В коллективной деятельности он различает пассивную организацию – совокупность материальных средств и активную – распорядителей и исполнителей. Внезапное и значительное изменение характера организации – это революция. Труд – это сознательная человеческая деятельность, направленная на достижение результата. Закон производительности труда требует, чтобы труд давал какие-то конкретные результаты, закон полезности труда – чтобы он был необходим, закон наименьших усилий – чтобы он был наиболее производительным ценой наименьших усилий. Отсюда следует предложение разделения труда на концептуальный, при котором мы задумываемся над тем, что сделать, чтобы получить нужные результаты, исполнительный, контролирующий и труд над концепцией изменений. Практика свидетельствует о нескольких причинах невыполнения распорядительных документов: 1. Распоряжение плохо сформулировано, не ясны его цель или необходимость действия, недостаточен уровень разъяснения. В таком случае оно должно быть пересмотрено и исправлено. 2. Распределительный документ был отдан правильно, но плохо понят исполнителем. Обязанность руководителя состояла в том, чтобы убедиться, что его хорошо поняли, а исполнитель не должен был принимать распоряжения до полного уяснения себе их смысла. 3. Распорядительный документ был отдан правильно и хорошо принят, но исполнитель не имел необходимых условий для его выполнения и преодоления встречающихся затруднений. Это вызвано тем, что руководитель, отдавая распоряжение или в ходе его осуществления, должен обеспечить все условия, выходящие за рамки компетенции исполнителя. Исполнитель же не должен принимать распоряжение, прежде чем не докажет невозможность его выполнения без обеспечения дополнительными средствами и условиями. 4. Распорядительный документ предусматривал обеспечение всеми необходимыми предпосылками для его исполнения, однако исполнитель не был достаточно заинтересован или был внутренне не согласен с распоряжением. В этом случае вина за невыполнение остается, главным образом, на исполнителе, однако и руководитель несет частичную ответственность, поскольку в его обязанности входит убеждение подчиненных и нахождение правильного пути для повышения их заинтересованности в работе. «Когда наказывается кощунник, просто делается мудрым; и когда вразумляется мудрый, то он приобретает знание». Разрабатывая распорядительные документы, исходите из того, чтобы распоряжения отдавались определенному исполнителю, что позволит исключить обезличку в работе; формулируйте их кратко, но содержательно; старайтесь ограничить круг обязанностей, объем работ, установить сроки выполнения, убедить работника в реальности и правильности задания; четко формулируйте задание, устанавливайте методы отчета и контроля; находите и используйте контакт с исполнителями; вырабатывайте психологическую совместимость. Предъявляя в содержании распорядительных актов более высокие требования, наказывая нерадивых, не оставляйте без внимания и поощрения определенные достижения и успехи, поощряйте работников, достигших их. Разнообразьте формы поощрения. Наряду с материальным поощрением шире используйте различные моральные его формы в зависимости от реального вклада и трудовых усилий. «Подарок – драгоценный камень в глазах владеющего им; куда не обратится он, успеет». Действие приказа как распорядительного документа направлено на формирование конкретных рабочих заданий подчиненным на основе научной организации и управления. При этом рекомендуется придерживаться следующих правил управления с помощью приказов. Руководитель может издавать приказы только в пределах своей компетенции и лишь непосредственно подчиненным работникам. Его компетенция обусловливает собой определенный организационный порядок. Этот порядок последовательности инстанций (служебная последовательность) необходимо соблюдать при всех обстоятельствах, ибо в противном случае возникает хаос в организационных взаимосвязях. Вышестоящий руководитель не должен обходить непосредственно подчиненного ему руководителя и лично отдавать приказы работникам его подразделения. Лишь в исключительных случаях, когда подобный приказ необходим, он издается. В этих случаях обязанность каждого получившего его – поставить в известность своего непосредственного начальника. Приказ должен содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия, мероприятия, которые могут быть необходимы для его исполнения, и сроков исполнения. Текст приказа должен, как правило, состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цель, задачи предписываемых действий и причины издания приказа, а распорядительная – имеет повелительную форму, предписывает действия конкретным исполнителям. При неисполнении, нарушении приказа руководитель должен использовать по отношению к непосредственно подчиненному ему лицу свои права в полной мере, включая одно из следующих мер взыскания: порицание, временный перевод на другую работу и др. Если руководитель издал приказ, исполнение которого представляется исполнителю ошибочным или наказуемым правонарушением, то подчиненный обязан сообщить об этом вышестоящему руководителю до исполнения данного приказа. Инструкция как распорядительный документ руководителя предполагает необходимость определенного действия и должна содержать в себе определенные нормы общего характера, устанавливать порядок, способы и методы осуществления различных мероприятий в пределах компетенции руководителя. Цель инструкции, определяемой направления работ в их единстве и согласованности, состоит не в ограничении работников, а, напротив, в том, чтобы помочь в организации работы, способствовать выполнению поставленных перед ними задач. Инструкцию необходимо регулярно корректировать, не допуская, чтобы она стала препятствием в организации работы исполнителя. Методические указания должны содержать совокупность способов, методов, приемов для систематического, последовательного, наиболее целесообразного выполнения какой-либо работы. При их формулировке необходимо добиваться четкости, точности и ясности изложения, учитывая, что нечетко сформулированные указания применяются подчас без должной гибкости, исполнители полагаются больше на формальности, нежели на собственный здравый опыт с целью избежать ответственности. Некачественные, непродуманные установки ведут к общему ослаблению дисциплины, бессистемности в управленческой иерархии, к тому, что подавляющую часть мелких вопросов приходится решать руководителю более высокого ранга. Необходимо учитывать, что невыполнение задания не требует повторного распоряжения со стороны руководителя, однако необходимо настаивать на его выполнении. Повторение распоряжения при невыполнении задания, если руководитель не сделал необходимых выводов, снижает его авторитет как руководителя. Вместе с тем необходимо учитывать, что, поскольку лица, получающие устные указания, не всегда могут отличить приказы от предложений, рекомендуется утвердженные и вводимые решения давать в письменной форме, где бы имелись соответствующие подписи. Требуйте от исполнителей только таких действий, которые надлежащим образом оформлены в документах. Правила как распорядительный документ предполагают регулирующее поведение людей в процессе совместного труда. Целью правил является обеспечение укрепления дисциплины труда, правильная организация работ, полное и рациональное использование рабочего времени, повышение производительности труда, благоприятные для здоровья и безопасные условия труда, выпуск доброкачественной продукции и др. В правилах должны содержаться ясные, точные и, по возможности, исчерпывающие указания на общие и специальные обязанности работников, а также на пределы и порядок ответственности за их нарушение в виде наложения на виновных мер дисциплинарного взыскания или применение мер общественного воздействия. Правила должны основываться на Конституции, действующем праве и моральных нормах. «Если ты накажешь кощунника, то и простой сделается благоразумным; и если обличишь разумного, то он поймет наставление».

4.3. КОНТРОЛЬ И УПРАВЛЕНИЕ ПРИ РЕАЛИЗАЦИИ РЕШЕНИЯ

Умение решать тот или иной вопрос на основе достижений науки и практического опыта является одной из важнейших черт научного стиля работы. Следует отметить, что даже самая совершенная система подготовки решений и контроля за их выполнением не может работать механически. Ее осуществление и претворение в жизнь зависят от компетенции, целесообразной деятельности, целеустремленности и умения людей. В этом плане для правильной подготовки решений требуется постоянная работа с подчиненными, ознакомление их с достижениями науки и опытом организации контроля, обучение на конкретных примерах и делах. Руководителю необходимо в совершенстве владеть самим механизмом проверки исполнения, контроля и управления. Исследователи справедливо отмечают, что из сочетания информации и руководства вытекает зависимость отчетности и контроля. Отчетность – это уведомление руководителей о выполнении поручения. Принятие отчета к сведению – один из путей контроля. Контроль предполагает поддержание руководителем способности подразделения или исполнителя осуществлять предписанные управленческие решения, распознавать возникающие ситуации и выбирать соответствующие ответные реакции на них. Выполняя данную работу, необходимо учитывать, что она вытекает из предшествующего этапа общего процесса формирования решения, а именно – подготовки решения к исполнению, где, по существу, вводится новый процесс выполнения процедуры. На этапе же управления предполагается знание исполнителями установленного порядка выполнения процедуры и возможность их быстрого переключения на него. Роль руководителя при этом состоит в распознании изменений, выборе соответствующих ответных решений, постоянном наблюдении за тем, чтобы они использовались, а в случае необходимости – внесении в них небольших корректив. Именно на этом этапе решение превращается из документа в реальное действие, и руководитель призван стать связующим звеном между инструкцией и работником. Необходимо учитывать разнообразие обстоятельств и работ, которыми подчас приходится одновременно заниматься исполнителю или, во всяком случае, делать на них ссылки, жалуясь на множество «навалившихся» дел, на нехватку времени и т. п., хотя сам трудовой процесс и не напряжен. Для предотвращения этого рекомендуется установить критерий приоритета при выборе последовательности и очередности выполнения работ и установить действенную систему контроля. «А слушающий меня будет жить безопасно и спокойно, не страшась зла». Устанавливая систему контроля за действиями подчиненных, необходимо продумать все ее аспекты, не допуская крайностей. Важным в этом плане могут быть данные оперативного контроля и т. п. Система контроля должна быть достаточно эффективной, но в то же время не доводить контролирование до сковывания инициативы, мелочной опеки за каждым действием подчиненного. В случае же выявления какого-то отклонения необходимо энергичное вмешательство для ликвидации отклонений и непредусмотренных изменений. Сложность контроля в его многоцелевой направленности на многие решения по различным проблемам требует разработки его эффективной системы. В этом плане определенный интерес представляет использование компьютерной техники, которая позволяет вести учет, классифицировать, периодически проверять ход выполнения решения, выдавая необходимую информацию в виде сводок о невыполненных решениях с указанием сроков задержек по каждому из них, нарушений, нарушителей и т. п. Целесообразным является также разграничение функций контроля среди соответствующих функциональных подразделений, служб, специальных групп, комиссий и т. п. В этом плане полезно воспользоваться рекомендациями праксеолога, профессора Тадеуша Пщоловского и обратиться к автору книги «Общая и производственная администрация», теоретику управления Анри Файолю. Известно его лапидарное определение, что значит управлять, которое звучит почти как veni, vidi, vici («пришел, увидел, победил») Цезаря: "Управлять – это значит предвидеть, организовывать, приказывать, координировать и контролировать. Файоль задумывается над более общими вопросами – лучше ли управление менее компетентное, но постоянное, или более компетентное, но сменное и коллективное. Он обращает внимание на зависимость формы организации труда от количества сотрудников, на необходимость принятия временного плана на период разработки основного. Этот последний вопрос можно встретить у Декарта, когда речь идет о путешественниках, заблудившихся в лесу, которые должны выбрать какое-либо произвольное направление движения, а не крутиться на месте. У Файоля мы находим много общих интересных замечаний о результативном действии, которое, по его мнению, должно характеризовать единство, непрерывность, гибкость. Некоторые из его идей носят характер афоризмов, например: свет общих принципов подобно свету маяка пригодится тому, кто знает путь к порту; отсутствие пунктуальности является кражей чужого времени; для получения произведения инструмента недостаточно, нужен еще художник. Другие мысли относятся к более конкретным делам, связанным с предприятием, в частности с трудом работников. Файоль советует развивать самостоятельность работников, давая им возможность обдумывать и выполнять собственные планы, не затягивать оценку или реализацию чужих идей, побуждать инициативу даже ценой возможных ошибок и недостатков, которые зачастую удается предвидеть и исправить. Он отдает себе отчет в том, что каждая смена деятельности отражается на производительности и что нужно время от времени изменять задание, порученное работнику, так как при однообразии функций появляется утомление как результат монотонности. Это файолевское наблюдение сейчас подхвачено философами. По их срвету предпринимаются действия против слишком далеко зашедшей автоматизации труда, предлагается интеграция – объединение выполняемых функций. Например, человеку, задание которого заключается в закручивании болтов, быстро наскучивает, и производительность его труда падает. Когда же он получит еще и другое задание, выполняет прежние и новые функции попеременно и таким образом разнообразит работу, то результаты оказываются намного лучше. Огромное значение имеет хорошее руководство, которое должно быть постоянным, а его распоряжения – неменяющимися. У французов есть поговорка: «два приказа – беспорядок» . Так же, как каждая смена деятельности влечет за собой определенное усилие для приспособления к новым функциям, каждая реорганизация руководства влечет замешательство. Тадеуш Котарбинский обобщил эти наблюдения, определив, что реорганизация – это период ослабления. И он сравнивает реорганизацию с процессом получения скрытой теплоты, когда, подогревая, например, лед, мы не наблюдаем повышения температуры, так как калории расходуются на изменение агрегатного состояния. В заключение обзора общих наблюдений Файоля отметим отличие действительного порядка от порядка мнимого. Примером действительного порядка является кажущийся беспорядок на столе, на котором лежат листы бумаги с заметками. Но если бы кто-то пришел и навел порядок, укладывая бумаги аккуратными одинаковыми стопками, – вот тогда бы был беспорядок! Подобное может относиться и к большому сараю, и к кухне, где господствует порядок не эстетический, а праксеологический.

4.4. ПРОВЕРКА ЭФФЕКТИВНОСТИ РЕШЕНИЯ

Сравнение фактического результата от реализации решения с ожидаемым определяет эффективность (результативность) решения. Оценка эффективности является одним из методов определения степени устойчивости внутренней и внешней среды при выработке решения, проявляемой как ответная реакция на определенные ее изменения. Это позволяет не только удостовериться в выполнении решения, но и в случае значительных расхождений между реальной отдачей и ожидаемой – принять необходимые действия по корректировке и уточнению процесса решения. Выполняя данную работу, необходимо добиваться того, чтобы окончательная формулировка решения отражала механизм измерения его эффективности. Если невозможно определить и измерить эффективность решения, рекомендуется избегать его утверждения, ибо в этом случае, видимо, неверно определены его переменные в процессе анализа проблемы. Решение эффективно, если оно способствует приближению к поставленной цели. В случае же многоцелевой деятельности эффективным можно считать решение, при котором достигается положительный результат и оно не противоречит другим целям или же значительно превалирует над некоторыми второстепенными целями. Если решение не дает запланированной отдачи, необходимо изучить, не изменились ли обстоятельства, при которых оно было принято, не явился ли такой результат следствием того, что исполнители отклонились от данного решения, т. е. необходимо выяснить устойчивость внутренних и внешних переменных, а в случае необходимости уточнить сам процесс принятия решения. Проверка эффективности решения является последним этапом процесса решения проблемы. Это, по существу, процесс обратной связи, замыкающей контур формирования и реализации решений. Поэтому правильная реализация решения имеет принципиальное значение. С целью вскрытия резервов или отклонений менеджеру или бизнесмену рекомендуется проводить выборочные проверки места или времени реализации решения, его результативности или осуществлять взаимные проверки, предъявлять взаимные претензии со стороны различных структурных подразделений, вести перекрестные проверки и т. п.

4.5. РЕКОМЕНДАЦИИ УМУДРЕННЫХ ОПЫТОМ ИССЛЕДОВАТЕЛЕЙ-УПРАВЛЕНЦЕВ

Касаясь выработки научного подхода к принятию решения и условий его исполнения, умудренные опытом исследователи указывают на необходимость определения ближних и дальних целей, так как деятельность, ведущая к успеху, – это деятельность, при которой человек обычно точно отдает себе отчет в цели своего усилия. Если эта цель далека и не всегда удается достичь ее прямым путем, то необходимо обратиться к окольному. При этом появляются ведущие к конечной цели ближние и дальние цели, которых необходимо добиваться время от времени по пути движения. В конце концов, часто эти цели не так уж далеки, как показывают опыт и практика. Так, молодой конь, съезжая с горы с телегой, хочет мчаться, а старый, чтобы не разбить телегу, спускается медленно. Оказывается, иногда даже ближние цели нельзя достичь напрямую, очевидным путем, а следует использовать окольный путь. Итальянцы говорят: «Кто едет медленно, едет без происшествий и далеко». Предки поляков говорили: «Кто дороги спрямляет, дома не-ночует» и «Чтоб было ближе, с пути не сворачивай». Важным моментом является также обдумывание перед выполнением действия: «Дорогу нужно увидеть до того, как на нее ступишь» (аналогичная русская пословица: «Не зная броду, не суйся в воду»). Речь здесь идет не столько о дороге или о реке, сколько о взвешивании всех будущих возможностей. Есть люди, которые считают обдумывание важнейшей частью работы и потому хотят, чтобы оно продолжалось как можно дольше. «Долго думай, да скоро делай», – говорят приверженцы дотошной подготовки действия в уме. Ведь обдумывание заменяет ненужные физические усилия и предотвращает их. «Из-за дурной головы ногам покоя нет», – гласит пословица. А также: «Бери в работе умом, а не горбом». Недостаточно, однако, иметь даже самый подробный план действий, если после этого не следует его реализация. Когда-то, говорят, крысы разработали обстоятельный проект уничтожения кота, но некому было его выполнить. Известно: «Благими намерениями (а в нашем случае и планами. – Я. С.) путь в ад выложен». Предварительное обдумывание и планирование позволяют вести дальновидную деятельность, ориентируясь на стратегическую цель. При этом следует учитывать, что и способ действия является важным элементом в результативном действии: «Не мытьем, так катаньем», «Не гонкой волка убьют, уловкой», но с такой оговоркой: «За двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь». Цель определенным образом заранее определяет средства. Однако они всегда должны соответствовать ее масштабу. О пословице «Где тонко, там и рвется» в «Тектологии» А. А. Богданова говорится, что «какое бы то ни было целое начинает дезорганизовываться, если только в одном его пункте сопротивление окажется недостаточным сравнительно с действующей извне силой: ткань – там, где она всего тоньше; цепь, где есть непрочное или проржавевшее звено; организация людей – там, где связь ее слабее; живой организм – там, где его ткани менее защищены; научная или философская доктрина – там, где соединение понятий уязвимее для критики и т. п.» Праксеологи знают этот «самый общий закон» и рекомендуют ликвидировать свои собственные слабости, но одновременно учитывать их у противника. Что же касается получения и сохранения возможности действия, то необходимо учитывать накопление сил как явление, которое не ограничивается исключительно областью «вооружений». Чем же другим будет накопление богатств, как не обеспечением себе возможности достижения какой-то цели? В противном случае оно не имело бы ни малейшего смысла, и баснописцы советуют богачу, который плачет после потери клада, чтобы он закопал обычный камень и думал, что никакой кражи не было. Деньги, которые никогда не должны быть истрачены, и обычный камень обладают на практике одинаковой ценностью. Это, конечно, не значит, что следует растрачивать свои возможности на всякие пустяки. Надо учитывать также преимущества от сохранения возможности деятельности и, следовательно, более удобной позиции. Несомненно, в лучшей ситуации оказывается тот, кто может совершить какое-то действие, чем тот, кто эту способность утратил. Подобным образом лучше иметь ценную вещь в своем владении, чем ее добывать. Польская пословица утверждает с определенным преувеличением, что «Лучше воробей в руке, чем тетерев на суку» (русский аналог: «Лучше синица в руке, чем журавль в небе»). Древние римляне говорили-сжато: beatus qui tenet («счастлив тот, кто держит»). Их мнение разделяют многие руководители и бизнесмены. Между прочим, Бисмарк применял метод свершившихся фактов, который выразил таким образом: «легче забрать, чем отобрать». Однако наряду с этим известно, что в некоторых случаях промедление результативнее поспешности и постановки перед свершившимися фактами. Потому «Что срочно, то от черта», «Поспешишь – людей насмешишь», «Работа не волк – в лес не убежит» и т. д. Однако промедление, тем не менее, должно иметь смысл. Хорошо, если решение откладывается по серьезным причинам. Хуже, если так делается из-за недооценки противника, как это было во время известного соревнования по бегу между зайцем и черепахой. Черепаха победила, потому что у зайца было слишком много времени, и он решил вздремнуть. Следовательно, есть два основных варианта советов: либо поспеши («Не откладывай работу на субботу, а женитьбу на старость») и окажись перед свершившимся фактом, либо медли и ожидай соответствующего момента, который нельзя пропустить. Но не всегда есть только две возможности. Известна и третья, которая, конечно, не относится исключительно к бою: «На войне не вырывайся вперед и не оставайся сзади». Уже на основании приведенного выше материала, метких наблюдений о деятельности человека, озадаченного результативностью действия, эти советы можно, в зависимости от следующей из них морали, свести, например, к таким рекомендациям: Не оглядывайся на других – умей сам себе помочь! Всегда помни о цели действия! Перед действием подумай! Думай также и во время действия! Лучше предотвращать нежелательные события, чем бездеятельно их ожидать! В коллективе следует разделить функции между его членами! Нужно знать различные процедуры, приемы, принципы, чтобы в случае необходимости иметь возможность результативного их использования!