Визуализируй это! Как использовать графику, стикеры и интеллект-карты для командной работы

После чего сделал каменное лицо и стал ждать. «Мы можем вообще не поднимать эту тему, когда вернемся к работе», – сказал кто-то из них. Я немедленно записал эту фразу. «Что еще?» – я не дал им времени на раздумья, и вскоре мы записали 8–10 соображений, а заодно от души посмеялись. Они осознали, что я не такой уж наивный, как им казалось, понимаю стоящие перед ними трудности, и встреча прошла вполне успешно.

• Мозговой штурм с пузырями. Человеческий мозг автоматически соотносит друг с другом два объекта, расположенных на одном листе бумаги. Когда вы начинаете проект или рабочую встречу, полезно идентифицировать элементы, которые могут стать частью успешной работы, и нарисовать их в виде кружков и стрелок («пузырьковой диаграммы»), а не записывать списком. Такая форма записи заставляет наш мозг сопоставлять детали и настраивает аудиторию на конструктивный диалог. Необязательно упорядочивать элементы, достаточно, чтобы их можно было легко прочесть.

• Диаграмма рабочей встречи. Основные фигуры превосходно подходят для создания диаграммы рабочей встречи. Кружками можно обозначить прошедшие встречи и созданные рабочие подгруппы; квадратами – документы, которые необходимо создать; пустыми стрелками – проекты, которые необходимо завершить. Соедините их вместе, разметив результаты на временной оси; зафиксируйте маркерами все то, что нужно сделать. Такая неформальная зарисовка прокладывает надежный путь для мысли.

• Диаграмма «За и против». Этот простой рисунок поможет вам, если вы никак не можете понять, какое принять решение. Проведите вертикальную линию, разделив лист пополам, одну половину озаглавьте «За», а другую – «Против». Теперь запишите в каждую колонку соответствующие аргументы. Придавая информации такой формат, вы замедляете процесс мышления, что приводит к более целостному восприятию ситуации. Оба списка выступают также в роли визуального инструмента, напоминая весы. Вы сразу же видите, на какой чаше чего-то не хватает. Один только этот инструмент может подсказать вам путь к решению.

Часть II этой книги сосредоточена на проведении больших встреч и интерактивном вовлечении их участников в работу. В частях III и IV говорится о визуализации в больших форматах. Имейте в виду, что простейшие приемы, о которых мы сейчас говорим, остаются столь же полезными при переходе к работе на крупных мероприятиях. В графической визуализации, как в музыке, простейшие строительные блоки становятся основой всего, оставаясь наиболее полезными инструментами в работе. Запись на флипчарте настолько же целесообразна и эффективна, как и любой другой инструмент визуализации.

ДИАГРАММА «ЗА И ПРОТИВ»

Наиболее простые графические шаблоны чаще всего самые действенные. Эту диаграмму можно использовать в разных целей: например, для определения достоинств и недостатков решения. А также для анализа факторов, содействующих изменениям.

По мере того как метод визуализации работы становился все более популярным, в практику вошло использование графических шаблонов – больших графиков работ, которые вешали на стену. Будучи отчасти структурированными, такие заготовки имели прямое отношение к рабочим дискуссиям. Некоторые практики для ведения дневника или работы с собеседником, по сути, тоже являются графическими шаблонами. График с «вершинами» и «долинами» – вот простейший шаблон. То же самое можно сказать о перечне «За и против» и о пейзажах.

Один из способов получить первые результаты методом визуализации – создать простую заготовку еще до начала рабочей встречи. А затем дать возможность людям ее заполнить, используя стикеры или записывая прямо на диаграмме. Именно этим практикам я обучал группу менеджеров по персоналу в Сингапуре, и одна из них сразу после занятий должна была участвовать в организационном совещании. Ей хотелось, чтобы в процесс обсуждения вопроса «Как много я смог узнать об изменении?» включилось как можно больше участников. Я предложил ей создать простейшую заготовку с вопросами и оставить в ней место для того, чтобы другие могли что-то дополнить. Она сделала цветную и зрительно запоминающуюся заготовку, которая в итоге сработала очень хорошо.

ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ В БОЛЬШОЙ ГРУППЕ

Эта простая заготовка была выполнена Венди Вонг, старшим специалистом по методике обучения из Колледжа гражданской службы в Сингапуре, чтобы помочь людям на конференции, посвященной обучению на рабочем месте, подумать о дополнительных вопросах, которые у них могли возникнуть. Она просто оставила пустые места для четырех групп стикеров. Ее первый опыт оказался удачным.

Есть виды совещаний, во время которых в качестве инструментов, направляющих дискуссии, без особой подготовки можно использовать простые заготовки.

• Мозговые штурмы. В ходе них разбирают один-два простых вопроса, вокруг которых группа должна организовать информацию в кластерах.

• Планирование повестки дня. Предполагаемые категории для обсуждения: • результаты, • участники, • потенциальные действия, • повестка дня.

• Подведение итогов. На следующее утро после семинара, тренинга или выездной учебы можно начать разговор о пройденном и понять, что людям удалось усвоить. Сделайте заготовку, оставив место, где можно отметить то, чтобы было изучено днем раньше. Это прекрасный инструмент для краткого подведения итогов.

• Оценка нужд заказчиков или клиентов. В ходе торговой сделки или получения консультации вы можете использовать заготовку, которая может включать несколько областей, о которых вы хотели бы получить информацию. Например: • желаемые результаты, • опыт в данной области, • вовлеченные стороны, • предполагаемые трудности.

Вариаций заготовок может быть множество. Главное, предварительно продумать тему дискуссии, сделать графическую заготовку, а затем использовать ее, чтобы направить дискуссию в конструктивное русло. Одно из преимуществ такого рода работы заключается в том, что вы не должны следовать линейной логике в работе над темой. Участники дискуссии могут перепрыгивать с темы на тему, и вы «прыгайте» вслед за ними, быстро записывая или приклеивая стикеры в соответствующее поле. Кроме того, заготовка помогает поддерживать дискуссию, поскольку, как только одно из полей заготовки заполнено, людям хочется заполнить и все остальные.

ДИАГРАММЫ ВЕННА

Диаграммы Венна концентрируют наше внимание на взаимодействии разных факторов. На них опирается целый раздел математики.

ГРАФИКИ ВРЕМЕНИ

Простые линии заставляют задуматься о проекте в целом, увидеть его не только в контексте насущных проблем.

Несколько видов простых заготовок приходится использовать столь часто, что будет полезно добавить их в свой арсенал. Они достаточно хорошо структурируют информацию.

• Графики времени. Одна из самых простых заготовок для работы с группой. Но ее влияние на ход дискуссии поразительно: перед аудиторией возникает визуальный образ времени. Эта заготовка нужна, когда вы оцениваете ход проекта, рассказываете о команде, планируете мероприятия на год – словом, говорите о том, что имеет отношение ко времени. Если вы сконцентрируетесь на заголовке, который должен будет четко выражать цель (например, «Истории нашей команды»), и зададите временную шкалу (часы, дни, месяцы, годы), дело пойдет очень быстро. Если использовать стикеры, в работу включатся все присутствующие.

• Диаграммы Венна. Способ слабой структуризации информации с использованием окружностей. Техническое название – «диаграмма Венна» – связано с визуализацией математических объектов. Об этом необязательно знать, чтобы увидеть, насколько практично она распределяет кластеры по полям пересекающихся окружностей.

• Матрица из четырех ячеек. Консультанты без нее как без рук. Простая и эффективная, она помогает людям уйти от мышления в духе «либо-либо» и перейти к работе с большим количеством вариантов. Матрица строится на двух переменных, сопоставление которых дает четыре варианта развития событий.

Ее используют для создания сценариев, предполагающих 3–4 варианта потенциально возможного развития событий; для расстановки приоритетов и систематического анализа материала.

Вот несколько наиболее практичных вариантов матриц. Первый – обыкновенная матрица для оценки приоритетов. Вторая – матрица, необходимая для выбора рынков сбыта. Третья охватывает четыре области, в которых сотрудник может получить дополнительные знания о работе организации. Заготовки такого рода столь же просты, как рамки или ярлыки; к ячейкам матрицы вы можете добавить рисунки, чтобы сделать ее более интересной, как это показано на заготовке. Эти прекрасные примеры основных графических форматов будут полезны вне зависимости от того, как давно вы занимаетесь практикой визуализации.

МАТРИЦЫ ИЗ ЧЕТЫРЕХ ЯЧЕЕК

Это простая графическая заготовка, построенная на двух переменных, неизменно вызывает интересную дискуссию и творческую активность у аудитории. Большинство экспертов в сфере консалтинга пользуются ими постоянно.

ПОВЕСТКА ДНЯ В ВИДЕ БЛОКОВ

Это простая графическая заготовка, построенная на двух переменных, неизменно вызывает дискуссию и творческую активность у аудитории. Большинство экспертов в сфере консалтинга пользуются ими постоянно.

ВАШИ ЦЕННОСТИ КАК МИШЕНЬ

У меня был клиент, который хотел провести дискуссию, посвященную ценностям компании. Я сделал шесть мишеней, в центре каждой были шесть слов, отражавших ценностные понятия. Нужно было дать людям понять их значение и показать, как их можно превратить в действия. Первое кольцо мишени было для определений, второе – для примеров, как та или иная ценность будет выглядеть в действии на разных участках бизнес-процесса. Эти плакаты помогли провести очень активную трехчасовую дискуссию. Группе захотелось заполнить все кольца. Люди также осознали, что там, где они написали больше всего, они работают с большей отдачей.

• Повестка дня в виде блоков. Всякий раз, планируя встречу, вы ограничены временными рамками. Поэтому заранее сделайте плакат, информирующий о времени, отведенном на встречу, и разбейте его графически при помощи блоков на часовые или получасовые интервалы. Такое разграничение поможет определить, как много времени вы собираетесь потратить на каждый пункт повестки дня. Если вы планируете встречу, не думая о том, как много времени может отнять каждый пункт, вряд ли вам удастся охватить все. Пример на этой странице показывает часы работы встречи до и после полудня с заранее отмеченным временем перерывов.

• Мишень. Эта заготовка состоит из нескольких вписанных друг в друга колец, образующих мишень. Такие «мишени» могут быть использованы для целого ряда очень интересных вещей. Нарисовать круг очень просто, если вы будете использовать свою руку как циркуль или просто сделаете рукой круговое движение несколько раз.

Четвертый способ начать практиковать метод визуализации и сразу же получить отдачу – сделать так, чтобы участники встречи начали рисовать сами! Когда вы используете стикеры и простые графические заготовки, в работу включаются все. А как сделать, чтобы люди сами стали рисовать? Для этого нужно изменить пространство мысли. Сделать это гораздо легче, чем кажется. Я расскажу вам две истории, и вы увидите, как это работает.

Меня пригласили в Ванкувер для проведения встречи глав департаментов, когда я только начал работать консультантом. Они должны были подготовиться к международной выставке, а также построить мост и некоторые другие объекты, необходимые городу. Ванкувер – самый привлекательный город для тех, кто ищет работу в Канаде, потому что там теплее всего. Поэтому главы департаментов, получив назначение на должность, пытаются сделать все, чтобы ее не потерять. Может быть, теперь ситуация поменялась, но таково было положение дел, когда я получил эту работу. Для того чтобы растопить лед, мы решили дать им простое задание на рисование. Мы разделили их на три группы по пять участников, дали им большие листы бумаги и маркеры и сказали: «Сравните Ванкувер с каким-нибудь транспортом, который будет возить людей и/или товары, нарисуйте его и дайте имена различным его частям».

Мы делали все спокойно, не настаивали на качестве рисунка, но и не дали им времени опомниться и сказать, что они не умеют рисовать.

НАРИСУЙТЕ ТРАНСПОРТ

Перед вами один из рисунков из задания «Сравните Ванкувер с транспортом, который возит людей и/или машины; нарисуйте его и дайте названия его частям».

Работать они начали еще до того, как это осознали. В итоге три группы создали три нелепейших рисунка. Один изображал сломанный автобус, второй – нечто вроде парома. Но больше всего мне запомнились их доклады – потрясающе смешные. Поскольку упражнение было не из тех, что можно сделать «верно» или «правильно», участники решили пошутить. Сделать так, чтобы пять человек о чем-то договорились за 30 минут, весьма непросто, поэтому в ходе рисования им волей-неволей пришлось выдать ряд соображений, имеющих самое непосредственное отношение к действительности, но в форме небольших рисунков и метафор. К тому моменту, когда доклады по рисункам закончились, работа уже шла полным ходом, и встреча удалась на славу.

Сноски

1

Роэм Д. Визуальное мышление: Как «продавать» свои идеи с помощью визуальных образов. – М.: Эксмо, 2010.

2

Дуарте Н. slide: ology: Искусство создания выдающихся презентаций. – М.: Манн, Фербер и Иванов, 2012.

3

Сенге П. Пятая дисциплина: Искусство и практика самообучающихся организаций. – М.: Олимп-Бизнес, 2003.

Конец бесплатного ознакомительного фрагмента.