Бизнес на автопилоте. Как собственнику отойти от дел и не потерять свой бизнес

Схема, которую мы привели в примере, предусматривает разделение двух процессов: инициации процесса оплаты и визирования оплаты. Менеджерам нет смысла создавать платежки «налево», так как они не могут их отправить на оплату, а бухгалтер находится под присмотром исполнительного директора.

Таким образом, два человека контролируют процесс движения ваших денег. Если при этом они не будут слишком близки, это в некотором смысле будет вам на руку. По опыту скажем, что вам для этого ничего делать не придется, так как подобная организация процесса оплаты всегда будет вызывать споры, которые будут поддерживать отношения наемного директора и вашего бухгалтера в нужном тонусе.

Кроме этого, все расходы на бензин, материалы, рекламации происходят только по заявкам, которые подписывает исполнительный директор, а оплачивает главный бухгалтер.

Люди – ваш ключевой ресурс. Но существует распространенное заблуждение, что всех сотрудников в компанию должны нанимать лично вы, иначе у вас будут огромные проблемы.

В группе компаний «Квадрат» (компания Андрея) на момент написания этих строк работает около 50 сотрудников. Еще больше людей пришлось уволить из-за профнепригодности и провести сотни собеседований, чтобы найти подходящих сотрудников. Представьте, сколько времени уйдет на поиск и обучение персонала, если все делать самому.

Начните делегировать этот процесс частями. Сначала передайте помощнику:

• размещение вакансий в газетах, на сайтах о работе и в других источниках;

• прием звонков от соискателей и ответы на вопросы об условиях работы и зарплаты;

• первичный отбор резюме и приглашение на собеседование.

Когда людей в компании немного, вы можете поручить одному из сотрудников эту работу, а уже потом взять полноценного менеджера по персоналу, который будет:

• вместе с начальниками отделов проводить собеседования на второстепенные вакансии;

• организовывать обучение новичков, знакомить их с компанией, чтобы они быстрее включились в работу;

• вести библиотеку компании, учитывать выданные книги и принимать заявки на пополнение.

Наличие такого сотрудника увеличит количество работников, которые будут оставаться в компании после испытательного срока (месяц работы), и повысит их уровень знаний за счет того, что отдельный человек будет обеспечивать интенсивность обучения.

Если вы найдете достаточно компетентного специалиста, то сможете передать ему вопросы, связанные с обучением не только новых, но и существующих сотрудников. Это, скорее всего, будет не менеджер по персоналу, а ваш личный помощник, руководитель проекта или исполнительный директор компании.

Не стоит делегировать собеседования на ключевые вакансии. Проводите их лично и делегируйте все остальное, включая первый месяц обучения. Я начинаю работать с людьми только после того, как они проявят себя на испытательном сроке, так как довольно часто в первый месяц работы выясняется, что сотрудник нам не подходит или мы не подходим ему.

Первых сотрудников вам придется нанимать лично, а в дальнейшем это может делать персональный помощник, которого вы обучите, и он же станет следить за обучением новичков.

Еще один совет: все обучение вы можете записать на видео и уже не вкладываться лично в каждого нового сотрудника, а начинать работать с ним после прохождения базового обучения.

Уровень 3: собственник занят в оперативном управлении бизнесом

Ура! Вы уже не занимаетесь производством, продажей и маркетингом. Клиенты, поставщики, рекламщики звонят не вам, а бухгалтерия сама решает вопросы с налоговой службой и регулярно сдает выручку.

Но расслабляться все равно рано, так как вам придется регулярно подталкивать людей, задавать интенсивность работы и чинить то, что ломается в вашей несовершенной системе. Если этого не делать, то ваша неокрепшая «дойная корова» очень скоро прикажет долго жить во время одного из ваших длительных отпусков или обретет другого хозяина.

У вас еще остались задачи, связанные с оперативным управлением бизнесом, – это третийуровень текучки. Вам, наверное, знакома ситуация: вот вы покидаете офис или уезжаете на отдых, и компания «вдруг» почему-то начинает работать хуже, а прибыль падает.

Приведем интересный пример одного западного консультанта, к которому обратился руководитель почти обанкротившейся компании. В его офисе на задней двери был установлен звонок. До прихода руководителя сотрудники занимались всем чем угодно, но только не работой: листали журналы, сидели в Интернете, болтали по телефону.

Как только раздавался звонок – сигнал появления руководителя, сотрудники начинали имитировать бурную деятельность. Так вот первое, что консультант порекомендовал бизнесмену – это не увеличить расходы на рекламу или заняться продажами, а снять звонок с задней двери.

Дело в том, что вам не хватает регулярного менеджмента – людей, которые будут обеспечивать выполнение плана продаж, реализацию маркетингового плана, а также закрывать вопросы с исполнением заказа и соблюдением сроков.

Чтобы «уволиться из бизнеса» окончательно, вам необходимо выстроить линейный менеджмент – найти людей, которые будут обеспечивать интенсивность каждого процесса. Вам понадобятся:

• менеджер по рекламе на реализацию маркетингового плана;

• линейный менеджер на продажи, а в дальнейшем коммерческий директор;

• «умный технарь» на производство и исполнение заказов.

Когда нет линейного менеджера, занимающегося продажами, технологии не соблюдаются, отчеты не ведутся, а анкеты заполняются «от фонаря», люди будут постоянно оправдываться: говорить, что «было мало звонков», заявлять, что «нужно увеличить расходы на рекламу», а на деле, возможно, будет достаточно добиться выполнения стандартов продаж и избавиться от хамства.

Помимо этого вам будет нужен один наемный топ-менеджер (исполнительный директор), который будет принимать решения по спорным вопросам и участвовать в развитии бизнеса, а в идеальном варианте – играть ключевую роль, реализуя ваши планы и стратегию, пока вы отдыхаете.

На стороне вы, скорее всего, не найдете такого сотрудника, вам придется его создать. По своему опыту скажем, что быстрее всего исполнительные директора вырастают из персональных помощников.

Работа над бизнесом и стратегическое управление компанией

Пока вы заняты текущими делами с утра до вечера, у вас нет времени поднять голову и посмотреть на свой бизнес со стороны. Вместо того чтобы наслаждаться свободой, которую дает правильно настроенный бизнес, вы становитесь его заложником и работаете больше любого из своих сотрудников.

Лишь когда у вас появится время заняться стратегическим развитием компании, ваш бизнес начнет резко набирать обороты.

На этапе стартапа мы рекомендуем не менее 20 часов в неделю тратить на развитие бизнеса и построение системы, а остальную часть временно посвящать самым денежным и ключевым делам (большие контракты, переговоры с новыми партнерами, привлечение клиентов, обучение ключевых сотрудников).

По сути, вы задаете вектор развития компании и участвуете в проектах, которые улучшают показатели вашего бизнеса. Тут важно понимать, что ваша бизнес-система – это не только регламенты на бумаге, но и обученные сотрудники, и налаженные отношения с клиентами и партнерами, поэтому одних инструкций недостаточно.

Помимо стратегического развития бизнеса, ваша задача как собственника заключается в том, чтобы консультировать и мотивировать сотрудников компании.

На каком уровне должны быть вы?

Часто собственник способен заработать деньги своими руками, лично включаясь в процессы рекламы, продаж и даже порой исполнения заказа, но как только дело доходит до управления чужими руками, то начинаются проблемы с прибыльностью бизнеса, так как:

• менеджеры недостаточно обучены для самостоятельной работы в ускоренном режиме;

• менеджеры не мотивированы работать на скорости владельца бизнеса;

• владелец продолжает вмешиваться в работу новых менеджеров, не давая им раскрыть свой потенциал;

• владелец изначально делает ставку на людей, которые в принципе не созданы для менеджмента.

Разработка и реализация стратегии развития бизнеса нетребует вашего постоянного присутствия в офисе, поэтому, когда вы наладите текущую работу, то сможете встроить в системуудаленное управление бизнесом.

Вы надо появляться в офисе раз в неделю и проводить еженедельные коучинг-встречи один на один с ключевыми менеджерами, вместе с ними планируя работу по всем направлениям развития.

Подобные сессии вы можете проводить не только в офисе, но и через Skype, находясь где-нибудь на берегу океана. Согласитесь, так делать бизнес гораздо интереснее, правда, будет не так просто ответить на вопрос «чем вы занимаетесь?».

Вроде бы занимаетесь установкой окон, фастфудом, экспортом/импортом, 1С, ремонтом и отделкой или любым другим делом, но вспомните, когда вы последний раз впрямую занимались бизнесом. По сути, вы консультант и создаете бизнес-системы на автопилоте в самых разных сферах. Если вы еще не на этом уровне, то присоединяйтесь, так как именно здесь вы сможете обрести настоящую свободу.

Превращению вашего бизнеса в подобную систему и посвящена эта книга. В следующих главах мы разберем, какие задачи необходимо решить на пути к вашему «увольнению» из бизнеса.

Пример «увольнения собственника» из бизнеса по установке окон

Пример Андрея Меркулова

Когда мы с моим партнером Алексеем приняли решение начать бизнес по установке окон, я и понятия не имел, что такое окна, как их устанавливать, какие к ним нужны комплектующие и сколько они стоят. Поначалу мой партнер выступал в роли «умного технаря» и решал все технические вопросы, а я сосредоточился на привлечении клиентов и работе над бизнесом.

Я в тот момент не делал того, что не умел (не ставил окна, не занимался закупкой материалов и общением с клиентами). Вместо этого я сосредоточился на поиске клиентов, создал сайт www.oknakvadrat.ru, разработал маркетинговый план и взял на себя работу с рекламными агентствами.

Помимо этого мне приходилось решать множество организационных вопросов, связанных с офисом, персоналом, налогами, отчетностью. В первое время приходилось простаивать в очередях в пенсионном фонде, в налоговой и обивать порог кабинета камеральных проверок, но потом у меня довольно быстро появился бухгалтер, и больше я не занимался этой работой.

Если рассматривать текучку в рамках нашей трехуровневой модели, то в моем случае:

• первый уровень: создание сайта, разработка рекламы и привлечение клиентов;

• второй уровень: решение вопросов с налогами, отчетностью, организация текущей деятельности, юридическое сопровождение и т. д.;

• третий уровень включал в то время только развитие бизнеса, и этим мы занимались вдвоем с партнером.

Мой партнер полностью был занят продажами и исполнением заказов: он взял на себя прием звонков, заключение договоров, выезд на замеры к клиентам, заказ окон, приобретение и доставку комплектующих, комплектование заказа, вывоз готовой продукции, доставку окон клиенту, монтаж

Когда у вас еще недостаточно опыта в бизнесе, производство и исполнение заказа следует делегировать сотрудникам в первую очередь, а привлечение клиентов – в последнюю.

Так произошло и в моем случае: когда персонал нашей компании вырос до 30 человек и было запущено три независимых направления (розница, опт и корпоративные заказы), я все еще продолжал заниматься сайтом.

Сейчас все, что связано с привлечением клиентов в Интернете и организацией продаж через сайт у нас выделено в отдельный бизнес-проект webturbina.ru, над которым ежедневно трудятся: дизайнер, верстальщики, программисты, контент-менеджеры и специалисты по интернет-рекламе.

Первоначально проект был создан с одной целью: освободить меня от текущих задач по продвижению и сопровождению сайта. Сегодня с помощью webturbina.ru мы решаем все вопросы, связанные с интернет-продажами не только в своих проектах, но и помогаем наладить продажи своим клиентам в консалтинге, а также выполняем разовые заказы по созданию интернет-представительства для бизнеса.

Как из-за личного участия в бизнесе на складе застряла партия китайских кондиционеров

История Андрея Меркулова

Вы наверняка слышали о том, какой в 2010 г. был спрос на кондиционеры из-за аномальной жары. Люди стояли в очередях и переплачивали за срочную установку кондиционеров, а бригады занимались монтажом практически круглосуточно.

А потом кондиционеры вообще пропали с прилавков, и даже зимой этот товар пользовался высоким спросом, так как люди заранее готовились к следующему жаркому лету.

Мы решили, что просто обязаны принять участие в удовлетворении этого спроса.

Когда мы обратились в оптовую компанию ранней весной 2011 г., то с удивлением обнаружили, что все уже распродано, а ближайшие поставки кондиционеров планируются только на июль и только при 100 %-ной предоплате.

Мы даже стали всерьез рассматривать вопрос самостоятельной закупки кондиционеров из Китая. В результате плотной работы с оптовыми поставщиками мы все-таки нашли хорошее предложение, а в это время цены на кондиционеры начали расти на 1000 руб. в неделю.

Нужно было срочно действовать, и план был простым:

1. Делаем сайт и продвигаем его на первые позиции в регионе по слову «кондиционеры Липецк» и другим похожим словам.

Сноски

1

Мрочковский Н., Парабеллум А. Выжми из бизнеса все! 200 способов повысить продажи и прибыль. – СПб.: Питер, 2011.

2

http://ultrasales.ru/minimba.

3

Рисунок в лучшем разрешении см.: http://ultrasales.ru/free/process.jpeg.

Конец бесплатного ознакомительного фрагмента.