Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Ирина Ганеевна Асфандиярова, Сергей Юрьевич Кабашов

Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Предисловие

Делопроизводственная и архивная терминология – это система терминов и определений, принятая в делопроизводстве (документационном обеспечении управления) и архивном деле. Слова и словосочетания, применяемые для обозначения специальных понятий, составляют основу любого профессионального языка.

В отличие от общелитературного язык профессионального общения требует однозначности толкования понятий, обозначенных терминами. В сфере документационного обеспечения управления это особенно важно, так как документ представляет собой социально значимый объект – основной инструмент управления, средство фиксации и реализации управленческих решений.

Термин – это слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие. Термин лишь называет понятие, а его содержание раскрывает определение (дефиниция). Значение термина раскрывается через его определение. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию, или терминосистему. Трудности в употреблении терминов связаны с тем, что терминосистема любой предметной области находится в постоянном изменении: по мере углубления наших представлений об исследуемой области меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает, и обозначающие их термины выходят из употребления. Так, один и тот же термин может получить новое значение при сохранении старого, что вызывает многозначность (полисемию) термина.

Однозначные термины обозначают только одно научное или специальное понятие. Это не значит, что однозначный термин не может иметь несколько определений. Один и тот же объект может рассматриваться и определяться с разных сторон, с разных точек зрения, что и отражается в различных определениях. У однозначного термина главное – единство понятия. Многозначные термины обозначают более одного понятия и поэтому имеют соответствующее число значений. Как правило, возникновение многозначности является результатом переноса одного значения (основного) на другое понятие. Например, многозначным является термин «акт». В одном из своих значений это – «обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке», в другом – «документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события». При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае они употребляются только в одном из своих значений.

Правильность и стабильность терминоупотребления достигаются благодаря применению терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и способствуют упорядочению терминологии. Поэтому исследователи в области ДОУ и архивного дела придают большое значение упорядочению и совершенствованию делопроизводственной и архивной терминологии, поскольку словарь в определенной мере уточняет и упорядочивает понятийный (терминологический) аппарат документационного обеспечения управления и архивоведения как научных дисциплин, а также как отраслей специальной деятельности.

Перед авторами-составителями стояла задача – отразить в определенной мере новую проблематику документоведения и архивоведения, а также уровень развития делопроизводства и архивного дела в современный период. Все это определило отбор терминов, который ориентирован на современную делопроизводственную и архивную терминологию.

В пособии представлены 860 терминов и определений, которые называют объекты и процессы делопроизводственной и архивной деятельности, понятия документоведения, архивоведения и смежных областей. Широко представлены термины, используемые в сфере использования документов и информационного права.

Термины и определения расположены в алфавитном порядке. Дается ссылка на действующие федеральные законы, нормативные правовые и методические акты, ГОСТы.

1. Документирование управленческой информации

Понятие, виды и признаки документов

АНАЛОГОВЫЙ ДОКУМЕНТ (АНАЛОГОВАЯ ФОРМА ДОКУМЕНТА), согласно ГОСТ Р 52292—2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения», – форма представления документа в аналоговой среде. Понятие «аналоговый документ» включает в себя все традиционные формы представления документов на аналоговых носителях: бумаге, фото-и кинопленке и т. п. Например, традиционный текстовый бумажный документ относится к аналоговым документам. Аналоговая форма представления может быть преобразована в дискретную с помощью оцифровки.

АУДИОВИЗУАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ, 1) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию; 2) согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – документ, содержащий изобразительную и (или) звуковую информацию, воспроизведение которой требует применения соответствующего оборудования.

АУТЕНТИЧНОСТЬ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования», – является аутентичным, если он: а) является тем, чем должен быть; б) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это; в) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.

АУТЕНТИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, согласно ГОСТ 28388—89 «Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения», – документы одинаковые по содержанию и различные по формату и (или) кодам данных и (или) структуре. Аутентичные документы могут быть выполнены на одинаковых или разных видах носителя данных, в визуальной или невизуальной форме.

БЕЛОВОЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

ВИДЕОГРАММА ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

ВИДЕОДОКУМЕНТ (ВИДЕОФОНОГРАММА), согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную на нем посредством видеозвукозаписи.

ВТОРИЧНЫЙ ДОКУМЕНТ, 1) согласно ГОСТ 7.0—99 СИБИД «Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения», – документ, являющийся результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных документов; 2) согласно ГОСТ 28388—89 «Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения», – документ какого-либо вида, полученный путем обработки с помощью программно-информационных средств из документа другого вида. Несколько вторичных документов разного вида могут быть получены из одного первичного документа. Один вторичный документ может быть получен из нескольких первичных документов разного вида.

ГОЛОГРАММА, согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – фотодокумент, содержащий изобразительную информацию, зафиксированную посредством голографической техники.

ГРАММОФОННАЯ ПЛАСТИНКА, 1) согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – фонодокумент на дисковом носителе из пластмассы, полученный прессованием, штамповкой или литьем; 2) согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – механическая фонограмма, имеющая форму диска, полученная путем прессования, штамповки и литья.

ГРАФИЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – изобразительный документ, в котором изображение документа получено посредством линий, штрихов, светотени.

ДИСКРЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 52292—2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения», – дискретная форма представления документа.

ДОКУМЕНТ, 1) согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 № 186-ФЗ, – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения; 2) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; 3) согласно ГОСТ Р ИСО 9000 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь», – информация и соответствующий носитель; 4) согласно ГОСТ Р ИСО 15489—1-2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования», – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности; 5) согласно ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 9294—93 «Информационная технология. Руководство по управлению документированием программного обеспечения», – уникально обозначенный блок информации для использования человеком, такой как отчет, спецификация, руководство или книга; 6) согласно ГОСТ Р 52292—2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения», – объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды; 7) согласно ГОСТ Р ИСО/МЭК 10031 – 1 «Информационная технология. Текстовые и учрежденческие системы. Модель приложений распределенного учреждения. Часть 1. Общая модель», – структурированная информация, прямо или косвенно предназначенная для восприятия человеком, которая может передаваться, храниться, разыскиваться и обрабатываться с помощью учрежденческих приложений; 8) согласно ГОСТ Р ИСО/МЭК 15910 «Информационная технология. Процесс создания документации пользователя программного средства», – целевая информация, предназначенная для конкретной аудитории, размещенная на конкретном носителе (например, в книге, на диске, в краткой справочной карте) в заданном формате; 9) согласно ГОСТ ИСО/МЭК 8613—1 «Информационная технология. Текстовые и учрежденческие системы. Архитектура учрежденческих документов (ODA) и формат обмена. Часть 1. Введение и общие принципы», – структурированный объем информации, предназначенный для визуального восприятия, которым можно обмениваться как единым целым между пользователями и (или) системами; 10) согласно ГОСТ ИСО 8879—86 «Обработка информации. Текстовые и учрежденческие системы. Стандартный обобщенный язык разметки (SGML)», – совокупность информации, которая обрабатывается как единое целое; 11) согласно ГОСТ Р ИСО 9607–2000 «Бумага для документов. Требования к долговечности и методам испытаний», – бумага с нанесенной на ней информацией.

ДОКУМЕНТ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

ДОКУМЕНТ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

ДОКУМЕНТ НА МИКРОФОРМЕ, согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – фотодокумент на пленочном или другом носителе, который для изготовления и использования требует соответствующего увеличения при помощи микрографической техники.

ДОКУМЕНТНАЯ ИНФОРМАЦИЯ, согласно ГОСТ 7.0—99 СИБИД «Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения», – информация, содержащаяся в документах.

ДОЛГОВЕЧНОСТЬ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ 7.48—2002 СИБИД «Консервация документов. Основные термины и определения», – способность документа длительно удерживать эксплуатационные свойства.

ДОСТОВЕРНЫЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р ИСО 15489—1-2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования», – документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

ДОСТУПНОСТЬ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 52292—2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения», – свойство документа, состоящее в том, что форма представления документа обеспечивает физическую возможность измерения заданных параметров этого представления документа (содержания, атрибутов, технологии) заданными средствами в заданных точках за конечное время.

ДУБЛЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – один из экземпляров копии документа.

ДУБЛИКАТ, 1) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу; 2) согласно ГОСТ 2.102—68 ЕСКД «Виды и комплектность конструкторских документов», – копия подлинника, обеспечивающая идентичность воспроизведения подлинника, выполненная на любом материале, позволяющем снятие с нее копий.

ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

ИЗОБРАЗИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

ИКОНОГРАФИЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии.

ИДЕНТИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, согласно ГОСТ 28388—89 «Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения», – документы одинаковые по содержанию, которые выполнены в одинаковых форматах и кодах и, как правило, на одном и том же виде носителя данных.

ИНФОРМАЦИЯ, 1) согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.06.2006 № 149-ФЗ, – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления; 2) согласно ГОСТ Р ИСО 9000–2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь», – значимые данные; 3) согласно ГОСТ Р 50922—96 «Защита информации. Основные термины и определения», – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления; 4) согласно ГОСТ 7.0—99 СИБИД. «Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения», – сведения, воспринимаемые человеком и (или) специальными устройствами как отражение фактов материального или духовного мира в процессе коммуникации.

КАЧЕСТВО СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИИ, согласно ГОСТ Р 51170—98 «Качество служебной информации. Термины и определения», – совокупность свойств служебной информации, обусловливающих ее пригодность удовлетворять определенные потребности в соответствии с ее назначением.

КИНОДОКУМЕНТ, 1) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом; 2) согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – аудиовизуальный документ на пленочном носителе, содержащий зафиксированные на нем посредством кинематографической техники предметы в виде последовательно расположенных фотографических изображений (в звуковом кинофильме – также звуковую информацию).

КИНОФИЛЬМ, согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – кинодокумент на пленочном носителе, представляющий собой совокупность последовательных фотографических изображений (кадров), объединенных общим сюжетом и предназначенных для воспроизведения на экране при помощи проецирования.

КЛАСС ДОКУМЕНТОВ, согласно ГОСТ Р 52292—2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения», – множество всех документов данного типа.

КОПИЯ ДОКУМЕНТА, 1) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки как часть их, не имеющий юридической силы; 2) согласно ГОСТ 2.102—68 ЕСКД «Виды и комплектность конструкторских документов», – документ, выполненный способом, обеспечивающим его идентичность с подлинником (дубликатом), и предназначенный для непосредственного использования при разработке, в производстве, эксплуатации и ремонте изделий. Копиями являются также микрофильмы-копии, полученные с микрофильма-дубликата.

КСЕРОКОПИЯ, согласно ГОСТ 7.48—2002 СИБИД «Консервация документов. Основные термины и определения», – копия, изготовленная с помощью электрофотографического процесса.

МАССОВАЯ ИНФОРМАЦИЯ, согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ, – предназначенные для неограниченного круга лиц печатные, аудиосообщения, аудиовизуальные и иные сообщения и материалы.

МАШИНОГРАММА, согласно параграфу 2.3.3.1 ГСДОУ, – документ на бумажном носителе, созданный средствами вычислительной техники в письменной форме и оформленный в установленном порядке.

МАШИНОПИСНЫЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

МАШИНОЧИТАЕМЫЙ ДОКУМЕНТ, согласно параграфу 2.3.3.1 ГСДОУ, – документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации.

МИКРОКОПИЯ, согласно ГОСТ 7.48—2002 СИБИД «Консервация документов. Основные термины и определения», – копия, изготовленная с уменьшением в десять и более раз.

НАУЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ, согласно ГОСТ 7.0—99 СИБИД «Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения», – логически организованная информация, получаемая в процессе научного познания и отображающая явления и законы природы, общества и мышления.

НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ, согласно ГОСТ 7.0—99 СИБИД «Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения», – информация, получаемая и (или) используемая в области науки и (или) техники.

НЕГАТИВ КИНОДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – кинодокумент на негативном пленочном носителе, полученный в результате киносъемки и последующей химико-фотографической обработки.

НЕОПУБЛИКОВАННЫЕ ДОКУМЕНТЫ, согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 № 186-ФЗ, – документы, содержащие результаты научно-исследовательской, опытно-конструкторской и технологической работы (диссертации, отчеты о научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работах, депонированные научные работы, алгоритмы и программы).

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ БЕСПЛАТНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР ДОКМЕНТА, согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 № 186-ФЗ, – экземпляры различных видов документов, подлежащие безвозмездной передаче их производителями в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных Федеральным законом «Об обязательном экземпляре документов».

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ БЕСПЛАТНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ, согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 № 186-ФЗ, – экземпляры различных видов изготовленных на территории города, района документов, которые подлежат безвозмездной передаче их производителями в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных Федеральным законом «Об обязательном экземпляре документов».

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ БЕСПЛАТНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР, согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 № 186-ФЗ, – экземпляры различных видов документов, изготовленных на территории Российской Федерации, за ее пределами по заказу организаций и отдельных лиц, находящихся в ведении Российской Федерации, а также документов, импортируемых для общественного распространения на территории Российской Федерации, которые подлежат безвозмездной передаче их производителями в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных Федеральным законом «Об обязательном экземпляре документов».

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ ПЛАТНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР ДОКУМЕНТА, согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 г. № 186-ФЗ, – экземпляры различных видов документов, подлежащие передаче за плату их производителями в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных Федеральным законом «Об обязательном экземпляре документов».

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР ДОКУМЕНТОВ, согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 № 186-ФЗ, – экземпляры различных видов тиражированных документов, подлежащие передаче производителями в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных Федеральным законом «Об обязательном экземпляре документов».

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 № 186-ФЗ, – экземпляры различных видов изготовленных на территориях субъектов Российской Федерации документов, которые подлежат передаче их производителями в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных Федеральным законом «Об обязательном экземпляре документов».

ОРИГИНАЛ ГРАММОФОННОЙ ПЛАСТИНКИ, согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – фонодокумент на металлическом дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную посредством одного из видов механической звукозаписи.

ОРИГИНАЛЫ, согласно ГОСТ 2.102—68 ЕСКД «Виды и комплектность конструкторских документов», – документы, выполненные на любом материале и предназначенные для изготовления по ним подлинников.

ОСНОВНОЙ КОНСТРУКТОРСКИЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ 2.102—68 ЕСКД «Виды и комплектность конструкторских документов», – документ: для деталей – чертеж детали; для сборочных единиц, комплексов и комплектов – спецификация.

ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ, 1) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке; 2) согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 № 186-ФЗ, – документ, принятый органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящий обязательный, рекомендательный или информационный характер.

ПИСЬМЕННЫЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

ПОДЛИННИК ДОКУМЕНТА НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ, согласно ГОСТ 6.10.4—84 УСД «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники», – первая по времени запись документа на машинном носителе и содержащая указание, что этот документ является подлинником.

ПОДЛИННИК ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – первый или единичный экземпляр официального документа.

ПОДЛИННИКИ, согласно ГОСТ 2.102—68 ЕСКД «Виды и комплектность конструкторских документов», – документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль.

ПОДЛИННЫЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

ПОЗИТИВ КИНОДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – копия кинодокумента, полученная в результате печати с негатива изображения на позитивной кинопленке и последующей химико-фотографической обработки, или документ на обращаемой кинопленке, полученный в результате киносъемки и химикофотографической обработки.

ПОЗИТИВНАЯ КОПИЯ КИНОДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – копия кинодокумента с изображением и фонограммой на одной позитивной кинопленке.

ПРИГОДНЫЙ ДОКУМЕНТ ДЛЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, согласно ГОСТ Р ИСО 15489—1—2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования», – документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен отражать связь с деловой деятельностью или операцией, в результате которой он был создан. Контекстные ссылки документов должны нести информацию, необходимую для понимания операций деловой деятельности, в которых эти документы были созданы и применялись.

ПРИЗНАКИ ДОКУМЕНТА ВНЕШНИЕ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ПОЗИТИВ, согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – копия кинодокумента, полученная с негатива изображения и предназначенная для тиражирования кинофильмов.

РАБОЧАЯ КОПИЯ КИНОДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – копия кинодокумента, смонтированная из монтажных планов рабочего позитива, синхронизированная с фонограммой и предназначенная для монтажа негатива изображения.

РЕПРОГРАФИЧЕСКАЯ КОПИЯ, согласно ГОСТ 13.002—84 «Репрография. Термины и определения», – копия, содержащая изображение, воспроизведенное с оригинала одним из способов репрографии.

РУКОПИСНЫЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

СЕКТОР ДЕЙСТВЕННОСТИ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 52292—2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения», – часть социальной среды, в которой приняты (признаны) установленные (явно или неявно, формально или неформально) требования к документу.

СЛАЙД, согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – фотодокумент в виде единичного позитивного изображения на прозрачном пленочном носителе, предназначенный для просматривания на просвет или проецирования на экран.

СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

СОДЕРЖИМОЕ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 52292—2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения», – данные, представляющие информацию документа и предназначенные для восприятия человеком.

СООБЩЕНИЕ, 1) согласно ГОСТ 7.0—99 СИБИД «Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения», – информация, переданная и (или) полученная в процессе коммуникации; 2) согласно ГОСТ Р 34.10—2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи», – строка бит ограниченной длины.

СТЕРЕОСЛАЙД, согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – фотодокумент в виде пары позитивных изображений на прозрачном пленочном носителе, который при рассматривании в стереоскопическом устройстве обеспечивает объемное изображение.

ТЕКСТОВЫЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

ТИП ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 52292—2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения», – свойство или множество свойств документа, определяющее его принадлежность к данному классу документов.

ФИКСИРОВАННОСТЬ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 52292—2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения», – функциональное свойство документа, состоящее в том, что документ выражает содержащиеся в нем сведения независимо от формы представления.

ФОНОГРАММА, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – сигналограмма, полученная в результате звукозаписи.

ФОНОДОКУМЕНТ, 1) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи; 2) согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий звуковую информацию.

ФОТОДОКУМЕНТ, 1) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – изобразительный документ, созданный фотографическим способом; 2) согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – аудиовизуальный документ, содержащий информацию, зафиксированную на нем посредством фотографической техники, предметы в виде отдельных фотоизображений. Фотодокумент на пленочном или другом носителе, который для изготовления и использования требует соответствующего увеличения при помощи микрографической техники.

ФОТОКОПИЯ, согласно ГОСТ 7.48—2002 СИБИД «Консервация документов. Основные термины и определения», – копия, изготовленная с помощью фотографического процесса.

ФОТОНЕГАТИВ, согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – фотодокумент на прозрачном носителе, представляющий собой единичное негативное изображение объекта, предмета, явления, полученное с помощью технических средств фотографии на негативной пленке после съемки и химико-фотографической обработки.

ФОТОПОЗИТИВ, согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – копия фотодокумента, полученная печатью с фотонегатива на фотобумагу или фотопленку с последующей химико-фотографической обработкой.

ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ, согласно ГОСТ Р ИСО 15489—1– 2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования» документы позволяют организациям: 1) осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно; 2) предоставлять услуги последовательно и беспристрастно; 3) обеспечивать и документировать формирование политики и принятие управленческих решений; 4) обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности; 5) повышать эффективность деятельности всей организации; 6) обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций; 7) соблюдать требования законодательства и регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности; 8) обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая управление рисками, 9) связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; 10) защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон; 11) обеспечивать и документировать текущие и будущие научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки и достижения, а также исторические исследования; 12) предоставлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности; 13) обеспечивать деловое, персональное и социальное своеобразие; 14) сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества.

ЦЕЛОСТНОСТЬ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р ИСО 15489—1—2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования», определяется его полнотой и неизменностью. Необходимо, чтобы документ был защищен от несанкционированного изменения. Политика и процедуры управления документами должны указывать, какие дополнения или примечания могут быть добавлены к документу после его создания, при каких обстоятельствах дополнения или примечания могут быть разрешены, и кто уполномочен сделать это. Любые санкционированные примечания, добавления или удаления в документе должны быть обозначены и контролируемы.

ЧЕРНОВОЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

ЭКЗЕМПЛЯР ДОКУМЕНТА, согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 г. № 186-ФЗ, – образец тиражированного документа, идентичный оригиналу.

ЭТАЛОННАЯ КОПИЯ КИНОДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – копия кинодокумента, отпечатанная с негатива и утвержденная в качестве образца.

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММЕ, согласно ГОСТ 6.10.4—84 УСД «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники», – свойство документа на машинном носителе и машинограмме, приобретаемое после выполнения требований ГОСТ 6.10.4—84 и подписания сопроводительного письма.

Способы документирования, системы документации

АБЛЯЦИОННАЯ ЗАПИСЬ, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – оптическая запись, при которой в рабочем слое носителя записи образуются отверстия или деформации из-за плавления или испарения материала в локальной зоне рабочего слоя под воздействием сфокусированного оптического пучка, отображающие записываемую информацию.

АЛФАВИТ, согласно ГОСТ 7.79—200 °CИБИД «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом», – конечный набор графических символов (букв), используемый в определенной системе письма для передачи элементов звуковой речи.

АЛФАВИТНАЯ СИСТЕМА ПИСЬМА, согласно ГОСТ 7.79—200 °CИБИД «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом» – система письма, основанная на использовании алфавита.

АЛЬБОМ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ,

согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – совокупность унифицированных форм документов, применяемых в деятельности организации в соответствии с Табелем унифицированных форм документов.

АНАЛОГОВАЯ ЗАПИСЬ, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – запись, при которой сигнал информации записывается на носитель в аналоговой форме.

АНКЕТА, согласно ДР 191—98 «Методические рекомендации ВНИИДАД «Унификация текстов управленческих документов», – форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. Согласно параграфу 2.4.3 ГСДОУ форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. Анкетные тексты применяются в организационно-распорядительных документах, документах по материально-техническому снабжению и сбыту, финансовых документах и др.

БАЗОВЫЙ (ОСНОВНОЙ) АЛФАВИТ, согласно ГОСТ 7.79—200 °CИБИД «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом», – алфавит, содержащий только те буквы, которые используются большинством систем письма, основанных на алфавите определенного типа.

БУКВА, согласно ГОСТ 7.79—200 °CИБИД «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом», – графический символ, входящий в состав алфавита. Каждая система письма устанавливает пределы, в которых может варьироваться начертание букв без изменения их алфавитного значения.

БУХГАЛТЕРСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ, согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129 ФЗ, состоит из: первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (включает в себя: бухгалтерский баланс; отчет о прибылях и убытках и приложения к отчету; аудиторское заключение; пояснительную записку к бухгалтерской отчетности).

ВИД ПИСЬМЕННОГО ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

ВИДЕОГРАММА, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – сигналограмма, полученная в результате видеозаписи.

ВИДЕОЗАПИСЬ, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – запись сигналов изображения.

ВИДЕОФОНОГРАММА, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – сигналограмма, полученная в результате видеозвукозаписи.

ВИДЕОЗВУКОЗАПИСЬ, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – одновременная запись сигналов изображения и звука.

ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕ (ИНФОРМАЦИИ), согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – процесс получения записанной информации от сигналограммы.

ГИПЕРТЕКСТОВАЯ БАЗА ДАННЫХ, согласно ГОСТ 7.73–96 «Поиск и распространение информации. Термины и определения», – текстовая база данных, записи в которой содержат связи с другими записями, позволяющими компоновать ансамбли записей на основе их логической связанности.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ), согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

ДИАЗОГРАФИЯ, согласно ГОСТ 13.0.002—84 «Репрография. Термины и определения», – способ репрографии с использованием диазоносителей, чувствительных к излучению ультрафиолетовой области спектра.

ДИАКРИТИЧЕСКИЙ ЗНАК, согласно ГОСТ 7.79—200 °CИБИД «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом», – графический символ, добавляемый к букве сверху или снизу или наносимый на изображение буквы для изменения ее начертания и функций в системе письма.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, согласно разделу 2 ГСДОУ, – процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски, кристаллы и др.).

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ, согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.06.2006 № 149-ФЗ, – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА, согласно ГОСТ Р ИСО 9000–2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» – документ, содержащий процедуру.

ДОКУМЕНТНЫЕ РЕСУРСЫ, согласно ГОСТ 7.0—99 СИБИД «Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения», – вид информационных ресурсов, представляющий совокупность отдельных документов, массивов документов в информационных системах.

ДОКУМЕНТЫ В ОБЛАСТИ СТАНДАРТИЗАЦИИ, согласно Федеральному закону «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184-ФЗ, – это следующие документы: 1) национальные стандарты; 2) правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации; 3) применяемые в установленном порядке классификации, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; 4) стандарты организаций.

ДОКУМЕНТЫ – ПРИЛОЖЕНИЯ, согласно параграфу 2.1.11 ГСДОУ, могут быть трех видов: 1) утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение); 2) поясняющие или дополняющие содержание другого документа; 3) направляемые с письмом в другие организации.

ЕДИНСТВО ПРАВИЛ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДЕЙСТВИЙ, согласно параграфу 2.1.2 ГСДОУ, – единообразное на всех уровнях управления применение ГСДОУ, унифицированных систем документации (УСД) и Общероссийских классификаторов технико-экономической информации (ОК ТЭИ).

ЕДИНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМАМ ДОКУМЕНТАЦИИ, согласно параграфу 1.9 ГСДОУ, – требования, перечисленные: 1) в государственных и отраслевых стандартах; 2) в инструкциях по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику отрасли; 3) в отраслевых унифицированных системах документации; 4) в типовых номенклатурах дел; 5) в типовых перечнях документов с указанием сроков их хранения.

ЗАПИСЬ (ИНФОРМАЦИИ), 1) согласно ГОСТ Р ИСО 9000–2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь», – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности; 2) согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – процесс преобразования сигналов информации в пространственное изменение физических характеристик или формы носителя записи с целью сохранения и последующего воспроизведения записанной информации.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЯЗЫКОВ В НОТАРИАЛЬНОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ.

Согласно Федеральному закону «О языках народов Российской Федерации» от 25.10.1991 № 1807—1, правила определения языка судопроизводства распространяются на язык нотариального делопроизводства в государственных нотариальных конторах и в других государственных органах, выполняющих функции нотариального делопроизводства. Документы оформляются на государственном языке Российской Федерации, если гражданин, обратившийся за совершением нотариального действия, не владеет тем языком, на котором ведется делопроизводство.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЯЗЫКОВ В ОФИЦИАЛЬНОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ.

Согласно Федеральному закону «О языках народов Российской Федерации» от 25.10.1991 № 1807—1, на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик. Порядок использования языков в официальном делопроизводстве определяется законодательством Российской Федерации и республик. Тексты документов (бланков, печатей, штампов, штемпелей) и вывесок с наименованиями государственных органов, организаций, предприятий и учреждений оформляются на государственном языке Российской Федерации, государственных языках республик и иных языках народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик. В необходимых случаях официальное делопроизводство в субъектах Российской Федерации наряду с государственным языком Российской Федерации, государственными языками республик может вестись на языках народов Российской Федерации на территориях их компактного проживания. Порядок использования языков народов Российской Федерации в официальном делопроизводстве на указанных территориях определяется законодательством субъектов Российской Федерации. Документы, удостоверяющие личность гражданина Российской Федерации, записи актов гражданского состояния, трудовые книжки, а также документы об образовании, военные билеты и другие документы оформляются с учетом национальных традиций именования на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики, установившей свой государственный язык, оформление указанных документов наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись на государственном языке республики.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЯЗЫКОВ В ОФИЦИАЛЬНОЙ ПЕРЕПИСКЕ. Согласно Федеральному закону «О языках народов Российской Федерации» от 25.10.1991 № 1807—1, официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации.

КИРИЛЛИЦА, согласно ГОСТ 7.79—200 °CИБИД «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом», – система письма, принятая в разных вариантах рядом славянских и других языков Европы и Азии и созданная на основе греческого уставного письма в традиции перевода Священного Писания на старославянский язык.

КИРИЛЛОВСКИЙ АЛФАВИТ, согласно ГОСТ 7.79—200 °CИБИД «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом», – алфавит, используемый в том или ином варианте кириллицы.

КОМПЛЕКС СТАНДАРТОВ, согласно ГОСТ 1.0—92 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Основные положения», – совокупность взаимосвязанных стандартов, объединенных общей целевой направленностью и устанавливающих согласованные требования к взаимосвязанным объектам стандартизации.

КОНВЕРСИЯ СИСТЕМ ПИСЬМА, согласно ГОСТ 7.79—200 °CИБИД «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом», – представление текстов, составленных на определенном языке, средствами системы письма, принятой для другого языка.

КОНСТРУКТОРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ, согласно ГОСТ 2.102—68 ЕСКД «Виды и комплектность конструкторских документов», – графические и текстовые документы, которые в отдельности или в совокупности определяют состав и устройство изделия и содержат необходимые данные для его разработки или изготовления, контроля, приемки, эксплуатации и ремонта. Конструкторские документы в зависимости от стадии разработки подразделяются на проектные (техническое предложение, эскизный проект и технический проект) и рабочие (рабочая документация).

КОПИРОГРАФИЯ, согласно ГОСТ 13.002—84 «Репрография. Термины и определения», – направление репрографии охватывающее, способы изготовления копий, предназначенных для визуального восприятия без применения микроформ.

ЛАТИНИЦА, согласно ГОСТ 7.79—200 °CИБИД «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом», – система письма, принятая в разных вариантах западно-европейскими и большим числом других языков мира и основанная на письменной традиции латинского языка.

ЛАТИНСКИЙ АЛФАВИТ, согласно ГОСТ 7.79—200 °CИБИД «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом», – алфавит, используемый в том или ином варианте латиницы

МАГНИТООПТИЧЕСКАЯ ЗАПИСЬ, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – оптическая запись, при которой одновременное воздействие оптического пучка и магнитного поля на носитель оптической записи приводит к изменению магнитного состояния носителя в соответствии с записываемой информацией, причем передатчиком информации носителю является магнитное поле, а оптический пучок оказывает дополнительное воздействие на носитель записи.

МЕХАНИЧЕСКАЯ ЗАПИСЬ ИНФОРМАЦИИ, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – запись информации, осуществляемая изменением формы поверхности носителя записи в соответствии с сигналами записываемой информации.

МИКРОГРАФИЯ, согласно ГОСТ 13.002—84 «Репрография. Термины и определения», – направление репрографии, включающее способы изготовления, обработки использования микроформ.

НОРМАЛИЗАЦИЯ И УПОТРЕБЛЕНИЕ НАИМЕНОВАНИЙ ГЕОГРАФИЧЕСКИХ ОБЪЕКТОВ, согласно Федеральному закону «О наименовании географических объектов» от 18.12.1998 № 152-ФЗ, нормализация наименований географических объектов на русском языке осуществляется в соответствии с правилами и традициями употребления наименований географических объектов на русском языке. Нормализация наименований географических объектов на других языках народов Российской Федерации осуществляется в соответствии с правилами и традициями употребления наименований географических объектов на указанных языках. Нормализованные наименования географических объектов на русском языке и других языках народов Российской Федерации публикуются в словарях и справочниках наименований географических объектов. Порядок нормализации наименований географических объектов определяется нормативными правовыми актами Российской Федерации в области наименований географических объектов. В документах, картографических, иных изданиях на русском языке или на других языках народов Российской Федерации употребляются нормализованные наименования географических объектов. В предназначенных для использования как в Российской Федерации, так и за ее пределами документах, картографических, иных изданиях на иностранных языках с латинской системой графики наименования географических объектов Российской Федерации, а также присвоенные на русском языке наименования географических объектов, открытых или выделенных российскими исследователями в пределах открытого моря и Антарктики, пишутся буквами латинского алфавита. Написание наименований географических объектов буквами латинского алфавита осуществляется в установленном порядке на основе нормализованных наименований географических объектов на русском языке. Наименования географических объектов на дорожных и иных указателях на территории Российской Федерации пишутся на русском языке. При необходимости указанные наименования пишутся и на других языках народов Российской Федерации с учетом интересов населения соответствующих территорий, а также могут дублироваться буквами латинского алфавита.

НОРМАТИВНАЯ И ТЕХНИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ, согласно ГОСТ Р ИСО 9000–2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь», – документы, устанавливающие требования.

ОПТИКО-МАГНИТНАЯ ЗАПИСЬ, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – оптическая запись информации, при которой одновременное воздействие на носитель оптической записи приводит к изменению его магнитного состояния в соответствии с сигналом записываемой информации, передаваемого носителю оптическим пучком.

ОПТИЧЕСКАЯ ЗАПИСЬ, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – запись информации, осуществляемая сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического или близкого к нему диапазона излучения, взаимодействующего с рабочим слоем носителя записи с целью изменения его состояния в соответствии с сигналом записываемой информации.

ПАТЕНТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 № 186-ФЗ, – описания к патентам и заявкам на объекты промышленной собственности.

ПОДДЕЛКА, ИЗГОТОВЛЕНИЕ ИЛИ СБЫТ ПОДДЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ГОСУДАРСТВЕННЫХ НАГРАД, ШТАМПОВ, ПЕЧАТЕЙ, БЛАНКОВ, согласно статье 327 Уголовного кодекса Российской Федерации, – деяние, общественная опасность которого заключается в нарушении установленного порядка документального удостоверения фактов, имеющих юридическое значение, и в причинении тем самым вреда порядку управления. В результате подделки документов, штампов, печатей, бланков и последующего их использования может быть нарушена нормальная деятельность государственных учреждений или общественных организаций, а также причинен вред законным интересам отдельных граждан. Ответственность за подделку устанавливается лишь для определенного круга документов, а именно: по содержанию это должно быть удостоверение или иной официальный документ, предоставляющий права или освобождающий от обязанностей.

ПОДТВЕРЖДЕНИЕ СООТВЕТСТВИЯ, согласно Федеральному закону «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184-ФЗ, – документальное удостоверение соответствия продукции или иных объектов, процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг требованиям технических регламентов, положениям стандартов или условиям договоров.

ПОЛНОТЕКСТОВАЯ БАЗА ДАННЫХ, согласно ГОСТ 7.73–96 «Поиск и распространение информации. Термины и определения», – текстовая база первичных данных, содержащая полные тексты документов.

ПОХИЩЕНИЕ ИЛИ ПОВРЕЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, ШТАМПОВ, ПЕЧАТЕЙ ЛИБО ПОХИЩЕНИЕ МАРОК АКЦИЗНОГО СБОРА, СПЕЦИАЛЬНЫХ МАРОК ИЛИ ЗНАКОВ СООТВЕТСТВИЯ, согласно статье 325 Уголовного кодекса Российской Федерации, – деяние, общественная опасность которого определяется тем, что оно нарушает порядок ведения официальной документации, в результате чего может быть причинен вред законным интересам граждан или организаций. Нередко похищение или повреждение документов, штампов или печатей является предпосылкой для последующего совершения более опасных преступлений (хищений, подлогов и др.). Похищение у граждан важных личных документов создает для потерпевших определенные трудности в осуществлении своих законных прав и интересов. Для квалификации данного преступления существенное значение имеет правильное установление его предмета. Из числа названных в законе предметов определяющим является понятие документа. Остальные предметы (штампы, печати) служат для создания документов. В рамках данного состава документ как предмет преступления – это любой письменный акт, содержащий сведения, имеющие юридическое значение. Под изготовлением поддельных штампов, печатей или бланков следует понимать не только изготовление указанных предметов целиком, но и фальсификацию подлинных штампов, печатей или бланков путем частичного изменения их текста (например, изменение наименования организации в клише). Под сбытом поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков следует понимать продажу, обмен или иное возмездное отчуждение такого предмета. Сбыт может быть осуществлен как самим подделывателем, так и лицом, не ответственным за подделку.

ПРАВИЛА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

ПРИМЕНЕНИЕ СТАНДАРТА, согласно ГОСТ Р 1.0—2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения» стандарты применяют на добровольной основе. Обязательность соблюдения национальных стандартов наступает при прямом указании на это в действующем законодательстве, договорах, контрактах, правомерно принятых нормативных документах федеральных органов исполнительной власти или предприятий любых форм собственности.

ПРОИЗВОДИТЕЛЬ ДОКУМЕНТОВ, согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 № 186-ФЗ, – юридическое лицо независимо от его организационно-правовой формы и формы собственности или физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, осуществляющие подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного экземпляра (издатель, редакция средства массовой информации, производитель фонограммы, производитель аудиовизуальной продукции, организация по производству телерадиопродукции и телерадиовещательная организация, организации, осуществляющие научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы, и иные лица, осуществляющие подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного экземпляра.

РЕПРОГРАФИЧЕСКАЯ СИСТЕМА, согласно ГОСТ 13.0.002—84 «Репрография. Термины и определения», – совокупность организационных принципов, способов и технических средств, обеспечивающих воспроизведение репрографических изображений оригиналов и их последующее использование в документальном и информационном обслуживании.

РЕПРОГРАФИЧЕСКОЕ ИЗОБРАЖЕНИЕ ОРИГИНАЛА, согласно ГОСТ 13.0.002—84 «Репрография. Термины и определения», – изображение, воспроизведенное в рабочем слое репрографического носителя.

РЕПРОГРАФИЯ, согласно ГОСТ 13.0.002—84 «Репрография. Термины и определения», – область науки и техники, охватывающая совокупность способов, процессов и средств воспроизведения изображений оригиналов с целью получения копии без использования наборных печатных форм и основанная на применении носителей, изменяющих физико-химические свойства под действием излучения.

СЕРТИФИКАЦИЯ, согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 № 186-ФЗ, – форма осуществляемого органом по сертификации подтверждения соответствия объектов требованиям технических регламентов, положениям стандартов или условиям договоров.

СЕРТИФИКАТ СИСТЕМЫ КАЧЕСТВА, согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 № 186-ФЗ, – документ, используемый в составе доказательств при принятии декларации о соответствии любой продукции, за исключением случая, если для такой продукции техническими регламентами предусмотрена иная форма подтверждения соответствия.

СЕРТИФИКАТ СООТВЕТСТВИЯ, согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 № 186-ФЗ, – документ, удостоверяющий соответствие объекта требованиям технических регламентов, положениям стандартов или условиям договоров.

СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЛЬНОЙ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ, согласно ГОСТ 23151—78 «Аппараты факсимильные. Термины и определения», – система факсимильной связи, обеспечивающая передачу изображений и воспроизведение их в черно-белом или цветном виде без точного восстановления градации полутонов оригинала.

СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

СИСТЕМА КОМ, согласно ГОСТ 13.0.002—84 «Репрография. Термины и определения», – совокупность технических средств, обеспечивающих вывод информации из ЭВМ на микроформу.

СИСТЕМА ОБЯЗАТЕЛЬНОГО ЭКЗЕМПЛЯРА, согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 № 186-ФЗ, – совокупность видов обязательных экземпляров, а также установленный порядок их собирания, распределения и использования.

СИСТЕМА ПИСЬМА, согласно ГОСТ 7.79—200 °CИБИД «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом» – совокупность начертательных (графических) символов и приемов, принятая для фиксации на бумаге или другом материале текстов, высказываний, сообщений, составленных на некотором языке.

СИСТЕМА ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ, согласно ГОСТ 23151—78 «Аппараты факсимильные. Термины и определения», – система электросвязи, обеспечивающая передачу и воспроизведение на расстоянии неподвижных изображений.

СЛУЖЕБНЫЙ ПОДЛОГ, согласно статье 292 Уголовного кодекса Российской Федерации, – внесение должностным лицом, а также государственным служащим или служащим органа местного самоуправления, не являющимся должностным лицом, в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности.

ТАБЕЛЬ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ, согласно параграфу 2.1.12 ГСДОУ, – перечень разрешенных к применению документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организации. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля документов, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле документов, запрещается.

ТАБЛИЦА, согласно ДР 191—98 «Методические рекомендации ВНИИДАД «Унификация текстов управленческих документов», – форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Согласно параграфу 2.4.3 ГСДОУ форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в плановых документах, отчетно-статистических, финансовых, бухгалтерских, организационно-распорядительных и др. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный – графы и горизонтальный – строки. Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице: на последующих страницах печатаются номера граф. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения.

ТЕКСТОВАЯ БАЗА ДАННЫХ, согласно ГОСТ 7.73–96 «Поиск и распространение информации. Термины и определения», – база данных, записи в которой содержат (главным образом) текст на естественном языке.

ТЕРМОГРАФИЯ, согласно ГОСТ 13.0.002—84 «Репрография. Термины и определения», – способ репрографии, использующий носители, которые изменяют свойства под действием теплового излучения.

ТЕРМОПЛАСТИЧЕСКАЯ ЗАПИСЬ, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – механическая запись, осуществляемая путем нагрева носителя записи при одновременном взаимодействии электрических зарядов и намагниченных областей, которые предварительно образуются в рабочем слое носителя записи в результате воздействия головки записи.

ТРАНСЛИТЕРАЦИЯ, согласно ГОСТ 7.79—200 °CИБИД «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом», – конверсия систем письма, при которой каждый графический элемент (знак) одной системы письма представляется (заменяется) одним и тем же графическим элементом другой системы письма.

ТРАФАРЕТ, согласно ДР 191—98 «Методические рекомендации ВНИИДАД «Унификация текстов управленческих документов», – форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию.

ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ ИНФОРМАЦИИ, согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.06.2006 № 149-ФЗ, – требования, которые устанавливаются законодательством Российской Федерации или соглашением сторон.

УНИФИКАЦИЯ, согласно ГОСТ Р 1.12—2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Термины и определения», – установление оптимального числа размеров или видов продукции, процессов или услуг, необходимых для удовлетворения основных потребностей.

УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ, согласно ГСДОУ, – установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

УНИФИКАЦИЯ СТРУКТУРЫ ТЕКСТА, согласно ДР 191—98 «Методические рекомендации ВНИИДАД «Унификация текстов управленческих документов», – выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающей назначению документа.

УНИФИКАЦИЯ ТЕКСТОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, согласно ДР 191—98 «Методические рекомендации ВНИИДАД «Унификация текстов управленческих документов», – установление единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ (УСД), согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

ФОРМА ПОДТВЕРЖДЕНИЯ СООТВЕТСТВИЯ, согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 № 186-ФЗ, – определенный порядок документального удостоверения соответствия продукции или иных объектов, процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг требованиям технических регламентов, положениям стандартов или условиям договоров.

ФОТОГРАФИЧЕСКАЯ ЗАПИСЬ, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – оптическая запись, осуществляемая в результате фотографического процесса изменением оптической плотности носителя записи в соответствии с сигналами записываемой информации.

ФОТОГРАФИЧЕСКОЕ КОПИРОВАНИЕ, согласно ГОСТ 13.0.002—84 «Репрография. Термины и определения», – способ репрографии, использующий галогени-досеребряные носители чувствительные к излучению видимой области спектра.

ЧИСЛЕННО-ТЕКСТОВАЯ БАЗА ДАННЫХ, согласно ГОСТ 7.73–96 «Поиск и распространение информации. Термины и определения», – база данных, содержащая числовые данные и текстовую информацию.

ЧИСЛОВАЯ БАЗА ДАННЫХ, согласно ГОСТ 7.73–96 «Поиск и распространение информации. Термины и определения», – база данных, содержащая числовые данные.

ЭКСПЛУАТАЦИОННЫЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ 2.601—2006 ЕСКД «Эксплуатационные документы», – конструкторский документ, который в отдельности или в совокупности с другими документами определяет правила эксплуатации изделия и (или) отражает сведения, удостоверяющие гарантированные изготовителем значения основных параметров и характеристик (свойств) изделия, гарантии и сведения по его эксплуатации в течение установленного срока службы.

ЦИФРОВАЯ ЗАПИСЬ, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – запись, при которой сигнал информация преобразуется в канале записи в цифровую форму или перекодируется из одной цифровой формы в другую.

ЭЛЕКТРОННО-ФОТОГРАФИЧЕСКАЯ ЗАПИСЬ, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – фотографическая запись, осуществляемая электронным пучком.

ЭЛЕКТРОФОТОГРАФИЯ, согласно ГОСТ 13.0.002—84 «Репрография. Термины и определения», – способ репрографии с использованием носителей, электрические свойства которых изменяются под воздействием излучения.

ЯЗЫК ОФИЦИАЛЬНОГО ОПУБЛИКОВАНИЯ ЗАКОНОВ И ИНЫХ НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ.

Согласно Федеральному закону «О языках народов Российской Федерации» от 25.10.1991 № 1807—1 законы и иные нормативные правовые акты республик наряду с официальным опубликованием на государственном языке Российской Федерации могут официально публиковаться на государственных языках республик. Законы и иные нормативные правовые акты краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов официально публикуются на государственном языке Российской Федерации. В необходимых случаях указанные нормативные правовые акты наряду с официальным опубликованием могут публиковаться на языках народов Российской Федерации в соответствии с законодательством субъектов Российской Федерации.

ЯЗЫК ОФИЦИАЛЬНОГО ОПУБЛИКОВАНИЯ ФЕДЕРАЛЬНЫХ КОНСТИТУЦИОННЫХ ЗАКОНОВ, ФЕДЕРАЛЬНЫХ ЗАКОНОВ И ИНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. Согласно Федеральному закону «О языках народов Российской Федерации» от 25.10.1991 № 1807—1 федеральные конституционные законы, федеральные законы, акты палат Федерального Собрания Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации официально публикуются на государственном языке Российской Федерации. В республиках указанные правовые акты наряду с официальным опубликованием могут публиковаться на государственных языках республик.

ЯЗЫК ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ ВЫБОРОВ И РЕФЕРЕНДУМОВ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. Согласно Федеральному закону «О языках народов Российской Федерации» от 25.10.1991 № 1807—1 при подготовке и проведении выборов и референдумов в Российской Федерации используется государственный язык Российской Федерации. При подготовке и проведении выборов и референдумов в Российской Федерации республики наряду с государственным языком Российской Федерации вправе использовать государственные языки республик и языки народов Российской Федерации на территориях их компактного проживания; иные субъекты Российской Федерации наряду с государственным языком Российской Федерации вправе использовать также языки народов Российской Федерации на территориях их компактного проживания. Избирательные бюллетени, бюллетени для голосования на референдуме печатаются на государственном языке Российской Федерации. По решению соответствующей избирательной комиссии, комиссии референдума бюллетени печатаются на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке соответствующей республики, а в необходимых случаях также на языках народов Российской Федерации на территориях их компактного проживания. Если для избирательного участка, участка референдума бюллетени печатаются на двух и более языках, текст на государственном языке Российской Федерации должен помещаться в каждом избирательном бюллетене, бюллетене для голосования на референдуме. Протоколы итогов голосования, результатов выборов и референдумов оформляются на государственном языке Российской Федерации, а при необходимости также на языках народов Российской Федерации на территориях их компактного проживания.

Конец бесплатного ознакомительного фрагмента.