Нотариальные документы – свидетельства, договоры и другие документы, на основании которых они совершены, а также реестры и книги учета хранятся в нотариальной конторе в условиях, обеспечивающих их сохранность.
      Изъятие и выдача каких-либо документов из дел (нарядов) не разрешается.
      В исключительных случаях (по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами) такое изъятие производится с обязательным оставлением заверенной копии изъятого документа, протокола выемки или запроса суда.
      Справки о совершенных нотариальных действиях и документы выдаются с соблюдением требований ст. 5 Основ законодательства РФ о нотариате.
      По окончании года нотариусом производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в делах (при необходимости дела переформировываются), производится оформление дел (нарядов), дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются. Листы дел нумеруются. Нумерация листов производится в правом верхнем углу каждого листа документа простым карандашом. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новый номер ставится рядом.
      В конце наряда на отдельном чистом листе делается заверительная надпись по следующей форме: «В деле (наряде) прошито и пронумеровано 5 (пять) листов. Нотариус (подпись), дата».
      Обложки дел (нарядов) оформляются согласно приложению 1 (форма N 8). Заголовок на обложку дела (наряда) переносится из номенклатуры дел. На обложке указывается также год его образования в делопроизводстве нотариальной конторы.
      Количество листов в деле (наряде) указывается цифрами на основании данных заверительной надписи.
      На дела постоянного хранения составляются описи. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой перечень заголовков дел (нарядов) с включением необходимых сведений об их составе и содержании (приложение 1, форма N 9, 10).
      Одновременно с подготовкой документов на хранение производится отбор документов, подлежащих уничтожению.
      Отбор документов для уничтожения оформляется актом (приложение 1, форма N 11).
      При отборе документов для уничтожения следует учитывать сроки хранения документов, руководствуясь при этом Перечнем документов Министерства юстиции СССР, органов учреждений юстиции и судов с указанием срока хранения документов, утвержденным Министерством юстиции СССР 31 января 1980 г. и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 25 апреля 1980 г.
      В случае сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, его архив передается совместным решением органа юстиции и нотариальной палаты другому нотариусу. О передаче архива составляется соответствующий акт, утверждаемый органом юстиции и нотариальной палатой.

       1. Заполнение реестров для регистрации нотариальных действий
      Формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств утверждены Приказом Министерства юстиции РФ от 10 апреля 2002 г. N 99 «Об утверждении Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах» и содержатся в приложении к нему:
      – реестр для регистрации нотариальных действий нотариуса (форма N 1);
      – реестр для регистрации запрещений отчуждения движимого и недвижимого имущества, а также арестов, наложенных судебными и следственными органами (форма N 2).
      При заполнении реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на документах в настоящее время возможно придерживаться основных положений, содержащихся в инструктивном письме Министерства юстиции СССР от 24 ноября 1986 г., в той части, в которой они не противоречат действующему законодательству.
      Все нотариальные действия, совершаемые нотариусами, кроме депозитных операций, должны регистрироваться в реестре для регистрации нотариальных действий (приложение к вышеназванному Приказу Министерства юстиции РФ, форма N 1).
      Реестры должны быть прошнурованы, листы их пронумерованы. Количество листов заверяется подписью работника министерства юстиции союзной республики (не имеющей областного деления), автономной республики, министерства (управления, отдела) юстиции области, а для нотариусов, занимающихся частной практикой, – возможно, и подписью работника нотариальной палаты. Подпись работника скрепляется печатью соответствующего органа.
      Запись нотариального действия в реестре производится нотариусом или иным работником нотариальной конторы только после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый документ подписаны нотариусом.
      Незаполненные строки в реестре должны быть прочеркнуты, подчистки не допускаются, а поправки должны быть оговорены подписью нотариуса.
      В графе 1 формы N 1 указывается порядковый номер нотариального действия с начала года. Номер, под которым нотариальное действие зарегистрировано в реестре, указывается в выдаваемых нотариусом документах и в удостоверительных надписях на документах.
      Указываемая в графе 2 дата совершения нотариального действия должна совпадать с датой, указанной в удостоверительной надписи, в свидетельстве или в ином документе, оформленном нотариусом.
      В графе 3 указываются фамилии, имена, отчества и места жительства граждан, для которых совершается нотариальное действие, или их представителей (родителей, опекунов, попечителей, лиц, действующих по доверенности), в этой графе дополнительно указываются фамилии, имена, отчества граждан, подписавшихся за лиц, не могущих самостоятельно расписаться, а также переводчиков.
      Если нотариальное действие совершается для юридического лица, в данной графе следует указывать полное наименование юридического лица, документы, подтверждающие его правоспособность, и сведения о представителе.
      Если для свидетельствования верности копии документа явился не тот гражданин, на имя которого выдан этот документ, а по его просьбе другой гражданин, то указывается фамилия, имя, отчество явившегося гражданина и место его жительства. В случаях, когда экземпляр нотариально оформленного документа оставляется в делах нотариальной конторы или нотариуса (договор, завещание, свидетельство и др.), адрес граждан, для которых совершено такое нотариальное действие, не указывается.
      В графе 4 реестра указываются серия, номер, дата выдачи и кем выдан паспорт или иной документ, предъявленный для установления личности явившегося для совершения нотариального действия, и год рождения в подтверждение проверки дееспособности участников при удостоверении сделок и совершении ряда других нотариальных действий.
      В графе 5 при свидетельствовании верности копии документа указывается наименование документа, краткое его содержание, фамилия, имя и отчество гражданина, которому принадлежит этот документ, кем он выдан и дата его выдачи. Например: «Коп. свид. о рожд. Ивановой Софьи Павловны 10.05.82, выд. Советским загсом г. Москвы», или «2 коп. дипл. Сидориной Нины Дмитриевны, выд. МВТУ 08.06.85».
      Если свидетельствуется верность нескольких копий одного документа, то указывается число экземпляров. Если копия документа излагается на нескольких страницах, то указывается количество страниц. Однако если свидетельствуется одна копия на одной странице, количество копий и страниц не указывается.
      При удостоверении сделок в этой графе указывается только вид сделки. Например, «Договор купли-продажи дома», «Завещание», так как подробное содержание сделки изложено в экземпляре сделки, оставляемом в делах нотариуса. Таким же сокращенным порядком записываются и выданные свидетельства (о праве на наследство, о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, о нахождении гражданина в живых и др.).
      В графе 6 сумма взысканной государственной пошлины (нотариального тарифа) указывается раздельно за совершение нотариальных действий и за составление проектов сделок, заявлений, изготовление копий документов.
      Если государственная пошлина (тариф) довзыскивается или излишне взысканная пошлина возвращается, то в этой графе делается соответствующая отметка.
      При изготовлении копий документов, оставляемых в делах нотариуса взамен подлинных (например, при оформлении наследства), когда работа выполнена не в момент совершения нотариальных действий, эта работа записывается в реестре для регистрации нотариальных действий с указанием взысканной за нее госпошлины (тарифа) в графу 6 реестра. Запись в реестр указанной выше работы должна производиться под одним номером независимо от количества изготовленных документов. Когда эта техническая работа выполняется одновременно с нотариальным действием, то запись ее производится под одним с нотариальным действием номером.
      Если документ или лицо, для которого совершается нотариальное действие, освобождены от уплаты государственной пошлины (тарифа), то в графе 6 указывается: «От уплаты госпошлины освобожден на основании (указывается основание освобождения от уплаты госпошлины или тарифа)». В этих случаях лица, получающие нотариально оформленные документы, указывают в графе 7 реестра, что документ получен ими бесплатно.
      В случае выявления ошибок в нумерации нотариальных действий в реестре об этом составляется акт за подписью нотариуса и приобщается к данному реестру. При подготовке статистического отчета должны быть учтены расхождения в нумерации.
      Необходимость существования реестра по форме N 2 в настоящее время представляется сомнительной по следующим причинам.
      Во-первых, нотариусы в настоящее время не налагают запрещений на отчуждение имущества. Статья 76 Основ законодательства РФ о нотариате носит бланкетный характер: наложение запрещений на отчуждение имущества осуществляется на условиях и в порядке, установленных законодательством РФ. На сегодняшний день таких условий не существует. Даже если исходить из того, что в дальнейшем какими-либо нормативными актами будет предусмотрена обязанность и порядок наложения нотариусами запрещений, то запрещения, как любые иные нотариальные действия, должны быть зарегистрированы в реестре регистрации нотариальных действий. Смысла в двойной регистрации запрещений, разумеется, нет; вполне достаточно было бы ведения алфавитной книги регистрации запрещений по отчуждению имущества.
      Во-вторых, обязанность по регистрации арестов, обременений (ограничений) прав на недвижимое имущество действующим законодательством возложена не на нотариусов, а на учреждения юстиции, осуществляющие государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним.
      Некоторые нотариусы ведут реестр формы N 2 в целях создания собственной базы данных, регистрируя в нем сведения об арестах, наложенных судебными и следственными органами, а также налоговыми и таможенными органами с санкции прокурора, поступившими непосредственно нотариусу. Однако полнотой информации такие реестры, естественно, не обладают.
       2. Заполнение нотариальных свидетельств
      Формы нотариальных свидетельств утверждены Приказом Министерства юстиции РФ от 10 апреля 2002 г. N 99 «Об утверждении Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах».
      Свидетельства подготавливаются нотариусом на чистых листах бумаги либо на специальных типографских бланках. В свидетельстве о праве на наследство (формы N 3 – 12) в обязательном порядке указываются состав наследственного имущества, его характеристика и оценка, а в необходимых случаях и место его нахождения. В свидетельстве о праве собственности (формы N 15, 16), выдаваемом супругам либо пережившему супругу, также подробно дается характеристика имущества, приобретенного супругами в период брака.
      При наличии в составе наследства денежного вклада сумма вклада указывается в свидетельстве только по желанию наследников.
      Вместо перечисления вещей, в отношении которых приняты меры к охране наследственного имущества, в тексте свидетельства может быть сделана ссылка на акт описи, составленный нотариусом, с указанием даты описи и суммы. Однако если в состав этого наследственного имущества входит также недвижимое имущество, автомобиль, денежный вклад, паенакопления, во всех случаях в тексте свидетельства о праве на наследство это имущество специально указывается отдельным пунктом.
      В тех случаях, когда свидетельство о праве на наследство по завещанию выдается нескольким наследникам на конкретное имущество, то указывается имущество, завещанное каждому из наследников, и его оценка.
      Если в состав наследственного имущества входит недвижимое имущество, в тексте свидетельства указывается, что возникающее на основании него право собственности (иное право) подлежит регистрации в учреждении юстиции, осуществляющем государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним, по месту нахождения недвижимого имущества. При выдаче свидетельства о праве на наследство и о праве собственности на автомототранспортные средства в тексте свидетельства следует указывать, что транспортное средство подлежит перерегистрации в органах ГАИ (ГИБДД).
      В свидетельствах о праве на наследство должны содержаться указания на имеющиеся ограничения (обременения) прав.
      Содержание свидетельств (формы N 3 – 12) может изменяться в зависимости от обстоятельств того или иного нотариального дела.
      При выдаче свидетельства о праве собственности одному из супругов (форма N 15) вместо слов «право собственности принадлежит...» указывается: «право собственности принадлежит гр. Петрову Семену Федоровичу в 1/2 доле».
      Во втором абзаце слова «каждого из них» опускаются, а вместо слов «в указанных долях» пишется «в указанной доле».
      Если свидетельство об удостоверении факта нахождения гражданина в живых (формы N 17 – 18) совершается вне помещения нотариальной конторы, то вместо слов «Гр.____________ явился в означенную государственную нотариальную контору лично в ____ часов ______ минут» указывается: «в чем я удостоверился лично, явившись по указанному адресу места его жительства в ______ часов ______ минут».
      Если нотариальное действие совершается в лечебном учреждении, с выездом на дом и т.п., то указывается место его совершения и адрес.
      Если несовершеннолетний явился в сопровождении опекуна или попечителя, то вместо слов «отцом (матерью)» указывается: «опекуном (попечителем)». После слов «личность граждан, упомянутых в свидетельстве, установлена» указывается: «факт назначения гр. (фамилия, имя, отчество опекуна или попечителя) опекуном (попечителем) проверен».
      По этой же форме выдается свидетельство для действия за границей. При этом в тексте свидетельства фамилия, имя и отчество нотариуса, удостоверившего факт нахождения гражданина в живых, указываются полностью. По просьбе лица, которому выдается свидетельство, в тексте может быть указано его гражданство или национальность, год и место рождения, добрачная фамилия, семейное положение, профессия.
      Следует иметь в виду, что форма N 18, устанавливающая обязательность явки к нотариусу несовершеннолетнего гражданина для удостоверения факта нахождения его в живых в сопровождении законного представителя, должна применяться с учетом ст. 21, 26 и 27 ГК: если несовершеннолетний гражданин приобрел дееспособность в полном объеме до достижения восемнадцатилетнего возраста, нотариальные действия он совершает самостоятельно.
      Если свидетельство об удостоверении факта нахождения гражданина в определенном месте (форма N 19) совершается вне помещения нотариальной конторы, то вместо слов: «помещении указанной нотариальной конторы по адресу» указывается: «месте своего жительства по указанному адресу, в чем я удостоверился лично».
      Если нотариальное действие совершается в лечебном учреждении, указывается его название и адрес.
      О принятии на хранение документов составляется опись (наименование документа, его основные реквизиты, кому принадлежит), которая подписывается гражданином, сдавшим на хранение документы, и государственным нотариусом. Опись в установленном порядке скрепляется со свидетельством.
      Если свидетельство о передаче заявления (форма N 21) излагается на обороте экземпляра поданного заявления, то вместо слов «заявление содержало» может быть указано: «содержание заявления изложено на обороте настоящего свидетельства».
      В случаях, когда лицо, подавшее заявление, просит указать содержание полученного на заявление ответа или что ответа к назначенному сроку не последовало, после слов «заявление содержало» указывается: «на заявление через означенную государственную нотариальную контору __________ (дата прописью) получен ответ следующего содержания: _____________» или «ответа на заявление через означенную государственную нотариальную контору до _______ (дата прописью) получено не было».
       3. Заполнение удостоверительных надписей
      Текст удостоверительной надписи может быть изготовлен с помощью каких-либо технических средств или ясно написан от руки. Могут быть использованы мастичные штампы. Подчистки не допускаются, незаполненные места должны быть прочеркнуты, приписки и иные исправления оговорены. Очень четко и разборчиво должны быть указаны фамилия, имя, отчество нотариуса, наименование нотариального округа. Могут быть использованы специально для этого изготовленные штампики.
      Удостоверительная надпись излагается на лицевой стороне документа либо на обороте документа. Если удостоверительная надпись проставляется на лицевой стороне, обратная сторона документа против надписи прочеркивается. Если удостоверительная надпись излагается на оборотной стороне документа, в этом случае на лицевой стороне документа указывается часть наименования города (поселка, села), где расположена нотариальная контора, а на оборотную переносится остальная часть наименования. Например: «Екатерин-» и далее на обороте документа – «бург».
      Если удостоверительная надпись не умещается на соответствующем документе, она может быть продолжена или изложена полностью на прикрепленном к документу листе бумаги. В этом случае листы, на которых изложен текст документа и удостоверительная надпись, прошнуровываются и пронумеровываются, число листов заверяется подписью государственного нотариуса с приложением печати нотариальной конторы. Для изложения удостоверительной надписи или ее продолжения допускается также подклейка листа бумаги с приложением печати, оттиск которой должен быть частично изображен на подклеенном листе. Прикрепление и подклейка листов бумаги для надписи о свидетельствовании верности копии документа не допускаются.
      Даты оформления в текстах договоров, доверенностей, завещаний, иных документов, а также даты удостоверения в удостоверительных надписях указываются полностью словами.
      При удостоверении договоров об отчуждении недвижимого имущества и договоров об ипотеке в тексте удостоверительной надписи следует указывать, что договор (либо переход права собственности на основании его) подлежит регистрации в учреждении юстиции, осуществляющем государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним. При этом необходимо иметь в виду, что согласно нормам ГК государственной регистрации подлежат следующие договоры об отчуждении недвижимого имущества:
      – договор продажи предприятия как имущественного комплекса (п. 3 ст. 560 ГК);
      – договор продажи жилого помещения (п. 2 ст. 558 ГК);
      – договор дарения любого недвижимого имущества (п. 3 ст. 574 ГК);
      – договор постоянной и пожизненной ренты, предусматривающий отчуждение недвижимого имущества под выплату ренты (ст. 584 ГК);
      – договор пожизненного содержания с иждивением (п. 2 ст. 601 ГК).
      Во всех остальных случаях отчуждения недвижимого имущества государственной регистрации подлежит только переход права собственности на недвижимость.
      В соответствии со ст. 339 ГК договор ипотеки подлежит государственной регистрации.
      В удостоверительных надписях, совершаемых на договорах об отчуждении автомототранспортных средств, должно быть сделано указание, что договор подлежит предъявлению в органы ГАИ (ГИБДД) для перерегистрации транспортного средства.
      При удостоверении телеграммы-доверенности на экземпляре, оставляемом в делах нотариуса, нотариус должен сделать отметку о том, что доверенность подписана представляемым в присутствии нотариуса, личность его установлена, дееспособность проверена.
      В случае, когда нотариальное действие совершено вне помещения нотариальной конторы, в удостоверительной надписи, так же как и в реестре для регистрации нотариальных действий, указывается место совершения нотариального действия с указанием адреса. Например: «Завещание удостоверено на дому по адресу: Полевая ул., д. 3, кв. 11».
      Если нотариальное действие совершается в лечебном учреждении, указывается его название и адрес.
      В практике работы нотариусов возникает вопрос о возможности включения в тексты удостоверительных надписей реквизитов лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, а также номера и даты приказа о назначении его на должность. Вышеупомянутым Приказом Министерства юстиции РФ отражение данной информации в удостоверительных надписях и свидетельствах не предусмотрено, поэтому обязательным не является, однако, с другой стороны, и не противоречит действующему законодательству.
      Не противоречит законодательству также включение в текст удостоверительной надписи указания о том, что текст документа зачитан лицу, оформляющему его, вслух. Требование зачитать текст сделки, заявления и иного документа вслух его участникам содержится в ст. 44 Основ законодательства РФ о нотариате и, таким образом, является частью процедуры совершения нотариального действия, поэтому подобное указание может быть включено в текст удостоверительной надписи.
      Если документ или гражданин, для которого совершается нотариальное действие, освобождены от уплаты государственной пошлины (тарифа), в удостоверительной надписи указывается: «От уплаты государственной пошлины (тарифа) освобожден на основании (указывается основание освобождения)».
      Обратившимся для совершения нотариального действия лицам, не знающим языка, на котором ведется делопроизводство, тексты оформляемых документов должны быть переведены нотариусом или переводчиком. В этом случае документ оформляется на русском языке. После текста документа, например доверенности, перед подписью представляемого указывается: «Ввиду незнания русского языка гр. (фамилия, имя, отчество) текст доверенности переведен ему устно на литовский язык мной, нотариусом (фамилия и инициалы)» либо «Ввиду незнания русского языка гр. (фамилия, имя, отчество) текст доверенности переведен ему устно на литовский язык переводчиком (подпись переводчика с указанием фамилии, имени, отчества)». После этого расписывается представляемый, затем проставляется удостоверительная надпись об удостоверении доверенности с добавлением в надписи следующих слов: «При этом свидетельствую верность устного перевода текста доверенности с русского языка на литовский язык» либо «Подпись переводившего устно текст доверенности с русского языка на литовский язык сделана переводчиком (фамилия, имя, отчество), подлинность подписи которого свидетельствую».
      Если при совершении нотариального действия гражданин просит одновременно оформить и перевод документа, в этом случае в удостоверительной надписи указывается о производстве этих двух нотариальных действий.
      Например, при свидетельствовании верности копии документа с одновременным переводом текста копии документа с одного языка на другой язык нотариусом удостоверительная надпись излагается в следующей редакции:
      Дата (прописью), я, (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование нотариального округа), свидетельствую верность этой копии с подлинником документа, в последнем подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений или каких-либо особенностей не оказалось.
      При этом свидетельствую верность перевода данного текста с _______ языка на _________ язык.
      Зарегистрировано в реестре за N __________
      Взыскано государственной пошлины (тариф) __________
      Гербовая печать Нотариус (подпись)
      Если перевод документа делается переводчиком, то удостоверительная надпись излагается в следующей редакции:
      Дата (прописью), я, (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование нотариального округа), свидетельствую верность этой копии с подлинником документа, в последнем подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений или каких-либо особенностей не оказалось.
      Подпись переводившего с __________ языка на ___________ язык сделана переводчиком (фамилия, имя, отчество, реквизиты документа, удостоверяющего личность), подлинность подписи которого свидетельствую.
      Зарегистрировано в реестре за N _______________
      Взыскано государственной пошлины (тариф) _____________
      Гербовая печать Нотариус (подпись)
      Удостоверительная надпись на документе, предназначенном для действия за границей, производится с помощью технических средств либо в исключительных случаях от руки, прочеркивать пробелы не следует. Согласно ст. 104 Основ законодательства РФ о нотариате нотариус вправе также совершать удостоверительные надписи в форме, предусмотренной законодательством других государств, если это не противоречит международным договорам РФ.

§ 1. Требования к форме сделок