Складской учет на компьютере. Лучшие программы, включая 1С 8.2

Алексей Анатольевич Гладкий

Складской учет на компьютере. Лучшие программы, включая 1С 8.2

Введение

Склад является центральным звеном логистической системы любого современного предприятия. Все поступающие на предприятие товарно-материальные ценности в любом случае приходуются на склад, а их движение соответствующим образом отражается в складском учете.

Одним из основных требований, предъявляемых сегодня к складским работникам предприятий и организаций, является умение работать на компьютере и способность полноценно вести складской учет с применением специально предназначенных программных продуктов. Поэтому даже те специалисты, которые ранее никогда не работали на компьютере, сегодня должны осваивать необходимые приемы и методы работы.

Современные технические и программные средства позволяют автоматизировать практически все операции складского учета: ввод и обработку первичных документов, учет движения товарно-материальных ценностей, расчет складских остатков, проведение инвентаризаций, и т. д. На основании введенных и обработанных данных осуществляется формирование и вывод на печать самых разнообразных отчетных форм.

Предлагаемая читателям книга рассчитана на обучение широкого круга специалистов ведению складского учета на компьютере. В ней полезную информацию найдет для себя и начальник отдела логистики крупного промышленного холдинга, и кладовщик, ведущий складской учет на небольшом предприятии. Вначале предлагается вспомнить теоретические основы складского учета, а также используемую в нем документацию, после чего приводится описание популярных программных продуктов, предназначенных для автоматизации складского учета.

При изучении данной книги помните, что все используемые в книге данные являются условными, а примеры настройки и использования описываемых программных средств носят обобщенный характер. Также учтите следующее: не исключено, что в процессе изучения описываемых приложений вы обнаружите некоторое несоответствие содержимого данной книги тому, что вы видите на экране монитора – такая вероятность обусловлена тем, что программные продукты постоянно совершенствуются и дорабатываются. В любом случае, эти расхождения не будут носить принципиального характера.

Глава 1. Теория складского учета

Что же представляет собой современный склад, какие функции на него возлагаются, какими документами оформляются события складского учета? Об этом рассказывается в данной главе.

Современный склад как структурное подразделение предприятия

Склад является неотъемлемой частью любого современного предприятия. Даже те субъекты хозяйствования, которые не занимаются производственной или торговой деятельностью, должны иметь склад: ведь где-то надо хранить, например, запасные части и комплектующие изделия к компьютерам и другой оргтехнике, канцелярские товары и офисные принадлежности, топливо и ГСМ для транспортного парка, и др.

В общем случае понятию «склад» можно дать следующее определение:

Склад – это специально оборудованное помещение, предназначенное для приемки и хранения поступивших товарно-материальных ценностей, для подготовки их к потреблению и отпуску (сортировка, комплектация, упаковка, и т. п.) и для последующего отпуска потребителям. Склады предприятиям необходимы для создания и поддержания запасов товарно-материальных ценностей (сырья, материалов, готовой продукции, и т. д.), которые используются в процессе ведения финансово-хозяйственной деятельности. Поэтому грамотной постановке складского учета на любом предприятии должно уделяться особое внимание.

Несмотря на то, что на разных складах хранятся разные ценности, функции складов примерно одинаковы. В общем случае их можно представить так:

• временное размещение и хранение товарно-материальных ценностей;

• преобразование товарно-материальных потоков;

• обеспечение логистического сервиса.

Функция временного размещения и хранения товарно-материальных ценностей подразумевает необходимость выполнения работ по размещению ценностей на складе, обеспечению необходимых условий хранения ценностей, их сохранности, а также изъятию ценностей из мест хранения и их отпуск со склада.

Преобразование товарно-материальных потоков представляет собой расформирование одних единиц измерения ценностей и формирование других. Характерный пример – формирование комплектов ценностей путем объединения в них отдельных единиц, либо наоборот – разукомплектование ценностей. Например, было пять штук разных гаечных ключей, которые хранились и учитывались по отдельности. После объединения их в один комплект (набор) они учитываются вместе, и их отдельный расход невозможен – потребитель может получить только комплект ключей полностью. Таким образом, вместо пяти отдельных ценностей образовался один комплект (набор), но на общую сумму остатка по складу это не повлияет.

Обеспечение логистического сервиса – это выполнение различного рода сопутствующих работ, необходимость которых обусловлена спецификой конкретного предприятия. К таким работам можно отнести, например, погрузочно-разгрузочные работы, доставка отпущенных материалов непосредственно в цех, перемещение ценностей внутри склада, и др.

Современные предприятия в процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности используют самые разные склады. Эти склады можно классифицировать по ряду признаков.

Например, в зависимости от конструкции склада все склады можно разделить на три группы: закрытые склады, открытые склады и полузакрытые склады. Закрытые склады – это те, которые расположены в отдельных помещениях, под крышей. Полузакрытые склады закрыты лишь частично: например, у них есть только крыша, или крыша и пару стен, и т. п. На открытых складах ценности хранятся на полностью открытых пространствах, без каких-либо построек.

По функциональному назначению склады делятся на: склады запасных частей, таможенные склады, склады топлива, склады готовой продукции, склады товарно-материальных запасов, продовольственные склады, и др.

Некоторые ценности хранятся только при поддержании на складе определенных условий: давление, влажность, температура, и т. п. По этому признаку все склады делятся на склады с искусственно регулируемой средой и с нерегулируемой средой. На складах первой группы хранятся, например, многие продукты питания (в частности, сыпучие продукты нельзя хранить в помещениях с повышенной влажностью), бумажные изделия, и др.

По ассортименту хранимых ценностей склады можно разделить на специализированные склады и склады со смешанным (универсальным) ассортиментом. На складах первой группы хранятся только ценности определенного вида (например, на продовольственном складе нельзя хранить бытовую химию или стройматериалы), а на складах второй группы ассортимент может быть смешанным (стройматериалы нередко хранятся вместе с инструментом, запасными частями или производственным инвентарем).

По виду использования склады делятся на склады индивидуального пользования и склады коллективного пользования (так называемые «склады-отели»). К первой группе относятся склады, которые используются для хранения товарно-материальных и иных ценностей каким-то одним предприятием (например, собственные склады предприятий). Ко второй группе относятся склады, на которых одновременно могут хранить ценности разные предприятия и организации (обычно такой склад принадлежит какому-то крупному собственнику, который сдает его нескольким предприятиям).

В зависимости от механизации складских операций все склады делятся на четыре группы: немеханизированные (на таких складах все работы выполняются вручную), комплексно-механизированные, автоматизированные и автоматические.

Документы, используемые в складском учете

Документация является основным элементом учета (бухгалтерского, налогового, управленческого, складского, и др.) и предназначена для сплошного наблюдения за хозяйственными процессами. Ключевое место в составе документации любого предприятия занимают первичные документы. Что же такое «первичный документ» и чем он отличается от других документов?

Первичный документ – это документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции и составленный уполномоченными представителями заинтересованных сторон в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – то сразу после ее окончания. На основании этого можно сделать вывод, что, например, товарно-транспортная накладная является первичным документом, а контракт на поставку товаров либо приходный складской ордер – нет.

ВНИМАНИЕ

Первичный документ необходим для отражения в учете любой складской операции. Он является законодательной основой для создания учетной записи.

Типовые формы первичных документов утверждаются законодательно государством и обязательны к применению всеми субъектами хозяйствования, работающими на территории Российской Федерации. Типовые формы распространяются в виде бланков, которые могут быть как бумажными, так и электронными.

В складском учете используются как первичные, так и иные документы. Рассмотрим подробнее наиболее распространенные из них.

Карточка складского учета необходима для количественного учета хранимых на складе ценностей в натуральных единицах измерения. В настоящее время в Российской Федерации могут использоваться карточки складского учета по форме М-12, которая была утверждена еще при Советском Союзе (Постановление Госкомстата СССР от 28.12.1989 года № 241), либо карточки складского учета материалов по форме М-17, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 г. № 71а.

В верхней части карточки указывается следующая информация: наименование предприятия, которому принадлежит склад, индивидуальный номер карточки, название или номер склада, подробные данные о хранимой ценности (наименование, марка, сорт, номенклатурный номер, и др.), номер стеллажа и ячейки для данной ценности, и др.

Перечень приходных и расходных операций по данной ценности с расчетом остатка по результату каждой операции ведется в табличной части документа. Вначале указывается дата записи и номер складского ордера или иного документа, на основании которого делается запись, порядковый номер записи и наименование поставщика/покупателя.

После этого для приходной операции количество ТМЦ указывается в колонке Приход, а для расходной операции – в колонке Расход. В колонке Остаток рассчитывается остаток ценности по результатам данной операции.

Затем сотрудник, ответственный за ведение складского учета и создавший данную запись, должен поставить дату и расписаться.

Фактическое количество товарно-материальной ценности на складе должно совпадать с остатком, рассчитанным после проведения последней операции в карточке складского учета. Несоответствие этих данных свидетельствует о том, что какая-то операция в складском учете не отразилась, либо о наличии иных ошибок (например, арифметических) в складском учете.

При большом количестве приходных/расходных операций по той или иной ценности можно учитывать ее на нескольких карточках, скрепленных и хранящихся вместе. Все эти карточки должны иметь один и тот же номер, так как фактически это одна карточка складского учета, в которой учитывается одна и та же ТМЦ.

Время от времени остатки по карточкам складского учета сверяются с бухгалтерскими остатками, которые находятся у бухгалтера по данному складу.

Приходный складской ордер – это документ, которым в складском учете оформляется поступление товарно-материальных ценностей. Он, в отличие от накладной, не является первичным документом, и для его формирования необходимо наличие другого документа: той же накладной, акта об излишках, и т. д. Иначе говоря, просто так приходный складской ордер никто выписать не имеет права, поскольку он может быть выписан только на основании другого документа.

В приходном складском ордере указывается наименование организации-получателя ценностей и наименование контрагента, от которого они поступили. Каждый приходный ордер должен быть пронумерован (это обычно делает складской работник, ответственный за оприходование ценностей). Необходимо указать дату составления приходного ордера (дата ордера считается датой оприходования ценностей на склад), и название (или номер) склада, на который поступили ценности. Также на ордере пишется код счета бухгалтерского учета, на котором в бухгалтерии учитываются ценности, поступившие по данному ордеру (этот код складским работникам сообщают в бухгалтерии).

Что касается расходного складского ордера, то он не является документом, обязательным к применению, и каждое предприятие само решает, использовать его или нет. Если расходный складской ордер не используется, то в складском учете вместо него могут использоваться другие документы (лимитно-заборные карты, накладные, и др.).

Расходный складской ордер подписывает работник склада, отпустивший ценности (как правило – кладовщик), и лицо, принявшее эти ценности.

На основании складских ордеров (вместо расходного ордера может использоваться другой документ) делаются соответствующие записи в карточках складского учета.

Товарно-транспортная накладная – это первичный учетный документ, удостоверяющий факт приемки-передачи товарно-материальных ценностей, доставленных транспортом поставщика, получателя или сторонней организации.

В настоящее время в Российской Федерации используются товарно-транспортные накладные формы 1-Т, которая была утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 78 от 28.11.1997 года. Товарно-транспортная накладная предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей, если их перемещение осуществляется с применением автомобильного транспорта, а также для расчетов за перевозку этих ценностей и для учета выполненной транспортной работы.

Надлежащим образом оформленная товарно-транспортная накладная представляет собой юридически значимый документ, который является основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и для оприходования их на склад – у грузополучателя, а также принимается к исполнению в складском, оперативном и бухгалтерском учете.

ПРИМЕЧАНИЕ

Ценности, поступившие из-за границы Российской Федерации, можно приходовать на основании документов, предоставленных грузоотправителем, поскольку в разных государствах формы товарно-сопроводительных документов почти всегда различаются.

Утвержденная форма товарно-транспортной накладной не всегда учитывает те либо иные специфические особенности субъекта хозяйствования или перевозимого груза. Это может быть характерно для фармацевтической, химической, оборонной промышленности, и др. В таких случаях заинтересованные министерства, ведомства или концерны могут на основании типовой утвержденной формы 1-Т разработать собственную форму товарно-транспортной накладной, в которой будут учтены все отраслевые и иные особенности. После согласования этой формы в соответствующих государственных органах она утверждается и допускается к применению.

Как правило, товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах, три из которых вручаются представителю перевозчика, причем один экземпляр он отдает грузополучателю – на основании этого экземпляра получатель приходует на склад ценности. Еще один экземпляр товарно-транспортной накладной остается у грузоотправителя: по нему будут списаны со склада отпущенные товарно-материальные ценности. Третий и четвертый экземпляры товарно-транспортной накладной передаются грузоперевозчику.

Товарно-транспортная накладная формы 1-Т содержит много реквизитов. Но это не говорит о том, что они все должны быть заполнены: при оформлении документов субъекты хозяйствования заполняют реквизиты, руководствуясь их необходимостью.

Товарная накладная также предназначена для оформления отпуска и приемки товаров между разными субъектами хозяйствования, является товарная накладная. Ее принципиальное отличие от товарно-транспортной накладной заключается в том, что в ней не отражается информация о перевозке ценностей.

В настоящее время в Российской Федерации в основном используются товарные накладные формы ТОРГ-12, которая была утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 132 от 25.12.1998 года. Надлежащим образом оформленная товарная накладная представляет собой юридически значимый документ, который является основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и для оприходования их на склад – у грузополучателя.

Товарная накладная выписывается двух экземплярах: один экземпляр (первый) – для грузополучателя, второй – для грузоотправителя.

В целом порядок оформления товарных накладных во многом совпадает с оформлением товарно-транспортных накладных. Но в товарной накладной нет реквизитов, предназначенных для сведений о грузоперевозчике, автомобиле, водителе, о таре и количестве грузовых мест, для расчета стоимости транспортных услуг, погрузочно-разгрузочных и иных сопутствующих работ.

Накладная на внутреннее перемещение также является документом, используемым в складском учете. Главное отличие накладной на внутреннее перемещение от товарной и товарно-транспортной накладных – то, что она предназначена для оформления перемещения ценностей внутри предприятия: например, со склада в цех, с цеха на склад, и т. п.

При оформлении документа в первую очередь указывается его дата. В соответствии с этой датой ценности будут списаны у отправителя, и оприходованы – у получателя. Накладная на внутреннее перемещение без даты является недействительной.

Также необходимо указать номер документа. При этом можно использовать как цифры, так и буквы; буквы могут использоваться в качестве префикса номера. Далее следует указать отправителя и получателя товарно-материальных ценностей.

В табличной части документа формируется список перемещаемых ценностей. Для каждой ценности нужно указать ее порядковый номер в списке, номенклатурный номер, наименование, единицу измерения, количество, цену стоимость.

Внизу накладной на внутреннее перемещение приводятся итоговые данные: общая стоимость отпущенных товарно-материальных ценностей, а также количество позиций в документе.

Накладная на внутреннее перемещение заверяется подписями представителей отправителя и получателя ценностей. Предварительно документ заверяет подписью ответственный сотрудник, который разрешил отпуск ценностей (это может быть, например, заведующий складом). Работник предприятия, принявший ценности со склада, передает их на место назначения, и в накладной на внутреннее перемещение расписывается работник, получивший эти ценности.

На любом складе нельзя исключить ситуации, когда обнаруживается недостача или излишек тех или иных хранимых ценностей (имеются в виду недостача и излишки, выявленные случайно либо в результате внезапной проверки склада, а не по результатам инвентаризации).

Чтобы оприходовать излишки, необходимо составить акт об излишках, а для списания недостач необходимо наличие акта о недостаче. И тот, и другой акт является первичным документом, и обязателен к исполнению в складском и бухгалтерском учете.

Акт на списание ТМЦ – это один из первичных документов, на основании которых осуществляется списание ТМЦ со склада. Его принципиальное отличие от накладных заключается в том, что списание ценностей производится не в результате отпуска их со склада получателю, а по иным причинам: истечение сроков годности, хищения, сертификация, гигиенические исследования, порча, и т. п.

Акт на списание готовит ответственный работник предприятия (это может быть работник склада, бухгалтер, экономист, и др.), после чего его должен утвердить руководитель предприятия. Списание ценностей по акту осуществляется в присутствии комиссии, члены которой должны подписать акт. В состав комиссии обязательно должно входить материально-ответственное лицо из числа складских работников (например, заведующий складом).

Полный перечень списываемых ценностей формируется в табличной части документа. Для каждой позиции списка указывается название ценности, ее номенклатурный номер, единица измерения, количество, цена и общая стоимость списываемой позиции. В колонке Примечание можно дать краткие необходимые пояснения.

Под табличной частью в строке ИТОГО цифрами и прописью указывается общая стоимость списываемых ценностей, а также их общее количество ценностей в натуральных показателях.

Внизу документа руководитель предприятия определяет, за счет чего производится данное списание (за счет прибыли, за счет виновных лиц, относится на затраты, и т. д.).

Надлежащим образом оформленный акт на списание передается в бухгалтерию для принятия к исполнению и отражения в учете. Предварительно складской работник должен провести документ по складскому учету (т. е. внести данные в карточки складского учета).

Глава 2. Ведение складского учета в программе «Учет товаров»

Свое знакомство с программными продуктами, предназначенными для автоматизации складского учета, мы начнем с программы «Учет товаров». Эта программа создана отечественными разработчиками (сайт разработчика – http://www.tradesoft.ru) и является условно-бесплатной: демонстрационная версия работает в течение 30 дней, при этом программу можно запускать не более 100 раз.

Чтобы установить программу на компьютер, запустите инсталляционный файл и далее следуйте указаниям программы установки.

К преимуществам программы можно отнести ее простоту и удобство эксплуатации, а также то, что она обладает эргономичным и интуитивно понятным пользовательским интерфейсом.

Назначение и функциональные возможности программы

Средствами программы «Учет товаров» можно решать все актуальные задачи складского учета, основные из которых перечислены ниже.

• Учет поступления, расходования и внутреннего перемещения товарно-материальных ценностей.

• Заполнение и использование разных справочников: материальных ценностей, складов предприятия, контрагентов, валют, и др.

• Управление запасами ТМЦ: резервирование остатков, формирование списка подлежащих закупке товаров, работа с объемами минимальных остатков.

• Работа с остатками ТМЦ – как по отдельным складам, так и по всем складам сразу.

• Возможность работы с программой в локальной сети.

• Создание и вывод на печать разнообразных отчетных форм.

• Возможность гибкой настройки программы в зависимости от специфики конкретного пользователя.

• Экспорт и импорт данных.

• Создание резервной копии базы данных, а также «лечение» поврежденной базы данных.

Особого упоминания достойны некоторые дополнительные возможности программы: работа с книгой доходов и расходов, возможность расшифровки кодов ОКОНХ и ОКВЭД, штриховых кодов, и др.

Главная панель программы

После запуска программы на экране отображается ее панель управления (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Панель управления программы «Учет товаров»

Панель управления включает в себя главное меню, под которым расположена инструментальная панель с кнопками, предназначенными для быстрого доступа к тем или иным режимам работы программы. Названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши.

С окнами программы, которые открываются пользователю в зависимости от выбранного режима работы, мы будем последовательно знакомиться в следующих разделах книги. Здесь лишь отметим, что в большинстве окон программы нажатием правой кнопки мыши вызывается контекстное меню, команды которого предназначены для работы в данном режиме.

Порядок настройки программы

Перед эксплуатацией программы просмотрите и, при необходимости – отредактируйте параметры ее настройки. Для перехода в режим настройки предназначена команда Настройки->Настройки. При активизации данной команды на экране открывается окно, состоящее из нескольких вкладок – Общие, Цены, Справочник товаров, Данные фирмы, Прочие и др. Рассмотрим наиболее важные параметры настройки программы.

Настройка параметров, определяющих общую направленность учета, осуществляется на вкладке Общие (рис. 1.2), которая открывается по умолчанию.

Рис. 1.2. Общие параметры программы

Дату начала периода, который будет использоваться в качестве рабочего периода для отчета по обороту, следует указать в поле Начало общего периода для отчетов. Требуемое значение можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора (значение вводится в формате ДД.ММ.ГГГГ). В результате при вызове этого отчета из других интерфейсов программы (например, с помощью клавиши F3) рабочий период будет начинаться с указанной пользователем даты, а завершаться – текущей датой.

В поле Единица измерения по умолчанию можно с клавиатуры ввести краткое обозначение или наименование единицы измерения, которое будет по умолчанию подставляться в справочнике товаров при добавлении в него нового товара.

Вы можете указать размер наценки (в процентах), которая будет автоматически подставляться при оприходовании товара. Требуемое значение введите в полях, предназначенных для разных видов наценок (розничная, оптовая и др.), либо с клавиатуры, либо с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора.

В полях Ставка НСП и Ставка НДС указывается ставка соответственно налога с продаж и налога на добавленную стоимость (в процентах); эти значения будут использоваться по умолчанию при оприходовании товара.

В поле Сортировка остатков товаров из раскрывающегося списка выбирается подходящий вариант сортировки списка учитываемых товаров. Возможен выбор одного из двух вариантов: Сортировка по коду или Сортировка по наименованию.

Помимо перечисленных параметров, на вкладке Общие имеется также ряд флажков; в большинстве случаев можно оставить их в положениях, предложенных по умолчанию.

Выполненные настройки вступают в силу только после нажатия кнопки ОК. Кнопка Отмена предназначена для выхода из режима настройки без сохранения выполненных изменений.

Настройка параметров ценообразования осуществляется на вкладке Цены, содержимое которой показано на рис. 1.3. Выполненные здесь настройки будут использованы для формирования цен на реализуемые товары, а также для отображения этих цен в интерфейсах и отчетах программы.

Рис. 1.3. Параметры ценообразования

В области настроек Округление продажных цен (в валюте прихода) настраивается способ округления цен при разных их величинах: до 20, от 20 до 100 и выше 100 (в качестве денежной единицы используется валюта прихода). Подходящий вариант выберите в раскрывающемся списке. Точно так же в области Округление продажных цен (конечных в основной валюте) настраивается округление конечной цены товара, которая выражена в основной валюте.

В поле Валюта, в которой указана каталожная цена товаров указывается валюта, в которой будет указываться цена товаров в каталоге. Требуемое значение выбирается в окне справочника валют, который вызывается нажатием кнопки выбора (кнопка выбора находится в конце данного поля): нужно выделить в списке требуемую валюту курсором и нажать кнопку Выбрать. По умолчанию в качестве валюты каталожной цены товаров используется рубль.

Остальным параметрам можно оставить значения, предлагаемые по умолчанию, если это не противоречит особенностям постановки складского учета и ценообразования на конкретном предприятии.

В программе реализована возможность тонкой настройки справочника товаров, в зависимости от специфики работы. Параметры настройки справочника товаров расположены на вкладке Справочник товаров, содержимое которой показано на рис. 1.4.

Рис. 1.4. Параметры справочника товаров

Вы можете помимо стандартных полей, имеющихся в карточке товара (более подробно с карточкой товара мы познакомимся ниже), использовать в ней ряд дополнительных полей – например, для ввода дополнительных характеристик товара, пояснений, и т. п. Названия этих полей указываются в соответствующих полях вкладки Справочник товаров (см. рис. 1.4).

Если установить флажок Обновлять остатки при каждом открытии окна справочника, то остатки товарно-материальных ценностей на складах предприятия будут автоматически обновляться при каждом открытии окна справочника товаров. Эту возможность особенно удобно использовать при большом количестве приходных и расходных операций (например, в розничной или мелкооптовой торговле). По умолчанию данный флажок установлен.

Далее следует ввести информацию о предприятии, которое является пользователем программы. В первую очередь это нужно для того, чтобы в интерфейсах и документах программы отображались необходимые данные предприятия (название фирмы или фамилия предпринимателя, банковские реквизиты, и др.).

Сведения о предприятии – пользователе программы вводятся на вкладке Данные фирмы, содержимое которой представлено на рис. 1.5.

Рис. 1.5. Сведения о предприятии

Все параметры данной вкладки заполняются с клавиатуры, причем обязательным для заполнения не является ни один параметр. В соответствующих полях введите название организации (либо ФИО предпринимателя), адрес, телефон, факс, банковские реквизиты, и др.

Введенные данные сохраняются нажатием кнопки ОК. Кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без сохранения изменений.

Настройку некоторых дополнительных параметров работы программы вы можете выполнить на вкладке Прочие (рис. 1.6).

Рис. 1.6. Дополнительные параметры настройки программы

Возможности программы предусматривают использование разных способов оплаты за товарно-материальные ценности, перечень которых формируется в верхней части вкладки Прочие. Чтобы добавить новый способ, нажмите кнопку Добавить, которая расположена под списком – в результате на экране откроется окно Добавление способа оплаты, в котором с клавиатуры введите название способа оплаты и нажмите кнопку ОК.

Вы можете удалить из списка любую позицию. Для этого установите на нее курсор и нажмите кнопку Удалить, которая расположена справа от кнопки Добавить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Ниже расположены поля Каталог для хранения различных рабочих файлов и документов, Путь для архивации базы данных и Каталог для хранения временных файлов программы, в которых указываются пути к соответствующим каталогам. Чтобы ввести требуемое значение, нужно нажать кнопку выбора, расположенную в конце каждого поля, и в открывшемся окне по обычным правилам Windows указать требуемый путь.

В программе реализована возможность вызова популярных внешних программ (проводник, калькулятор, и др.) с помощью соответствующих команд, находящихся в подменю Дополнения->Внешние программы. Это позволяет пользователю, не выходя из программы «Учет товаров», вызывать другие приложения. Наиболее часто данная возможность используется для вызова калькулятора (по умолчанию в подменю Дополнения->Внешние программы предусмотрены команды для вызова стандартного проводника Windows и системного калькулятора).

Пользователь может самостоятельно добавить в подменю Дополнения->Внешние программы какие-нибудь программы, в зависимости от своих потребностей – это осуществляется в режиме настройки программы на вкладке Прочее. Список требуемых программ формируется в нижней части вкладки. Для добавления в список новой программы нужно нажать кнопку, расположенную слева под списком (над кнопкой ОК) и в открывшемся окне указать путь к исполняемому файлу требуемого приложения. Имя исполняемого файла отобразится в списке в колонке Имя файла или каталога для открытия. В колонке Название пункта следует с клавиатуры ввести название команды, которая будет добавлена в подменю Дополнения->Внешние программы для вызова данного приложения.

Описание режимов работы

Настройка программы – это еще не все, что нужно сделать для подготовки ее к работе. Необходимо также заполнить основные справочники и каталоги (по сути, это является вводом исходных данных в программу). Поэтому далее мы рассмотрим порядок работы со справочниками программы, а затем научимся с ее помощью выполнять основные операции складского учета.

Ключевым справочником программы, без которого в принципе невозможна ее эксплуатация, является справочник товаров. В нем осуществляется ввод, редактирование и хранение информации обо всех товарно-материальных ценностях, с которыми работает предприятие.

Для открытия справочника предназначена команда главного меню Справочники->Товары. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 1.7.

Рис. 1.7. Справочник товаров

Как видно на рисунке, окно справочника разделено на две части: левую и правую. Это обусловлено тем, что в программе реализована возможность объединения однотипных товаров в группы (например, группа Соки, группа Сигареты, и т. п.). В левой части окна отображается перечень групп, в правой части – список товарно-материальных ценностей той группы, которая в левой части выделена курсором. Таким образом, последовательно щелкая курсором на названиях групп в левой части окна, можно быстро просмотреть содержимое каждой группы.

В зарегистрированной версии программы количество товарных групп, а также товаров в каждой группе, не ограничено и определяется только потребностями пользователя.

Заполнять справочник товаров следует с формирования списка товарных групп, чтобы впоследствии сразу разносить товары по соответствующим группам. Для добавления в справочник новой товарной группы следует выполнить команду главного меню Группа->Добавить либо аналогичную команду контекстного меню; также можно воспользоваться комбинацией клавиш Shift+Insert. В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране откроется окно ввода и редактирования группы, изображенное на рис. 1.8.

Рис. 1.8. Создание группы товаров

В поле Код группы укажите код данной товарной группы (например, ее порядковый номер). В поле Название группы вводится произвольное название создаваемой группы.

ВНИМАНИЕ

Учтите, что поля Код группы и Название группы являются обязательными для заполнения.

Поле Номер отдела является необязательным для заполнения и, как правило, для небольших фирм и предпринимателей оно не нужно. Данное поле можно использовать, например, для дополнительной характеристики месторасположения данной группы на складе, или (при ведении нескольких складов) – для ввода номера или названия склада, на котором хранятся товары данной группы, и т. п.

Если для всех товаров данной товарной группы должна применяться одинаковая наценка (например, все сигареты в ларьке реализуются с одинаковой розничной наценкой – 30 %, или с одинаковой оптовой наценкой – 20 %), то размер этой наценки (в процентах) можно указать в соответствующем поле. При вводе значения (размера наценки) следует учитывать, что символ процента вводить не нужно – он будет проставлен автоматически.

Завершается ввод новой товарной группы нажатием в данном окне кнопки ОК. Кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.

При необходимости можно впоследствии отредактировать параметры любой введенной ранее товарной группы. Для этого нужно выделить группу в списке курсором и выполнить команду Группа->Редактировать либо нажать комбинацию клавиш Shift+F4. В результате на экране откроется окно, как на рис. 1.8, в котором выполняются необходимые действия.

Для удаления товарной группы из справочника выделите ее курсором и выполните команду Группа->Удалить либо нажмите комбинацию клавиш Shift+Delete. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления. Если удаляемая группа не является пустой (т. е. в нее входит как минимум один товар), то перед ее удалением вначале нужно удалить из нее все товары.

После формирования структуры товарных групп можно приступать к заполнению их товарами. Чтобы добавить товар в группу, установите на нее курсор и выполните команду Товар->Добавить либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Insert. В результате на экране откроется окно добавления нового товара (рис. 1.9).

Рис. 1.9. Добавление товара в справочник

Как видно на рисунке, данное окно состоит из нескольких вкладок. На этих вкладках сгруппированы однотипные, сходные по функциональности и назначению параметры товара. Рассмотрим подробнее наиболее важные параметры.

Информация общего характера о добавляемом товаре, по которой его можно идентифицировать, вводится на вкладке Данные о товаре. В поле Код товара указывается номенклатурный номер ценности. Значение данного поля формируется программой автоматически в момент создания новой позиции, но его при необходимости можно отредактировать с клавиатуры. При автоматическом формировании товарного кода он генерируется следующим образом: первые три цифры – код товарной группы, к которой относится данный товар, последние четыре цифры – порядковый номер товара в данной группе.

В поле Наименование указывается полное наименование товара. Введенное в данном поле значение будет впоследствии отображаться в окнах выбора и иных интерфейсах программы.

При необходимости можно указать производителя товара. Требуемое значение выбирается в поле Производитель из раскрывающегося списка (содержимое данного списка формируется в справочнике производителей). Если требуемый производитель отсутствует в списке, его можно добавить; для этого нужно нажать расположенную справа кнопку Список производителей (ее название отображается в виде всплывающей подсказки при подведении указателя мыши), и в открывшемся окне ввести новую организацию.

Если данный товар имеет аналоги, внесенные в справочник товаров, то коды этих аналогов можно перечислить в поле Аналоги. При перечислении коды должны указываться через точку с запятой без пробелов.

В поле Единица измерения указывается единица измерения данного товара. Например, сигареты могут учитываться в пачках или блоках, соки – в литрах или пакетах, и т. п. По умолчанию при создании нового товара в поле Единица измерения отображается значение, которое было указано в настройках программы на вкладке Общие в поле Единица измерения по умолчанию (см. рис. 1.2), но это значение можно отредактировать с клавиатуры.

В поле Осн. поставщик при необходимости можно указать наименование организации – поставщика данного товара. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. Если требуемый поставщик отсутствует в данном списке, то его можно добавить; для этого следует нажать расположенную рядом кнопку Открыть справочник контрагентов, затем в открывшемся окне справочника контрагентов выполнить команду главного меню Контрагент->Добавить, после чего ввести новую организацию. После выполнения указанных действий наименование введенной организации появится в раскрывающемся списке поля Осн. поставщик и будет доступным для выбора.

После ввода общей информации о добавляемом в справочник товаре следует ввести данные о его свойствах – это осуществляется на вкладке Свойства товара. Здесь обязательным для заполнения является только одно поле – Тип товара. По умолчанию в нем установлено значение Штучный, которое подходит для большинства товаров, реализуемых в розницу. Другие возможные значения поля – Погонный, Весовой и Формат (выбираются из раскрывающегося списка).

На вкладке Описание товара при необходимости можно с клавиатуры ввести произвольную информацию (дополнительное описание) данного товара. Количество информации (объем текста), которую можно ввести на данной вкладке, не ограничено и определяется только потребностями пользователя. С помощью кнопки Скопировать в буфер можно быстро скопировать введенный текст в буфер обмена.

Чтобы перейти в режим редактирования товара, выделите его в списке курсором и выполните команду Товар->Редактировать либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F4.

Чтобы вывести на печать весь ассортимент имеющихся товаров, следует внизу окна справочника (см. рис. 1.7) нажать кнопку Печать, и в открывшемся меню выбрать команду Печать данных. Можно также распечатать ассортимент лишь текущей группы товаров – для этого в данном меню следует выбрать команду Печать номенклатуры группы.

Программа «Учет товаров» предусматривает возможность ведения многовалютного учета. Информация об используемых валютах хранится в справочнике валют (рис. 1.10), для открытия которого предназначена команда главного меню Справочники->Валюты.

Рис. 1.10. Работа со справочником валют

В данном окне на вкладке Валюты содержится список введенных ранее валют. По умолчанию в справочнике присутствует три валюты: российский рубль (основная валюта), доллар США и евро.

Для добавления в справочник новой валюты нужно нажать кнопку Добавить и с клавиатуры в соответствующих полях ввести код валюты, ее полное название и курс по отношению к основной валюте. В качестве кода валюты можно использовать, например, ее символьное обозначение либо ее код в соответствии с Общероссийским классификатором валют.

Чтобы отредактировать введенную ранее валюту (например, изменить ее курс), следует установить курсор в соответствующее поле и нажать кнопку Редактировать, после чего с клавиатуры ввести требуемое значение.

Для удаления валюты из справочника нужно выделить ее курсором и нажать кнопку Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

ВНИМАНИЕ

После изменения курса валюты рекомендуется выполнить пересчет остатков товаров, чтобы они пересчитались на основании нового курса. Учтите, что изменение курса валюты влечет за собой изменение продажной цены тех товаров, которые закупались в этой валюте.

Вкладка Конвертор валют предназначена для конвертации сумм одной валюты в другую. Содержимое данной вкладки представлено на рис. 1.11.

Рис. 1.11. Конвертация валют

Конвертация осуществляется так: в поле Сумма для конвертации введите сумму, которую необходимо конвертировать, а в расположенном справа поле из раскрывающегося списка выберите валюту этой суммы. Затем в расположенном ниже раскрывающемся списке нужно выберите валюту, в которую необходимо конвертировать указанную сумму – в результате сумма в выбранной валюте отобразится в поле Сумма в другой валюте.

Справочник складов предназначен для хранения информации о складах предприятия. Даже если у вас имеется только один склад, вы можете для удобства учета виртуально разделить его на несколько складов – например, склад Сигареты, склад Соки, склад Игрушки, и т. д.

Для перехода в режим работы со справочником складов выполните команду главного меню программы Справочники->Склады. В результате на экране откроется окно справочника, которое представлено на рис. 1.12.

Рис. 1.12. Работа со справочником складов

Окно содержит список созданных ранее складов. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается код и наименование. Эти параметры могут совпадать, а могут и различаться – например, код может быть числовым. Разделять код и наименование склада рекомендуется при большом количестве складов.

Чтобы ввести в программу информацию о новом складе, нажмите кнопку Добавить – при этом в справочнике появится новая позиция, для которой в соответствующих полях с клавиатуры нужно ввести код и наименование. Каждый из этих параметров должен быть обязательно заполнен.

Чтобы изменить введенную ранее информацию о складе, выделите его в списке курсором, нажмите кнопку Редактировать и с клавиатуры введите требуемые данные.

Чтобы удалить склад из списка, выделите его курсором и нажмите кнопку Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления. При удалении склада обращайте внимание на то, насколько глубоко он был задействован в программе, чтобы не допускать нарушения целостности данных.

Для отражения в складском учете операции по приходу товарно-материальных ценностей следует сформировать в программе соответствующую приходную накладную. Для перехода в режим работы с приходными накладными следует выполнить команду главного меню Документы->Приходные документы. При активизации данной команды на экране отображается окно списка накладных, изображенное на рис. 1.13.

Рис. 1.13. Список приходных накладных

В окне представлен перечень созданных ранее приходных накладных. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается номер накладной, ее дата, наименование поставщика товаров, название склада, на который оприходованы поступившие товары, сумма по документу в закупочных ценах и ценах реализации, информация об оплате документа, имя создавшего документ пользователя и прочие сведения.

Для создания нового документа нажмите кнопку Новая, которая находится слева внизу окна, либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Insert. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 1.14.

Рис. 1.14. Формирование приходного документа

В программе «Учет товаров» формирование приходной накладной осуществляется в два этапа: вначале вводится общая информация о документе (дата, номер, поставщик, и др., см. рис. 1.14), а затем формируется спецификация документа.

Ввод общей информации выполняется на вкладках Накладная, Отгрузка и доставка и Продажи.

На вкладке Накладная вводятся данные, по которым можно идентифицировать документ. В поле Номер накладной указывается номер документа. Значение данного поля формируется программой автоматически в момент создания документа, но при необходимости его можно отредактировать.

В поле Дата накладной указывается дата приходной накладной. Значение данного поля также формируется автоматически – по умолчанию предлагается текущая дата. Можно изменить дату документа, введя требуемое значение либо с клавиатуры, либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.

В поле Склад вводится название склада, на который будут оприходованы поступившие товарно-материальные ценности. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике складов. Кстати, справочник складов можно дополнить, не выходя из данного режима работы. Для этого следует нажать расположенную справа кнопку Выбрать и в открывшемся окне справочника складов ввести требуемый склад. После этого выбрать введенный склад можно как в окне справочника (для этого нужно выделить его курсором и нажать кнопку Выбрать), либо из раскрывающегося списка.

Аналогичным образом в поле Поставщик указывается наименование поставщика товарно-материальных ценностей по данному документу.

Данные, которые представлены в области настроек Общие данные по накладной, носят лишь информационный характер и вручную не редактируются. Они рассчитываются автоматически после того, как сформирована спецификация документа.

На вкладках Отгрузка и доставка и Продажи можно ввести дополнительные сведения о данной сделке и о продажах товаров.

Все изменения, выполненные на вкладках окна ввода и редактирования накладной, вступают в силу только после нажатия в данном окне кнопки ОК (после этого документ появится в списке накладных, см. рис. 1.13), которая доступна на всех вкладках. Кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.

После ввода основных данных по документу можно приступать к формированию его спецификации. Интерфейс формирования спецификации открывается автоматически после того, как в окне ввода документа нажата кнопка ОК. Если же спецификацию нужно создать не сразу, а спустя определенное время, то для перехода в режим создания и редактирования спецификации нужно будет выделить в списке накладных (см. рис. 1.13) соответствующий документ курсором, нажать кнопку Редактировать и в открывшемся меню выполнить команду Список товаров (к аналогичному результату приведет нажатие комбинации клавиш Shift+F4). В результате на экране откроется окно формирования и редактирования спецификации документа (рис. 1.15).

Рис. 1.15. Формирование спецификации приходной накладной

В верхней части данного окна отображаются основные реквизиты приходной накладной, по которым ее можно идентифицировать: номер и дата документа, наименование поставщика и склад, на который будут оприходованы товары, поступившие по данной накладной.

Для каждого товара в спецификации представлена вся основная информация: код (номенклатурный номер) товара, его наименование, производитель, цена прихода и отпускная цена, валюта цены, сумма наценки, количество поступившего товара в установленных для него единицах измерения, общая сумма товарной позиции, сумма и ставка НДС, цена товара без НДС (по умолчанию подразумевается, что НДС входит в цену товара), и др.

Для добавления в спецификацию документа новой товарной позиции следует нажать кнопку Добавить товар, которая расположена внизу окна – в результате на экране откроется окно справочника товаров, в котором нужно выбрать товар. После этого в новой товарной позиции спецификации будут автоматически заполнены колонки Код, Наименование, Производитель, Наценка, Ставка НДС и Количество (по умолчанию в данном поле отображается значение 1).

Цена, по которой поступил товар, указывается с клавиатуры в поле Цена закупочная. На основании введенного в данном поле значения, а также значения поля Наценка, автоматически будет рассчитана продажная цена товара, которая отобразится в поле Цена розн., а также значение поля Цена без НДС (при расчете данного значения учитывается также значение поля Ставка НДС).

В поле Количество введите количество поступившего товара в установленных для него единицах измерения.

После заполнения поля Количество автоматически рассчитаются суммы прихода и налога на добавленную стоимость.

После ввода товарных позиций соответствующим образом автоматически пересчитаются остатки товаров.

При необходимости можно быстро перейти в режим редактирования любого товара, включенного в состав спецификации. Для этого нужно выделить его курсором и выполнить команду контекстного меню Редактировать данные о товаре либо нажать клавишу F4. При этом на экране откроется окно редактирования товара, в котором выполняются необходимые действия.

В программе реализована возможность отслеживания минимального остатка каждой товарной позиции (если остаток на складе будет меньше указанной величины, программа выдаст соответствующее предупреждение). После ввода в спецификацию приходной накладной каждой товарной позиции на экране автоматически открывается окно, в котором в информационных строках отображается код (номенклатурный номер) товара, его наименование, а также название (номер) склада, на который он приходуется. Все эти параметры показываются справочно, и их редактирование невозможно. В поле Мин. остаток следует с клавиатуры ввести количество минимального остатка данного товара на складе и нажать кнопку ОК.

Если по товару контролировать минимальный остаток не нужно, то в данном окне нажмите кнопку Отмена.

Чтобы удалить из спецификации товарную позицию, нужно установить на нее курсор и нажать кнопку Удалить, расположенную внизу окна. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Возможности программы предусматривают формирование и вывод на печать самых разных документов, в той или иной степени имеющих отношение к приходу товаров по данной накладной. Для перехода в соответствующий режим нужно нажать кнопку Мастер печати, которая также находится внизу окна. При нажатии этой кнопки на экране открывается окно, которое представлено на рис. 1.16.

Рис. 1.16. Мастер печати

В данном окне в поле Поставщик отображается наименование организации-поставщика товаров, а в поле Покупатель – наименование получателя этих товаров по данной накладной. При необходимости значение каждого из этих полей можно изменить путем перевыбора из раскрывающегося списка. Также в соответствующих полях указывается банк покупателя и банк поставщика.

В нижней части окна представлен перечень форм документов, которые можно вывести на печать. Среди них присутствуют, например, товарная накладная по форме ТОРГ-12, гарантийный талон, счет-фактура, товарный чек, и др. Чтобы сформировать печатную форму документа, нужно пометить его соответствующим флажком (возможен выбор одновременно нескольких позиций) и нажать кнопку Напечатать выбранные. При необходимости можно отредактировать заложенную в программе форму любого документа – для перехода в соответствующий режим нужно пометить требуемый документ и нажать кнопку Редактировать форму.

На рис. 1.17 показана печатная форма документа Счет на оплату.

Рис. 1.17. Печатная форма счета на оплату

Чтобы вывести документ на печать, нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку Печать отчета (на этой кнопке изображен принтер).

Для отражения в складском учете операции по расходу товарно-материальных ценностей следует сформировать в программе соответствующую расходную накладную. Для перехода в режим работы с расходными накладными следует выполнить команду главного меню Документы->Расходные документы. При активизации данной команды на экране отображается окно списка накладных, изображенное на рис. 1.18.

Рис. 1.18. Перечень расходных накладных

В окне представлен перечень созданных ранее расходных накладных. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается номер накладной, ее дата, наименование получателя ТМЦ, название склада, с которого будут списаны ТМЦ, сумма по документу, информация об оплате документа и прочие сведения.

В программе «Учет товаров» можно работать с двумя видами расходных накладных: накладная на отпуск товаров сторонним получателям и накладная на внутреннее перемещение ТМЦ (например, с одного склада на другой). Рассмотрим порядок формирования каждого вида документа.

Ввод расходной накладной на отпуск товаров на сторону осуществляется в два этапа: вначале вводится информация о самом документе (дата, номер, информация об оплате, и др.), а затем формируется перечень отпущенных по данной накладной товарно-материальных ценностей (т. е. спецификация документа).

Чтобы сформировать новую накладную на отпуск товаров на сторону, нажмите кнопку Создать, которая находится слева внизу окна, и в открывшемся меню выберите команду Новая расходная (к аналогичному результату приведет нажатие комбинации клавиш Ctrl+Insert). В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 1.19.

Рис. 1.19. Формирование расходной накладной

Как видно на рисунке, данное окно состоит из двух вкладок: Накладная и Отгрузка, доставка и документы.

На вкладке Накладная осуществляется ввод основных данных по документу, на основании которых его можно идентифицировать. В поле Номер накладной указывается номер документа. Значение данного поля формируется программой автоматически в момент создания документа, но его при необходимости можно отредактировать по своему усмотрению.

В поле Дата накладной указывается дата расходной накладной. Значение данного поля также формируется автоматически – по умолчанию предлагается текущая дата. При необходимости можно изменить значение данного поля, введя требуемую дату либо с клавиатуры, либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.

Поле Склад предназначено для ввода названия склада, с которого по данному документу отпускаются товары. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике складов. Если в раскрывающемся списке требуемый склад отсутствует, его можно добавить, не выходя из данного режима работы. Для этого следует нажать расположенную справа кнопку Выбрать и в открывшемся окне справочника складов ввести требуемый склад. После этого выбрать введенный склад можно как в окна справочника (для этого нужно выделить его курсором и нажать кнопку Выбрать), либо из раскрывающегося списка.

Аналогичным образом в поле Клиент указывается наименование получателя товарно-материальных ценностей по данному документу.

Если товар отпускается со скидкой, то размер скидки (в процентах) указывается в поле Скидка.

В поле Автор сделки из раскрывающегося списка, можно выбрать ФИО сотрудника, отвечающего за совершение данной сделки.

Данные, которые представлены в области настроек Общие данные по накладной, носят лишь информационный характер. Они рассчитываются автоматически после того, как сформирована спецификация документа. Поэтому при создании новой накладной, у которой спецификация пока отсутствует, все показатели будут иметь нулевое значение.

Для ввода, редактирования и хранения информации об отгрузке товаров по данному документу предназначена вкладка Отгрузка, доставка и документы, содержимое которой представлено на рис. 1.20.

Рис. 1.20. Ввод данных об оплате расходного документа

Здесь можно ввести сведения о дате отгрузки, дате доставки, а также о документах, сопровождающих сделку.

Далее можно приступать к формированию спецификации расходной накладной (рис. 1.21).

Рис. 1.21. Спецификация расходного документа

В верхней части данного окна отображаются основные реквизиты расходной накладной, по которым ее можно идентифицировать: номер и дата документа, название (номер) склада, с которого будут списаны товары по данному документу, наименование получателя товаров и размер скидки (при наличии таковой).

Для каждой товарной позиции в спецификации отображается вся основная информация: код (номенклатурный номер) товара, его наименование, количество в установленных для него единицах измерения, цена списания и фактическая цена, сумма списания и фактическая сумма, размер наценки, ставка и сумма НДС, цена товара без НДС, и др.

Чтобы добавить позицию в спецификацию, нажмите кнопку Добавить, которая расположена внизу окна, и в открывшемся меню выберите команду Добавить. В результате на экране откроется окно справочника товаров. В левой части окна справочника нужно выбрать товарную группу, в которой находится требуемый товар, затем в правой части установить на него курсор и нажать кнопку Выбрать, которая находится справа внизу окна – в результате откроется окно Ввод количества. В данном окне следует с клавиатуры ввести количество отпускаемого товара (в информационной строке показано предельное количество, которое можно отпустить) и нажать кнопку ОК.

В результате выполненных действий в новой товарной позиции спецификации документа будут автоматически заполнено большинство параметров (ставка НДС, сумма и др.).

Поскольку практически всегда отпускная цена товара выше цены поступления (за исключением очень редких, специфических случаев), то значение поля Цена факт. следует отредактировать с клавиатуры, указав в нем цену продажи (по умолчанию значение данного поля равняется покупной цене товара). После изменения значения данного поля автоматически соответствующим образом пересчитаются значения полей Сумма факт., Сумма НДС и Цена без НДС.

Если необходимо удалить из спецификации тот или иной товар, следует выделить его в списке курсором и нажать кнопку Удалить, которая расположена внизу окна. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Формирование и вывод на печать разных документов, в той или иной степени имеющих отношение к расходу товаров по данной накладной, осуществляется так же, как и при работе с приходной накладной – переход в соответствующий режим осуществляется с помощью кнопки Мастер печати. Дальнейшие действия рассмотрены выше (см. рис. 1.16).

Внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей – это перемещение их внутри предприятия из одного структурного подразделения в другое (например, со склада – в цех, или с одного склада – на другой, и т. д.). Для документального оформления данной операции используется документ, который называется «Накладная на внутреннее перемещение».

Чтобы создать накладную на внутреннее перемещение в программе «Учет товаров», нужно в окне списка расходных документов (см. рис. 1.18) нажать кнопку Создать и в открывшемся меню выполнить команду Новое перемещение. В результате на экране откроется окно, как показано на рис. 1.22.

Рис. 1.22. Выбор склада для списания товара

В данном окне нужно выбрать склад или иное структурное подразделение, с которого будет произведен отпуск товаров. Например, товар может отпускаться со склада в торговый киоск – в этом случае источником будет являться склад. Если же товар из торгового киоска возвращается на склад, то в данном случае источником будет являться киоск.

Для выбора склада-источника нужно выделить его в списке курсором и нажать кнопку Выбрать. Сразу после этого откроется аналогичное окно, в котором точно таким же образом нужно выбрать склад или иное подразделение предприятия, на которое будут оприходованы товары по данному документу (склад назначения).

После выбора склада назначения на экране откроется окно формирования и редактирования спецификации документа (см. рис. 1.21), описание которого приведено выше.

Для любого предприятия информация о складских остатках ТМЦ всегда является актуальной и востребованной. В программе «Учет товаров» вы можете просмотреть остатки по любому складу на любую дату.

Чтобы войти в режим работы со складскими остатками, выполните команду главного меню Остатки->Товары на складе (складах). При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 1.23.

Рис. 1.23. Выбор склада для просмотра остатков

В данном окне нужно курсором выделить склад, остатки по которому следует просмотреть. Затем в поле Остаток на нужно указать дату, по состоянию на которую необходимо просмотреть остатки.

После нажатия в данном окне кнопки ОК отобразится ведомость остатков, пример которой показан на рис. 1.24.

Рис. 1.24. Ведомость остатков ТМЦ

Как видно на рисунке, данное окно состоит из двух частей. В левой части отображается список товарных групп, в правой части представлены товары той группы, на которой установлен курсор. Для каждого товара в соответствующих колонках отображается его код и полное наименование, единица измерения, цена, остаток в установленных для него единицах измерения, количество дней, в течение которых товар находится на складе, наименование организации-производителя, место на складе, вид фасовки и иная информация.

Внизу в правой части окна, под списком товаров, отображается дополнительная информация о товаре, на котором в списке установлен курсор: название поставщика, приходная цена, номер и дата приходной накладной, размер наценки и продажная цена.

Чтобы вывести ведомость остатков на печать, следует нажать кнопку Печать, которая находится слева вверху окна, и в открывшемся меню выбрать команду Печать остатков. При нажатии данной кнопки на экране открывается окно, изображенное на рис. 1.25.

Рис. 1.25. Настройка ведомости остатков

В данном окне осуществляется настройка и выбор печатной формы документа. В поле Печатать нужно из раскрывающегося списка выбрать вариант формирования отчета. Возможен выбор одного из трех перечисленных ниже вариантов.

• Все остатки – будет распечатана полная ведомость остатков товаров.

• Только текущую группу – будет распечатана ведомость остатков товаров той товарной группы, на которой в левой части окна остатков (см. рис. 1.24) установлен курсор.

• То, что в списке товаров – будут распечатаны остатки товаров, которые отображаются в правой части окна остатков (см. рис. 1.24). Отличие данного вида отчета от предыдущего заключается в том, что в правой части могут быть представлены не только товары текущей группы: при активизации команды главного меню Настройки->Вывести полный список товаров в правой части, вызываемой также нажатием клавиши F5, в правой части будет представлен полный список остатков, по всем товарным группам.

В полях Отдел и Номер стеллажа можно с клавиатуры соответственно указать название отдела, к которому относятся товары, и номер стеллажа, на котором они хранятся. На небольших предприятиях эти параметры обычно не заполняются.

При необходимости можно установить фильтр по поставщику на включаемые в отчет данные. Для этого в поле Поставщик из раскрывающегося списка следует выбрать название организации-поставщика; в данном случае в ведомость остатков будут включены остатки только товаров, полученных от данного поставщика. Если фильтр по поставщику применять не требуется, то в поле Поставщик следует ввести значение Все контрагенты (это значение предлагается по умолчанию).

В нижней части окна представлен перечень форм документов, которые можно вывести на печать. Среди них присутствуют, например, акт сверки остатков, ведомость остатков, и др. Чтобы сформировать печатную форму документа, нужно пометить его соответствующим флажком (возможен выбор одновременно нескольких позиций) и нажать кнопку Напечатать выбранные. При необходимости можно отредактировать заложенную в программе форму любого документа – для перехода в соответствующий режим нужно пометить требуемый документ и нажать кнопку Редактировать форму.

На рис. 1.26 показан пример отчета Остатки (оптовая цена).

Рис. 1.26. Отчет по остаткам товаров на складе

В данном отчете представлен перечень остатков по выбранному складу. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках последовательно отображается код товара, его наименование, производитель товара, текущий остаток, цена и сумма. В нижней части отчета представлена итоговая информация.

В верхней части окна отчета содержится инструментальная панель, предназначенная для выполнения тех либо иных действий с отчетом; названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши. Наиболее часто с отчетом выполняются две операции: это сохранение отчета в отдельном файле и вывод его на печать.

Для сохранения отчета в отдельном файле нужно в инструментальной панели нажать кнопку Сохранить отчет в файле. В результате на экране откроется окно, в котором по обычным правилам Windows нужно указать путь для сохранения и имя файла отчета. Возможности программы предусматривают сохранение файла отчета в одном из следующих форматов: *.frp, *.rtf, *.htm, *.csv или *.txt (выбор формата осуществляется в поле Тип файла из раскрывающегося списка).

Чтобы вывести отчет на печать, нужно в инструментальной панели нажать кнопку Печать отчета. Дополнительная настройка параметров печати в данном случае не предусмотрена – отчет будет сразу отправлен на печать.

При необходимости вы можете быстро сформировать расходную накладную на весь числящийся на складе товар. Эта возможность может быть полезна в целом ряде случаев, и ее наверняка оценит по достоинству каждый предприниматель, являющийся пользователем программы (например, бывает необходимо быстро «обнулить» складские остатки в преддверии налоговой проверки, ареста складских помещений, и т. п.).

Формирование расходной накладной на все числящиеся на складе остатки осуществляется с помощью команды Печать->Накладной на весь товар, вызываемой в окне складских остатков (см. рис. 1.24). При активизации данной команды на экране отображается окно, которое представлено на рис. 1.27.

Рис. 1.27. Настройка параметров накладной на весь остаток

В данном окне осуществляется настройка параметров накладной, которая будет сформирована на весь остаток товаров. В поле Поставщик из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике поставщиков и клиентов, выбирается наименование организации-поставщика по данному документу. Это может быть как название собственной, так и любой другой организации (или фамилия индивидуального предпринимателя). Эта возможность позволяет сформировать накладную на весь остаток товаров от имени совершенно посторонней организации.

Получатель товарно-материальных ценностей по данному документу указывается в поле Покупатель. Требуемое значение выбирается в раскрывающемся списке, содержимое которого формируется в справочнике поставщиков и клиентов.

В поле Дата накладной указывается дата формирования документа. По умолчанию в данном поле отображается текущая дата, но это значение можно отредактировать как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.

В поле Номер накладной автоматически формируется номер накладной; при необходимости это значение можно отредактировать по своему усмотрению.

Вариант подписи валюты документа вводится с клавиатуры в поле Подписывать валюту. От значения данного поля зависит, каким образом будет отображаться сокращенное наименование валюты в документе: например, цена может быть указана как 100 р., или 100 руб., или 100 рублей.

Для формирования печатной формы документа нажмите кнопку Печать.

Демонстрация приемов работы на конкретном примере

В данном разделе мы на конкретном примере рассмотрим, каким образом в программе «Учет товаров» отражаются основные операции складского учета при проведении торгово-закупочной сделки.

Предположим, что предприятие проводит торгово-закупочную операцию, в ходе которой на склад предприятия поступает 100 пакетов товара «Сок яблочный» и 150 пакетов товара «Сок томатный». Затем на сторону реализуется 60 пакетов товара «Сок яблочный» и 80 пакетов товара «Сок томатный».

Через некоторое время часть оставшегося товара передается на другой склад предприятия: 15 пакетов товара «Сок яблочный» и 30 пакетов товара «Сок томатный».

Нам необходимо сформировать в программе «Учет товаров» все необходимые документы, а также ведомость складских остатков.

При рассмотрении данного примера предполагается, что всем параметрам настройки программы установлены значения, используемые по умолчанию.

В первую очередь необходимо добавить товары «Сок яблочный» и «Сок томатный» в справочник товаров. Откроем справочник товаров (Справочники->Товары) и создадим в нем товарную группу Соки, в которую добавим позиции Сок яблочный и Сок томатный так, как это показано на рис. 1.28.

Рис. 1.28. Ввод данных в справочник товаров

Теперь формируем приходную накладную на все количество поступивших товаров. Вначале введем основные данные по документу так, как показано на рис. 1.29.

Рис. 1.29. Первый этап формирования приходной накладной

Чтобы не усложнять пример, мы не будем заполнять вкладки Отгрузка и доставка и Продажи.

После нажатия в данном окне кнопки ОК приступим к созданию спецификации накладной. Ее нужно заполнить так, как показано на рис. 1.30.

Рис. 1.30. Формирование спецификации приходной накладной

Когда в процессе формирования спецификации программа запросит минимальный остаток товара, нужно указать 0.

Таким образом, мы оприходовали поступивший товар.

Теперь приступим к формированию расходной накладной на отпуск товаров на сторону. Для этого войдем в режим работы с расходными накладными (Документы->Расходные документы) и введем основные данные по документу так, как это показано на рис. 1.31.

Рис. 1.31. Первый этап формирования расходной накладной

При заполнении параметров данного окна особое внимание обратите на поле Склад: в нем необходимо указать наименование или номер именно того склада, на который ранее были оприходованы отпускаемые товары (в нашем примере это Продуктовый склад).

После нажатия в данном окне кнопки ОК заполним спецификацию документа так, как это показано на рис. 1.32.

Рис. 1.32. Формирование спецификации расходной накладной

Обратите внимание: при формировании спецификации вам необходимо лишь выбрать товар и указать его количество; все остальные параметры (сумма позиции, ставка и сумма НДС, цена без НДС и др.) программа рассчитывает автоматически. Если цена расхода отличается от приходной цены, то ее нужно отредактировать в поле Цена факт.

В соответствии с условиями примера часть оставшегося товара нам нужно передать на другой склад. Для этого, не выходя из режима работы со списком расходных накладных, формируем накладную на внутреннее перемещение. В качестве склада источника указываем Продуктовый склад (именно на этом складе числятся перемещаемые товары), а в качестве склада назначения – Магазин (предварительно он должен быть внесен в справочник складов). После этого сформируем спецификацию документа так, как это показано на рис. 1.33.

Рис. 1.33. Спецификация накладной на внутреннее перемещение

В данном случае, как и при заполнении спецификации расходной накладной, вам необходимо только выбрать требуемые позиции в справочнике товаров и указать количество каждой из них. Все остальные параметры спецификации программа рассчитает автоматически. При необходимости можно отредактировать фактическую цену.

Теперь нам осталось лишь узнать, какое количество товара осталось на складе Продуктовый склад после оприходования и последующего отпуска на сторону и внутреннего перемещения части товара. Для этого нужно выйти из режима работы с расходными документами и выполнить команду главного меню Остатки->Товары на складе (складах), после чего в открывшемся окне выбрать Продуктовый склад. Результат выполненных действий показан на рис. 1.34.

Рис. 1.34. Остаток товаров на складе

Как видно на рисунке, после проведения рассмотренных выше операций на складе осталось товара Сок яблочный – 25 пакетов, а товара Сок томатный – 40 пакетов, что полностью соответствует действительности. Чтобы сформировать печатную форму ведомости остатков, выполните в данном окне команду Печать->Печать остатков, и в открывшемся окне выберите отчет Остатки (продажная цена). Результат выполненных действий показан на рис. 1.35.

Рис. 1.35. Ведомость остатков товаров

Чтобы вывести ведомость остатков на печать, нажмите в инструментальной панели окна отчета кнопку Печать отчета (на этой кнопке изображен принтер).

Подобным образом вы можете просмотреть и вывести на печать ведомость остатков по складу Магазин, на который поступила часть товаров со склада Продуктовый склад. Чтобы просмотреть текущие остатки сразу на всех складах, воспользуйтесь командой главного меню Остатки->Остаток на всех складах (на сегодня).

Глава 3. Автоматизация учета в программе «Складской учет и торговля»

В данной главе мы познакомимся с программой «Складской учет и торговля», которая также предназначена для автоматизации операций складского учета. Эта программа создана отечественными разработчиками – компанией «СофтСтудио» (сайт разработчика – http://www.softstudio.ru), и является условно-бесплатной (в демо-версии ограничены некоторые функциональные возможности, число пользователей, а также искусственно созданы некоторые неудобства). Полнофункциональная версия программы стоит от 1800 до 2000 рублей, в зависимости от способа оплаты.

Программа обладает привычным интерфейсом стандартного Windows-приложения, что позволяет быстро разобраться с ней даже начинающим пользователям, а также является русскоязычной, что является немаловажным для большинства российских пользователей.

Чтобы установить программы на компьютер, запустите инсталляционный файл и далее следуйте указаниям программы установки.

Функциональные возможности и пользовательский интерфейс программы

С помощью программы «Складской учет и торговля» вы можете решать перечисленные ниже задачи.

• Ведение складского учета в соответствии с действующим законодательством.

• Заполнение и ведение разнообразных справочников (номенклатуры, складов, сотрудников, контрагентов, и др.), являющихся хранилищами основной информации.

• Формирование и вывод на печать документов складского учета: приходных и расходных накладных, накладных на внутреннее перемещение, актов списания и инвентаризации, и др.

• Учет задолженности покупателей.

• Проведение переоценки товарно-материальных ценностей.

• Ведение журналов складских документов.

• Гибкая настройка программы применительно к потребностям конкретного пользователя.

• Формирование и вывод на печать самой разнообразной отчетности по складскому учету.

Помимо перечисленных задач, программа «Складской учет и торговля» позволяет решать и иные задачи, наличие которых обусловлено спецификой конкретного предприятия (предпринимателя).

Пользовательский интерфейс программы, открываемый по умолчанию при ее запуске, показан на рис. 2.1.

Рис. 2.1. Интерфейс программы «Складской учет и торговля»

Главный рабочий инструмент программы – это ее главное меню, расположенное сразу под заголовком окна. С помощью команд главного меню осуществляется выбор того или иного режима работы. Под главным меню находится инструментальная панель, кнопки которой дублируют некоторые команды главного меню.

В большинстве режимов работы программы имеется контекстное меню, вызываемое нажатием правой кнопки мыши. Содержимое этого меню зависит от конкретного режима работы (например, контекстное меню справочника содержит одни команды, контекстное меню окна ввода расходной накладной – другие, и т. д.).

В нижней части интерфейса находится строка состояния, в которой отображается имя пользователя, текущий курс валюты и текущая дата (последний параметр соответствует системной дате компьютера).

Настройка программы и заполнение справочников

Перед тем как приступить к полноценной эксплуатации программы, следует просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры ее настройки, а также ввести необходимый минимум информации в справочники программы. О том, как это делать, рассказывается ниже.

Чтобы войти в режим настройки параметров, выполните команду главного меню Сервис->Настройки программы. При активизации данной команды на экране отображается окно, которое представлено на рис. 2.2.

Рис. 2.2. Настройка программы, вкладка Сведения о фирме

Как видно на рисунке, данное окно состоит из пяти вкладок: Сведения о фирме, Учет, Журналы документов, Прайс-лист и Дополнительно. На этих вкладках собраны однотипные, сходные по назначению и функциональности параметры настройки. Мы не будем подробно рассматривать каждый параметр, а остановимся лишь на тех, которые наиболее важны для того, чтобы начать работу с программой.

Начинать настройку программы следует с ввода основных сведений о фирме либо о предпринимателе, от имени которого будет эксплуатироваться программа. В частности, название пользователя программы будет отображаться в печатных формах документов. Ввод сведений о фирме осуществляется на вкладке Сведения о фирме (см. рис. 2.2).

Вначале в поле Тип укажите тип организации – пользователя программы. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – Организация (подразумевается юридическое лицо) или Частный предприниматель (подразумевается предприниматель без образования юридического лица).

Затем в соответствующих полях с клавиатуры введите краткое и полное наименование организации, его ИНН и коды, адрес месторасположения или государственной регистрации, телефон, данные о руководителе и главном бухгалтере предприятия, и др.

Слева внизу окна в табличной части формируется список банковских счетов предприятия. Чтобы добавить новый счет, нажмите кнопку Добавить, затем в открывшемся окне укажите его название (например, Валютный счет в Сбербанке), номер, наименование банка, номер корреспондентского счета и БИК, после чего нажмите кнопку ОК.

Чтобы отредактировать данные по введенному ранее счету, выделите его в списке курсором, нажмите кнопку Изменить и введите требуемые данные. Для удаления счета из списка (например, после его аннулирования) выделите его курсором и нажмите кнопку Удалить, после чего подтвердите удаление.

На вкладке Учет осуществляется настройка основных учетных параметров; также здесь определяются значения полей, которые будут использоваться по умолчанию в тех либо иных режимах работы программы (в частности, при создании новых документов). Содержимое данной вкладки показано на рис. 2.3.

Рис. 2.3. Настройка учетных данных

В соответствующих полях с клавиатуры либо с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора, укажите ставку налога на добавленную стоимость, размер оптовой наценки и размер розничной наценки (все эти параметры указываются в процентах). Затем из раскрывающегося списка выберите валюту, в которой вы планируете вести учет (по умолчанию предлагается выбор одного из двух вариантов – руб. или у.е.).

Далее расположены поля Единица измерения, Покупатель, Поставщик и Касса. В этих полях указываются значения по умолчанию соответствующих полей в разных режимах работы и документах программы. Выбранная здесь единица измерения по умолчанию будет использоваться, например, при формировании приходных и расходных накладных. В приходной накладной будет предложено соответствующее значение по умолчанию поля Поставщик, а в расходной накладной – поля Покупатель. Касса по умолчанию предлагается в режиме работы с кассовыми документами.

Порядок заполнения перечисленных полей одинаков: нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне соответствующего справочника выделить курсором требуемое значение и нажать клавишу Enter.

Если в печатных формах документов не нужно выводить информацию об НДС, то установите флажок Не выделять НДС в документах. По умолчанию данный флажок снят.

Если установлен флажок Разрешить отрицательные остатки, то программа не будет контролировать остаток товаров на складе при формировании расходной накладной, в результате чего могут образовываться отрицательные остатки. Например, если остаток товара на складе 5 единиц, а по накладной отпущено 7 единиц, то программа выведет отрицательный остаток: –2 единицы. Если же данный флажок снят, то при попытке создания такой накладной программа выдаст информационное сообщение о невозможности выполнения операции, и не позволит провести накладную. По умолчанию данный флажок снят.

Все выполненные настройки программы вступают в силу только после нажатия кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений. Эти кнопки доступны на всех вкладках окна.

После настройки программы следует приступать к заполнению ее основных справочников. В программе «Складской учет и торговля» справочник представляет собой хранилище информации, необходимой для работы. Например, в справочнике номенклатуры хранится информация о товарно-материальных ценностях, с которыми работает предприятие, в справочнике складов формируется список складов предприятия (необходимо ввести как минимум один склад), в справочнике контрагентов хранятся данные о поставщиках, покупателях и иных контрагентах, и т. д.

Первый справочник, который необходимо заполнить – это справочник номенклатуры. Для перехода в режим работы с данным справочников нужно выполнить команду главного меню Справочники->Номенклатура – в результате на экране откроется окно справочника, которое показано на рис. 2.4.

Рис. 2.4. Справочник номенклатуры

Как видно на рисунке, окно справочника разделено на две части. В левой части отображается список товарных групп, в правой части показано содержимое текущей группы. Например, на рис. 2.4 в справочнике показаны товары, включенные в товарную группу Соки.

В первую очередь рекомендуется сформировать структуру товарных групп, а уже после этого заполнять каждую группу соответствующими товарными позициями.

Добавление в справочник новой товарной группы осуществляется довольно просто: для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши в левой части окна, затем в открывшемся контекстном меню выполнить команду Добавить группу и с клавиатуры ввести название добавляемой группы, после чего нажать клавишу Enter.

СОВЕТ

В состав каждой группы можно включать подгруппы – это полезно для дополнительной детализации учета товаров на складе, что особенно актуально при работе с большим количеством номенклатурных позиций. Например, в состав группы Промтовары можно включить подгруппы Одежда, Обувь, Посуда и др., в состав группы Шоколад – подгруппы Российский шоколад и Импортный шоколад, и т. д. Чтобы добавить подгруппу, установите курсор на родительскую группу и выберите в контекстном меню команду Добавить подгруппу.

После ввода всех товарных групп можно приступать к заполнению их товарами. Чтобы добавить товар в группу, выделите эту группу в списке курсором, затем в правой части окна щелкните правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выполните команду Добавить (эта команда вызывается также нажатием клавиши Insert). В результате на экране откроется окно ввода информации о товаре, изображенное на рис. 2.5.

Рис. 2.5. Добавление товара в справочник

Основная информация о товаре вводится на вкладке Общие свойства, которая открыта на рис. 2.5. В первую очередь нужно указать краткое и полное наименование товара (эти значения могут совпадать). В поле Вид из раскрывающегося списка выбирается вид вводимой позиции; возможные варианты – Товар, Услуга или Комплект. Одно из преимуществ подобной группировки позиций заключается в том, что вы можете несколько разных товаров объединить в один комплект, или наоборот – разобрать комплект, получив несколько разных товаров. Это бывает полезно, например, в случае, когда сигареты приобретаются и приходуются блоками или коробками, а отпускаются в розничную сеть – пачками, а также в иных подобных ситуациях.

В поле Ед. измерения показывается единица измерения данной позиции. Изменить значение данного поля можно только на вкладке Ед. измерения.

В поле Группа отображается название товарной группы, к которой отнесен данный товар. Вы можете в любой момент перенести товар в другую товарную группу: для этого в поле Группа нажмите кнопку выбора, в открывшемся окне курсором выделите требуемую группу и нажмите Enter.

На вкладке Ед. измерения выбирается базовая единица измерения данного товара. При необходимости можно использовать дополнительные единицы измерения (например, базовая единица измерения сигарет – пачка, а дополнительные – блок и коробка). Для каждой дополнительной единицы измерения указывается коэффициент ее пересчета по отношению к базовой. Учтите, что базовая единица измерения выбирается из справочника единиц измерений в поле Базовая единица измерения, а дополнительные вводятся в области настроек Дополнительные единицы измерения.

На вкладке Цены указывается информация о ценах данного товара: учетная цена, размер наценки, цена с НДС, валюта цены, и др. Все параметры данной вкладки, за исключением поля Валюта учета, заполняются с клавиатуры или с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора. Некоторые параметры рассчитываются программой автоматически на основании введенных ранее значений других параметров.

На вкладке Дополнительно при необходимости можно указать дополнительную информацию о товаре: гарантия (для продуктов питания – срок годности), производитель, страна происхождения и номер ГТД.

На вкладке Описание можно ввести любое произвольное описание данного товара. Вы можете даже проиллюстрировать товар – для этого на вкладке Фото в поле Файл нажмите кнопку выбора, и в открывшемся окне по обычным правилам Windows укажите путь к файлу фотографии данного товара. Этот файл должен иметь одно из следующих расширений: jpg, jpeg, bmp, ico, emf или wmf.

Завершите ввод данных о товаре нажатием кнопки ОК.

Как уже неоднократно упоминалось выше, каждая товарно-материальная ценность учитывается в установленных для нее базовых единицах измерения. Для ввода, редактирования и хранения информации о базовых единицах измерения в программе «Складской учет и торговля» предусмотрено ведение справочника единиц измерений.

Для перехода в режим работы с данным справочником предназначена команда главного меню Справочники->Единицы измерения. При активизации данной команды на экране открывается окно справочника, изображенное на рис. 2.6.

Рис. 2.6. Справочник единиц измерений

В данном окне отображается перечень введенных ранее единиц измерений. Для каждой позиции списка показано полное и краткое наименование.

Чтобы добавить в справочник новую единицу измерения, выполните команду контекстного меню Добавить или нажмите клавишу Insert. Затем в открывшемся окне с клавиатуры введите полное и краткое наименование единицы измерения и нажмите кнопку ОК. Впоследствии вы можете отредактировать любую единицу измерения: для перехода в режим редактирования выделите ее курсором и выберите в контекстном меню Изменить либо нажмите Enter.

Чтобы удалить единицу измерения из справочника, установите на нее курсор и выберите в контекстном меню Удалить или нажмите клавишу Delete, после чего подтвердите удаление.

Вы можете вывести список единиц измерения на печать – для этого используйте команду контекстного меню Печать списка.

Для работы со справочником удобно использовать также кнопки инструментальной панели, которые дублируют некоторые команды контекстного меню. Названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши.

Количество позиций, вводимых в справочник единиц измерения, не ограничено и зависит лишь от потребностей пользователя.

Справочник контрагентов предназначен для ввода, редактирования и хранения информации о субъектах хозяйствования (юридических и физических лицах, индивидуальных предпринимателях), с которыми взаимодействует предприятие в процессе осуществления хозяйственной деятельности. Информация из справочника контрагентов используется, в частности, при формировании приходных и расходных накладных, а также в других режимах работы.

Чтобы перейти в режим работы со справочником контрагентов, нужно выполнить команду главного меню Справочники->Контрагенты. При активизации данной команды на экране открывается окно справочника, которое показано на рис. 2.7.

Рис. 2.7. Справочник контрагентов

На рисунке видно, что окно справочника разделено на две части. Дело в том, что для удобства работы в программе реализована возможность группировки контрагентов по тем либо иным признакам (например, поставщиков можно объединить в группу Поставщики, покупателей – в группу Покупатели, и т. п.). Поэтому в левой части окна отображается список групп контрагентов, а в правой части показано содержимое текущей группы. Например, на рис. 2.7 в справочнике показаны контрагенты, включенные в группу Покупатели.

В первую очередь рекомендуется сформировать структуру групп контрагентов, а уже после этого заполнять каждую группу соответствующими позициями. Кстати, вы можете в состав любой группы включать подгруппы (например, в группу Поставщики можно включить две подгруппы – Российские и Зарубежные); это осуществляется точно так же, как и в справочнике товаров (см. рис. 2.4).

Чтобы добавить в справочник группу контрагентов, щелкните правой кнопкой мыши в левой части окна, затем в открывшемся контекстном меню выполните команду Добавить группу и с клавиатуры введите название добавляемой группы, после чего нажмите клавишу Enter.

Чтобы добавить в справочник информацию о новом контрагенте, нужно выделить курсором группу, в которую он будет включен, и в правой части окна выполнить команду контекстного меню Добавить (эта команда вызывается также нажатием клавиши Insert). В результате на экране откроется окно ввода контрагента, изображенное на рис. 2.8.

Рис. 2.8. Добавление контрагента в справочник

Начинать ввод сведений о контрагенте следует на вкладке Общие (эта вкладка открыта на рис. 2.8). В поле Тип из раскрывающегося списка выберите тип контрагента из перечисленных ниже вариантов.

• Организация – этому типу соответствуют контрагенты, являющиеся юридическими лицами.

• Частный предприниматель – этому типу соответствуют контрагенты, являющиеся индивидуальными предпринимателями без образования юридического лица (ПБОЮЛ).

• Частное лицо – этому типу соответствуют обычные граждане (физические лица).

Затем в соответствующих полях с клавиатуры введите краткое и полное наименование контрагента, его ИНН, КПП и произвольный код. В поле Группа вы можете изменить группу, к которой в данный момент относится данный контрагент: для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне установить курсор на название требуемой группы контрагентов и нажать клавишу Enter. Например, подобным образом удобно переносить недобросовестного контрагента в группу Черный список (разумеется, эта группа предварительно должна быть внесена в справочник).

В поле Менеджер при необходимости можно указать сотрудника, который ввел информацию о данном контрагенте либо который лично отвечает за сотрудничество с данным контрагентом.

В области настроек Контактная информация можно ввести контрактные данные: номера телефонов и факса, а также электронный адрес, номер ICQ и адрес сайта контрагента (при наличии соответствующих данных). В полях Телефон и Факс можно указать несколько телефонных номеров, разделив их каким-нибудь подходящим символом – например, запятой или точкой с запятой.

Информация о почтовом и юридическом адресах контрагента указывается на вкладке Адреса. Здесь же можно ввести название близлежащей станции метро.

Для ввода банковских реквизитов контрагента предназначена вкладка Расч. счет, а для ввода данных о руководителе и главном бухгалтере – вкладка Контакты.

Параметры, расположенные на вкладке Физ. лицо, предназначены только для тех контрагентов, у которых на вкладке Общие в поле Тип установлено значение Частный предприниматель или Частное лицо. Здесь вводятся сведения о документе, удостоверяющем личность, а также о склонениях фамилии человека. Тип документа выбирается из раскрывающегося списка в поле Документ; возможные варианты – паспорт, военный билет, удостоверение личности и вод. удостоверение. После выбора документа указываются его серия, номер, дата выдачи и название органа, выдавшего документ.

На вкладке Примечания в текстовом поле можно при необходимости с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера о данном контрагенте.

Завершается добавление контрагента в справочник нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений. Эти кнопки доступны на всех вкладках окна.

Для перехода в режим редактирования контрагента нужно выделить его в списке курсором и выполнить команду контекстного меню Редактировать либо нажать клавишу Enter. Чтобы удалить контрагента из справочника, установите на него курсор и нажмите Delete либо выберите в контекстном меню Удалить, после чего подтвердите удаление. Если контрагент где-то задействован в программе (например, он фигурирует в тех или иных документах), то его удаление будет возможно только после того, как из программы будут удалены все объекты, в которых он задействован (накладные, кассовые ордера, и др.).

Описание режимов работы

После того как выполнена настройка программы и введен необходимый минимум информации в ее справочники, можно приступать к ее эксплуатации. Далее мы рассмотрим наиболее часто используемые режимы работы программы «Складской учет и торговля».

Поступление товарно-материальных ценностей на склад предприятия оформляется соответствующим документом – приходной накладной. Чтобы сформировать этот документ в программе «Складской учет и торговля», нужно выполнить команду главного меню Документы->Приходная накладная. При активизации данной команды на экране открывается окно ввода документа, изображенное на рис. 2.9.

Рис. 2.9. Формирование приходной накладной

В первую очередь в полях № и от необходимо указать соответственно номер приходной накладной и дату ее формирования. Значения данных полей формируются программой автоматически в момент создания нового документа, но при необходимости их можно отредактировать: поле № – с клавиатуры, а поле от – с клавиатуры либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора. По умолчанию документу присваивается следующий порядковый номер и дата, соответствующая текущей системной дате компьютера.

После этого в поле Поставщик нужно указать поставщика товарно-материальных ценностей по данному документу, а в поле Склад – название склада, на который они будут оприходованы. Данные поля заполняются одинаково: нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter.

В поле Основание можно с клавиатуры ввести информацию о том, на каком основании на склад поступили товарно-материальные ценности. Таким основанием может являться, например, договор поставки. Введенная в данном поле информация отобразится в печатной форме документа в строке Основание.

После заполнения перечисленных полей можно приступать к формированию спецификации документа. Для этого следует использовать кнопки инструментальной панели, расположенные в области настроек Спецификация документа над табличной частью.

ПРИМЕЧАНИЕ

Названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши.

Если спецификация документа содержит только одну позицию, то для ее добавления нужно в инструментальной панели нажать кнопку Добавить позицию в спецификацию. При этом на экране откроется окно, которое показано на рис. 2.10.

Рис. 2.10. Добавление товара в спецификацию приходной накладной

В первую очередь в данном окне нужно выбрать добавляемый товар. Для этого в поле Товар нажмите кнопку выбора и в открывшемся окне справочника товаров выберите требуемый товар. Сразу после этого автоматически будет заполнено поле Ед. изм. – в нем отобразится краткое наименование базовой единицы измерения, которая была определена для данного товара в справочнике товаров (окно ввода товара, вкладка Ед. измерения). При необходимости вы можете указать для товара другую единицу измерения, перевыбрав ее в справочнике единиц измерений, который вызывается нажатием в поле Ед. изм. кнопки выбора.

В поле Количество укажите количество поступивших товаров, а в поле Цена – цену товара за единицу. Эти поля можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря, вызываемого по кнопке выбора.

При необходимости вы можете в соответствующих полях указать процент оптовой и розничной наценки, а также цену без округления.

После заполнения всех необходимых параметров нажмите кнопку ОК – в результате товар будет добавлен в спецификацию документа.

Если спецификация приходной накладной включает в себя несколько позиций, то целесообразно воспользоваться механизмом подбора товаров, который позволяет быстро заполнить спецификацию документа. Для этого нужно нажать маленький черный треугольник, расположенный справа от кнопки Добавить позицию в спецификацию, и в открывшемся меню выбрать команду Подбор товаров.

В результате на экране откроется окно справочника номенклатуры. Для включения позиций в спецификацию нужно дважды щелкнуть мышью на каждой из них, и в открывшемся окне указывать количество каждого товара.

Все остальные параметры спецификации будут заполнены автоматически: Артикул, Ед. изм. и Цена – на основании соответствующих данных, введенных ранее в справочник номенклатуры для каждого товара, а Сумма будет рассчитана на основании значений параметров Кол-во и Цена.

Вы можете изменить параметры любой позиции спецификации. Для этого нужно выделить позицию в списке курсором и либо нажать в инструментальной панели кнопку Изменить позицию спецификации, либо дважды щелкнуть мышью. В результате на экране откроется окно, как на рис. 2.10, в котором выполняются необходимые действия.

Чтобы сохранить введенный документ, нажмите кнопку Записать. Однако по учету документ будет проведен только после нажатия кнопки Провести (после этого кнопка будет называться Отменить проведение, и с ее помощью можно в любой момент отменить проведение документа по учету).

ВНИМАНИЕ

После проведения документа его редактирование становится невозможным. Чтобы вновь включить возможность редактирования, необходимо отменить проведение документа.

Для формирования печатной формы приходной накладной нажмите кнопку Печать. На рис. 2.11 показана накладная, которая была сформирована в окне, изображенном на рис. 2.10.

Конец бесплатного ознакомительного фрагмента.