Глава 9.
Особенности фиксирования судебного разбирательства. Роль секретаря в составлении и оформлении протокола судебного заседания
По каждому гражданскому деду (в том числе и по изучаемой теме), рассматриваемому в судебном заседании, секретарем составляется (ведется) протокол судебного заседания. Он является важным процессуальным документом, отображающим весь ход судебного заседания (разбирательства дела), в котором указываются процессуальные действия, совершаемые судом во время разбирательства дела.
Полнота записей в протоколе судебного заседания, объективное отображение в нем хода процесса, объяснения лиц, участвующих в деле, показания свидетелей — основа для постановления правильного решения, гарантия действенного контроля за его законностью и обоснованностью в апелляционном и кассационном порядке. Если суд фактически выполнил определенные действия, но они в протоколе судебного заседания не зафиксированы, вышестоящий суд вправе сделать вывод, что эти процессуальные действия не проводились.
Например, судом исследовались письменные доказательства, имеющие существенное значение для подтверждения вывода суда об обоснованности либо необоснованности доводов сторон и на них была построена мотивированная часть решения. Однако секретарь судебного заседания это процессуальное действие в протоколе судебного заседания не зафиксировала, что в последствии послужило основанием для отмены решения суда, так как согласно ст. 202 ГПК Украины «решение суда должно быть законным и обоснованным. Суд обосновывает решение лишь на тех доказательствах, которые исследовались в судебном заседании».
Не следует забывать судам и тот факт, что в настоящее время согласно ст. 203 ГПК Украины постановляется краткое решение без конкретного обоснования и если лица, участвующие в деле, не заявят требования о дополнительном обосновании, то вышестоящий суд может проверить апелляционные или кассационные доводы лишь по протоколу судебного заседания. Это налагает на председательствующего по делу и секретаря судебного заседания еще большую ответственность за аккуратность ведения протокола, его полноту, точность и, что характерно, разборчивость. Был случай, когда Верховным Судом Украины отменялось по существу правильное решение из-за невозможности прочитать протокол (был неразборчивый почерк).
Определения, которые суд постановляет не уходя в совещательную комнату, заносятся в протокол судебного заседания полностью, точно со слов председательствующего. От этого зачастую зависит судьба самого решения.
Обязательным является отражение в протоколе судебного заседания времени начала и окончания судебного заседания, а также перерывов, переносов.
Это необходимо, например, для того, чтобы проверить апелляционный довод стороны о том, что он явился в судебное заседание в назначенное время, но дело уже было закончено слушанием.
Протокол судебного заседания составляет, как было указано выше, секретарь во время рассмотрения дела. Не лишним бывает (знаю по своему опыту), чтобы заметки для себя вел и председательствующий. Это помогает при написании решения в совещательной комнате, позволяет сравнить свои записи с записями секретаря при подписании протокола и при рассмотрении замечаний на протокол, поданных лицами, участвующими в деле.
Протокол составляется в письменном виде, несмотря на то, что процесс может фиксироваться с помощью технических средств.
Председательствующий обязан обеспечить составление протокола подготовленными для этого лицами, следить за полнотой и точностью записей в нем всех объяснений и показаний лиц, которые допрашивались, своевременно исправлять выявленные в протоколе ошибки. Если секретарь не успевает записывать ход судебного процесса, председательствующий принимает меры к тому, чтобы стороны и другие лица, участвующие в деле, говорили медленнее. Для этого председательствующий должен наблюдать не только за ходом судебного разбирательства, но и обращать внимание на секретаря и вовремя делать замечания говорящему о том, что он говорит быстро, а в некоторых случаях делать перерыв для того, чтобы секретарь имела возможность дать отдых рукам (если протокол ведется машинописью), руке (если он ведется от руки). В том случае, если председательствующий увлечется исследованием доказательств и забудет о своей обязанности оказывать помощь секретарю, она должна сама в корректной форме попросить председательствующего сделать перерыв либо сказать, что она не успевает записывать речь дающего показания.
Секретарь судебного заседания должна успевать внести в протокол все существенное, что происходило во время разбирательства дела. Записывается не только свободный рассказ лица, дающего показания, но и ответы на поставленные вопросы, а если председательствующий снимает поставленный вопрос, то он обязательно должен быть отражен в протоколе, нецензурные и другие нелитературные слова в протокол не заносятся. Если же они являются доказательством, например, при защите чести и достоинства, то их следует заносить на отдельный листок и запечатывать в конверт, а суд их исследует в совещательной комнате, но это процессуальное действие необходимо отразить в протоколе. Записи в протоколе должны быть четкими, разборчивыми, без сокращения слов, но не аббревиатуры, например, ДТП (дорожно-транспортное происшествие), УПК (Уголовно-процессуальный кодекс) и т. д. Их можно заносить в протокол сокращенно, т. к. их расшифровка неоднократно звучала по делу.
Производить исправления, подчистки, дописки в протоколе судебного заседания без оговорок не допускается.
Исправления должны быть оговорены и подписаны председательствующим и секретарем до ознакомления сторон с этим протоколом. В противном случае такие действия будут рассматриваться как фальсификация протокола. Закон не запрещает вносить исправления грамматического прядка.
По сложному делу протокол судебного заседания должен быть окончательно оформлен и подписан в течение десяти дней после окончания судебного заседания.
Протокол подписывают председательствующий и секретарь, ведущий протокол.
В судебной практике возник вопрос. Как быть, если протокол судебного заседания вели несколько секретарей? Должны ли они все подписывать окончательный протокол? Нет, не должны. Каждый протокол после замены секретаря подписывается секретарем и председательствующим и этого достаточно, чтобы лица, участвующие в деле, могли принести на эту часть протокола замечания.
Является ли основанием для отмены решения суда то, что протокол подписан либо председательствующим, либо секретарем? В старом законодательстве такое процессуальное нарушение составления протокола судебного заседания было обязательным основанием для отмены решения суда (см. п. 6 ст. 314 ГП К Украины). Теперь это не является таковым. Во-первых, ст. 199 ГПК Украины теперь не содержит указания на обязательность подписания протокола председательствующим и секретарем, во-вторых, ст. 307 ГПК Украины закрепляет основанием отмены решения суда лишь подписание решения не тем судьей, т. е. отсутствуеттакое основание, как неподписание протокола председательствующим и секретарем.
Следовательно, необходимо сделать вывод о том, что не является основанием для отмены решения суда, если протокол не подписан одним из лиц, обязанных его подписать — секретарем или председательствующим.
Последовательность ведения протокола определяется главой 20 ГПК Украины, а фиксирование судебного процесса обозначено ст. 198 ГПК Украины.
В ст. 198 ГПК Украины не предусмотрена такая запись в протоколе, как разъяснение перед началом судебного заседания председательствующим ст.ст. 162, 163, 164 ГПК Украины (права и обязанности председательствующего, обязанности присутствующих в зале судебного заседания, меры в отношении нарушителей порядка в судебном заседании) лицам, участвующим в деле. Эти действия председательствующего дисциплинировали бы стороны и лиц, находящихся в зале судебного заседания, так как они знали бы свои права, права председательствующего в судебном заседании.
После открытия судебного заседания и объявления, какое будет слушаться дело, председательствующий должен в соответствиями с разъяснениями, содержащимися в и. 13 постановления Пленума Верховного Суда Украины «О практике применения судами процессуального законодательства при рассмотрении гражданских дел по первой инстанции», от 21.12.1990 г. № 9 (с изменениями) «учитывая требования ст. 9 ГПК Украины о языке судопроизводства и ст. 18 Закона Украины „О языках в Украине“, в соответствии с которыми, кроме украинского языка, на котором ведется судопроизводство в Украине, оно может осуществляться на национальном языке или языке применяемого для большинства населения для данной местности, суд вправе, если стороны не владеют языком судопроизводства данной местности, вести судебный процесс на другом языке, приемлемом для всех участников процесса, постановив об этом соответствующее определение. Лицам, принимавшим участие в деле и не владеющим языком, на котором ведется судопроизводство, обеспечивается право пользоваться в судебном заседании родным языком, а также услугами переводчика по правилам ст.ст. 19, 72, 74, 176 ГПК Украины», выяснить мнение сторон на каком языке вести судебное разбирательство и в зависимости от полученных ответов принять соответствующее решение, обосновав его определением, постановленном в зале судебного заседания, так как оно обжалованию не подлежит.
Для того чтобы не откладывать рассмотрение дела по основаниям ст. 9 ГПК Украины, председательствующий еще на стадии подготовки дела к слушанию должен выяснить, на каком языке он будет вести судебное разбирательство, нужен ли будет переводчик. Если он будет нужен, то загодя решить вопрос об участии переводчика в судебном заседании. Такая оперативность председательствующего обеспечит своевременное рассмотрение дела, так как не возникнет необходимость откладывания дела для вызова переводчика, если окажется, что он необходим.
В протоколе судебного заседания указывается:
1. Год, месяц, число и место судебного заседания.
2. Время начала судебного заседания либо проведения отдельного процессуального действия.
Отдельным процессуальным действием может быть, например, выполнение судебного поручения о допросе свидетеля, стороны (истца, ответчика) в порядке ст. 33 ГПК Украины, осмотра места происшествия (ст. 189 ГПК) и др.
3. Наименование суда, который рассматривает дело, фамилия и инициалы судьи, секретаря, прокурора;
Ранее необходимо было указывать адвоката (адвокатов), представителей общественных организаций, свидетелей, экспертов, что утяжеляло протокол. Теперь этого не требуется.
4. Дело, которое рассматривается, полное и точное наименование сторон и других лиц, принимающих участие в деле.
Этот пункт статьи необходимо строго выполнять и не допускать никаких сокращений. Фамилии, имена, отчества сторон должны быть указаны полно, правильно и без сокращений, без аббревиатурного наименования юридических лиц, их наименование необходимо писать полно, например: Научно-технический институт малой механизации, но не НТИММ, здесь упрощенность недопустима, как недопустимо указание инициалов сторон.
5. Сведения о явке лиц, принимающих участие вделе, представителей, адвокатов, экспертов, специалистов, переводчиков либо их неявке, причины отсутствия и данные о вручении им судебных повесток;
6. Сведения о разъяснении сторонам и другим лицам, принимающим участие в деле, их процессуальных прав и обязанностей.
Этот пункт статьи должен быть точнее изложен применительно к главе 20 ГПК Украины, а именно: удаление свидетелей из зала судебного заседания, разъяснение переводчику его прав и обязанностей (ст.ст. 167, 168 ГПК), анкетные данные лиц, принимавших участие в судебном заседании (ч. 2ст. 166 ГПК), объявление состава суда и разъяснение прав отвода (ст. 169 ГПК). Но несмотря на то, что ст. 198 ГПК Украины не содержит указаний на протоколирование этих данных, они должны быть отражены в протоколе.
При установлении личности явившихся, а также проверке полномочий должностных лиц и представителей сторон суд должен проверить по паспорту либо удостоверению личности, имеющему фотографию, фамилии, имена, отчества сторон (при этом они должны соответствовать Ф. И. О. в исковых заявлениях (жалобах)), место работы, год рождения (а в некоторых случаях и место рождения), образование, место жительства, а секретарь обязана занести эти данные в протокол.
Проверяя место жительства сторон, суд должен записать не только место прописки, значащееся в паспорте, но и фактический адрес нахождения стороны, имея в виду, что в настоящее время прописка как таковая не требуется. Тщательность такой проверки личности сторон необходима для того, чтобы иск был рассмотрен между теми сторонами, которые значатся в заявлении (жалобе).
Судебная практика знает случаи, когда в судебном заседании принимало участие лицо, которое выступало от имени другого. Например, вместо жены-ответчицы по делу о расторжении брака истец привел свою сожительницу, которая в судебном заседании в качестве ответчицы признала иск о расторжении брака.
Доверенности на представителей сторон должны соответствовать ст. 114 ГПК Украины. В том случае если доверитель отсутствует, а у доверенного нет полномочий стороны, предусмотренных ст.ст. 99, 103 ГПК Украины, суд такого представителя не должен допускать к участию в деле, что должно быть отражено в протоколе судебного заседания.
Если суд допускает представителя физического или юридического лица для участия в судебном заседании, секретарь в протоколе должна отразить это и приобщить доверенности к делу. Если от имени юридического лица выступает его руководитель, кроме его данных о личности должны быть указаны документы, подтверждающие данные о том, что он является руководителем (удостоверение, его номер и дату выдачи, протокол собрания о его избрании и др.).
В том случае, если в качестве представителя стороны по устному заявлению лица, принимающего участие в деле допускается кто-то, то и эти сведения заносятся в протокол судебного заседания. Желательно, чтобы доверитель расписался об этом в протоколе, т. к. были случаи, когда доверитель указывал в апелляционной жалобе, что он не делегировал доверяемому тех процессуальных прав, которые он производил.
После установления личности переводчика (а она устанавливается до объявления состава суда) суд обязан, а секретарь должна занести в протокол не только данные о личности переводчика, но и сведения, откуда он знает язык (изучал в ВУЗе, со дня рождения и др.), как им владеет, следует предупредить его об уголовной ответственности по ст.ст. 384, 385 УК Украины.
Следующим процессуальным действием судьи является удаление свидетелей из зала судебного заседания. Этот порядок имеет целью устранить возможность влияния на показания свидетелей таких обстоятельств, как разрешение судом вопросов, относящихся к существу дела, а также пояснения сторон и других участников процесса.
Затем председательствующий объявляет состав суда, а также фамилию прокурора, эксперта, переводчика, секретаря судебного заседания и разъясняет лицам, принимающим участие в деле, их право заявлять отводы.
Основание для отвода, порядок разрешения заявленного отвода и последствия удовлетворения заявления об отводе определяются ст.ст. 18 — 23 ГПК Украины.
В законе не указано, каким образом председательствующий должен представлять как состав суда, секретаря, так и других лиц, лишь указано: «фамилию прокурора». Полагаю, что председательствующий должен полностью огласить фамилии, имена, отчества всех судей, принимающих участие в деле, секретаря, прокурора и других лиц, кому может быть заявлен отвод, а секретарь в протоколе должна записать фамилию и инициалы этих лиц, что будет свидетельствовать о культуре процесса.
В протоколе судебного заседания обязательно фиксируется порядок заявленного отвода и его разрешение председательствующим.
Так, согласно ч. 3 ст. 20 ГПК Украины отвод должен быть мотивирован и заявлен до начала рассмотрения дела по существу (ст. 178 ГПК). Заявлять отвод после этого можно лишь в случаях, когда об основаниях отвода суд либо лицо, которое заявляет отвод, узнало после начала рассмотрения дела по существу.
Как видим, закон не содержит указаний, в каком виде должен быть заявлен мотивированный отвод (письменно или устно). Следует полагать, что лицу предоставлено право заявлять отвод в любом виде, хотя это неправильно. Отводдолжен быть заявлен в письменном виде. Однако, если он заявляется устно (что не запрещено законом, как мы видим), секретарь должна дословно записать в протоколе основания отвода.
После того, как отвод заявлен, лицо, которому заявлен отвод, может дать пояснение по поводу мотивов отвода, затем заслушиваются мнения лиц, принимающих участие в деле и после этого суд удаляется в совещательную комнату для постановления определения. Все эти действия председательствующего должны быть отражены в протоколе.
В случае, если удовлетворен отвод судьи, дело, которое он рассматривал единолично, переносится слушанием для замены судьи, что отражается в протоколе судебного заседания.
После отклонения отвода (либо оставления отвода без удовлетворения) дело продолжается слушанием и дальнейшие отводы протокольно оставляются без рассмотрения, что также заносится в протокол.
По Гражданско-процессуальному кодексу следующим процессуальным действием должно быть разъяснение сторонам их процессуальных прав и обязанностей, предусмотренных ст.ст. 99, 103 ГПК Украины (ст. 170 ГПК), затем разрешение ходатайств лиц, принимающих участие в деле (ст. 171 ГПК) и лишь потом — обсуждение последствий неявки в судебное заседание лица, принимающего участие в судебном заседании (ст. 172, 174, 175 ГПК Украины).
Правильна л и такая последовательность с точки зрения экономии времени и т. д.? Думается, что нет. Если суд придет к выводу о том, что дело слушать в отсутствие неявившейся стороны нельзя, то, естественно, нельзя и удовлетворять (обсуждать) ходатайства явившихся лиц, т. к. по этим ходатайствам необходимо мнение неявившейся стороны. Поэтому суды делают правильно, когда после разъяснения и разрешения ходатайств об отводах решают вопрос о возможности слушания дела в отсутствие неявившейся стороны. Суд ставит этот вопрос на обсуждение присутствующих сторон и о чем должно быть записано в протоколе судебного заседания.
Например: «Председательствующий ставит вопрос о возможности слушания дела в отсутствии неявившегося второй раз ответчика, который надлежащим образом извещен о дне и часе слушания дела».
Истец: «Считаю возможным слушать дело в отсутствие не-явившегося ответчика, который умышленно затягивает (волокитит) слушание дела».
Третье лицо: «Считаю возможным слушание дела в отсутствие неявившегося ответчика, я ему лично сообщил о слушании дела».
Суд, выслушав стороны, проверив корешки повесток,
Определил:
Слушать дело в отсутствие неявившегося второй раз ответчика, который надлежащим образом извещен о дне и часе слушания дела, в деле достаточно данных о правах и интересах сторон, личные объяснения ответчика по делу не требуются».
В случае неявки истца в судебное заседание первый раз, суд постановляет следующее определение.
«Суд, выслушав явившихся лиц по делу, проверив данные о вручении повесток,
Определил:
Дело слушанием перенести на 10-00 25.05.04 г., признать явку истца обязательной для дачи личных показаний и предупредить, что в случае его неявки в судебное заседание второй раз независимо от причины его исковое заявление будет оставлено без рассмотрения».
Второй вариант постановления определения в случае неявки истца в судебное заседание.
«Суд ставит на обсуждение сторон вопрос об оставлении заявления П. без рассмотрения в связи с его второй неявкой в судебное заседание. В деле имеются данные о вручении истцу повестки и предупреждения о последствиях вторичной неявки его в судебное заседание».
Ответчик: Считаю возможным оставить заявление без рассмотрения.
Третье лицо на стороне ответчика: На усмотрение суда.
Суд удаляется в совещательную комнату для постановления определения.
По выходу из совещательной комнаты суд огласил его и разъяснил порядок и сроки обжалования.
Судебное заседание закончено в 10-30 25.05.04 г.»
В том случае если в судебное заседание явились все стороны, но не явился адвокат кого-либо из них и сторона не желает слушать дело в отсутствие адвоката, а также его замены, суд обязан перенести дело слушанием, т. к. согласно ст. 59 Конституции Украины «каждый имеет право на правовую помощь. В случаях, предусмотренных законом, эта помощь предоставляется бесплатно. Каждый является свободным в выборе защитника своих прав».
Откладывая дело слушанием по этим основаниям, суд обязан постановить частное определение о ненадлежащем исполнении адвокатом своих обязанностей и неуважении к суду в адрес Дисциплинарной коллегии (ст. 235 ГПК Украины).
Все эти действия председательствующего должны быть изложены в протоколе судебного заседания.
Выполнив все процессуальные действия по поводу неявки в судебное заседаниелиц, вызванных посудебным повесткам, суд переходит к разъяснению сторонам их прав и обязанностей.
В некоторых случаях добросовестные секретари полностью записывают права и обязанности сторон в судебном заседании, предусмотренные ст.ст. 93, 103 ГПК Украины, а некоторые из них ограничиваются лишь записью: «Председательствующий разъяснил сторонам их права и обязанности, предусмотренные ст.ст. 99, 103 ГПК Украины», что является неправильным и приводит к обоснованным апелляционным жалобам.
Так, например, истец в своей апелляционной жалобе указал, что председательствующий не разъяснил ему полностью его права и обязанности в судебном заседании, т. к. объявил: «Вам разъясняются права, предусмотренные ст.ст. 99, 103 ГПК», а он не юрист. Это привело к тому, что он не воспользовался своим правом на увеличение суммы иска.
Считаю, что секретарь судебного заседания должна была, если не перечислять все права и обязанности сторон, то хотя бы записать: «Председательствующий огласил сторонам их права и обязанности по пунктам и уточнил, понятны они или нет».
После этого должна последовать запись в протоколе:
«Истец: Права ясны, ходатайств не имеется.
Ответчик: Права ясны, ходатайств не имеется» и т. д.
7. В случае, если поступает ходатайство, секретарь должна дословно занести его в протокол судебного заседания. Если ходатайство подано в письменном виде, то записать: «Письменное ходатайство оглашается» либо «Письменное ходатайство приобщается к делу».
Каждое заявленное ходатайство сторон, участвующих в деле, об истребовании новых доказательств и по всем другим вопросам, связанным с разбирательством дела, разрешаются судом немедленно, после того как будут заслушаны мнения других лиц, принимающих участие в деле, о чем постановляется определение.
Пленум Верховного Суда Украины в своем постановлении от 21.12.90 г. № 9 с изменением в ч. 3 п. 13 по этому поводу указал на следующее: «Ходатайства лиц, принимавших участие в деле, об истребовании новых доказательств, связанных с рассмотрением дела, суд разрешает немедленно. Отложение разрешения ходатайства не допускается. Отказ в удовлетворении не лишает права лиц, принимавших участие в деле, снова заявлять ходатайства по тому же вопросу в процессе судебного рассмотрения».
Ходатайства могут быть различными, например: о замене ненадлежащей стороны, привлечении к участию третьих лиц, истребовании новых доказательств, вызове свидетелей, назначении экспертизы, проведении осмотра на месте и т. д.
Для того чтобы правильно разрешить ходатайство, суд обязан выслушать мнение других лиц, участвующих в деле, их представителей. После этого он постановляет определение.
В зависимости от характера и сложности заявленного ходатайства суд разрешает его непосредственно в зале судебного заседания либо в совещательной комнате. В первом случае содержание определения секретарь заносит в протокол судебного заседания.
Например: «Истец заявил ходатайство о разъединении исков по тем мотивам, что второй иск никакого отношения к первому не имеет.
Суд ставит на обсуждение вопрос о разъединении исков лиц, участвующих в деле.
Ответчик: возражаю и настаиваю на совместном рассмотрении исков».
Второй истец: возражаю и настаиваю на совместном рассмотрении исков.
Суд, выслушав лиц, участвующих в деле, изучив исковые требования сторон,
Определил:
Заявленное ходатайство истца П. удовлетворить.
Разъединить исковые требования сторон в самостоятельные производства, так как их совместное рассмотрение затрудняет рассмотрение дела».
Данное ходатайство суд рассмотрел не выходя в совещательную комнату, т. к. оно согласно ст. 145 и ст. 291 ГПК Украины обжалованию не подлежит, а может быть включено как довод для отмены решения в апелляционную жалобу. И наоборот, удовлетворенное ходатайство о соединении исковых требований (ст. 144 и ст. 291 ГПК Украины) подлежит обжалованию в апелляционном порядке, а поэтому оно должно быть постановлено в совещательной комнате в виде отдельного процессуального документа — определения.
В этом случае секретарь должна записать в протоколе: «Суд удаляется в совещательную комнату для постановления определения.
По выходу из совещательной комнаты огласил определение, порядок и сроки его обжалования.
Дело слушанием отложено на 30.05.04 г. до подачи апелляционной жалобы».
В связи с изложенным следует сделать вывод, что судья, перед тем как разрешать ходатайство, должен в обязательном порядке определить, подлежит ли оно обжалованию или нет, и в зависимости от этого постановлять определение то ли в зале судебного заседания, то ли удаляться в совещательную комнату.
Ходатайства необходимо разрешать немедленно, а не оставлять их на потом, так как законом не запрещено лицу, заявившему ходатайство, которое было отклоненное судом, вновь его заявить в судебном заседании, а суд вправе пересмотреть свое решение.
Однако не всегда можно немедленно разрешить, например, такое ходатайство, как назначение экспертизы, проведение осмотра на месте без предварительного опроса сторон, свидетелей и т. д. В этом случае суд отклоняет такое ходатайство как преждевременное и после устранения препятствий в его удовлетворении сам, по своей инициативе, назначает экспертизу, принимает решение о проведении осмотра на месте и т. д.
В этом случае секретарь в протоколе судебного заседания записывает:
«Суд, выслушав стороны,
Определил:
Заявленное ходатайство истца П. о назначении экспертизы отклонить как заявленное преждевременно».
При отложении слушания дела в случаях, предусмотренных законом, а также при невозможности рассмотрения дела в связи с неявкой сторон, необходимости истребования новых доказательств, замене отведенного судьи, суд должен назначить день нового судебного заседания, о чем объявляет под расписку явившимся участникам процесса, а неявившимся — сообщает в установленном законом порядке.
Секретари судебного заседания это процессуальное действие совершают по разному: одни — выписывают повестки и дают сторонам расписаться в их получении, другие — заставляют стороны расписаться в протоколе, третьи — оформляют справочный лист. Все эти действия секретаря правильны и не вызывают сомнения, однако правильнее было бы, если бы эти лица расписывались об извещении о слушании дела на обложке дела, т. к. она не может затеряться.