В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты, которые были осуществлены организацией. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, заверенные документами, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ.
      Поэтому оформлению документов на представительские расходы бухгалтер должен уделить особое внимание. Речь идет как о внутренних распорядительных документах, так и о внешних первичных документах (счета-фактуры, накладные, акты, товарные чеки и т. д.).
      Действующие нормативно-правовые акты не содержат конкретного перечня документов, которые необходимо оформить для включения представительских расходов в общие затраты. Поэтому организации вправе самостоятельно определить порядок расходования средств по данной статье, их документального оформления и контроля.

      Представительские расходы оформляются следующими внутренними организационно-распорядительными документами.
      1. Приказ руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели.
      2. Программа мероприятий, состав делегации с указанием должностей с приглашенной стороны.
      3. Список представителей организации, которые принимают участие в переговорах или в заседаниях руководящего органа.
      4. Перечень должностных лиц организации, которые имеют право получать под отчет средства на проведение представительских мероприятий.
      5. Порядок выдачи под отчет средств на представительские мероприятия.
      6. Смета представительских расходов. В ней следует указать предполагаемую величину расходов с разбивкой по конкретным статьям расходов. Кроме того, необходимо определить лицо, которое будет отвечать за прием делегации и за все произведенные расходы.
      7. Акт (отчетом) об осуществлении представительских расходов. Этот документ должен быть подписан руководителем организации. В нем должны быть указаны суммы фактически произведенных представительских расходов, а также даны ссылки на документы, подтверждающие произведенные расходы.
      8. Отчет об израсходованных сувенирах или образцах готовой продукции с указанием – что, кому и сколько вручено.
      9. Меню, утвержденное директором столовой, если обед предоставлялся столовой предприятия. Калькуляция должна составляться без наценки.
      10. Авансовый отчет с приложением подлинников соответствующих первичных документов: чеки ККМ и товарные чеки с подробной расшифровкой вида и количества товарно-материальных ценностей, счета из ресторана, накладные, счета-фактуры, торгово-закупочные акты и т. д.
      Перечисленные выше документы составляются под конкретное мероприятие. Все они, за исключением авансового отчета, не имеют унифицированных форм. Поэтому эти документы организация должна разработать самостоятельно. При этом ей следует учитывать, что бухгалтерские документы должны содержать обязательные реквизиты, о которых идет речь в статье 9 Закона о бухгалтерском учете. Напомним эти реквизиты:
      – название документа;
      – дату составления;
      – наименование организации, от которой составлен документ;
      – содержание хозяйственной операции;
      – измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
      – наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
      – личные подписи указанных лиц.
      Кроме того, в этих документах необходимо отразить следующую информацию:
      – дату деловой встречи или приема;
      – место проведения этого мероприятия;
      – программу мероприятий;
      – состав участников со стороны организации и представителей другой организации;
      – цель проведения мероприятия;
      – сумму предполагаемых расходов.
      По мнению налоговых органов, если организация имеет в наличии все перечисленные выше подтверждающие документы, то расходы на проведение встречи с организацией-партнером по бизнесу могут быть признаны представительскими расходами для целей налогового учета. Даже если в акте не указаны фамилии, имена и отчества присутствующих представителей организации-партнера.
      Обратите внимание! Цель официальных приемов должна быть приведена в соответствии с теми формулировками, которые приведены в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Например, цели проведения официального приема могут быть следующие.
      1. Обсуждение вопросов об исправлении недочетов в работах по существующим контрактам.
      2. Обсуждение вопросов о финансировании работ по существующим контрактам или об увеличении объемов финансирования по этим контрактам.
      3. Обсуждение вопроса о заключении новых контрактов.
      4. Обсуждение технических аспектов существующих и предполагаемых контрактов (технические термины и т. д.).
      Эти формулировки в качестве типовых, а также другие технические аспекты встречи рекомендуется отражать во всех внутренних документах организации: в приказе на организацию официального приема, в программе проведения встречи, в отчете о проведенных переговорах.
      Желательно, чтобы формулировка «проведение переговоров» фигурировала и в первичных документах по представительским расходам, которые организация получит от контрагентов.
      Для включения представительских расходов в состав затрат по обычным видам деятельности, необходимо, чтобы прослеживалась взаимосвязь между официальным приемом и деятельностью предприятия. Это может быть подтверждено:
      – заключенными договорами;
      – подписанными контрактами, протоколами о намерениях;
      – деловой перепиской.
      Итогом заседания совета, общего собрания акционеров, правления должно быть принятие решения или протокола.
      Нередко у бухгалтеров возникает вопрос: в каком размере можно учесть представительские расходы, если фактические затраты отличаются от запланированных?
      Мнение налоговиков по этому вопросу следующее.
      Если фактические затраты будут меньше, чем те, которые предусмотрены программой, то в расходах можно учесть фактические затраты. Но если фактические расходы превысят запланированные, то прибыль можно уменьшить только на сумму запланированных расходов.
      На наш взгляд, такая позиция не является верной.
      В соответствии с пунктом 42 статьи 270 Налогового кодекса РФ на представительские расходы может быть потрачено не более 4 процентов от расходов на оплату труда за тот налоговый (отчетный) период, в котором произведены представительские расходы. Поэтому отнесение затрат к представительским расходам зависит от соблюдения этого лимита. Никаких других ограничений Налоговым кодексом не установлено.
      Однако чтобы избежать споров с налоговыми органами, мы советуем предприятиям закладывать в сметы по представительским расходам большую величину, чем организация хотела бы израсходовать на проведение деловых встреч. В этом случае предприятие обязательно уложится в сумму заранее запланированных представительских расходов.

      После проведения представительских мероприятий организация должна собрать все документы, которые подтверждают расходы, понесенные организацией на организацию официального приема.
       Затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников)
      Приобретение продуктов подотчетными лицами при проведении официального приема приходуется по данным авансового отчета на счет 10 «Материалы» субсчет «Продукты для представительских целей».
      Эти продукты списываются на счета учета затрат (26 или 44) на основании:
      – товарных накладных типовой унифицированной формы № ТОРГ-12;
      – накладных на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары типовой унифицированной формы № ТОРГ-13.
      Указанные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. Списание других материальных ценностей, например, сувениров оформляется требованием-накладной типовой унифицированной формы № М-11, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. № 71а.
       Транспортное обеспечение участников приема
      Одним из видов представительских расходов является транспортировка гостей в период проведения переговоров (из аэропорта в гостиницу, из гостиницы к месту переговоров и обратно) (п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ).
      Транспортировку делегации может осуществлять специализированная организация, с которой принимающая сторона должна заключить соответствующий договор. После оказания транспортных услуг принимающая сторона должна получить:
      – двусторонний Акт об оказании транспортных услуг, подписанный заказчиком и подрядчиком;
      – счет на оплату транспортных услуг;
      – счет-фактуру на сумму оказанных транспортных услуг;
      – путевые листы автомобилей, оказывавших транспортные услуги.
      Для транспортного обслуживания принимающая сторона может задействовать свой собственный транспорт. В этом случае документами, которые подтверждают факт осуществления представительских расходов, будут:
      – путевые листы автомобилей, задействованных в этом мероприятии;
      – авансовые отчеты водителей на приобретение ГСМ с приложением чеков АЗС.
       Буфетное обслуживание во время переговоров и мероприятий культурной программы
      В буфетное обслуживание включается, как правило, предложение участникам во время кратковременных перерывов на переговорах чая, кофе, минеральной воды, соков и т. д.
      Расходы на буфетное обслуживание оформляются:
      – счетами;
      – договорами на оказание услуг;
      – заказ-счетами типовой унифицированной формы № ОП-20, актами на отпуск питания по безналичному расчету типовой унифицированной формы № ОП-22, которые утверждены постановлением Госкомстата РФ от 15 декабря 1998 г. № 132.
       Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.Указанные расходы подтверждаются договором и актом приемки-передачи услуг.
       Посещение культурно-зрелищных мероприятий.Посещение культурно-зрелищных мероприятий может быть подтверждено накладной на приобретение входных билетов.
 

      Ни для кого не секрет, что помимо обеда или ужина в ресторане принимающей стороне в соответствии с общепринятыми нормами этикета приходится давать чаевые официанту. Конечно, никаких оправдательных документов в этом случае сотрудник представить не может, ведь сумма чаевых не включается в счет и не является оплатой услуг ресторана.
      Организация может компенсировать расходы сотрудника, которые он заплатил в виде чаевых официанту, на основании его заявления и распоряжения руководителя организации. Возникает вопрос: как учитывать подобные расходы?
      Сумма чаевых, которую организация возместила работнику, может быть учтена в составе внереализационных расходов на счете 91 «Прочие доходы и расходы». Так как сумма возмещения включается в доход сотрудника, который облагается налогом на доходы физических лиц, то целесообразно сумму чаевых увеличить на величину НДФЛ, которая будет удержана с работника. Для этого сумму чаевых необходимо разделить на 87 процентов. В этом случае работник ничего не потеряет.
      Поскольку сумма чаевых не подтверждается документально, то учесть в составе представительских расходов эти затраты нельзя. Указанные выплаты не являются объектом обложения ни ЕСН, ни страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, ни взносами на социальное страхование от несчастных случаев.

14.1.1. Наличие лицензии обязательно

14.1.2. Обучаться могут только штатные работники

14.1.3. Программа подготовки кадров

14.1.4. Необходимые документы

      Направляя работников на семинары, надо учитывать следующее. Если организатор семинара имеет лицензию на осуществление образовательной деятельности и по окончании семинара выдается свидетельство о повышении квалификации специалиста – затраты организации-работодателя включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 23 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ как расходы на подготовку и переподготовку кадров.
      Если у организатора семинара нет лицензии на осуществление образовательной деятельности, то расходы по данной статье списать нельзя. Однако если в договоре указано, что организатор обязуется не провести подготовку (переподготовку) специалистов с целью повышения квалификации, а оказывает консультационные услуги, затраты на такое обучение можно включить в прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Только основание тут другое – подпункт 15 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ как расходы на консультационные услуги.

      ПРИМЕР
 
      Организация направила начальника отдела кадров на семинар по ведению кадрового учета. С учебным центром заключен договор на проведение консультаций по кадровому учету. Учебный центр лицензии на оказание образовательных услуг не имеет.
      После завершения семинара организации представлен акт об оказанных услугах.
      В данной ситуации организация включает расходы на оплату семинара в состав прочих расходов на производство и реализацию (подп. 15 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).
      Если обучение производит иностранная образовательная организация, необходимо, чтобы она имела соответствующий статус, т. е. являлась образовательной организацией согласно законодательству своего государства.

      Налоговики нередко придираются к организации, когда речь идет о расходах на подготовку и переподготовку кадров. Так, при проверке организации инспекция сочла, что тематика семинара не связана с предпринимательской деятельностью фирмы, а потому понесенные расходы не могут уменьшать налоговую базу по прибыли. Однако судьи ФАС Московского округа в постановлении от 23 марта 2006 г. № КА-А40/2102-06 по делу № А40-45023/05-141-354 пришли к выводу, что претензии инспекторов необоснованны. К расходам налогоплательщика на подготовку кадров на договорной основе с образовательными учреждениями относятся расходы, связанные с подготовкой (в том числе с повышением квалификации кадров), в соответствии с договорами с такими учреждениями. Указанные расходы включаются в состав прочих расходов, если программа подготовки способствует повышению квалификации и более эффективному использованию подготавливаемого специалиста в этой организации в рамках деятельности налогоплательщика – таков был вердикт суда. То есть затраты, осуществленные с целью повышения квалификации штатных сотрудников Общества, способствовали улучшению показателей его деятельности, а потому были экономически обоснованными и целесообразными.
      Добавим, что достаточно часто организаторы семинаров помимо лекций устраивают еще кофе-брейки, обеды и т. п. Учтите, что если расходы на питание оплачиваются отдельно, то есть не включены в стоимость семинара, они не могут быть учтены при налогообложении прибыли. Кроме того, оплата организацией питания работника будет признаваться доходом работника.