Наверное, только идеалисты могут, сидя в. офисе, мечтать о скорой командировке и радостно строить планы на предстоящую поездку. Реалисты же знают, что деловые путешествия, на самолете или в такси, - не всегда самый приятный способ провести время. Причин этому несколько:
      • Намеченные мероприятия могут не начаться вовремя не по вашей вине.
      • Неудачная погода может плохо повлиять на наше здоровье и испортить поездку.
      • День, проведенный в рабочей поездке, по меньшей мере в два раза утомительнее, чем один день в офисе.
      • У вас будет в два или в три раза меньше свободного времени, чем вы планировали.
      • Каждое собрание, на которое вы приходите, и каждый человек, с которым вы встречаетесь, отнимают в два раза больше времени, чем вы ожидали.
      • Командировки всегда обходятся вам дороже, чем вы рассчитывали.
      • В поездках обычно увеличивается количество телефонных звонков и сообщений.
      Кроме того, по возвращении вас наверняка будут ждать новые обязательства.
 

***

 
      Но этим и многим другим причинам, деловые поездки скорее являются обременительной ношей, чем отдыхом. В этой главе предлагается несколько советов, как добиться того, чтобы командировки проходили проще.

      Для начала примите к сведению эти 6 простых советов и постарайтесь воспользоваться ими.
      1. Планируйте поездки заблаговременно.
      2. Тяжелые и громоздкие вещи лучше отправлять на место назначения заранее и перед отъездом убедиться, что они были успешно доставлены.
      3. Всегда берите с собой карту местности.
      4. Раздобудьте аварийные телефоны.
      5. Не давайте свой контактный телефон всем подряд. Просите людей при необходимости связываться с секретарем, иначе в командировки вас будут отвлекать и утомлять бесконечные звонки.
      6. Выберите наиболее надежный и недорогой способ телефонной связи в дороге.
      Определитесь, какой объем работы вы планируете взять с собой в командировку. Не забывайте о долгих часах перелета и длинных бессонных ночах в отеле.
 

***

 
      Плохо, если вы забудете взять какую-либо необходимую вещь: это может обернуться как легким дискомфортом, так и срывом поездки. Чтобы предотвратить подобные ситуации, напишите и распечатайте на принтере контрольный список вещей, которые вы хотите взять с собой, включая как рабочие, так и личные предметы первой необходимости.
      Вы также можете составить список дел, которые необходимо выполнить до отъезда. Такие списки пригодятся вам и в дальнейшем: всякий раз, собираясь в поездку, вам будет достаточно пробежать их глазами, а не восстанавливать в уме перечень всех нужных вещей и дел.
      Не забудьте взять с собой туалетные принадлежности и запас одежды: одежду подберите таким образом, чтобы ее было удобно комбинировать.
      Путешествуйте налегке!
 

***

 
      Перед тем как отправиться за границу, узнайте адреса посольства или консульства вашей страны.
      Продумайте план, в соответствии с которым вы будете действовать в случае непредвиденных обстоятельств: например, вам срочно потребуются деньги на медицинское обслуживание или возмещение утерянного паспорта.
 

      Если вы и ваши сотрудники много путешествуете, будет разумным свести в один список всю важную информацию, которая необходима в пути. Создайте электронную таблицу из двух колонок, в левую колонку внесите следующие наименования: номера рейсов и время вылета, забронированные отели и машины, адреса, аварийные и прочие номера телефонов, телефон и факс пункта назначения, имена и телефонные номера посредников и т.д. Распечатайте этот список на принтере, размножьте и заполняйте каждый раз перед очередной поездкой.
 

***

 
      Выберите наиболее надежное бюро путешествий и всегда пользуйтесь только его услугами. Лучше каждый раз обращаться к одному и тому же менеджеру: так со временем он составит представление о том, какие рейсы и услуги вы предпочитаете (только утренние рейсы, место обязательно у окна, отель с уборкой во второй половине дня и пр.), и вам не придется каждый раз повторять одно и то же.
 

***

 
      Когда вы бронируете билеты на самолет, убедитесь в том, что промежуток между рейсами составляет минимум 45 минут или час. На то, чтобы пройти таможню и найти нужный выход, вам может хватить и получаса, но ваш багаж за этот промежуток времени могут не успеть перенести.
      Все вещи, которые мы берем с собой, нам необходимы, и если какой-то чемодан останется за бортом, мы можем попасть в переплет.
      По той же причине упаковывайте все важнейшие материалы в небольшую сумку, которую разрешается не сдавать в багажное отделение и нести в руках. Так вы будете уверены, что они не потеряются.
 

      Избегайте бронировать билеты на последний рейс.
      Если что-то сорвется, всегда должен оставаться в запасе по крайней мере еще один: это обеспечит ваше прибытие к месту назначения в тот же день.
 

***

 
      Но возможности избегайте рейсов, проходящих через аэропорты, которые часто закрывают из-за плохих погодных условий, как аэропорт Денвера зимой.
 

***

 
      Места у окна - хороший выбор, и не только потому, что с них можно смотреть на облака.
      Также вас не будут беспокоить люди, которые покидают свои места и затем возвращаются об
 

***

 
      Постарайтесь рассчитать время так, чтобы успеть пройти регистрацию за час до вылета, иначе вас могут опередить другие пассажиры, также забронировавшие билеты на этот рейс. Всем нам известно о возможных проблемах, которые могут возникнуть по пути в аэропорт: пробки на дорогах, медлительные кассиры на парковках, длинные очереди к столу регистрации. Чтобы избежать стресса, приезжайте раньше. Благополучно добравшись до аэропорта, у вас в запасе будет час, во время которого можно сделать звонки, понаблюдать за людьми, почитать или вздремнуть.
 

***

 
      D аэропорту ведите себя приветливо, даже если что-то вас не устраивает. Сотрудники аэропортов и авиалиний обычно стараются приложить все усилия, чтобы помочь вежливому человеку. Не поленитесь отправить им благодарственное письмо, если они того заслужили. Они действительно оценят ваше внимание, так как получают от пассажиров преимущественно жалобы.
 

***

 
      Откажитесь от чашки кофе, если у вас слишком мало времени до посадки. Из-за нескольких потраченных минут вы можете не успеть на самолет.
      Не надевайте в дорогу светлую одежду, особенно если вам предстоит добираться в транспорте в час пик.
 

      Безусловно, лучше и удобнее останавливаться в том же отеле, где будут проходить собрания, деловые встречи и заседания.
      Бронируя номер, спрашивайте не только название сети отелей или гостиниц, но и уточняйте название отеля (например, «Северный Колизей», а не просто «Колизей»: в Далласе, например, 14 «Колизеев»). Поскольку вы совершаете деловую поездку, отель - это не только ваш временный дом: сюда будут доставлять для вас срочную корреспонденцию и посылки, поэтому убедитесь, что у вас записаны полный адрес, номер факса и телефонный номер гостиницы.
      Убедитесь в том, что при бронировании номера ваше имя записали без ошибок. В противном случае, даже если не возникнет проблем с заселением, существует риск, что другие люди могут вас не найти.
 

***

 
      Если вам необходимо доставить к месту назначения громоздкий багаж вроде грифельных досок или коробок с учебниками, отправляйте его заранее и ярко помечайте. Перед отъездом убедитесь, что ничего не потерялось при перевозке; периодически поддерживайте контакт с сотрудниками отеля, отвечающими за доставку багажа.
 

***

 
      «Заказывайте еду в номер. Это будет стоить немного дороже, но так вы будете экономить час в день, который потратили бы на то, чтобы одеться, спуститься в ресторан и дождаться выполнения заказа. Официанты обычно не спешат обслуживать столики на одного.
 

СВОБОДНОЕ ВРЕМЯ

 
       Согласно подсчетам, мы тратим на поездки, включая дорогу в офис, два или три года жизни. Мне приходится работать в разных точках земного шара, и среднее число дней, проведенных мною в поездках в 1996 году, приближается к данным статистики: семь полных дней в месяц. Это восемьдесят четыре дня (почти три месяца в году), проведенных в дороге.
       Будучи в самолете или в отеле, вы свободны от всех ежедневных рабочих и домашних обязанностей.
       Сделайте все, чтобы максимально расслабиться в это время: насладитесь вкусной едой, вооружитесь телевизионным пультом и посмотрите интересный фильм, найдите наконец время для бесполезных книжек из серии «секреты успешного общения» и просмотра газет, убрав подальше план работы.
       Если у вас есть ноутбук, всегда держите его при себе. Он замечательно подходит не только для того, чтобы вносить в него новые записи; с его помощью вы можете завершить отчет о поездке до того, как вернетесь домой.
 

 
 
      Впрошлом слово «офис» вызывало такие ассоциации: «руководитель», «служба», «профессионал », «финансы». Сегодня мы все «работаем в офисе», находясь в это время где угодно: в здании офиса, гараже или магазине.
      У многих из нас есть полноценные домашние офисы, где мы в полной мере выполняем рабочие обязанности. Пожалуй, многие люди своим успехом обязаны возможности работать дома.
      Преимущество работы дома - уединение и наличие бытовых удобств: возможности перекусить, принять душ или поспать. Но важнее всего то, что в домашнем офисе вы можете использовать привычные для себя методы и график работы.

      Признаемся мы себе в этом или нет, но работая дома, нам трудно в полной мере чувствовать себя настоящим профессионалом. Профессионал - это социальная роль, и дома нам не перед кем ее разыгрывать. Вокруг нет никого, с кем можно обсудить рабочие проблемы, кто восхищался бы нашей трудоспособностью и находчивостью, кто помог бы настроиться на рабочий лад. Немаловажное значение имеет внешний вид: неформальная, но аккуратная одежда является хорошим компромиссом между офисной «униформой» и банным халатом. (Кстати, иногда клиенты могут заглянуть даже в домашний офис.)
 

***

 
      Работа дома нередко осложняется необходимостью делать частые перерывы. Окружающие могут не понимать, что вы работаете, и часто отрывают вас от дел. Они не стесняясь приходят к вам, чтобы куда-то позвать, предложить выпить пива или чашечку кофе, а то и просто поболтать. Члены вашей собственной семьи, которые, казалось бы, должны все понимать, отвлекают вас от работы не меньше.
      Их не волнует, что ваша работа в самом разгаре, поскольку кому-то из них нужно постирать джинсы на завтра или срочно приготовить стакан чая.
      Единственный выход в подобной ситуации - сделать все возможное для того, чтобы создать в кабинета обстановку, максимально приближенную к офисной. Вот несколько советов:
      • Повесьте на видное место, например, на дверь вашего кабинета, строгую табличку с названием вашей компании. Только, пожалуйста, не рисуйте на ней никаких картинок, если вы не художник или каллиграфист.
      • Оставьте в кабинете как можно меньше личных вещей. Так вы придадите ему более деловой вид.
      • Не делайте интерьер кабинета слишком уютным: легкая строгость и профессионализм - вот оптимальный вариант.
      • На самое видное место повесьте доску объявлений, на которую прикрепляйте записки, касающиеся работы, например, «Предельный срок завершения проекта 19 марта».
      • Поставьте используемую в работе технику (компьютер, факс) на видное место, лучше всего, если она будет в первую очередь бросаться в глаза случайным посетителям. Дон прав: это может иметь слегка отпугивающий эффект.
      • Сообщите близким и знакомым, в какие часы вы работаете. Со временем они, возможно, смирятся с тем, что в это время вас «нет дома».
      • Когда к вам приходят или звонят в рабочее время, отвечайте дружелюбно, но твердо и по-деловому.
      Если это возможно, заведите второй телефонный номер. На самом деле, это не так уж дорого. Тогда у вас будет два телефона: личный и рабочий. Отвечайте на звонки с рабочего телефона от имени вашей компании, а во время рабочих часов включайте на втором телефоне автоответчик. Постарайтесь не сообщать номер рабочего телефона друзьям и членам семьи, даже своей маме.
      Лучше, если у вас будет и телефон, и факс. Будет нелишним записать на автоответчик сообщение с инструкцией, как отправлять факсы.
      Старайтесь, чтобы на вашем рабочем автоответчике не было музыкальных вступлений, сообщений, начитанных ребенком (не важно, как сильно вы его любите и что он развит не по годам), чрезмерно длинных сообщений (тем, кто звонит издалека, это не понравится), а также очень заумных или вычурных сообщений. Сообщения перечисленных типов, даже если они удачно составлены, теряют свое обаяние для тех, кто звонит вам неоднократно.
 

***

 
      Украсьте свой кабинет помещенными в рамку или возведенными на пьедестал сувенирами, напоминающими о вашем профессиональном успехе.
 

***

 
      Хорошо, если у вашего дома предусмотрена парковка для гостей. Это оценят в первую очередь ваши деловые посетители. Многие жилые дома не располагают такой парковкой, в результате разочарованные клиенты чаще всего паркуются неудачно, вызывая недовольство соседей.
 

      Все думают, что делать работу дома - это идеальный вариант, так как вы сами являетесь хозяином своего рабочего времени; однако вы можете легко убедиться на собственном опыте в том, что нет ничего труднее работы дома. Соблюдать строгую самодисциплину гораздо сложнее, чем угодить самому суровому начальнику в офисе. Есть два основных подхода к планированию рабочего времени, один из которых должен вам подойти:
      1. Установите жесткий график и следуйте ему во что бы то ни стало. Если в рабочие часы по телевизору транслируют интересное шоу, которое вы очень хотите посмотреть, запишите его на видеомагнитофон и посмотрите позже.
      2. Пусть график будет гибким, если вы можете себе это позволить. Рассчитывайте на то, что в работе будут перерывы, и не огорчайтесь по их поводу. Остановитесь, когда вам действительно нужно успокоить ребенка или приготовить ужин.
 

***

 
      Если работа дома не приносит ощутимого результата, вы скоро заметите, что с каждым разом приступаете к работе все позже и позже. В домашнем офисе всегда найдется то, что может отвлечь наше внимание: дети, родственники, беспорядок на кухне, газон, сад, а также домашние животные, за которыми нужно ухаживать. Чтобы уменьшить влияние «раздражающих факторов», попробуйте предпринять следующее:
      • Сделайте свой кабинет максимально уединенным.
      • Выделите определенное количество часов в день на домашние дела и не отклоняйтесь от графика.
      • Убедитесь, что в кабинете имеется все необходимое для работы, чтобы вы покидали его как можно реже. У вас может быть даже собственная ванная комната!
 

***

 
      Если вы собираетесь работать семь часов в день, составьте график на восемь рабочих часов, предполагая, что час уйдет на перерывы.
 

ДЕТИ

 
       Мы чувствуем себя спокойнее и успеваем сделать больше, если знаем: пока мы занимаемся делами, наши дети чувствуют себя хорошо.
       Забота о детях в стенах собственного дома подразумевает такую роскошь, как совместные обеды, возможность позаниматься с ними и всегда быть поблизости на тот случай, если случится что-то непредвиденное. Но все это также неизбежно означает, что вы будете чаще отвлекаться от работы. Имейте это в виду, когда планируете свой график.
       Некоторые люди утверждают, что могут спокойно работать в присутствии детей. Будет замечательно, если вам удастся воплотить такой вариант в жизнь. Например, можно устроить рядом с кабинетом игровую зону с множеством игрушек, где дети будут заниматься своими делами, пока вы работаете.
       Может, вы даже позволите им играть в вашем кабинете, а более старшим - работать вместе с вами над проектом. Попробовать выйти из положения таким образом действительно имеет смысл, хотя это может показаться несколько самонадеянным.
       Если же ваша работа существенно страдает от вынужденных перерывов, возможно, будет лучше, если вы присоединитесь к миллионам офисных работников, устроивших своих детей в ясли и детские сады.
 
      Нам может так наскучить сидеть в кабинете взаперти, что мы втайне радуемся, когда у нас заканчивается бумага, и требуется выехать в город, чтобы пополнить запасы. Имейте в виду, что на дорогу и на очереди в магазинах уйдет по меньшей мере 3 часа.
      Наверняка вам захочется присмотреть какое-либо оборудование для офиса, даже если его некуда поставить или оно вам в данный момент и вовсе не требуется. Не исключено, что результатом вашей поездки будет также пара купленных безделушек.
      Нe стоит превращать свободу, которую нам предоставляет домашний офис, в тюрьму. Так как мы сами устанавливаем для себя график, мы можем насладиться всем преимуществом права распоряжаться собственным временем и устроить себе, скажем, выходные или праздник, когда другие работают или также отдыхают. Это снижает количество телефонных звонков и зависимость от внешних факторов, поэтому мы можем поступать так, как нам заблагорассудится. Но не допускайте, чтобы свобода действий привела вас к бесконечному, непрерывному потоку неотложной работы, вне зависимости от степени вашей занятости и напряженности бизнеса. Всегда оставляйте время на себя: посвятите несколько дней в месяц отдыху, смене обстановки и восстановлению сил.
 

      Краеугольный камень эффективной работы в офисе - надежные электропроводка и система защиты от перепадов напряжения в электросети, которые уберегут дорогое офисное оборудование. Плохо, если нам не хватает свободных розеток и если у вас постоянно перегорают пробки: это недопустимо.
      Пригласите компетентного электрика, который поможет вам усовершенствовать систему энергообеспечения в вашем офисе. Убедитесь, что но вая электропроводка совместима с новым оборудованием, которое требует большей мощности.
 

***

 
      Качество телефонной связи тоже следует оценить и при необходимости улучшить, проследив, чтобы телефон, факс, модем и другое оборудование были подключены к отдельным линиям. (В первую очередь это касается модема, особенно если вы живете в пригороде.)
 

***

 
      Продумайте, как уменьшить напряжение в электросети, например приобретите специальную розетку.
      Более высокое напряжение может причинить серьезный вред вашему оборудованию.
 

***

 
      Автоответчики стоят недорого, поэтому пусть у вас будут два разных автоответчика: для личных и для деловых звонков. Вы также можете использовать такие функции, как ожидание вызова, автоматический набор номера, а также определитель номера, который поможет различать важные и нежелательные звонки.
 

***

 
      Позаботьтесь о запасе основного офисного оснащения: у вас всегда должны иметься дополнительные картриджи для принтера и копировальной машины, несколько стопок бумаги, возможно, даже запасная мышь. Внезапно закончившаяся бумага может стоить вам нескольких часов потерянного времени. К тому же, как нам всем известно, маленький магазин, расположенный по соседству с домом, обычно самый дорогой.
 
      Когда вы покупаете детали к компьютеру и программное обеспечение, подумайте о том, кто будет вам их устанавливать и заменять в случае поломки, а также насколько надежна фирма, с которой вы имеете дело. Узнайте, обеспечивает ли продавец бесплатную техническую поддержку. Если вы оставили у них сотни или тысячи долларов, то заслуживаете хорошего сервиса.
 

ПОКУПКА КОМПЬЮТЕРА

 
       Если вам нужен компьютер, подумайте о скорости и памяти. Это означает, что лучше приобрести самый быстрый процессор, жесткий диск (по крайней мере, не меньше 40 гигабайт) и достаточный объем оперативной памяти (для начала не меньше 256 мегабайт).
       К не менее важным деталям относится CDROM, поскольку все программное обеспечение выпускается в основном на CD, а также факс и модем, совместимые с вашим компьютером.
       Если эти требования кажутся вам излишними, вспомните, что средний компьютер, который можно было приобрести несколько лет назад, имел, скажем, процессор фирмы Pentium с тактовой частотой 100 мегагерц, жесткие диски объемом 80 мегабайт и 4 мегабайта оперативной памяти, что недостаточно для работы последней версии Microsoft Windows и современных компьютерных программ.
       Простая мораль: Все, что мы покупаем сегодня, устареет намного быстрее, чем выйдет из строя.
       Вывод: Все, что мы покупаем сегодня, завтра будет стоить дешевле.
 
      Не переплатите за принтер, не отдавайте лишних денег за торговую марку. Самый важный параметр для принтера в офисе - это разрешение, которое должно быть не меньше 600 пикселей. Скорость, которая имеет большое значение в крупных офисах, где множество людей пользуется одним принтером, может быть совсем не важна в домашнем офисе, если, конечно же, вы не имеете дело с большими объемами текста.
 

***

 
      Вам не всегда необходимо покупать новый картридж.
      Некоторые можно повторно заправлять, по меньшей мере 12 раз, что обойдется вам примерно вдвое дешевле, чем покупка новых картриджей.
 

***

 
      Мир компьютерных и офисных технологий стремительно меняется, поэтому всем, у кого есть домашний офис, следует включать в бюджет минимум тысячу долларов в год только на обновление программного обеспечения и оборудования.
 

***

 
      Хороший, удобный офисный стул совершенно необходим. Вы проводите на стуле очень много времени, и неудобный стул может нанести вред вашему здоровью и испортить настроение. Не довольствуйтесь тем, что у вас есть в данный момент: в некоторых офисах упорно продолжают пользоваться стульями со сломанными спинками и сидениями с торчащими пружинами, а также старыми стульями из обеденных гарнитуров, оставшимися от предыдущих владельцев. Не забывайте о том, что хороший стул в сидячей работе так же важен, как и хороший компьютер.