Складской учет на компьютере. Лучшие программы, включая 1С 8.2

Рис. 2.5. Добавление товара в справочник

Основная информация о товаре вводится на вкладке Общие свойства, которая открыта на рис. 2.5. В первую очередь нужно указать краткое и полное наименование товара (эти значения могут совпадать). В поле Вид из раскрывающегося списка выбирается вид вводимой позиции; возможные варианты – Товар, Услуга или Комплект. Одно из преимуществ подобной группировки позиций заключается в том, что вы можете несколько разных товаров объединить в один комплект, или наоборот – разобрать комплект, получив несколько разных товаров. Это бывает полезно, например, в случае, когда сигареты приобретаются и приходуются блоками или коробками, а отпускаются в розничную сеть – пачками, а также в иных подобных ситуациях.

В поле Ед. измерения показывается единица измерения данной позиции. Изменить значение данного поля можно только на вкладке Ед. измерения.

В поле Группа отображается название товарной группы, к которой отнесен данный товар. Вы можете в любой момент перенести товар в другую товарную группу: для этого в поле Группа нажмите кнопку выбора, в открывшемся окне курсором выделите требуемую группу и нажмите Enter.

На вкладке Ед. измерения выбирается базовая единица измерения данного товара. При необходимости можно использовать дополнительные единицы измерения (например, базовая единица измерения сигарет – пачка, а дополнительные – блок и коробка). Для каждой дополнительной единицы измерения указывается коэффициент ее пересчета по отношению к базовой. Учтите, что базовая единица измерения выбирается из справочника единиц измерений в поле Базовая единица измерения, а дополнительные вводятся в области настроек Дополнительные единицы измерения.

На вкладке Цены указывается информация о ценах данного товара: учетная цена, размер наценки, цена с НДС, валюта цены, и др. Все параметры данной вкладки, за исключением поля Валюта учета, заполняются с клавиатуры или с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора. Некоторые параметры рассчитываются программой автоматически на основании введенных ранее значений других параметров.

На вкладке Дополнительно при необходимости можно указать дополнительную информацию о товаре: гарантия (для продуктов питания – срок годности), производитель, страна происхождения и номер ГТД.

На вкладке Описание можно ввести любое произвольное описание данного товара. Вы можете даже проиллюстрировать товар – для этого на вкладке Фото в поле Файл нажмите кнопку выбора, и в открывшемся окне по обычным правилам Windows укажите путь к файлу фотографии данного товара. Этот файл должен иметь одно из следующих расширений: jpg, jpeg, bmp, ico, emf или wmf.

Завершите ввод данных о товаре нажатием кнопки ОК.

Как уже неоднократно упоминалось выше, каждая товарно-материальная ценность учитывается в установленных для нее базовых единицах измерения. Для ввода, редактирования и хранения информации о базовых единицах измерения в программе «Складской учет и торговля» предусмотрено ведение справочника единиц измерений.

Для перехода в режим работы с данным справочником предназначена команда главного меню Справочники->Единицы измерения. При активизации данной команды на экране открывается окно справочника, изображенное на рис. 2.6.

Рис. 2.6. Справочник единиц измерений

В данном окне отображается перечень введенных ранее единиц измерений. Для каждой позиции списка показано полное и краткое наименование.

Чтобы добавить в справочник новую единицу измерения, выполните команду контекстного меню Добавить или нажмите клавишу Insert. Затем в открывшемся окне с клавиатуры введите полное и краткое наименование единицы измерения и нажмите кнопку ОК. Впоследствии вы можете отредактировать любую единицу измерения: для перехода в режим редактирования выделите ее курсором и выберите в контекстном меню Изменить либо нажмите Enter.

Чтобы удалить единицу измерения из справочника, установите на нее курсор и выберите в контекстном меню Удалить или нажмите клавишу Delete, после чего подтвердите удаление.

Вы можете вывести список единиц измерения на печать – для этого используйте команду контекстного меню Печать списка.

Для работы со справочником удобно использовать также кнопки инструментальной панели, которые дублируют некоторые команды контекстного меню. Названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши.

Количество позиций, вводимых в справочник единиц измерения, не ограничено и зависит лишь от потребностей пользователя.

Справочник контрагентов предназначен для ввода, редактирования и хранения информации о субъектах хозяйствования (юридических и физических лицах, индивидуальных предпринимателях), с которыми взаимодействует предприятие в процессе осуществления хозяйственной деятельности. Информация из справочника контрагентов используется, в частности, при формировании приходных и расходных накладных, а также в других режимах работы.

Чтобы перейти в режим работы со справочником контрагентов, нужно выполнить команду главного меню Справочники->Контрагенты. При активизации данной команды на экране открывается окно справочника, которое показано на рис. 2.7.

Рис. 2.7. Справочник контрагентов

На рисунке видно, что окно справочника разделено на две части. Дело в том, что для удобства работы в программе реализована возможность группировки контрагентов по тем либо иным признакам (например, поставщиков можно объединить в группу Поставщики, покупателей – в группу Покупатели, и т. п.). Поэтому в левой части окна отображается список групп контрагентов, а в правой части показано содержимое текущей группы. Например, на рис. 2.7 в справочнике показаны контрагенты, включенные в группу Покупатели.

В первую очередь рекомендуется сформировать структуру групп контрагентов, а уже после этого заполнять каждую группу соответствующими позициями. Кстати, вы можете в состав любой группы включать подгруппы (например, в группу Поставщики можно включить две подгруппы – Российские и Зарубежные); это осуществляется точно так же, как и в справочнике товаров (см. рис. 2.4).

Чтобы добавить в справочник группу контрагентов, щелкните правой кнопкой мыши в левой части окна, затем в открывшемся контекстном меню выполните команду Добавить группу и с клавиатуры введите название добавляемой группы, после чего нажмите клавишу Enter.

Чтобы добавить в справочник информацию о новом контрагенте, нужно выделить курсором группу, в которую он будет включен, и в правой части окна выполнить команду контекстного меню Добавить (эта команда вызывается также нажатием клавиши Insert). В результате на экране откроется окно ввода контрагента, изображенное на рис. 2.8.

Рис. 2.8. Добавление контрагента в справочник

Начинать ввод сведений о контрагенте следует на вкладке Общие (эта вкладка открыта на рис. 2.8). В поле Тип из раскрывающегося списка выберите тип контрагента из перечисленных ниже вариантов.

• Организация – этому типу соответствуют контрагенты, являющиеся юридическими лицами.

• Частный предприниматель – этому типу соответствуют контрагенты, являющиеся индивидуальными предпринимателями без образования юридического лица (ПБОЮЛ).

• Частное лицо – этому типу соответствуют обычные граждане (физические лица).

Затем в соответствующих полях с клавиатуры введите краткое и полное наименование контрагента, его ИНН, КПП и произвольный код. В поле Группа вы можете изменить группу, к которой в данный момент относится данный контрагент: для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне установить курсор на название требуемой группы контрагентов и нажать клавишу Enter. Например, подобным образом удобно переносить недобросовестного контрагента в группу Черный список (разумеется, эта группа предварительно должна быть внесена в справочник).

В поле Менеджер при необходимости можно указать сотрудника, который ввел информацию о данном контрагенте либо который лично отвечает за сотрудничество с данным контрагентом.

В области настроек Контактная информация можно ввести контрактные данные: номера телефонов и факса, а также электронный адрес, номер ICQ и адрес сайта контрагента (при наличии соответствующих данных). В полях Телефон и Факс можно указать несколько телефонных номеров, разделив их каким-нибудь подходящим символом – например, запятой или точкой с запятой.

Информация о почтовом и юридическом адресах контрагента указывается на вкладке Адреса. Здесь же можно ввести название близлежащей станции метро.

Для ввода банковских реквизитов контрагента предназначена вкладка Расч. счет, а для ввода данных о руководителе и главном бухгалтере – вкладка Контакты.

Параметры, расположенные на вкладке Физ. лицо, предназначены только для тех контрагентов, у которых на вкладке Общие в поле Тип установлено значение Частный предприниматель или Частное лицо. Здесь вводятся сведения о документе, удостоверяющем личность, а также о склонениях фамилии человека. Тип документа выбирается из раскрывающегося списка в поле Документ; возможные варианты – паспорт, военный билет, удостоверение личности и вод. удостоверение. После выбора документа указываются его серия, номер, дата выдачи и название органа, выдавшего документ.

На вкладке Примечания в текстовом поле можно при необходимости с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера о данном контрагенте.

Завершается добавление контрагента в справочник нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений. Эти кнопки доступны на всех вкладках окна.

Для перехода в режим редактирования контрагента нужно выделить его в списке курсором и выполнить команду контекстного меню Редактировать либо нажать клавишу Enter. Чтобы удалить контрагента из справочника, установите на него курсор и нажмите Delete либо выберите в контекстном меню Удалить, после чего подтвердите удаление. Если контрагент где-то задействован в программе (например, он фигурирует в тех или иных документах), то его удаление будет возможно только после того, как из программы будут удалены все объекты, в которых он задействован (накладные, кассовые ордера, и др.).

Описание режимов работы

После того как выполнена настройка программы и введен необходимый минимум информации в ее справочники, можно приступать к ее эксплуатации. Далее мы рассмотрим наиболее часто используемые режимы работы программы «Складской учет и торговля».

Поступление товарно-материальных ценностей на склад предприятия оформляется соответствующим документом – приходной накладной. Чтобы сформировать этот документ в программе «Складской учет и торговля», нужно выполнить команду главного меню Документы->Приходная накладная. При активизации данной команды на экране открывается окно ввода документа, изображенное на рис. 2.9.

Рис. 2.9. Формирование приходной накладной

В первую очередь в полях № и от необходимо указать соответственно номер приходной накладной и дату ее формирования. Значения данных полей формируются программой автоматически в момент создания нового документа, но при необходимости их можно отредактировать: поле № – с клавиатуры, а поле от – с клавиатуры либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора. По умолчанию документу присваивается следующий порядковый номер и дата, соответствующая текущей системной дате компьютера.

После этого в поле Поставщик нужно указать поставщика товарно-материальных ценностей по данному документу, а в поле Склад – название склада, на который они будут оприходованы. Данные поля заполняются одинаково: нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter.

В поле Основание можно с клавиатуры ввести информацию о том, на каком основании на склад поступили товарно-материальные ценности. Таким основанием может являться, например, договор поставки. Введенная в данном поле информация отобразится в печатной форме документа в строке Основание.

После заполнения перечисленных полей можно приступать к формированию спецификации документа. Для этого следует использовать кнопки инструментальной панели, расположенные в области настроек Спецификация документа над табличной частью.

ПРИМЕЧАНИЕ

Названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши.

Если спецификация документа содержит только одну позицию, то для ее добавления нужно в инструментальной панели нажать кнопку Добавить позицию в спецификацию. При этом на экране откроется окно, которое показано на рис. 2.10.

Рис. 2.10. Добавление товара в спецификацию приходной накладной

В первую очередь в данном окне нужно выбрать добавляемый товар. Для этого в поле Товар нажмите кнопку выбора и в открывшемся окне справочника товаров выберите требуемый товар. Сразу после этого автоматически будет заполнено поле Ед. изм. – в нем отобразится краткое наименование базовой единицы измерения, которая была определена для данного товара в справочнике товаров (окно ввода товара, вкладка Ед. измерения). При необходимости вы можете указать для товара другую единицу измерения, перевыбрав ее в справочнике единиц измерений, который вызывается нажатием в поле Ед. изм. кнопки выбора.

В поле Количество укажите количество поступивших товаров, а в поле Цена – цену товара за единицу. Эти поля можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря, вызываемого по кнопке выбора.

При необходимости вы можете в соответствующих полях указать процент оптовой и розничной наценки, а также цену без округления.

После заполнения всех необходимых параметров нажмите кнопку ОК – в результате товар будет добавлен в спецификацию документа.

Если спецификация приходной накладной включает в себя несколько позиций, то целесообразно воспользоваться механизмом подбора товаров, который позволяет быстро заполнить спецификацию документа. Для этого нужно нажать маленький черный треугольник, расположенный справа от кнопки Добавить позицию в спецификацию, и в открывшемся меню выбрать команду Подбор товаров.

В результате на экране откроется окно справочника номенклатуры. Для включения позиций в спецификацию нужно дважды щелкнуть мышью на каждой из них, и в открывшемся окне указывать количество каждого товара.

Все остальные параметры спецификации будут заполнены автоматически: Артикул, Ед. изм. и Цена – на основании соответствующих данных, введенных ранее в справочник номенклатуры для каждого товара, а Сумма будет рассчитана на основании значений параметров Кол-во и Цена.

Вы можете изменить параметры любой позиции спецификации. Для этого нужно выделить позицию в списке курсором и либо нажать в инструментальной панели кнопку Изменить позицию спецификации, либо дважды щелкнуть мышью. В результате на экране откроется окно, как на рис. 2.10, в котором выполняются необходимые действия.

Чтобы сохранить введенный документ, нажмите кнопку Записать. Однако по учету документ будет проведен только после нажатия кнопки Провести (после этого кнопка будет называться Отменить проведение, и с ее помощью можно в любой момент отменить проведение документа по учету).

ВНИМАНИЕ

После проведения документа его редактирование становится невозможным. Чтобы вновь включить возможность редактирования, необходимо отменить проведение документа.

Для формирования печатной формы приходной накладной нажмите кнопку Печать. На рис. 2.11 показана накладная, которая была сформирована в окне, изображенном на рис. 2.10.

Конец бесплатного ознакомительного фрагмента.