Современное делопроизводство компании: постановка и ведение

Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; В случае, если компания является государственным учреждением с функциями нормативно-распорядительного характера, изготовление бланков писем с изображением фирменной эмблемы компании средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо федеральных органов исполнительной власти, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

«Министерство считает…», «…(наименование компании) рассмотрел(а)(о)…». Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу…», «направляю…».

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Дата письма – дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др. Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому стремясь к сокращению документооборота, прежде всего следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении.

Письма оформляются на специальном бланке для писем. В письмах название вида документа не указывается.

На бланке указывается:

? Индекс предприятия связи

? почтовый и телеграфный адрес

? номер телетайпа (абонентского телеграфа)

? номер телефона

? номер счета в банке»

? «Дата»

? «Индекс»

? «Ссылка на индекс и дату входящего документа»

? «Код письма по ОКУД», «Код организации по ОКПО».

Бланки могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизита.

В продольном реквизите текст располагается вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. с равным удалением от левой и правой сторон документа.

Наиболее используемое угловое расположение, т.е. в левой верхней части листа. Угловое расположение имеет два вида: флаговое ицентрованное.

При флаговом расположении строчки бланка находятся от границы левого поля, правый край при этом не выравнивается.

Прицентрованном – реквизиты располагаются в верхнем левом углу листа, они находятся на равном удалении левого поля и от середины листа письма.

Конец бесплатного ознакомительного фрагмента.