени приходится с ними сталкиваться. В сферу Квадранта I вовлечено великое множество специалистов по критическим ситуациям, людей с кризисным мышлением, привыкших балансировать над бездной.

Сколько бы вы ни суетились в Квадранте I, отдавая ему уйму времени и сил, он будет беспрерывно расти, и наконец вы почувствуете себя целиком и полностью в его власти. Это все равно что плавать в шторм: вы отчаянно барахтаетесь, но волна следует за волной — и, словно щепку, выбрасывает вас на берег.

Некоторых людей проблемы захлестывают буквально каждый день. Единственная радость — побег в мир НЕ ВАЖНЫХ И НЕ СРОЧНЫХ дел квадранта IV. Если обратиться к таблице, можно сказать, что 90% своего времени эти люди проводят в Квадранте I, а оставшиеся 10% — чуть ли не целиком в Квадранте IV. Деятельность Квадрантов II и III присутствуют в их жизни в ничтожных количествах.

РЕЗУЛЬТАТЫ:

Постоянный стресс.

Самосожжение.

Кризисное мышление.

«Вечный бой» и тушение пожаров.

Другие посвящают львиную долю своего времени СРОЧНОМУ, НО НЕ ВАЖНОМУ Квадранту 3 — при этом они уверены, что находятся в Квадранте 1. Они беспрестанно расходуют мыслительную и иную энергию на срочные дела, полагая, что срочное — и есть важное.

В действительности срочность этих дел зачастую диктуется приоритетами и ожиданиями других людей.

РЕЗУЛЬТАТЫ:

Кратковременный эффект.

Кризисное мышление.

Репутация хамелеона.

Взгляд на цели и планы как на что-то, не имеющее смысла.

Ощущение себя беспомощной жертвой.

Поверхностные или плохие отношения с окружающими.

Люди, чья жизнь проходит в основном в Квадрантах 3 и 4, ведут себя безответственно.

РЕЗУЛЬТАТЫ.

Вопиющая безответственность.

Частые увольнения.

Зависимость от других — нуждаются в моральной и материальной поддержке.

Эффективные люди, то есть способные добиться жизненного успеха, держатся подальше от Квадрантов 3 и 4, потому что это область не важных дел — срочных или не срочных. Они также стремятся свести к минимуму деятельность Квадранта 1, посвящая львиную долю своего времени Квадранту 2.

Квадрант 2 — сердцевина, основа основ продуктивного образа жизни. Это — область НЕ СРОЧНЫХ, НО ВАЖНЫХ дел. Сюда относятся: создание прочных отношений с окружающими; написание индивидуальной программы, перспективное планирование, подготовка и профилактика — все то, что, как мы знаем, должно быть сделано, но чего мы под разными предлогами не делаем: это ведь «не горит».

Эффективные люди ищут не проблем, а возможностей, не оправдывают себя сложностью ситуации, а заняты поисками выхода. Они развивают в себе способность предвидения, просчитывают комбинацию на много ходов вперед. В их жизни также случаются авралы, но крайне редко. Они стараются поддерживать баланс, концентрируя усилия на важных, но не срочных делах Квадранта 2, тем самым закладывая прочный фундамент будущего успеха.

Кем бы вы ни были — студентом, рабочим на конвейере, домохозяйкой, модельером или президентом компании, — я убежден: проанализировав содержание Квадранта 2 и развив в себе проактивность, вы добьетесь таких же результатов. Ваша деятельность станет гораздо более плодотворной.

Возьмем афоризм из области архитектуры: «Форма задается функцией». Точно так же менеджмент определяется руководством. То, как вы тратите время, зависит от приоритетов. Если они согласуются с принципами и вашей жизненной целью — миссией, если глубоко пустили корни в ваши ум и сердце, вы станете смотреть на деятельность Квадранта 2 как на естественную для себя и настолько увлекательную, что на нее не жалко времени.

Трудно, почти невозможно устоять перед соблазном соскользнуть в Квадрант 4 — если только в груди не пылает огромное, категорическое «ДА!» Только обладая способностью к самоанализу, позволяющей подвергнуть ревизии свою индивидуальную программу, а также воображением и совестью, чтобы создать новую, основанную на верных принципах, программу, которой вы от всей души скажете: «Да!» — только тогда вы сможете, употребив силу воли, с улыбкой сказать «нет» всему, что не важно.

Развивая парадигму квадранта 2, вы разовьете свои организаторские способности и построите каждую неделю вашей жизни на основе высших приоритетов. Ваши слова не будут расходиться с делами. Вы не будете ни от кого и ни от чего зависеть и добьетесь огромного успеха.

Выполнение задания требует столько времени, сколько его есть.

Лорд Ф. Честерфилд написал: «Никто не сомневается в справедливости того, что чем меньше у нас дел, тем меньше времени находится на то, чтобы их выполнить. Человек зевает, медлит — он может приняться за дело тогда, когда пожелает, и, следовательно, редко вообще что-либо делает. В то же время тот, у кого множество дел, должен засучивать рукава — и тогда у него находится достаточно времени на то, чтобы все успеть»

Многим людям трудно приняться за работу, если они не видят перед собой ее окончания, некоего завершающего момента. Цель без определенного срока, скорее всего, никогда не будет достигнута. Крайний срок всегда помогает завершить работу. Неосуществленные планы порождают чувство беспомощности и собственной неполноценности. Крайний срок или назначенная дата говорят вам, когда может быть достигнута ваша цель.

Не имея крайнего срока, вы можете выдохнуться, скача по ровной и зачастую унылой пустыне неоформленных мыслей и бессмысленных действий. Правильно назначенный срок окончания работы может стать буквально путеводной нитью — он спасет вас от блуждания по равнинам, у которых не видно ни конца, ни края. И подобно путеводной нити, крайний срок привязывает вас к цели и помогает вам приручить ваше время, таланты и возможности и применить их там, где они будут наиболее полезны. Крайний срок побуждает сосредоточить силы на тех интересах, которые имеют для вас наибольшую ценность. Сроки выполнения могут стать путеводной нитью, которая определит ваш успех.

Планирование экономит время. Каждая минута, потраченная на планирование, экономит десять минут исполнения. Чтобы составить план работы на день, требуется 10-12 минут. Эта затрата экономит вам 100-120 минут исполнения, что увеличивает продуктивность использования времени на два часа в день, то есть на 25% повышает вашу ежедневную производительность. Хорошим помощником в этом служит органайзер.

Используйте свои биологические часы. Каждый из нас имеет периоды поднятия и спада производительности в течение дня. Определите, когда у вас максимум активности, и на это время запланируйте свою самую тяжелую работу.

Планирование на неделю надежнее обеспечивает равновесие и имеет гораздо больше смысла, чем ежедневное планирование. Недаром традиция давным-давно выделила неделю в качестве самостоятельной единицы времени. Бизнес, образование, культура и другие виды человеческой деятельности привычно оперируют в рамках недели, предназначая одни дни для продуктивной деятельности, а другие — для отдыха либо творчества.

Особенность успешных людей: они действуют в соответствии с принятыми решениями, они не ждут завтра, чтобы сделать то, что можно закончить сегодня. Может существовать множество причин, по которым человеку не следует откладывать свои действия. Например, если проблемы не решать по мере возникновения, то они имеют тенденцию в дальнейшем становиться серьезнее, их решения — сложнее. Мелкие затруднения, которые решаются быстро и позитивно, как правило, не разрастаются до крупных трудностей. Это как, если небольшой порез сразу же обработать, то он быстро заживает. Не выплаченные вовремя долги могут вырасти процентами и стать серьезной обузой. Делая сегодня все возможное для того, чтобы жизнь стала лучше, вы обеспечиваете более спокойное и надежное завтра. Ключом может стать анализ того, что необходимо сделать немедленно и как можно сделать так, чтобы не нанести ущерб другим областям жизни.

Общий знаменатель любой успешной деятельности — фокусирование на непосредственно возникающей деятельности и выделение приоритетов. Обособляйте важное от неотложного — и уделяйте время тому и другому. Разбивайте любую крупную задачу на серии мелких задач и начинайте действовать. В начале деятельности не особо волнуйтесь о том, как вы достигните целей. Методы придут сами собой. Ответы материализуются, когда факты будут собраны. Ваши задачи будут разделены на совокупность целей-действий.

Существует эффективная и неэффективная деятельность. Некоторые из вещей, которыми вы занимаетесь, позволяют вам добиться намного большего, чем вы добились бы, потратив такое же время на другую деятельность.

Итальянский экономист В. Парето открыл закономерность 80/20: за первые 20% лимита времени человек достигает 80% результата, а оставшиеся 80% — всего лишь 20% результата.

80% затраченной энергии производят только 20% эффекта.

20% ваших возможностей, потраченных на карьеру, дают 80% результата.

Даже если эмпирическая теория 80/20 верна только частично, представьте, что будет, если из менее эффективных 80% отнять какое-то время и ресурсы и прибавить к более эффективным 20%. Каждый процент более эффективных затрат даст на 5% больше результатов.

Проследите за тем, что вы делаете и что получаете в результате. Вы заметите определенные закономерности. Например: «Я потратил одинаковое время на А и Б, но Б дало в два раза больше результатов». Когда вы это заметите, возьмите немного времени от А и передайте Б. И посмотрите, что произойдет. Конечно же, от А вы получите еще меньше, зато от Б намного больше. Самый быстрый способ добиться того, чтобы вам платили больше и продвигали по службе быстрее — уделять больше времени тому, за что вам конкретно платят. Данный секрет управления временем также говорить о том, начинать делать дела класса «А», то есть самые важные, нужно прямо сейчас.

Что это за 80% времени, потраченных «впустую»? Вероятно, многие из вас не раз с энергией занимались пустяковыми делами (чтобы получить удовлетворение оттого, что вы хорошо с ними справляетесь), в то время как гораздо более важные дела простаивали, потому что вы боялись приступить к ним, не справиться с ними или сделать их плохо. Наведение порядка в письменном столе и выполнение простеньких заданий может временно доставить вам большее удовлетворение, чем работа над важным делом, выполнение которого чревато напряжением и огорчениями. Возьмем наведение порядка в письменном столе. Вряд ли это будет вашим делом «А», если только завалы на вашем столе не сделали невозможной работу на нем. Однако, так как это дело легкое, и его результаты станут сразу же очевидными, то вы готовы потратить на наведение порядка на столе лишние несколько минут без особой необходимости, вместо того, чтобы встать из-за стола и направиться в отдел кадров, чтобы разрешить острую и скандальную проблему по поводу открывшейся вакансии.

Прежде чем начать что-то новое, нужно покончить с чем-то старым. Нужно прекратить делать то, что не имеет для вас ценности. Нужно постоянное спрашивать себя: «Что я могу сократить или вообще перестать делать?»

Повышайте эффективность своего труда, наращивая свою квалификацию. Задайте себе вопрос: «Какой навык окажет наиболее позитивное влияние на вашу карьеру, если вы овладеете им?», «Недостаток какого умения сдерживает вас?»

Если вы относитесь к числу тех людей, кто впадает в панику перед приближением экзамена или проверки на работе, ободритесь. Регулярно повторяя свои записи и задавая вопросы по непонятным моментам сразу же, когда вы только заметили, что их не понимаете, вы можете заметно уменьшить свои муки. Когда к учению подходят разумно, то не появляется необходимость проводить бессонные ночи, отказываться от отдыха и всех развлечений. Привычка к регулярным занятиям может избавить вас от зубрежки, которая не дает хороших результатов из-за паники.

Постоянные усилия более результативны, чем внезапные лихорадочные атаки. Спокойное движение к цели предотвращает образование клубка проблем, которые так часто возникают тогда, когда множество мелких вопросов, требующих внимания сходятся вместе. Ежедневно делая все, что можете, вы часто экономите силы для того, чтобы в будущем их можно было эффективно потратить на обучение и продвижение вперед. Постепенное продвижение к цели комфортно и позволяет иметь запас сил на случай непредвиденных осложнений.