ГЛАВА 7

ПОСЛЕДСТВИЯ ДЛЯ БИЗНЕСА

Появление в документах изрядного объема мультимедийных элементов и освобождение их от бумажных пут существенно обогатит способы общения людей и скажется практически на всех сферах их деятельности – бизнесе, образовании и досуге. Информационная магистраль революционизирует связь даже в больших масштабах, чем вычислительную технику. И в бизнесе этот процесс уже заметен.

Чтобы получить преимущество над конкурентами, компании должны работать эффективнее – отсюда стимул к применению самых производительных технологий. Поэтому электронные документы и сети позволяют улучшить управление информацией и наладить более тесное сотрудничество как между своими подразделениями, так и между внешними партнерами. Персональные компьютеры уже оказали на бизнес колоссальное влияние. Но это влияние проявится гораздо сильнее, когда персональные компьютеры будут объединены и внутри, и за пределами компании.

Пройдет десятилетие, и характер ведения бизнеса повсеместно трансформируется. Программы станут дружественнее, а «нервную систему» организаций будут представлять сети, которые протянутся к каждому работнику и дальше – к поставщикам, консультантам и клиентам. В результате компании станут мобильнее и компактнее. В отдаленной перспективе, когда информационная магистраль ослабит зависимость предприятий от городских структур, многие фирмы децентрализуются, рассредоточат рабочие места, и тогда города (как и компании), быть может, уменьшатся в размерах.

В ближайшие 5 лет пропускная способность коммуникационных линий в деловых районах городов возрастет на два порядка – вследствие конкуренции сетевых провайдеров за крупных заказчиков, сконцентрированных в таких районах. Бизнес будет в числе первых пользователей высокоскоростных сетей. Ведь любая новая компьютерная технология сначала внедряется в бизнесе, потому что именно в нем преимущества более совершенных информационных систем проявляются сразу и очень наглядно.

У менеджеров крупных и малых компаний дух захватывает от перспектив, которые открывает информационная технология. Но прежде чем вкладывать деньги, им все-таки следует вспомнить, что компьютер – это только инструмент, помогающий решать уже выявленные проблемы, а вовсе не магическая панацея от всех бед, как считают некоторые. Когда владелец компании говорит: «Фирма теряет деньги, пожалуй, пора обзавестись компьютером», я сразу же предлагаю ему переосмыслить свою стратегию. Новая техника в лучшем случае лишь оттянет агонию устаревших форм. Первое правило для применения любой техники или технологии в бизнесе: автоматизация эффективной операции умножает ее эффективность. А второе: автоматизация неэффективной операции умножает ее неэффективность.

Вместо того чтобы сломя голову закупать новейшее и мощнейшее оборудование для каждого сотрудника, менеджерам компаний всех калибров сначала надо призадуматься: а каким бы они хотели видеть свой бизнес ? Какие процессы в нем существенны, какие базы данных играют ключевую роль ? В идеале – продумать информационные потоки.

Например, когда Вам звонит заказчик, вся ли связанная с ним информация (состояние счетов, любые жалобы, список сотрудников, занимавшихся этим клиентом) немедленно выводится на экран? Подобная технология хорошо известна, и клиенты, естественно, ожидают соответствующего уровня сервиса. Если Ваши системы не справляются с моментальным отображением деловой информации или прайс-листов, Вы рискуете проиграть конкуренту, который лучше использует преимущества этой технологии. Скажем, некоторые автомобильные компании собирают и централизованно хранят сервисную информацию, чтобы любой дилер мог быстро проверить данные по конкретной машине или проанализировать закономерность систематических неполадок.

Фирма должна также досконально изучить свою внутреннюю жизнь (проверка сотрудников, планирование, анализ продаж, разработка продукции и др.) и определить, насколько сети и другие информационные инструменты облегчают решение самых разных задач.

В нашем отношении к компьютерам и их использованию произошел заметный сдвиг. В детстве компьютеры представлялись мне чем-то огромным и очень мощным. Их устанавливали у себя банки и авиакомпании. Они были инструментами крупных организаций, частью большого бизнеса, который и этой чертой (среди прочих) отличался от мелких фирм с их пишущими машинками.

Но сегодня персональный компьютер (недаром его так назвали !) – инструмент индивида, даже в крупной компании. И теперь мы относимся к компьютеру как к личной вещи, которая помогает в работе лично нам.

Кто работает в одиночку – создает документы, проверяет новые идеи, с помощью персонального компьютера может делать это гораздо лучше. Один из луддитов (участники движения конца восемнадцатого века, выступавшие против внедрения машин) вполне мог спросить: «Разве улучшился бы почерк у Черчилля, пользуйся он текстовым процессором? Или Цицерон стал бы от этого красноречивее, выступая в римском Сенате?» Критики подобного толка почему-то считают: раз гении прошлых эпох обходились без современных инструментов, значит, еще неизвестно, усилят ли творческий потенциал человека более качественные инструменты. Конечно, насколько персональные компьютеры помогают художнику, вопрос пока спорный, но то, что они повышают эффективность деловых процессов, совершенно очевидно. Возьмем обычного репортера. История знает многих талантливых журналистов, но проверять факты и передавать материалы в редакцию сегодня гораздо легче, чем раньше; кроме того, появилась возможность поддерживать электронную связь с источниками новостей, редакторами и даже читателями. Плюс ко всему стало проще включать в материалы высококачественные схемы и рисунки. Вы только взгляните как подаются теперь научные темы. Лет двадцать или тридцать назад научные иллюстрации высшего качества можно было встретить только в солидных научных изданиях или на глянцевых страницах специализированных журналов типа Scientific American. А сегодня научные статьи прекрасно оформлены даже в газетах – отчасти потому, что программное обеспечение для персональных компьютеров легко справляется с самыми замысловатыми чертежами и иллюстрациями.

Не все предприятия получают одинаковый выигрыш от применения персональных компьютеров. В наибольшей степени выиграли малые предприятия, потому что недорогие аппаратные и программные средства помогли им успешно конкурировать с транснациональными корпорациями. В крупных организациях наблюдается тенденция к специализации: одно подразделение пишет документацию, другое – занимается счетами, третье – обслуживанием клиентов и т.д. Обращаясь в крупную фирму, чтобы обсудить, например, финансовую проблему, Вы ждете, что соответствующий специалист быстро ответит на Ваши вопросы.

В то же время уровень ожиданий при обращении к небольшой фирме совсем иной, поскольку понятно, что она не может нанимать большой штат специалистов. Когда свое дело или, скажем, магазин открывает какой-то индивид, он взваливает на свои плечи все: документацию, счета, клиентов. Иногда просто диву даешься, с каким количеством самых разных дел приходится управляться владельцу малого предприятия. А ведь он может приобрести один персональный компьютер и несколько программных пакетов и получить тем самым электронную поддержку всех своих занятий. И в результате малое предприятие действует эффективнее «тяжелой артиллерии».

Однако крупные компании выигрывают в другом. Применение персональных компьютеров улучшает доступ к всевозможной информации. Персональные компьютеры покончили с громадными издержками, которые плодили всяческие совещания по координации работы подразделений, выработке единой политики и прочим внутренним проблемам. Именно поэтому от внедрения электронной почты крупные предприятия получили гораздо больше, чем малые.

Использование информационных инструментов внутри Microsoft началось с перехода на компьютерные распечатки отчетов. Во многих компаниях, заходя в кабинет менеджера высшего звена, видишь на полках переплетенные в книги компьютерные распечатки с ежемесячной финансовой отчетностью, правда, покрытые толстым слоем пыли. В Microsoft подобные материалы доступны только на экранах компьютеров. Если кому-то нужны подробности, он (или она) изучает нужные цифры за определенный период, по определенному региону или отбирает их по иному критерию. Когда мы впервые ввели оперативную систему финансовой отчетности, сотрудники начали видеть цифры в новом ракурсе. Они, например, стали задумываться над тем, почему наша доля рынка в одном регионе отличается от нее где-то в другом регионе. Начав сообща работать с информацией, мы обнаружили кое-какие ошибки. Сотрудники группы обработки данных потом долго каялись, но... «Очень сожалеем об этих ошибках, – говорили они, – однако мы собираем и выдаем эти цифры каждый месяц вот уже целых 5 лет. Проблемы были там с самого начала, и никто ни разу не упомянул о них». А все потому, что печатную информацию не воспринимали в той мере, которая позволила бы отловить ошибки.

Гибкость, достигаемую за счет перевода информации в электронную форму, трудно описать тому, кто не работал с компьютерами. Но лично я теперь больше не смотрю финансовую отчетность на бумаге – только в электронном виде.

Появление в 1978 году первых электронных таблиц стало большим достижением. Они позволили вставлять в ячейки таблиц любые формулы. Элементы формул могут ссылаться на другие ячейки. Поэтому изменение одного значения приводит к немедленному пересчету и всех связанных с ним значений.

Тем самым, благодаря электронным таблицам, Вы можете проигрывать сценарии типа «а что если», моментально выявляя эффект от любого изменения.

Некоторые современные электронные таблицы предусматривают множество разных способов для отображения табличных данных. Простые команды осуществляют фильтрацию и сортировку данных. Наиболее знакомое мне приложение этого типа, Microsoft Excel, включает функцию создания сводных таблиц (pivot table feature). Эта функция обеспечивает просмотр итоговой информации самыми разными способами и существенно облегчает восприятие числовых данных. Критерий выборки информации для сводной таблицы изменяется простым щелчком выделенных ячеек или перемещением мышью заголовка столбца с одной стороны таблицы на другую. Тем самым табличные данные можно представить и обобщенной сводкой, и развернутым анализом по любой категории данных, и подробным отчетом.

В Microsoft такие сводные электронные таблицы ежемесячно рассылаются всем менеджерам; они содержат данные по сбыту: отдельно по подразделениям и конкретным продуктам, а также по текущему и прошлому бюджетному году. Далее каждый менеджер быстро выстраивает эту информацию в нужном ему (или ей) виде. Менеджеры по сбыту могут сравнить объем продаж в своем регионе с тем, что планировалось, или с цифрами предыдущего года. А менеджеры, отвечающие за сбыт определенных продуктов, могут проанализировать объем их реализации по странам и т.д. В общем, электронные таблицы дают тысячи возможностей – только щелкни кнопкой мыши.

Рост быстродействия вскоре позволит персональным компьютерам выводить трехмерную графику очень высокого качества, что, в свою очередь, позволит отображать данные эффективнее и нагляднее, чем это возможно в нынешних двумерных презентациях. Прочие достижения еще больше упростят анализ баз данных, Вы даже сможете вслух спрашивать: «Какой продукт идет лучше всех?»

Такие инновации сначала проявятся в пакетах офисных приложений – комплексах текстовых процессоров, электронных таблиц, систем подготовки презентаций, систем управления базами данных и электронной почты. Некоторые заявляют, что эти инструменты уже настолько напичканы всяческими «наворотами», что нет никакой необходимости в новых версиях. Но и 5, и 10 лет назад им подобные говорили то же самое. Думаю, через несколько лет, когда в ядро приложений будут включаться механизмы распознавания речи, поддержки дружеских интерфейсов и средств подключения к информационной магистрали, у программ появятся совершенно новые возможности, чрезвычайно привлекательные как для фирм, так и для отдельных пользователей.

Самый большой скачок в производительности и самые большие перемены в стиле работы готовит нам переход на широкомасштабное использование сетей. Изначально персональные компьютеры лишь упрощали обработку документов, которые затем распечатывали и рассылали в конвертах. Первые сети, объединявшие не более двадцати ПК, позволяли использовать один принтер для нескольких компьютеров и хранить файлы на центральных серверах. В дальнейшем сети стали расширять, соединяя их друг с другом и с Internet, расширяя таким образом круг пользователей, которые могли связываться между собой. Сегодня такая связь ограничивается в основном передачей коротких текстовых файлов, но со временем появится реальная возможность обмена и теми документами, о которых я рассказывал в шестой главе. Компании, стремящиеся к тому, чтобы каждый сотрудник выиграл от преимуществ совместного использования документов, устанавливают обширные сети, невзирая на их высокую стоимость. Например, подразделение Microsoft в Греции, оплачивая подключение к нашей глобальной сети, расходует больше средств, чем на зарплату сотрудников.

Сегодня электронная почта становится основным способом обмена сообщениями. В ней даже приняты своего рода соглашения по употреблению определенных сочетаний символов. Чтобы подчеркнуть ироничность фразы, введите подряд три символа: двоеточие, дефис и закрывающую круглую скобку. Получившийся значок :-), если смотреть на него сбоку, немного напоминает улыбающуюся рожицу. Например, Вы написали: «Не уверен, что это хорошая мысль :-)», и тогда «улыбка» в конце предложения сказала бы Вашему адресату, что Вы произносите эти слова добродушно, по-дружески. Замена последнего символа на открывающую круглую скобку превращает смеющееся лицо в хмурое :-(, подчеркивая Ваше разочарование. Такие «значки эмоций» (emoticons), дальние родственники восклицательного знака, вероятно, исчезнут с переводом электронной почты в среду, способную нести звук и видеоизображения.

Обмен информацией внутри предприятий традиционно строился на рассылке всевозможных бумаг, телефонных переговорах и/или совещаниях. При этом на выработку продуманных решений уходила масса времени и денег. Неэффективность такого ведения дел очевидна. Компании, действующие по старинке, рискуют проиграть конкурентам, принимающим решения быстрее, с меньшими затратами и, вероятно, с меньшим числом звеньев в цепочке управления.

В Microsoft (как в фирме, работающей в области технологий) электронные коммуникации используются давно. Первую систему электронной почты мы установили еще в начале восьмидесятых. Даже когда у нас было всего 12 сотрудников, она давала заметный эффект и быстро превратилась в главную форму внутриофисной связи. Электронная почта заменила служебные и докладные записки, семинары, отчеты о командировках и телефонные переговоры. Она сказалась на продуктивности труда нашей, тогда еще небольшой компании, ну а сегодня, когда у нас тысячи сотрудников, без нее просто как без рук!

Электронной почтой пользоваться очень легко. Чтобы написать и отправить электронное сообщение, я «нажимаю» большую кнопку с меткой «Compose» (Сообщение). На экране появляется простая форма. Сначала я вписываю туда имя лица (или лиц), которому предназначено мое сообщение, или выбираю его (их) из электронной адресной книги. Я могу даже указать, что хочу отправить сообщение сразу целой группе корреспондентов. Например, я часто пересылаю информацию ведущим сотрудникам, занятым проектом Microsoft Office, и поэтому в моем адресном списке есть и такой адресат – «Offiсе». Если я его выберу, информация дойдет до всех, кого она касается. При передаче сообщения в поле «From» (От кого) автоматически появляется мое имя. Затем я ввожу в сообщение его краткий заголовок. Теперь получатель сразу поймет, о чем оно и от кого. После этого я набираю текст сообщения.

Электронное сообщение – обычно одно-два предложения без всяких любезностей и шуточек. Мне постоянно приходится отправлять трем или четырем лицам электронные сообщения вроде: «Предлагаю отменить встречу в понедельник в 11 утра и использовать это время на подготовку к презентации во вторник. Возражения?» Ответ может быть предельно краток, скажем такой: «Идет».

Если подобный обмен мнениями Вам кажется слишком лаконичным, не забывайте, что каждый сотрудник Microsoft ежедневно получает в среднем десятки электронных записок. Сообщение электронной почты подобно реплике или вопросу к докладчику – мгновенная реакция на обстановку, одна мысль в процессе непрерывного общения. Разумеется, Microsoft установила систему электронной почты для дела, но, как и офисный телефон, она весьма популярна среди любителей поговорить на личные темы или просто поболтать. Ни для кого не секрет, что заядлые туристы, члены Microsoft Hiking Club (Туристический клуб Microsoft), таким способом сколачивают группы для похода в горы. Кроме того, электронная почта определенно содействовала развитию парочки романов в Microsoft. Да я сам, когда еще только начинал ухаживать за своей будущей женой Мелиндой, назначал ей свидания по электронной почте. Надо сказать, по какой-то причине люди чувствуют себя более раскованно, общаясь по электронной почте, чем по телефону или лицом к лицу. Это может быть и преимуществом, и проблемой – в зависимости от ситуации.

Я провожу несколько часов в день, «разбирая» электронную корреспонденцию от сотрудников, клиентов и партнеров со всего света. Любой работающий в компании может послать мне сообщение по электронной почте, и поскольку я – единственный, кто прочтет его, никому не надо беспокоиться о соблюдении протокола или субординации.