Первое- это «шапка», т.е. то, что уже отпечатано в верхней части бланка - данные вашей фирмы (если вы, конечно, пишете от ее лица; а если от себя лично, то можете обойтись без «шапки»).
      MAGATON/S Department Store
      12745 Bulset Strip
      Los Angeles, California 941474
        Второе- это- дата (например, December 21, 1996), которая ставится несколькими строчками ниже «шапки» (ее, впрочем, ставят иногда сверху).
        Третье- это внутренний адрес. Хотя адрес вашего партнера уже есть на конверте, тем не менее он обязательно указывается и в письме. Точнее, перед письмом после даты:
      Cetrum Collection Agency
      4376 Hollywood Boulevard.
      Los Angeles, California 947651
        Четвертое- это приветствие. «Dear Sir» - если вы не знаете, кто будет читать ваше письмо там, куда вы его посылаете; обращение «Gentlemen/Gentlemen and Ladies» приемлемо лишь в тех случаях, когда ваше.письмо носит уж совсем дипломатически-официальный характер, а в нашем случае это не годится.
        Пятое- это сам текст.
       Шестое- это подпись. Сюда входят: пара теплых слов Sincerely Yours, Truly Yours, Faithfully Yours, Best Regards, ваши имя и фамилия плюс должность: Sergey Ivanov, the Executive Director. В подписи, как это ни парадоксально, главное - ваша роспись. Да-да! Если мы доверяем только разным гербовым печатям, то на Западе самое важное - подписаться под всем тем, что было написано выше. Ваш автограф и ваши краткие данные, телефон или некий адрес у них ценятся повыше всех наших печатей, за которыми часто не видно самого человека.
      И, наконец, седьмое- это инициалы того, кто это письмо отправлял и писал: MG/vr. Прописные буквы - это ваши инициалы, а вторые две буквочки, строчные,- это инициалы, к примеру, вашей секретарши, которая набирала текст. Вместо «дэш», что идет после ваших инициалов, можно ставить и двоеточие: MG:vr, это большого значения не имеет. Седьмой пункт кому-то покажется не особо существенным, но для щепетильного американского бизнесмена тем не менее он является важным. Это дань уважения - напомнить, кто работал над составлением документа.
      Я обещал рассказать, когда можно и нужно писать письма от руки. Видите, не забыл. В принципе от руки можно писать всегда, если у вас черный стержень. При этом вы должны писать разборчиво, печатными буквами. Последнее особенно важно, когда вы пишете от себя лично. Тогда ваше письмо получается более интимным, более доверительным, что ли. Вы демонстрируете этим, что повод, по которому вы пишете, вас волнует. Это особенно важно учитывать, если вы - студент из малообеспеченной семьи или, к примеру, чернобылец и у вас есть шанс поехать на стажировку, принять участие в благотворительной акции или просто отдохнуть в молодежном лагере. Тогда ваш «Reference» даже желательно писать от руки примерно в таком духе:
 
      Dear Sir,
 
      I would be very very grateful to your company if I only could use such a wonderful chance to have study practice in the USA where I might have improved my English and met new friends…
 
      послание выглядит более сердечным и заинтересованным, чем, к примеру, напечатанное на лазерном принтере и рисующее в воображении, скорее, преуспевающего молодого референта, чем нуждающегося в помощи бедного студента. Но не забывайте, что все каноны и форма построения делового письма '- «шапка», дата, приветствие, сам текст и подпись - сохраняются. Также учтите, что в английском языке уже давно не употребляется так, как в русском, пропись с различными выкрутасами, завиточками и наклоном в правую сторону. На Западе все больше пишут прямо, печатно, без наклона, а если и с наклоном, то в левую сторону. Пропись с правым наклоном тем не менее существует. Ее используют в каких-либо особых, торжественных случаях: при поздравлениях с юбилеем, свадьбой или с наградой английской королевы…
      На Западе (да и на Востоке) к компьютерам уже настолько привыкли, что даже друзья пишут друг другу письма на компьютере, что для них (и для многих из нас) привычней и быстрей, чем отыскать авторучку, лист бумаги и черкануть несколько строк. Даже если вы переписываетесь с человеком, с которым у вас достаточно добрые и дружественные отношения, то и тогда соблюдайте все принципы деловой переписки. Вот почитайте письмо директора американского лагеря отдыха, который относился ко мне, как к своему сыну:
 
      October 8, 1992
 
      Hi, Michael,
 
      I am asking for your help! We have been advised by the Post Office to send you two letters. One addressed to you at Bellorussia and one addressed to same name, same address, and instead of «Bellorussia» Byelarus, Russia.
 
      Please send us a card or letter as soon as you receive this letter along with the date received. We were told that if the address is not the current, correct one you will not get the mail. Your shirt is ready to be mailed but we do not -want to lose it or not have you receive it.
 
      Our best to you and much love from all at Camp Alder-sgate and especially the Thomas Family.
 
      Jeffrey C. Thomas
 
      Director
      JCT: v
 
      Как видите - вполне дружеское письмо; тем не менее оно выдержано в канонах деловой переписки. Лишь только «Hi» вместо официального приветствия.
      Вернемся к традиционному деловому письму.
      Следующее, что надо сделать при составлении делового письма,- это избавиться от желания «звучать» слишком по-деловому. Вот, к примеру, фраза:
      As per you request, please find eclosed herewith a check in the amount of $16. 49.
      Такие выражения, как «herewith" и "as per», не создают ничего, кроме излишней чопорности. А вам просто надо найти нечто среднее между дружеским и официальным тоном.
 
       As you requested. I am enclosing a check for $16. 49.
 
      Второй пример более прост, понятен и продуктивен. Да и более лаконичен. И еще. Забудьте в деловой переписке про все разговорные сокращения. Пшите не «don't", a "do not", не "isn't", a "is not", не»haven't«, a "have not» и т.д.
      Учитывая все сказанное, просмотрите список словосочетаний, которых лучше избегать в деловом письме: хотя эти выражения и часто встречаются у американцев, янки не считают их подходящими для деловых писем. Они слишком громоздкие и официозные.
       according to our records acknowledge receipt of as to with reference to
        with regard to at hand on hand
         attached please find enclosed please find
        attached hereto enclosed herewith enclosed please find
        beg to inform
        beg to tell
        for your information
        hereby
        heretofore
        herewith
        I have your letter I wish to thank may I ask
        in due course of time in receipt of in the near future in view of
        our Mrs Johnson permit me to say pursuant to thank you again
        thank you in advance thereon
 
      Все эти слова и словосочетания взяты из архивов американской деловой переписки; сами американцы советуют друг другу их не употреблять. А вот еще список слов и выражений, которых, следует избегать (левый столбик), а вместо них пользоваться теми, что в правом столбике:
 
        Вместо= Пишите
       Advice/ inform=say/ tell/ let us know
        Along these lines-like
        On the order of=as/ according to
        at an early date/ at your earliest convenience=soon/ today/ next week/ a specific date
        at this. time/ at the present time/ at this writing=now/ at present
        Check to cover=check for
        Due to the fact that-because
        For the purpose of=for
        Forward=Send
        Free of charge=Free
        in accordance with=According to
        in advance of/ prior to=Before
        in compliance with=as you requested
        in the amount o=fFor
        In the event that=if/ in case
        kindly=Please
        of recent date=Recent
        Partly=person/ a specific name
        Subsequent to=after/ since
        The writer/ the undersigned=I/ me
        Up to this writing=untill now
 
      А теперь сравните две версии одного письма и посмотрите, чем второй вариант отличается от первого.
 
       Dear Mr Fergusson,
        
        With reference to your order for Nashito camcoder we are in receipt of your check and are returning same.
        
        I beg to inform you that, as a manufacturer, our company sells camcoders to dealers only. In compliance with our wholesale agreement we deem it best to refrain from direct business with private consumers.
        
        For your information there are many retailers in your vicinity who carry Nashito camcoders. Attached please find a list of said dealers.
        
        Hoping you understand.
        
        Yours truly…
 
      Ошибка этого варианта в том, что употребляются слова «said" (здесь: "упомянутые") и "same" ("его же»), которых вообще нужно избегать, а вместо «deem" лучше писать "believe». Причастные обороты looking forward to your early reply, hoping to hear from you soon,. thanking you for your interest НЕЛЬЗЯ использовать в концовке письма. Пишите законченные предложения: We look forward to your early reply: I hope to hear from you soon: Thank you for your interest. Теперь прочтем откорректированный вариант.
 
        Dear Mr Fergusson,
        
        We have received your order for Nashito camcoder but unfortunately must return your check.
        
        As a manufacturer we sincerely appreciate your interest in Nashito. products. We are therefore enclosing a list of retailers in your community who carry a full line of our camcoders. Any of them will be happy to serve you.
        
        Sincerely yours…
 
      Согласитесь, второй вариант и понятнее, и в то же время вежливее. Написав We are sorry или I appreciate, вы создаете благоприятную деловую атмосферу. Никогда не обвиняйте своего клиента, используя выражения типа: «your error/your failure». Если написать Because you have refused to pay your long overdue bill, your credit rating is in jeopardy, то это будет выглядеть слишком уж агрессивно. Вот более дипломатичный подход: Because the $435 balance on your account is now over sixty days past due. your credit rating is in jeopardy.
      Для позитивной перспективы сотрудничества сохраняйте естественный тон письма. Даже если вы затрагиваете неприятные темы, будьте тактичны и вежливы. В каждом письме адресат должен видеть ваши добрые намерения, и тогда даже бандиту с большой дороги будет приятно вести с вами дела. (Шутка.)
      Любое светское письмо станет теплее, если вы напишете обычное «please" или "thank you». Вместо We have received your order лучше написать Thank you for your recent order, вместо безличного Checking our records we have verified the error in your September bill - Please accept our sincere apologies for the error in your September hill.
      Вторая версия нашего письма более удачна еще и потому, что нет непосредственных претензий к тому, кто это письмо будет читать. Вежливость - это, по большому счету, оружие, и надо уметь им пользоваться.
      Ваше письмо должно быть в первую очередь ориентировано на клиента. К примеру, Please accept our apologies for delay является просто вежливой формой. Но We hope you not been seriously inconvienced by the delay дает понять, что вы проявляете заботу и участие в делах вашего клиента.
      Конечно, это не значит, что следует избегать местоимений «I" и "we», но уж если вы их употребляете, то учтите следующее: пишите «1" - когда говорите от себя лично, a "we» - когда говорите от лица фирмы. НЕ УПОТРЕБЛЯЙТЕ имени фирмы, как и выражения «our company» - все это звучит несколько напыщенно, как если бы отправитель вместо "я" постоянно называл себя полным именем…
      Внимательнее и не слишком часто используйте имя адресата в своем письме. Если за этим не следить, то боюсь, что ваше письмо получится слишком снисходительным.
      Теперь сравните еще два письма и попробуйте определить, что делает второй вариант более личным.
      Вариант первый:
 
       Dear Ms Mitchell,
        
        Having conducted our standard credit- investigation we have concluded that it would be unwise for us to grant you credit at this time.
        
        We believe that the extant of your current obligations makes you a bad credit risk.
        
        As you can understand it is in our best interest to grant charge accounts only to those customers with proven ability to pay.
        
        Please accept our sencere regrets and feel to continue to shop at Alien's on a cash basis.
 
      Вариант второй:
 
        Dear Miss Mitchell,
        
        I am sorry to inform you that your application for an Alien's charge account has been turned down.
        
        Our credit department believes that because of your current obligations additional credit might be difficult for you to handle at this time.
        
        Your credit reputation is too valuable to be placed in jeopardy. We will be delighted of course to reconsider your application in the future should your financial responsibilities be reduced.
        
        Untill then we hope you will continue to shop at Alien's where EVERY customer is our prime concern.
        
        Sincerely Yours…
 

      Хорошее деловое письмо должно быть хорошо спланировано и построено. Что я имею в виду? Вам необходимо заранее определить все, что вы хотите сказать, отметить самое важное, чтобы письмо было предельно логичным, законченным и доступным. Набросайте черновой вариант главных вопросов. Перечислите все детали, которые вам важны. Проверьте свой черновик: все ли к месту? Ведь адресат должен получить только необходимую информацию. Для лучшего понимания фактов, причин и пояснений, а также для усиления эмоциональности можно воздействовать на клиента и некоторой дополнительной информацией. Иными словами, говорите все, что поможет вам получить желаемый ответ. Только не переборщите! Старайтесь быть немногословным. Вы должны чувствовать, когда надо закончить письмо. Если оно, на ваш взгляд, получилось слишком уж коротким, не поддавайтесь искушению заполнить чистое пространство листа или Дополнить предложения. Ошибкой является также повторение одной и той же мысли, пусть она и кажется вам суперважной.
      Если вы уже поблагодарили своего адресата, то можете испортить логический строй письма, написав в конце «Thank you again». Хотя могут быть и исключения. Вот как, к примеру, вполне вежливо, тактично и, я бы даже сказал, обнадеживающе меня послали подальше в одной диснеевской компании, в которую я, четверокурсник иняза, в свое время (вот был нахал!) пытался влезть.
      Dear Mr. Goldencov,
      Thank you for sending us your resume regarding our employment opportunities here at the European Creative Center.
      Unfortunately, your candidature does not correspond to any of our available positions. We will however, keep your name on file for future reference.
      Thank you again for your interest in our company, and best of luck to you in your job search.
      Kindest regards,
      Pamela Young
      Office Coordinator
      Здесь, как видим, «thank you» повторяется два раза, но, на мой взгляд, письмо от этого не пострадало. Просто Памела Янг в вежливой манере подчеркивает: ей, действительно, было приятно, что на какой-то там французский филиал «Дисней Компани» обратил внимание аж советский (дело было в 1990 году) студент.
      Я упоминал о том, что иногда не повредит некая дополнительная информация. Но тут нужно действовать'осторожно, чтобы только лишь подчеркнуть, но не ослабить главную мысль. Иначе приложение некой дополнительной самостоятельной информации может сбить с толку и увести в сторону. Вот представьте, что вы получаете письмо с давно просроченным сообщением, которое заканчивается:
      Let us take this opportunity to remind you that our August Sale begins next week with three preview days for our special charge customers.
      Избегайте различных излишеств. К примеру:
      Because my husband's birthday is October 8 I would like to order the threepiece luggage ensemble in your fall catalog.
      В данном случае было бы важнее указать регистрационный номер багажа, а не дату рождения мужа. Или вот еще один пример:
      I have received your invitation inviting me to participate in your annual Conference.
      Так как пригласительные письма для того и посылают, чтобы кого-то пригласить, то слова inviting me явно лишние. Так же ошибочно писать the green-colored carpet или the carpet that is green in color. -Зеленый - это уже цвет, и не надо лишний раз на это указывать.
      А теперь посмотрите на следующий образец.
      If we cooperate together the project will be finished quickly.
      «Cooperate" уже означает "вместе", поэтому слово»together" не нужно. И вообще, если есть слово, которое заменяет несколько слов, то его и пишите. Так, вместо «as a result" можно написать "because", a вместо»as otherwise«- "otherwise».
      «Разговорные" приставки "up/on/off…» не употребляются в деловых письмах. Пишите не connect up/continue on, но connect/continue… Не Mr Jones handled the job in an efficient manner, a Mr Jones handled the job efficiently. Короче и понятнее.
      Сравните два следующих письма. Обратите внимание на нагромождение лишних слов в первом варианте и на то, как просто избавились от них во втором.
      Вариант первый:
      Dear Ms Tompson,
      I am pleased with the invitation that'I received from you inviting me to make a speech for the National Association of Secretaries on June 18.
      Unfortunately I regret that I cannot attend the meeting on June 18. I feel that I do not have sufficient time to prepare myself because I received your invitation on June 5 and it is not enough time to prepare myself completely for the speech.
      Yours truly…
      Вариант второй:
      Dear Ms Tompson,
      I am pleased with the invitation to speak to the
      National Association of Secretaries.
      Unfortunately I cannot attend the meeting of June 18 because I will not have sufficient time to prepare, I received your invitation on June 5.
      I will be happy to address your organization on another occasion if you give me a bit more notice. Best of luck wth your meeting.
      Sincerely Yours
      Выбрасывая из письма лишние слова и повторы, тем не менее будьте внимательны и не вычеркните что-нибудь нужное. Так, некоторые из желания быть предельно краткими опускают артикли «the", "a", "an» и предлоги, а получается вот что: Please send order special delivery.
      Единственное, чего здесь добился приверженец «телеграфного" стиля, опустивший артикль "the» и предлог «by» (что, увы, можно часто встретить в заголовках английских газет и журналов), так это резкого и безличного обращения. А правильнее было бы написать: Please send the order by special delivery.
      Когда вы набираете деловое письмо на компьютере, всегда старайтесь, чтобы оно уместилось в рамках экрана, полностью.было перед глазами клиента. Это особенно важно учитывать, если вы пользуетесь электронной почтой, где законы деловой переписки те же.
      НИКОГДА не решайте в одном письме две проблемы сразу. Если ваше послание содержит «два ядра», то будьте уверены: на один из серьезных вопросов вы, скорее всего, либо не получите ответа вообще, либо, в лучшем случае, вам ответят частично, вскользь. Лучше ставить вопросы так, чтобы вашему адресату было легче отвечать на них (но только не односложными «да"или "нет»).
      Итак, вы уже поняли: деловое письмо должно быть «одноядерным». Если вы только запрашиваете своего партнера о возможности покупки у него видео- или аудиоаппаратуры, то не следует тут же предлагать условия поставки оной. Лучше напишите позже еще одно письмо.
 

 
      Тут, конечно, ваше письмо имеет большое значение. От него многое зависит, и вам надо уметь себя преподнести.
      На что следует обратить внимание? В первую очередь на резюме, которое еще называют «data sheet" или "vita», куда входит перечисление всех ваших достижений: когда и какую школу, институт и прочее учебное заведение вы закончили и какой и где имеете опыт работы. Перечисление учебных или рабочих мест, что вы увидите на примере, идет по убывающей: начинаете с последнего места работы и заканчиваете самым первым (с указанием дат). Второй важный момент - это ваше письмо-запрос, где вы - как бы и продавец, и товар одновременно. В вашем письме-applications, как и в резюме, но уже в более развернутой форме, вы доверительно рассказываете о себе, о своем опыте работы… Короче, стараетесь понравиться своему адресату. Applications бывают двух видов. Первый вид -это письмо-ходатайство. Его вы пишете, если отвечаете на объявление какой-нибудь фирмы. В нем обязательно должна присутствовать ссылка на объявление или на тот источник, где вы вычитали это самое объявление. Вот пример письма-ходатайства:
      Rebecca Sprau
      2544 South Fruitsnake Road
      Land Haute,- Indiana 54267
      May 4, 1996
      Mr Robert T. Smith, Vice President
      Indiana Petroleum and Electric Company
      1143 Broad Street
      Land Haute, Indiana 47786
      April 25, 1996
      Dear Mr. Smith,
      Having served for the past several years as the sole secretary of a private business, I would like to apply for the position of executive secretary which you advertised in the Land Haute Journal, April 24, 1996.
      As secretary to the Benlow Corporation here in Land Haute I was directly responsible to Mr Jordanson, the company's owner. My services were generally those of a 'gal Friday.' In addition to typing, filing, and taking dictation, I was responsible for scheduling all the Mr Jordanson's appointments and telephone-calls.
      Essentially, I did everything I could to make Mr Jordanson's heavy responsibilities easier. Thus I am familiar with the duties of an executive secretary and believe I am prepared to anticipate and meet all your expectations.
      I would appreciate your giving me the opportunity to discuss my qualifications in person. I would be happy to come for an interview at your convenience, and I can be reached after 5, P. M. at 772 1747.
      Sincerely Yours
      Rebecca Spraut
      Вторая разновидность application - это «неходатайственное» письмо. Вы не откликаетесь на объявление, а сами ищете работу по совету или просто наудачу. В таком случае ваше письмо все равно должно содержать ссылку на источник информации, т.е. на того, кто посоветовал вам обратиться в данную компанию. К примеру:
      Dear Sir,
      This month I completed a three year course of study Tourism and Travel at the Bowker Business School, and my placement counselor, Mr. Robert Pliner, suggested I apply to you for a position as assistant travel agent.
      Ну, а в остальном все, как и в первом письме. Теперь давайте рассмотрим, как составляется резюме.
      Olga Smirnov
      2300 West Fruitbridge Rd.
      Send Terre, Indiana 47811
      (521) 777 12 48
      CAREER OBJECTIVE: to obtain a position as an secretary with a large corporation.
      WORK EXPERIENCE:
      March 1995 Secretary, the Benlow Corporation. to present 620 West Second street. Send Terre, Indiana.
      Responsible for general running of the office of small private firms.
      October 1993 to Receptionist, Dr. Mark O' Roum,
      March 1995 703 South Fulton Str., Bern, Indiana.
      July 1991 to File Clerk, Ajax Insurance Company,
      October 1993 277 Westgage Ave. Berne, Indiana.
      EDUCATION:
      September 1989 to Judson Secretary School, Berne, Indiana.
      July 1991 Courses in typing,. Filing, Gregg shorthand, and business machines operation.
      Central High School, Berne, Indiana.
      Diploma, July 1989.
      SPECIAL SKILLS: typing - 70 w. p.m. shorthand - 120 w. p. m.
      Languages - French, Russian
      В подразделе CAREER OBJECTIVE вы пишете о своей цели, т.е. о том, какую работу и где хотели бы получить. Затем, как уже было сказано выше, в разделе WORK. EXPERIENCE, начиная с последнего и заканчивая самым первым, вы перечисляете места своих работ, т.е. кратко излагаете свою трудовую книжку с указанием в правом или, как здесь, в левом столбце, с какого по какое время трудились. Колонка EDUCATION - это, понятно, сведения о вашем образовании: укажите, что и когда вы в свое время с успехом закончили. Если служили в армии, то укажите и это под отдельным заголовком ARMY SERVICE. К примеру:
 
      ARMY SERVICE
 
      May 1981 to June 1983 private
 
      Если не хотите выделять свою армейскую службу, то и не надо. Проверять все равно никто не будет. Ну, а под заголовком SPECIAL SKILLS указывайте все, что вы умеете делать и чем можете похвастаться: печатать, по-испански говорить, из спортивного лука стрелять… В конце резюме под заголовком REFERENCE можете приложить список тех, кто дал вам рекомендательные письма-характеристики с указанием имени, телефона или же адреса. Это вовсе не значит, что им тут же начнут названивать, спрашивая: «Кто вы и правда ли все, что написано?». Просто ваш «референс» будет выглядеть вполне убедительным. Вспомните то, что я вам уже говорил: все наши важные печати очень часто не имеют для американцев никакого значения. Хотя присутствие печати, может быть, и нелишне, особенно если печать стоит под документом из серьезного государственного учреждения, посольства, консульства…