Современное делопроизводство компании: постановка и ведение

Ольга Германовна Курноскина

Современное делопроизводство компании: постановка и ведение

Список условных сокращений

ГК РФ – Гражданский кодекс Российской Федерации

КоАП РФ – Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях

ОКУД – Общероссийский классификатор управленческой документации

Закон РФ – Закон Российской Федерации

Конституция РФ – Конституция Российской Федерации

ФЗ – Федеральный закон

ФКЗ – Федеральный конституционный закон

ВС РФ – Верховный Суд Российской Федерации

Президент РФ – Президент Российской Федерации

Правительство РФ – Правительство Российской Федерации

ЭПК – экспертно-проверочные комиссии

ЭК – экспертные комиссии

гл. – глава

п. – пункт (ы)

ст. – статья (и)

ч. – часть

Глава 1.

Нормативно-методические материалы, регламентирующие документооборот. Состав и виды современной управленческой документации

1.1. Документы, предусмотренные действующим законодательством и требуемые при проверках

Документы, предусмотренные действующим законодательством и требуемые при проверках разработаны и утверждены в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД), утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Общероссийский классификатор управленческой документации разработан взамен Общесоюзного классификатора управленческой документации (1 89 012) на территории Российской Федерации.

ОКУД предназначен для решения следующих задач:

– регистрации форм документов;

– упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

– сокращения количества применяемых форм;

– исключения из обращения неунифицированных форм документов;

– обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

– контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

– рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами РФ – разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

– блока идентификации;

– блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.

Вот перечень указанной документации:

· Документация по созданию организации, предприятия

· Документация по реорганизации организации, предприятия

· Документация по ликвидации организации, предприятия

· Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий

· Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия

· Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия

· Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия

· Документация по приему на работу

· Документация по переводу на другую работу

· Документация по увольнению с работы

· Документация по оформлению отпусков

· Документация по оформлению поощрений

· Документация по оформлению дисциплинарных взысканий

1.2. Организационные документы

Организационными документами являются документы, на основании которых

организация создается и осуществляет все свои организационные мероприятия.

Организационными документами являются:

– Устав организации

– Учредительный договор

– Положение

– Протокол

Так если говорить об обществах с ограниченной ответственностью, то если общество учреждается одним лицом, учредительным документом общества является устав, утвержденный этим лицом. В случае увеличения числа участников общества до двух и более между ними должен быть заключен учредительный договор.

В учредительном договоре учредители общества обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию. Учредительным договором определяются также состав учредителей (участников) общества, размер уставного капитала общества и размер доли каждого из учредителей (участников) общества, размер и состав вкладов, порядок и сроки их внесения в уставный капитал общества при его учреждении, ответственность учредителей (участников) общества за нарушение обязанности по внесению вкладов, условия и порядок распределения между учредителями (участниками) общества прибыли, состав органов общества и порядок выхода участников общества из общества.

Устав общества должен содержать:

– полное и сокращенное фирменное наименование общества;

– сведения о месте нахождения общества;

– сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;

– сведения о размере уставного капитала общества;

– сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;

– права и обязанности участников общества;

– сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;

– сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;

– сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам;

– иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.

Устав общества может также содержать иные положения, не противоречащие федеральным законам.

Учредительный договор является документом, регулирующим создание общества и взаимоотношения учредителей друг с другом и с обществом на период его существования, и должен отвечать общим требованиям, предъявляемым ГК РФ к договорам и сделкам (включая нормы об основаниях признания сделок недействительными), а также отражать особенности для данного договора как учредительного документа.

Требования к содержанию устава общества определяются п. 2 ст. 12 Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с изм. и доп. от 11 июля, 31 декабря 1998 г., 21 марта 2002 г., 29 декабря 2004 г.)

Устав акционерного общества должен содержать следующие сведения:

– полное и сокращенное фирменные наименования общества;

– место нахождения общества;

– тип общества (открытое или закрытое);

– количество, номинальную стоимость, категории (обыкновенные, привилегированные) акций и типы привилегированных акций, размещаемых обществом;

– права акционеров – владельцев акций каждой категории (типа);

– размер уставного капитала общества;

– структуру и компетенцию органов управления общества и порядок принятия ими решений;

– порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления общества квалифицированным большинством голосов или единогласно;

– сведения о филиалах и представительствах общества;

– иные положения, предусмотренные законодательством.

Уставом общества могут быть установлены ограничения количества акций, принадлежащих одному акционеру, и их суммарной номинальной стоимости, а также максимального числа голосов, предоставляемых одному акционеру.

Устав общества может содержать другие положения, не противоречащие федеральным законам.

Устав общества должен содержать сведения об использовании в отношении общества специального права на участие Российской Федерации, субъекта РФ или муниципального образования в управлении указанным обществом («золотая акция»).

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегии, собраниях, совещаниях, конференциях и научно-технических советах, составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Правила подготовки материалов к заседаниям коллегии компании и Научно-технического совета регламентируются соответственно Положением о коллегии.

Если к заседаниям, совещаниям необходимы дополнительные материалы, то их подготовка и подготовка проектов решений заседаний, совещаний возлагаются на подразделение, ответственное за подготовку вопроса и представляющее его к обсуждению.

Проекты решений визируются всеми заинтересованными руководителями структурных подразделений компании. Визы на проекты решений собирает подразделение, ответственное за подготовку вопроса.

Сбор материалов и рассылка их участникам заседания, совещания, ведение записей во время заседания, совещания и составление протокола возлагаются на назначенного секретаря заседания, совещания или Управление делами.

Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 рабочих дня со дня заседания, совещания.

Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело подразделения-исполнителя вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

Подлинники протоколов аппаратных совещаний и совещаний у руководства компании подшиваются в дело в Управлении делами.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов – по акту.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

– председатель или председательствующий;

– секретарь;

– присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

– повестка дня;

– докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме: «Слушали – выступили – постановили (решили).»

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в компании.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Управления делами.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Управления делами.

Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке компании формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа – слово протокол печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочного интервала.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается центрованно другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочного интервала и центруется по отношению к ним.

При решении правовых нормативных вопросов компании в пределах своей компетенции издает постановления как самостоятельные документы.

1.3. Распорядительные документы

Постановление, приказ, распоряжение, указание

Постановлениями, приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам компании.

Компания в пределах своей компетенции издает постановления, которые могут иметь межведомственный характер или ведомственный характер.

Проекты постановлений разрабатываются управлениями и отделами в соответствии с планами работы, решениями и поручениями высших государственных органов РФ, а также по поручению руководства компании или по собственной инициативе.

Постановления принимаются для решения важнейших вопросов деятельности компании и подконтрольных ей предприятий и организаций, а также утверждения нормативных документов.

Текст постановления состоит из констатирующей и постановляющей частей. Для постановления компании преамбула констатирующей части завершается фразой «…..(наименование компании) постановляет:», для постановления коллегии компании – фразой «коллегия … (наименование компании) постановляет:». Слово постановляет пишется вразрядку.

Проекты постановлений компании визируются:

– руководителями структурных подразделений, подготовившими проект; заместителем руководителя компании, курирующим подразделение, ответственное за подготовку проекта постановления; начальником Управления делами или исполняющим его обязанности, а также ответственными за выполнение изложенных в нем требований и при необходимости в юридической службе.

Проекты постановлений коллегии и проекты постановлений компании, рассмотренные на заседаниях коллегии, визируются руководителями структурных подразделений, подготовившими проект, членами коллегии, начальником Управления делами, а также ответственными за выполнение изложенных в нем требований и при необходимости в юридической службе.

В последнем пункте постановляющей части указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением постановления в целом.

Постановления коллегии и постановления компании подписывает руководитель компании или исполняющий его обязанности заместитель.

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя компании, его заместителей либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Приказы подписываются руководителем компании или по его поручению заместителем руководителя компании.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях центрального аппарата и Управления делами компании.

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также уполномоченным работником юридической службы и начальником, а при его отсутствии заместителем начальника Управления делами. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю компании на подпись, визируются его заместителями в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Проекты приказов (распоряжений), подготовленных совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий федерального органа исполнительной власти и других органов или организаций.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью компании и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в Управление делами.

Проект приказа (распоряжения) во исполнение постановления Правительства РФ должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.

Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы шрифтом размером № 14. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

Наименование федерального органа исполнительной власти.

Наименование вида документа – приказ (распоряжение).

Дата и номер – указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа, например: 20 августа 2005 г. № 37; 20.08.2005 № 37.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом, а состоящий из двух и более строк – через 1 межстрочный интервал.

Например:О командировании работников ООО «Меридиан»

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст отделяется от заголовка 2—3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части, как правило, должен содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Место расположения виз аналогично их расположению на указах (распоряжениях) Президента РФ (на оборотной стороне последнего листа в нижней его части).

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель, а в его отсутствие – лицо, его замещающее.

Приложения к приказу подписываются (на оборотной стороне последнего листа) руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.

Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) без бланка.

При оформлении совместного приказа необходимо:

– наименования организаций – располагаются на одном уровне;

– наименование вида документа – приказ; располагается центровано;

– дата совместного приказа – единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается центровано;

– регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

– подписи руководителей располагаются ниже текста на одном уровне.

Распоряжение – правовой акт управления компании, имеет обязательную силу для управлений и отделов центрального аппарата и территориальных органов государственного надзора, которым оно адресовано.

Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную части. В первой указывают цель или причину распоряжения, во второй, начинающейся словом обязываю (пишется вразрядку), – предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать устойчивые формулировки: «в соответствии», «в связи», «в целях» и т.д.

Проект распоряжения должен быть согласован с должностными лицами, ответственными за выполнение изложенных требований.

Исполнителями распоряжений могут быть структурные подразделения или должностные лица. В последнем пункте распоряжения указывают лиц, на которых возлагается контроль за его исполнением.

Подготовка и оформление распоряжений проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Распоряжения нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Указание – распорядительный документ, издаваемый компанией преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и поручений.

Право подписи указаний может делегироваться руководителем компании своим заместителям.

Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Распорядительная часть указания начинается словом предлагаю (обязываю).

Указания нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Положение, правила, инструкция

Положениепринимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции компании.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые федеральным органом исполнительной власти; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке компании.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «о чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «кому?» (должностная инструкция главному специалисту).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

1.4. Информационно-справочные документы

Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные, объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы.

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями.

Служебные письмо – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержание писем: запросы, уведомления, приглашения, претензия, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

Служебные письма компании готовятся:

– как ответы о выполнении поручений;

– как исполнение поручений;

– как сопроводительные письма;

– как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

– как инициативные письма.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.