В старой школе деревни Сахарная долина было только две классные комнаты, в них размещались восемь классов. В большой аудитории, помимо моей группы, занимались еще три. Вдоль стен в ней висели грифельные доски. Помимо записей, предназначенных для занятий, - схем, рисунков, выдержек из лекций учителей - на них помещались объявления, вывешивалось расписание. Также к доскам были прикреплены телевизоры и электронное табло.
      К концу недели на досках накапливалось огромное количество информации: грамматические правила и новые слова для заучивания, математические формулы и задачи, домашние задания. Каждый боялся случайно стереть что-нибудь важное, постепенно свободного места на доске оставалось все меньше, и к пятнице писать было почти негде.
      Грифельная доска становилась уродливой, надписи громоздились на ней в беспорядке, образовывая хаотичную путаницу, в которой можно было различить по меньшей мере двадцать пометок «не стирать».
      Должно быть, во мне заложен «ген чистоты», но как бы то ни было, я с нетерпением ждал наступления пятницы. В четыре часа мисс Рикетс подавала нам сигнал, и мы начинали стирать все. Летела пыль от мела, обнажая блестящую поверхность чистой доски - пространство для будущего!
      Приходить в понедельник утром к чистой доске было намного приятнее, чем в среду или четверг, а особенно в пятницу, когда доска, казалось, вотвот прогнется под тяжестью бесчисленных домашних заданий и правил.
      Помню, какое тяжелое чувство я испытывал по дороге в школу, если не было «пятничных праздников »: студенты и учителя были вынуждены писать на крошечных уголках переполненной записями доски, с трудом находя их на сплошь исчерченной мелом поверхности. Как же часто мы сталкиваемся с похожей ситуацией в офисе!
      У многих из нас нет «пятничных праздников», и наши обязанности и невыполненные дела остаются «висеть» над нами, не оставляя пространства для новых свершений.

      "Чистая грифельная доска» облегчает работу по двум причинам:
      • Физическая: это означает, что у нас появляется свободное пространство для личных дел (не говоря уже о служебных)!
      • Психологическая: только подумайте, какой положительный эмоциональный заряд несет в себе идея свободного пространства: ведь оно означает простор для активных действий и творчества в отсутствие суеты и спешки.
 

***

 
      Дела, отложенные «на потом», постепенно множатся и забываются. Хуже всего, когда старые дела так загружают наш рабочий график, что по причине нехватки времени мы не можем приступить к новым и более интересным заданиям. У нас не остается свободного места ни на письменном столе, ни в голове. Получается, что мы откладываем на более поздний срок наиболее простые и незначительные дела, полагая, что они не столь важны сейчас, и мы сможем сделать их в любое время. Вот список тех дел, завершить которые не составит труда, если действительно захотеть с ними расправиться:
      • Письма, на которые нужно ответить
      • Телефонные звонки, которые надо сделать
      • Бланки, которые необходимо заполнить
      • Рекомендации, которые нужно просмотреть
      • Счета, которые следует оплатить
      • Распоряжения, которые надо выполнить
      • Бумаги, с которыми необходимо ознакомиться
      • Документы, которые следует утвердить
      Эта книга не ответит на все «почему», «когда», «где», «что» и «как», но вы можете привести в порядок ваши дела и без всякой книги. Просто возьмите за привычку выполнение следующего правила: расчищайте свою «грифельную доску» вечером каждой пятницы или в субботу утром. Будет еще лучше, если вы привыкнете делать это ежедневно, - тогда вам будет легче планировать следующий день, делать новую работу, а не доделывать старую.
      Поймите меня правильно. У всех нас есть проекты, задания и обязанности, которые переходят из одного дня в другой, из одной недели в другую.
      Все эти «переходящие» дела можно «стереть», прямо сейчас, с легкостью и без особых хлопот.
      Поэтому давайте освободим себя от них и войдем в новую рабочую неделю с «чистой доской», которая так и ждет, чтобы ее заполнили интересной работой!
 
 

      Батарейка, питающая работу в офисе, сохраняет заряд до тех пор, пока в рабочем процессе не появляются «тормозящие» элементы: различные неприятные нам дела, выполнение которых мы постоянно откладываем «на потом»:
      • Заполнение счетов расходов
      • Набор текстов на компьютере
      • Проведение собраний, на которых оглашается оценка работы персонала и которые, возможно, вызовут негативные эмоции
      • Сообщение начальнику о том, что в данный момент отдел не может провести корпоративную вечеринку
      • Необходимость похвалить обед с коллегами, который на самом деле был скучным и невыносимым
      • Прохождение ежегодного медосмотра, положенного работникам компании
      • Погружение в ворох старых документов
      Мы знаем, что эти дела необходимо выполнить, но каждый раз оттягиваем наступление того момента, когда наконец-то возьмемся за них. Нас неделями, а иногда и месяцами мучают угрызения совести, однако продвижение в выполнении этих дел продолжает быть равным нулю. В итоге мы теряем драгоценное время, размышляя над ними, попутно увеличивая в уме их масштаб в несколько раз и перемещая из старого списка дел в новый. Мы готовы взяться за любую другую работу, лишь бы не касаться той, которую мы постоянно откладываем, словно ожидаем, что придет сказочный рыцарь и вмиг избавит нас от нее.
      Промедления в делах подобны игнорированию зубной боли: последствия нашего безалаберного поведения будут чем дальше, тем хуже. Возможно, приступив к работе прямо сейчас, мы смогли бы расправиться со всем списком дел, потратив на это половину рабочего дня. Но чем дольше мы медлим, тем больше трудностей возникает в связи с невыполненными делами, и тем больше времени они отнимут у нас в будущем. Очень скоро те четыре часа, необходимые для их выполнения, превратятся в восемь, а потом и в шестнадцать часов звонков, просьб и оправданий, в тонны замечаний, заданий и суеты.
      Итак, давайте расправляться с делами по мере их поступления. Не позволяйте страху, который они внушают, завладеть вами, иначе в дальнейшем он только усугубит ситуацию и «начислит проценты », которые придется потом оплачивать. Для того чтобы сделать работу, которую мы обычно откладываем, требуется, как правило, пять или десять минут. От вас требуется только приступить к ней!
 

      Мы постоянно что-то не успеваем, у нас накапливаются долги в виде невыполненных дел, при том что поток новой работы не останавливается.
      С чего же начать? Во-первых, не забывайте о том, что человек сам приводит наши дела в запущенное состояние, а это означает, что только он может найти способ поправить положение.
      Войти в «перегруженный» невыполненными делами офис - словно окунуться в прорубь с ледяной водой. Мы знаем, что непременно испытаем шок, но чем дольше мы оттягиваем погружение, то и дело «пробуя воду» кончиками пальцев, тем труднее будет прыгнуть в прорубь. Но однажды мы все же будем вынуждены сделать это, и прыжок окажется не таким уж страшным.
 

***

 
      На самом деле долги растут больше в уме, чем увеличиваются фактически. Мы впадаем в отчаяние именно в тот момент, когда, приступив к их ликвидации, наталкиваемся на какое-нибудь препятствие и видим перед собой разрастающийся ком. Давайте разобьем этот ком, вместо того чтобы поддаваться отчаянию. Тогда мы увидим, как он начнет уменьшаться прямо на глазах.
      Попробуйте воспользоваться следующим планом борьбы с долгами:
      1. Оцените реальное состояние ваших дел. Для начала соберите в одну стопку все бумаги и хорошенько на них посмотрите. По меньшей мере половина этой кипы - устаревший, ненужный хлам.
      Избавьтесь от него и создайте новый ком, с тем чтобы разбить его сейчас же. Во вторую стопку поместите письма, которые не требуют немедленного ответа, отчеты, которые вы можете позволить себе изучить на досуге, интересные рекламные проспекты, заманчивые предложения и любопытные журналы. С этим комом вы сможете расправиться позже, когда будет время.
      «Разбив» таким образом первоначальный ком, вы получите представление о реальном состоянии ваших дел и решите, какую работу следует сделать немедленно, а какую можно выполнить позже.
      Кроме того в процессе выполнения простых задач вы можете обдумывать решение более трудных.
      Если же на этом этапе какой-либо пункт вызовет у вас головную боль, будет не лишним задуматься о привлечении помощи и временно переместить этот «крепкий орешек» в менее срочную группу заданий до тех пор, пока у вас не появится возможность эту помощь получить.
      Уделите час времени заваленному бумагами письменному столу, уменьшив таким образом толщину папок с документами и размер долгов до такой степени, чтобы их вес стал посильным. Если вы обнаружите какое-либо необременительное задание, которое сможете выполнить быстро, сделайте его в первую очередь. На вашем письменном столе наверняка найдется такое дело, завершив которое, вы существенно облегчите общую тяжесть накопившейся груды.
      2. Когда вы приступите к наведению порядка в делах, то наверняка заметите, как к вашему столу и почтовому ящику подкрадывается новый «мусор ». Тотчас же определяйте его место среди других ваших дел, с тем чтобы взяться за него сразу же после ликвидации долгов. Если с ними не удастся расправиться быстро, то по крайней мере можно сделать эту груду существенно меньше, в противном случае это может обернуться для вас трехчасовым марафоном.
      3. И в заключение: может получиться так, что вы не успеете расправиться со всеми долгами к намеченному сроку. Нет ничего страшного в том, чтобы взять часть из них с собой в командировку, на обед или в отпуск. Вы удивитесь, как быстро исчезнет кипа накопившихся дел! Можно постепенно выполнять работу во время путешествия, в ожидании своей очереди или во время телевизионной рекламы.
      Уничтожение «насекомых» действительно облегчает работу! Мы не имеем в виду муравьев и тараканов. Речь идет о тех раздражающих обстоятельствах, с которыми нам приходится сталкиваться в офисе, ведь мало кто из нас может похвастаться стальными нервами. Раздражение могут вызывать:
      • Температура (в кабинете слишком жарко или слишком холодно)
      • Теснота офисного помещения
      • Отсутствие места, в которое можно поместить бумаги, с которыми мы не работаем в настоящий момент
      • Некачественная уборка офиса
      • Плохие условия для парковки
      • Коллега громко жует жвачку
      • Постоянное дребезжание радио
      • Медленные лифты
 

***

 
      Ужасно неприятно, что эти и подобные им раздражители могут отвлечь (и отвлекают) нас от работы; мы гневно топаем ногами и кипятимся вместо того, чтобы сосредоточиться на текущих делах. Несомненно, некоторые обстоятельства действительно являются «вредными насекомыми». Мы ненавидим их всю свою жизнь, мы не можем не замечать их, нам не удается выработать на них иммунитет. Когда чтото по-настоящему нас раздражает (особенно звук лопающихся пузырей от жевательной резинки!), работа становится невыносимой, в результате чего наша производительность резко падает. Проще говоря, работа больше не кажется нам легкой.
 

***

 
      Попытки жаловаться коллегам и выражать свое недовольство ни к чему не приводят. В ответ мы слышим: «Это беспокоит только Вас», «В обязанности сотрудников входит уборка рабочего места » или «Большинству из нас нравится шансон».
      Взгляните на предложенный ниже список и выбе рете один или несколько вариантов действий, которые помогут вам успешно уничтожить «вредных насекомых»:
      1. Если что-то в поведении коллеги раздражает вас, сообщите ему об этом. Многие люди даже не подозревают о том, что некоторые их привычки вызывают у кого-то негативные эмоции.
      Узнав об этом, они скорее всего пойдут вам навстречу.
      2. Попросите шефа предоставить вам другое рабочее место, более уединенное, пусть даже и менее симпатичное, где вы сможете работать спокойно.
      3. Обзаведитесь затычками для ушей или наушниками.
      4. Обсудите проблему с шефом, пусть он сам поговорит со злодеем, мешающим вам работать.
      5. Придумайте оригинальный план, как можно примириться с теми факторами, которые нельзя изменить, - такими, как медленный лифт (например, решитесь ходить пешком).
      6. Увольтесь с работы! Иные «насекомые» того стоят. Условия работы, заработная плата, распространенная форма общения в некоторых компаниях невыносимы для любого нормального человека.
 
 

      Конечно же, работа не отменяет личных проблем.
      Они всегда и везде пребывают с нами, и чем серьезнее проблемы, тем больше шансов, что они отрицательно повлияют на нашу рабочую деятельность.
      Что же касается мелких неприятностей, то мы можем и должны приложить все сознательные усилия для того, чтобы выкинуть их из головы, только переступив порог офиса. Это принесет значительное облегчение и как минимум восемь часов свободы от грустных размышлений и беспокойств.
 

***

 
      Наш и личные проблемы распространяются как инфекция: мы можем заразить ими половину штата сотрудников. Поэтому перед тем, как сесть за компьютер, мы должны освободить свои мысли от мелких забот.
 

***

 
      Что касается более серьезных проблем, от которых отвлечься гораздо сложнее, нам следует оценить, насколько сильно они отвлекают наше внимание от работы и как при необходимости можно будет компенсировать потраченное на них время.
      В конце концов нам платят за работу, сделанную от чистого сердца, а не от сердца, измученного болью и страданиями. Именно поэтому время, потраченное на обдумывание личных проблем, должно быть наверстано: возможно, нам придется какоето время приходить на работу раньше, задерживаться в офисе допоздна, посвятить работе одну или две субботы. Мы все заслуживаем сострадания, когда в нашей жизни случаются трагические события, но, постоянно нося с собой тяжелые мысли, мы рискуем навлечь на себя новую беду.
 

БОЛЬШОЙ СЕКРЕТ

 
       В работе нам постоянно приходится сталкиваться с личными, или секретными, документами. Руководство присылает эти персональные «тайные» задания в больших коричневых конвертах, на которых стоит возбуждающий любопытство штамп «…, лично в руки». Я привык хранить такие документы в ящике с надписью: «Данная информация принадлежит только мне. В случае моей смерти немедленно уничтожьте все содержимое этого ящика». Ящик содержал документы с информацией о моих должностных обязательствах, конфиденциальные сведения о людях, с которыми я имел дело по работе, и о тех, кто нарушил договор и не заплатил по счетам. Однажды я сказал себе: «Не факт, что среди моих ближайших коллег по бизнесу и членов моей семьи не найдется такого человека, который не нарушит моей просьбы и не прочтет бумаги из этого ящика, перед тем, как их выбросить. Их прочитают до того, как огласят мое завещание и назовут сумму моей страховки». Я решил, что не стоит рисковать своей репутацией и репутацией окружающих. Однажды я просто избавился от содержимого этого ящика и почувствовал себя замечательно. После ликвидации «тайного хранилища» мне стало намного легче. Я понимал, что большинству моих сослуживцев вряд ли приходило в голову хранить в офисе такие бумаги. Однако людей, которые никогда не хранили бы ничего подобного, единицы. Что же нам следует делать с «секретными » документами? Если среди них есть такие, которые действительно могут пригодиться для работы, сохраните их, а остальные уничтожьте. Очистите «тайное хранилище», забыв и простив все обиды.
 

      Важный пункт на пути к порядку на рабочем месте - правильное отношение к повседневным делам. Часто мы воспринимаем их как неприятную рутину. Работа, которую приходится доделывать дома, домашние обязанности, работа в саду и в офисе, работа с бумагами и книгами, работа, которую мы не успели сделать раньше и вынуждены в спешке доделывать сейчас, - все это ассоциируется у нас с монотонностью, скукой и мучениями.
      Родители вынуждены ходить на работу, дети вынуждены ходить в школу, а по субботам все мы вынуждены заниматься домашними делами. Довольно унылый взгляд на вещи, не так ли? Мы забыли о тех тяжелых временах, когда люди умо ляли, чтобы их взяли на работу, сражались за вакансии. Слово «работа» ассоциируется у нас с тяжелой повинностью, мы воспринимаем ее как принудительно возложенную обязанность и можем потратить часы, месяцы и годы, мечтая от нее избавиться. Мы просим, клянчим, требуем, растягиваем наши отпуска и больничные, несмотря на солидный оклад, всевозможные привилегии, сверхурочные выходные и денежные пособия.
 

***

 
      Может быть, нам стоит спросить себя, зачем мы работаем? Для того чтобы заработать себе на жизнь? Чтобы иметь достаточно денег и купить то, что хочется или нужно? Чтобы обеспечить себе достойную старость? Как ни удивительно, самые счастливые и самые успешные люди, которых я знаю, многие из которых могут позволить себе не работать вообще, трудятся с максимальной отдачей по десять или двенадцать часов в сутки. Они находят это забавным. Им безразличны все существующие предрассудки, они избегают лишних нагрузок и делают все, чтобы их работа стала проще.
      Этим людям сопутствует успех, который они очень ценят.
 

***

 
      Когда я работал над одной из моих последних книг («Как сделать, чтобы в сутках было 48 часов »), в магазинах появилась книга под заголовком «Сократите Ваш рабочий день до четырех часов». Мои знакомые говорили мне: «Дон, люди не хотят работать сорок восемь часов в сутки, они хотят работать как можно меньше». Но это проти воречит тому, что я слышал от людей, которые буквально молились о том, чтобы у них было «больше времени». Больше времени для чего? Чтобы больше сделать. Сделать больше чего? Больше работы, которая составляет около 90% нашей активной деятельности, включая ремонт одежды, работу в офисе и в саду, а также творчество.
 

***

 
      Спустя годы наблюдений я понял, что поскольку чаще всего работа хорошо вознаграждается, она не может сама по себе являться причиной недовольства и внушать страх. Слово «работа», это великое слово из шести букв, пятнают связанные с ним проблемы: отчеты, ожидания, неполадки телефонной связи и технического оснащения, налоги, неудобный график, конкуренция, политика компании, курение на рабочем месте, шум и т.д.
      Большинство людей полюбят свою работу, если им удастся избавиться от этого «мусора» и просто делать свое дело. Цель этой книги - предложить на выбор несколько фильтров, сквозь которые можно пропустить рутинную работу и увидеть, какой увлекательной и легкой она может быть.
      Мы уклоняемся не от работы, но от «мусора» и ненужных усилий, которые портят удовольствие от ее выполнения. Работа, очищенная от «хлама», замечательна, поэтому давайте исключим из нее все неприятности.
 

 
 
      Работать было бы проще, будь у меня больше времени». «Это дело обрушилось на меня так невовремя». «Было бы в сутках побольше часов…» «Караул, близится срок завершения проекта!»
      Мы все обладаем личным временем, но время к нам безразлично, и мы не в силах изменить его течение. Мы не можем ни растянуть его, ни ускорить, но только использовать. Человек способен влиять на обстоятельства, но не на время.
      Нe так давно я проводил в одной школе семинар, посвященный проблеме повышения успеваемости.
      Участникам было предложено выполнить разминочное упражнение: требовалось начертить круг и разделить его на сегменты, показав таким образом распределение времени в течение дня. Затем каждый участник семинара рассказывал, что у него получилось в результате.
      У всех до единого результат вышел одинаковым: перегрузка! Ни в одном круге не осталось ни одного свободного сегмента. Все школьники были разочарованы, что в их графике не было свободного времени, которое можно было бы посвятить себе, какому-либо интересному проекту или общественной работе. Большинство из них жили ожиданием того дня, когда они закончат очередное текущее дело и смогут втиснуть в свои круги действительно важное занятие.
      Но мы-то знаем, что это заблуждение: в будущем свободного времени не прибавится. Как ни странно, степень нашей занятости растет пропорционально опыту и квалификации. Чем больше мы можем сделать, тем за большее количество дел и за более грандиозные проекты мы беремся, и тем больше добавляется попутной работы (считайте, что это комплимент!).
 

***

 
      И так, какие у нас имеются варианты? Накапливать дела (стрессовая и неприятная процедура) или изменять обстоятельства вокруг нас, разделив пирог на части заново? Желание жить по единожды установленному графику - ошибочный путь выполнения домашних или служебных дел. Мы не должны всегда мириться с теми обстоятельствами, ко торые на данный момент являются частью нашей жизни, не обязаны тратить на них время и пребывать в плохом настроении.