Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

ТИП ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 52292—2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения», – свойство или множество свойств документа, определяющее его принадлежность к данному классу документов.

ФИКСИРОВАННОСТЬ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 52292—2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения», – функциональное свойство документа, состоящее в том, что документ выражает содержащиеся в нем сведения независимо от формы представления.

ФОНОГРАММА, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – сигналограмма, полученная в результате звукозаписи.

ФОНОДОКУМЕНТ, 1) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи; 2) согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий звуковую информацию.

ФОТОДОКУМЕНТ, 1) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – изобразительный документ, созданный фотографическим способом; 2) согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – аудиовизуальный документ, содержащий информацию, зафиксированную на нем посредством фотографической техники, предметы в виде отдельных фотоизображений. Фотодокумент на пленочном или другом носителе, который для изготовления и использования требует соответствующего увеличения при помощи микрографической техники.

ФОТОКОПИЯ, согласно ГОСТ 7.48—2002 СИБИД «Консервация документов. Основные термины и определения», – копия, изготовленная с помощью фотографического процесса.

ФОТОНЕГАТИВ, согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – фотодокумент на прозрачном носителе, представляющий собой единичное негативное изображение объекта, предмета, явления, полученное с помощью технических средств фотографии на негативной пленке после съемки и химико-фотографической обработки.

ФОТОПОЗИТИВ, согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – копия фотодокумента, полученная печатью с фотонегатива на фотобумагу или фотопленку с последующей химико-фотографической обработкой.

ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ, согласно ГОСТ Р ИСО 15489—1– 2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования» документы позволяют организациям: 1) осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно; 2) предоставлять услуги последовательно и беспристрастно; 3) обеспечивать и документировать формирование политики и принятие управленческих решений; 4) обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности; 5) повышать эффективность деятельности всей организации; 6) обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций; 7) соблюдать требования законодательства и регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности; 8) обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая управление рисками, 9) связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; 10) защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон; 11) обеспечивать и документировать текущие и будущие научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки и достижения, а также исторические исследования; 12) предоставлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности; 13) обеспечивать деловое, персональное и социальное своеобразие; 14) сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества.

ЦЕЛОСТНОСТЬ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р ИСО 15489—1—2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования», определяется его полнотой и неизменностью. Необходимо, чтобы документ был защищен от несанкционированного изменения. Политика и процедуры управления документами должны указывать, какие дополнения или примечания могут быть добавлены к документу после его создания, при каких обстоятельствах дополнения или примечания могут быть разрешены, и кто уполномочен сделать это. Любые санкционированные примечания, добавления или удаления в документе должны быть обозначены и контролируемы.

ЧЕРНОВОЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

ЭКЗЕМПЛЯР ДОКУМЕНТА, согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 г. № 186-ФЗ, – образец тиражированного документа, идентичный оригиналу.

ЭТАЛОННАЯ КОПИЯ КИНОДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – копия кинодокумента, отпечатанная с негатива и утвержденная в качестве образца.

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММЕ, согласно ГОСТ 6.10.4—84 УСД «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники», – свойство документа на машинном носителе и машинограмме, приобретаемое после выполнения требований ГОСТ 6.10.4—84 и подписания сопроводительного письма.

Способы документирования, системы документации

АБЛЯЦИОННАЯ ЗАПИСЬ, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – оптическая запись, при которой в рабочем слое носителя записи образуются отверстия или деформации из-за плавления или испарения материала в локальной зоне рабочего слоя под воздействием сфокусированного оптического пучка, отображающие записываемую информацию.

АЛФАВИТ, согласно ГОСТ 7.79—200 °CИБИД «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом», – конечный набор графических символов (букв), используемый в определенной системе письма для передачи элементов звуковой речи.

АЛФАВИТНАЯ СИСТЕМА ПИСЬМА, согласно ГОСТ 7.79—200 °CИБИД «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом» – система письма, основанная на использовании алфавита.

АЛЬБОМ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ,

согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – совокупность унифицированных форм документов, применяемых в деятельности организации в соответствии с Табелем унифицированных форм документов.

АНАЛОГОВАЯ ЗАПИСЬ, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – запись, при которой сигнал информации записывается на носитель в аналоговой форме.

АНКЕТА, согласно ДР 191—98 «Методические рекомендации ВНИИДАД «Унификация текстов управленческих документов», – форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. Согласно параграфу 2.4.3 ГСДОУ форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. Анкетные тексты применяются в организационно-распорядительных документах, документах по материально-техническому снабжению и сбыту, финансовых документах и др.

БАЗОВЫЙ (ОСНОВНОЙ) АЛФАВИТ, согласно ГОСТ 7.79—200 °CИБИД «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом», – алфавит, содержащий только те буквы, которые используются большинством систем письма, основанных на алфавите определенного типа.

БУКВА, согласно ГОСТ 7.79—200 °CИБИД «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом», – графический символ, входящий в состав алфавита. Каждая система письма устанавливает пределы, в которых может варьироваться начертание букв без изменения их алфавитного значения.

БУХГАЛТЕРСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ, согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129 ФЗ, состоит из: первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (включает в себя: бухгалтерский баланс; отчет о прибылях и убытках и приложения к отчету; аудиторское заключение; пояснительную записку к бухгалтерской отчетности).

ВИД ПИСЬМЕННОГО ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

ВИДЕОГРАММА, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – сигналограмма, полученная в результате видеозаписи.

ВИДЕОЗАПИСЬ, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – запись сигналов изображения.

ВИДЕОФОНОГРАММА, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – сигналограмма, полученная в результате видеозвукозаписи.

ВИДЕОЗВУКОЗАПИСЬ, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – одновременная запись сигналов изображения и звука.

ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕ (ИНФОРМАЦИИ), согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – процесс получения записанной информации от сигналограммы.

ГИПЕРТЕКСТОВАЯ БАЗА ДАННЫХ, согласно ГОСТ 7.73–96 «Поиск и распространение информации. Термины и определения», – текстовая база данных, записи в которой содержат связи с другими записями, позволяющими компоновать ансамбли записей на основе их логической связанности.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ), согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

ДИАЗОГРАФИЯ, согласно ГОСТ 13.0.002—84 «Репрография. Термины и определения», – способ репрографии с использованием диазоносителей, чувствительных к излучению ультрафиолетовой области спектра.

ДИАКРИТИЧЕСКИЙ ЗНАК, согласно ГОСТ 7.79—200 °CИБИД «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом», – графический символ, добавляемый к букве сверху или снизу или наносимый на изображение буквы для изменения ее начертания и функций в системе письма.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, согласно разделу 2 ГСДОУ, – процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски, кристаллы и др.).

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ, согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.06.2006 № 149-ФЗ, – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА, согласно ГОСТ Р ИСО 9000–2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» – документ, содержащий процедуру.

ДОКУМЕНТНЫЕ РЕСУРСЫ, согласно ГОСТ 7.0—99 СИБИД «Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения», – вид информационных ресурсов, представляющий совокупность отдельных документов, массивов документов в информационных системах.

ДОКУМЕНТЫ В ОБЛАСТИ СТАНДАРТИЗАЦИИ, согласно Федеральному закону «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184-ФЗ, – это следующие документы: 1) национальные стандарты; 2) правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации; 3) применяемые в установленном порядке классификации, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; 4) стандарты организаций.

ДОКУМЕНТЫ – ПРИЛОЖЕНИЯ, согласно параграфу 2.1.11 ГСДОУ, могут быть трех видов: 1) утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение); 2) поясняющие или дополняющие содержание другого документа; 3) направляемые с письмом в другие организации.

ЕДИНСТВО ПРАВИЛ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДЕЙСТВИЙ, согласно параграфу 2.1.2 ГСДОУ, – единообразное на всех уровнях управления применение ГСДОУ, унифицированных систем документации (УСД) и Общероссийских классификаторов технико-экономической информации (ОК ТЭИ).

ЕДИНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМАМ ДОКУМЕНТАЦИИ, согласно параграфу 1.9 ГСДОУ, – требования, перечисленные: 1) в государственных и отраслевых стандартах; 2) в инструкциях по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику отрасли; 3) в отраслевых унифицированных системах документации; 4) в типовых номенклатурах дел; 5) в типовых перечнях документов с указанием сроков их хранения.

ЗАПИСЬ (ИНФОРМАЦИИ), 1) согласно ГОСТ Р ИСО 9000–2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь», – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности; 2) согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – процесс преобразования сигналов информации в пространственное изменение физических характеристик или формы носителя записи с целью сохранения и последующего воспроизведения записанной информации.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЯЗЫКОВ В НОТАРИАЛЬНОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ.

Согласно Федеральному закону «О языках народов Российской Федерации» от 25.10.1991 № 1807—1, правила определения языка судопроизводства распространяются на язык нотариального делопроизводства в государственных нотариальных конторах и в других государственных органах, выполняющих функции нотариального делопроизводства. Документы оформляются на государственном языке Российской Федерации, если гражданин, обратившийся за совершением нотариального действия, не владеет тем языком, на котором ведется делопроизводство.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЯЗЫКОВ В ОФИЦИАЛЬНОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ.

Согласно Федеральному закону «О языках народов Российской Федерации» от 25.10.1991 № 1807—1, на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик. Порядок использования языков в официальном делопроизводстве определяется законодательством Российской Федерации и республик. Тексты документов (бланков, печатей, штампов, штемпелей) и вывесок с наименованиями государственных органов, организаций, предприятий и учреждений оформляются на государственном языке Российской Федерации, государственных языках республик и иных языках народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик. В необходимых случаях официальное делопроизводство в субъектах Российской Федерации наряду с государственным языком Российской Федерации, государственными языками республик может вестись на языках народов Российской Федерации на территориях их компактного проживания. Порядок использования языков народов Российской Федерации в официальном делопроизводстве на указанных территориях определяется законодательством субъектов Российской Федерации. Документы, удостоверяющие личность гражданина Российской Федерации, записи актов гражданского состояния, трудовые книжки, а также документы об образовании, военные билеты и другие документы оформляются с учетом национальных традиций именования на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики, установившей свой государственный язык, оформление указанных документов наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись на государственном языке республики.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЯЗЫКОВ В ОФИЦИАЛЬНОЙ ПЕРЕПИСКЕ. Согласно Федеральному закону «О языках народов Российской Федерации» от 25.10.1991 № 1807—1, официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации.

КИРИЛЛИЦА, согласно ГОСТ 7.79—200 °CИБИД «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом», – система письма, принятая в разных вариантах рядом славянских и других языков Европы и Азии и созданная на основе греческого уставного письма в традиции перевода Священного Писания на старославянский язык.

КИРИЛЛОВСКИЙ АЛФАВИТ, согласно ГОСТ 7.79—200 °CИБИД «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом», – алфавит, используемый в том или ином варианте кириллицы.

КОМПЛЕКС СТАНДАРТОВ, согласно ГОСТ 1.0—92 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Основные положения», – совокупность взаимосвязанных стандартов, объединенных общей целевой направленностью и устанавливающих согласованные требования к взаимосвязанным объектам стандартизации.

КОНВЕРСИЯ СИСТЕМ ПИСЬМА, согласно ГОСТ 7.79—200 °CИБИД «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом», – представление текстов, составленных на определенном языке, средствами системы письма, принятой для другого языка.

КОНСТРУКТОРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ, согласно ГОСТ 2.102—68 ЕСКД «Виды и комплектность конструкторских документов», – графические и текстовые документы, которые в отдельности или в совокупности определяют состав и устройство изделия и содержат необходимые данные для его разработки или изготовления, контроля, приемки, эксплуатации и ремонта. Конструкторские документы в зависимости от стадии разработки подразделяются на проектные (техническое предложение, эскизный проект и технический проект) и рабочие (рабочая документация).

КОПИРОГРАФИЯ, согласно ГОСТ 13.002—84 «Репрография. Термины и определения», – направление репрографии охватывающее, способы изготовления копий, предназначенных для визуального восприятия без применения микроформ.

ЛАТИНИЦА, согласно ГОСТ 7.79—200 °CИБИД «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом», – система письма, принятая в разных вариантах западно-европейскими и большим числом других языков мира и основанная на письменной традиции латинского языка.

ЛАТИНСКИЙ АЛФАВИТ, согласно ГОСТ 7.79—200 °CИБИД «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом», – алфавит, используемый в том или ином варианте латиницы

МАГНИТООПТИЧЕСКАЯ ЗАПИСЬ, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – оптическая запись, при которой одновременное воздействие оптического пучка и магнитного поля на носитель оптической записи приводит к изменению магнитного состояния носителя в соответствии с записываемой информацией, причем передатчиком информации носителю является магнитное поле, а оптический пучок оказывает дополнительное воздействие на носитель записи.

МЕХАНИЧЕСКАЯ ЗАПИСЬ ИНФОРМАЦИИ, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – запись информации, осуществляемая изменением формы поверхности носителя записи в соответствии с сигналами записываемой информации.

МИКРОГРАФИЯ, согласно ГОСТ 13.002—84 «Репрография. Термины и определения», – направление репрографии, включающее способы изготовления, обработки использования микроформ.

НОРМАЛИЗАЦИЯ И УПОТРЕБЛЕНИЕ НАИМЕНОВАНИЙ ГЕОГРАФИЧЕСКИХ ОБЪЕКТОВ, согласно Федеральному закону «О наименовании географических объектов» от 18.12.1998 № 152-ФЗ, нормализация наименований географических объектов на русском языке осуществляется в соответствии с правилами и традициями употребления наименований географических объектов на русском языке. Нормализация наименований географических объектов на других языках народов Российской Федерации осуществляется в соответствии с правилами и традициями употребления наименований географических объектов на указанных языках. Нормализованные наименования географических объектов на русском языке и других языках народов Российской Федерации публикуются в словарях и справочниках наименований географических объектов. Порядок нормализации наименований географических объектов определяется нормативными правовыми актами Российской Федерации в области наименований географических объектов. В документах, картографических, иных изданиях на русском языке или на других языках народов Российской Федерации употребляются нормализованные наименования географических объектов. В предназначенных для использования как в Российской Федерации, так и за ее пределами документах, картографических, иных изданиях на иностранных языках с латинской системой графики наименования географических объектов Российской Федерации, а также присвоенные на русском языке наименования географических объектов, открытых или выделенных российскими исследователями в пределах открытого моря и Антарктики, пишутся буквами латинского алфавита. Написание наименований географических объектов буквами латинского алфавита осуществляется в установленном порядке на основе нормализованных наименований географических объектов на русском языке. Наименования географических объектов на дорожных и иных указателях на территории Российской Федерации пишутся на русском языке. При необходимости указанные наименования пишутся и на других языках народов Российской Федерации с учетом интересов населения соответствующих территорий, а также могут дублироваться буквами латинского алфавита.

НОРМАТИВНАЯ И ТЕХНИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ, согласно ГОСТ Р ИСО 9000–2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь», – документы, устанавливающие требования.

ОПТИКО-МАГНИТНАЯ ЗАПИСЬ, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – оптическая запись информации, при которой одновременное воздействие на носитель оптической записи приводит к изменению его магнитного состояния в соответствии с сигналом записываемой информации, передаваемого носителю оптическим пучком.

ОПТИЧЕСКАЯ ЗАПИСЬ, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – запись информации, осуществляемая сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического или близкого к нему диапазона излучения, взаимодействующего с рабочим слоем носителя записи с целью изменения его состояния в соответствии с сигналом записываемой информации.

ПАТЕНТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 № 186-ФЗ, – описания к патентам и заявкам на объекты промышленной собственности.

ПОДДЕЛКА, ИЗГОТОВЛЕНИЕ ИЛИ СБЫТ ПОДДЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ГОСУДАРСТВЕННЫХ НАГРАД, ШТАМПОВ, ПЕЧАТЕЙ, БЛАНКОВ, согласно статье 327 Уголовного кодекса Российской Федерации, – деяние, общественная опасность которого заключается в нарушении установленного порядка документального удостоверения фактов, имеющих юридическое значение, и в причинении тем самым вреда порядку управления. В результате подделки документов, штампов, печатей, бланков и последующего их использования может быть нарушена нормальная деятельность государственных учреждений или общественных организаций, а также причинен вред законным интересам отдельных граждан. Ответственность за подделку устанавливается лишь для определенного круга документов, а именно: по содержанию это должно быть удостоверение или иной официальный документ, предоставляющий права или освобождающий от обязанностей.

ПОДТВЕРЖДЕНИЕ СООТВЕТСТВИЯ, согласно Федеральному закону «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184-ФЗ, – документальное удостоверение соответствия продукции или иных объектов, процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг требованиям технических регламентов, положениям стандартов или условиям договоров.

ПОЛНОТЕКСТОВАЯ БАЗА ДАННЫХ, согласно ГОСТ 7.73–96 «Поиск и распространение информации. Термины и определения», – текстовая база первичных данных, содержащая полные тексты документов.

ПОХИЩЕНИЕ ИЛИ ПОВРЕЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, ШТАМПОВ, ПЕЧАТЕЙ ЛИБО ПОХИЩЕНИЕ МАРОК АКЦИЗНОГО СБОРА, СПЕЦИАЛЬНЫХ МАРОК ИЛИ ЗНАКОВ СООТВЕТСТВИЯ, согласно статье 325 Уголовного кодекса Российской Федерации, – деяние, общественная опасность которого определяется тем, что оно нарушает порядок ведения официальной документации, в результате чего может быть причинен вред законным интересам граждан или организаций. Нередко похищение или повреждение документов, штампов или печатей является предпосылкой для последующего совершения более опасных преступлений (хищений, подлогов и др.). Похищение у граждан важных личных документов создает для потерпевших определенные трудности в осуществлении своих законных прав и интересов. Для квалификации данного преступления существенное значение имеет правильное установление его предмета. Из числа названных в законе предметов определяющим является понятие документа. Остальные предметы (штампы, печати) служат для создания документов. В рамках данного состава документ как предмет преступления – это любой письменный акт, содержащий сведения, имеющие юридическое значение. Под изготовлением поддельных штампов, печатей или бланков следует понимать не только изготовление указанных предметов целиком, но и фальсификацию подлинных штампов, печатей или бланков путем частичного изменения их текста (например, изменение наименования организации в клише). Под сбытом поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков следует понимать продажу, обмен или иное возмездное отчуждение такого предмета. Сбыт может быть осуществлен как самим подделывателем, так и лицом, не ответственным за подделку.

ПРАВИЛА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

ПРИМЕНЕНИЕ СТАНДАРТА, согласно ГОСТ Р 1.0—2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения» стандарты применяют на добровольной основе. Обязательность соблюдения национальных стандартов наступает при прямом указании на это в действующем законодательстве, договорах, контрактах, правомерно принятых нормативных документах федеральных органов исполнительной власти или предприятий любых форм собственности.

ПРОИЗВОДИТЕЛЬ ДОКУМЕНТОВ, согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 № 186-ФЗ, – юридическое лицо независимо от его организационно-правовой формы и формы собственности или физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, осуществляющие подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного экземпляра (издатель, редакция средства массовой информации, производитель фонограммы, производитель аудиовизуальной продукции, организация по производству телерадиопродукции и телерадиовещательная организация, организации, осуществляющие научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы, и иные лица, осуществляющие подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного экземпляра.

РЕПРОГРАФИЧЕСКАЯ СИСТЕМА, согласно ГОСТ 13.0.002—84 «Репрография. Термины и определения», – совокупность организационных принципов, способов и технических средств, обеспечивающих воспроизведение репрографических изображений оригиналов и их последующее использование в документальном и информационном обслуживании.

РЕПРОГРАФИЧЕСКОЕ ИЗОБРАЖЕНИЕ ОРИГИНАЛА, согласно ГОСТ 13.0.002—84 «Репрография. Термины и определения», – изображение, воспроизведенное в рабочем слое репрографического носителя.