Ситуация, когда над человеком висит огромный список задач и при этом он умудряется сохранять свежую голову, позитивное чувство спокойного контроля и работать продуктивно, вполне реальна. Это замечательный способ жить и работать, достигая высокого уровня эффективности. В последнее время это становится стилем работы, который требуется от успешных специалистов высокого класса. Вы уже знаете, что и как необходимо делать, чтобы этого уровня достигнуть. Однако если вы относитесь к большинству, вам необходимо применить эти знания в более сжатые сроки и четким систематизированным способом так, чтобы вы могли достичь вершины вместо того, чтобы барахтаться где-то у самых низов. Несмотря на то, что метод и технологии, которые описаны в книге основываются на здравом смысле и предназначены для практического применения, большинство людей все же подвержены общим рабочим привычкам, которые стоит изменить прежде, чем приступать к применению системы. Необходимо внести небольшие коррективы в ваш способ прояснять и организовывать задачи, которые занимают ваше внимание.
 

      Беспокойство вызвано недостатком организации, подготовки и действий.
Дэвид

 
      Все методы, представленные здесь, основаны на двух ключевых целях:
 
      1. Собрать все дела, которые надо сделать сейчас, позже, когда-нибудь, большие, мелкие или сопутствующие в логичную систему, но только не в голове.
 
      2. Заставить себя принять окончательные решения по поводу всего. То есть вы должны всегда иметь план и точно знать, что надо делать дальше — и вы сможете в любой момент выполнить эту задачу или же пересмотреть её.
 
      Эта книга содержит проверенный метод для профессиональной организации рабочего процесса. Здесь описаны надежные инструменты, трюки, техники и хитрости. Как вы сами впоследствии увидите, все принципы и методы применимы ко всему, что вы делаете, как в повседневной жизни, так и на работе . Как и многие ваши предшественники, вы также можете использовать всё, что я описываю, как непрекращающийся динамический стиль в вашей работе и в вашем мире. Или, опять же, как и многие, вы можете просто использовать это для возвращения в режим более жесткого контроля, когда вы чувствуете, что это вам необходимо.
 

 
      Почти каждый из тех, с кем мне приходилось работать, говорил, что у него слишком много задач и совершенно не хватает времени, чтобы все их выполнить. Только за последнюю неделю я консультировал сотрудника одной крупной инвестиционной фирмы, который был убежден, что новая должность корпоративного менеджера, которой он удостоился, пойдет в ущерб его семейным обязательствам. Будучи человеком со средними возможностями, менеджер, старающийся удержаться в топе и отвечая на 150 писем каждый день, вынужден увеличить штат отдела с 1100 до 2000 человек — и все ради того, чтобы иметь возможность проводить выходные с семьей, а не на работе.
      Парадокс нового тысячелетия: люди хотят улучшить качество жизни и, в то же время, они берут на себя больше, чем способны выполнить. Око видит, да зуб неймет. И вот результат: большинство людей сбиваются и путаются в поисках путей исправления положения.
 
       У работы теперь нет четких границ.
      Основная причина всевозрастающего стресса в том, что природа работы, как таковой, революционно изменилась, в отличие от наших навыков и возможностей, которые остались прежними. Только во второй половине двадцатого века то, что означало «работа» трансформировалось из понятий о линиях сборки и всяких моторных действиях в то, что Питер Друкер так емко выразил словосочетанием «работа ума». Поля должны быть вспаханы, машины отремонтированы, коробки запакованы, коровы подоены. Вы точно знали, какую именно работу надо было выполнить — вы могли видеть результат. И было совершенно очевидно, когда работа находится в промежуточной стадии, а когда она уже завершена.
 

      Время — это такой механизм, который не дает всем событиям происходить одновременно.
      Впрочем, в последнее время этот механизм, кажется, сломался…

 
      Сегодня же большинство из нас не представляет реальных границ наших проектов. У большинства моих знакомых по крайней мере, по полдюжины задач находятся в «подвешенном состоянии» единовременно, то есть они должны выполнить до полдюжины задач «прямо сейчас». Но даже если б они всю свою оставшуюся жизнь пытались их выполнить, им не удалось бы добиться блестящего результата. Возможно, вы тоже столкнулись с подобной проблемой. Насколько плодотворной потенциально может быть конференция? Насколько эффективной будет тренинговая программа? Какое вдохновляющее воздействие окажет эссе, которое вы пишите сейчас? Как промотивировать собрание персонала? Насколько функциональна будет реорганизация? И последний вопрос: сколько именно значимой информации должно быть предоставлено, чтобы выполнить проект наилучшим образом? Ответы: большое количество; легко доступный или хотя бы потенциально подходящий; через Интернет.
 

      Почти каждый проект может быть выполнен лучше, и доступность информации этому очень способствует.

 
      С другой стороны, отсутствие границ порождает большеработы.
      Многие из современных организационных задач требуют перекрестного общения, взаимодействия и вовлечения. Ряды офисных рабочих лошадок редеют, а вместе с ними и уходит роскошь возможности не принимать и не читать письма из отдела маркетинга и ещё из Бог-знает-каких отделов.
 
       Наша работа продолжает меняться.
      Растущие границы проектов и работы в целом бросают вызов работнику. Но теперь мы должны учитывать ещё и расширившийся круг наших обязанностей. На семинарах я часто спрашиваю: «Кто из вас на работе выполняет только то, для чего он был туда нанят?». Поднятые руки в зале — большая редкость. Границы задачи могут быть очень расплывчаты, но если вам пришлось столкнуться с четко поставленной задачей, вам следует выписать: что именно вам нужно сделать — сколько и на каком уровне — в пределах разумного, конечно.
      Однако таких счастливчиков мало. На то есть две причины:
 
      1. Кажется, будто компании, в которых мы работаем, каждый Божий день меняют свои цели, выпускаемую продукцию, партнеров, клиентов, рынки сбыта технологии и акционеров. И все это, естественно, сказывается на структурах, формах, ролях и обязанностях.
 
      2. Сегодня среднестатистический работник имеет гораздо больше свободы, чем когда бы то ни было. Он может менять свою карьеру с такой же частотой, с какой его родители меняли работу. И даже сорока- и пятидесятилетние работники стараются придерживаться свежих тенденций. Сейчас их цели гораздо больше соотносятся с действительностью – они покрываются позициями типа всяких-разных «менеджмент» или «исполнительное расширение» — это просто-напросто обозначает, что они на этой позиции не собираются задерживаться на сколько-нибудь продолжительный срок.
 

      Мы никогда не можем подготовиться к новому.
      Мы должны приспосабливаться, а каждое приспособление — это испытание… мы проходим тест, мы должны доказывать что-то сами себе.
      Надо обладать подконтрольной уверенностью в себе, чтобы принять изменения без колебаний.
Эрик Хоффер

 
      Итак, все это весьма туманно — в чем же заключается наша работа, или какие эмоциональные, умственные и физические вложения могут быть оправданы? Мы пропускаем огромное количество информации, завязываем бесчисленное множество контактов и порождаем примерно такой же гигантский ворох идей и всякого рода соглашений с самим собой и другими. А ведь мы не так-то хорошо подкованы, чтобы возиться со всеми этими внутренними и внешними трениями.
 

      Если вы вольны решать, какой шаг предпринять, то на вас ещё и лежит ответственность за то, чтобы этот шаг был верным.

 
       Старых методов и навыков недостаточно.
      Ни наше классическое образование, ни традиционный тайм-менеджмент, ни изобилие инструментов самоорганизации, таких как органайзер, Microsoft Outlook или напоминание в Palm’е, не отвечают требованиям времени. Если вы пробовали использовать что-то из вышеперечисленного, то вы, должно быть, убедились, всё это совершенно не годятся для нынешних скоростей, сложностей и перманентных смен приоритетов в том, чем вы занимаетесь. Сегодня, когда жизнь бьет ключом, и, в основном, по голове, способность быть успешным требует новых способов мышления — не хватает новых методов, технологий и навыков работы, чтоб помочь нам завладеть миром.
 

      Ветра и воды всегда помогают умелым капитанам.
Эдвард Гиббон

 
      Традиционный подход к тайм-менеджменту и самоорганизации был актуален в былые времена. Он действительно давал дельные рекомендации по поводу организации труда ещё тогда, когда трансформировался из обслуживания линий сборки в новый вид работы, где необходимо было принимать решения, что и когда делать. Когда же время само по себе превратилось в средство производства, персональные календари стали основным рабочим инструментом. (Ещё в конце 80-х многие специалисты считали карманный ежедневник вершиной самоорганизации, но даже и сегодня многие люди считают его главным инструментом самоконтроля). Вместе с дискретизацией ( discretionary) времени появилась и необходимость принимать правильные решения о том, что надо делать. «АВС»-листы приоритетов и «to-do»-списки заняли позиции ключевых техник, которые люди использовали, чтоб разобраться и принять осмысленное и логичное решение.
      Вы, должно быть, убедились, что ежедневник, несмотря на то, что он действительно немаловажен, на самом деле помогает организовать лишь малую часть ваших дел. Да и ежедневные «to-do»-списки и листы приоритетов оказались неспособны справиться с полным объемом разнородных дел, которые приходится решать каждому профессионалу. Рабочий день множества людей состоит из десятков и даже сотен писем, и нет никакой возможности проигнорировать ни одну просьбу, ни одну жалобу и ни одно распоряжение. Очень немногие могли бы (да и должны бы были) распределять свои обязанности в три колонки приоритетов. А, В и С, или составить «to-do»-список, не опасаясь, что первый же телефонный звонок или распоряжение начальника не дискредитируютвесь этот план.
 
       Наполеоновские планы против каждодневной серости.
      С другой стороны множество книг по менеджменту, методов, семинаров и гуру пропагандируют «взгляд в перспективу» в качестве решения проблем в этом безумном мире. Когда вы проясните для себя цели и ценности, ваше сознание само начнет выдавать распоряжения, направляя работу в нужное русло. На практике же упражнение по обдумыванию цели не приносит ожидаемых результатов. Я не однажды видел подобные провальные попытки. А случалось это по одной из трех приведенных ниже причин:
 
      1. В ежедневной рутине слишком много отвлекающих факторов, которые не позволяют сконцентрироваться на более важных позициях.
 
      2. Неэффективные системы самоорганизации создают огромное подсознательное неприятие к начинанию новых ещё более масштабных проектов, которые, скорее всего, также будут организованы ни к черту и приведут к ещё большим беспорядкам и стрессам.
 
      3. Когда перспективные приоритеты уже ясны, перед нами откуда ни возьмись возникает целый ряд второстепенных позиций, напоминая о том, что куда гораздо больше вещей требуют перемен. Уже на этом этапе нас начинает раздражать непомерное число дел, за которые надо взяться. А суть работы, суть-то расписана в первых позициях списка приоритетов. Наши приоритеты! Концентрация на приоритетах вам не поможет. Да, они обеспечивают значимость и основное направление движения, но они же создают и дополнительные трудности.
 
      Концентрация на основных приоритетах и ценностях — это действительно надо, не спорю. Но это вовсе не значит, что больше ничего не надо делать. Совсем наоборот — это повышает ставки в игре, которую придется вести каждый день. Для менеджера по персоналу, например, решение работать с quality-of-work-life issues с целью привлечь и удержать талантливого сотрудника не упрощает задачи.
      В нашей новой культуре интеллектуального труда есть существенный пробел — система с логичной цепью поведенческих моделей и инструментами, которые работают эффективно только на том уровне, где реально идет работа. А на самом деле система эта должна объединять результаты взгляда в перспективу и детали, все, даже самые мелкие; должна учитывать множество уровней приоритетов; должна контролировать сотни потоков новой информации, поступающих каждый день — должна, в конце концов, упрощать процесс выполнения задач.
 

 
      Представьте на секунду, что было бы, если ваша самоорганизация действительно бы находилась под постоянным контролем. Что, если бы вы действительно могли уделить 100% внимание тому, что выполняете в данный момент, без отвлечений?
      И это возможно. Владеть ситуацией, оставаться спокойным и расслабленным и выполнять значимые дела с минимальными усилиями — все это реально. Ваша способность держать ситуацию под контролем прямо пропорциональна вашей способности расслабляться.
      Вы можетеузнать на себе то, что мастера восточных единоборств называют «сознание, кристально чистое, как вода», а атлеты-чемпионы — «зоной», внутри сложного мира, в который мы все вовлечены. На самом деле, все вы испытывали это состояние время от времени.
 

      В жизни всему удается уделить очень мало внимания: будь то мытье окон или написание шедевра…
Надя Буланжер

 
      Это процесс работы, выполнения и существования, когда сознание ясно и происходят только конструктивные вещи. Это состояние может достичь каждый, каждый, кому необходимо работать эффективно в сложных условиях жизни в двадцатом веке. Вскоре это состояние станет обыкновенным требованием для профессионалов, которые хотят соблюдать баланс и получать существенные позитивные результаты работы.
      Гребец мирового класса, Крейг Ламберт описал ощущение кристально чистого сознания:
 

      У гребцов есть свое название состояния в отсутствии всякого сопротивления: естественный ход… Вспомните детский восторг от качания на качелях во дворе: легкость движении, импульс, приходящий от самих качелей. Качели несут нас: мы не прикладываем к этому никаких усилий. Мы качаем ногами, чтобы взлететь повыше, но гравитация выполняет основную работу за нас. Мы прикладываем не так уж много усилий, основная работа выполняется сама собой. Лодка несет вас – она будто хочет двигаться быстрее. Наша задача – работать с лодкой в паре – перестать, наконец, останавливать её, силясь разогнаться своими силами. Будете стараться слишком сильно — это замедлит лодку. Попытки становятся стремлением, а стремление дискредитирует само себя. Карьеристы (Social Climbers) силятся стать аристократами. Но аристократы-то ничего уже не пытаются — они уже аристократы. Также и естественный ход – все происходит само собой.

 
       Сравнение с кристально чистым сознанием.
      В карате есть символ, обозначающий позицию полной готовности: «кристально чистое сознание». Представьте, как бросают гальку в стоячую воду. Что происходит с водой? Ответ таков: движение воды целиком зависит от силы броска и величины камешка, а потом она вновь становится спокойной. Фонтана не будет, но и отсутствия кругов по воде не ждите.
      В карате важнейшую роль играет скорость удара, а не его сила. Вот почему люди не могут научиться ломать доски и раскалывать кирпичи руками: для этого не надо грубой силы, а только способность верно установить скорость. Но напряженные руки не могут совершать быстрых движений. Итак, последняя ступень тренировок восточных единоборств требует баланса и расслабленности как ничего другого. Кристальная ясность мысли и гибкость — самое главное.
      Все, что заставляет вас бурно реагировать или реагировать вяло, способно оказывать на вас воздействие. И оказывает. Неадекватный ответ на письмо, напряженный разговор с начальником, с подчиненными, непрочитанные вами журналы, постоянно крутящиеся в голове мысли о невыполненной работе, оставленные без внимания дети — все это приведет к худшим результатам, нежели вы ожидали. Большинство людей, как правило, уделяют больше или меньше внимания, чем следовало бы, вещам, которые того заслуживают, только потому, что они не обладают кристальной ясностью мысли.
 

      Если ваше сознание пусто, оно в любую минуту готово принять что угодно, оно открыто для всего.
Сбанри Судзуки

 
       Можете ли вы прийти в свое «состояние продуктивной работы», когда это необходимо?
      Вспомните, когда вы в последний раз продуктивно поработали. Скорее всего, у вас было чувство, что вы контролируете ситуацию, на вас не давили, вы были сосредоточены на том, что вы делали, время, казалось, пролетело мгновенно (может, это было время обеда?), и вы чувствовали, что существенно приблизились к желаемому результату. Хотели бы Вы это повторить? А если вы чувствуете себя совсем, ну совершенно не так — чувствуете, что утратили контроль над ситуацией, вас выбило из колеи, внимание рассеяно, вам скучно — можете ли вы вернуться в это состояние? Именно теперь все, что заставляет вас бурно реагировать или реагировать вяло может взять над вами верх. И оно это частенько делает.
 

      Есть только одно, что мы можем сделать, и счастливейшие люди те, кто могут делать это, используя все свои способности. Мы можем полностью присутствовать. Мы можем быть целиком здесь. Мы можем... уделить все свое внимание возможности, которая перед нами.
Марк

 
      Методология выполнения окажет сильнейшее влияние на вашу жизнь, показав как сохранять кристальную ясность мысли, работая при этом в полную силу.
 

 
      За двадцать лет практики я пришел в банальнейшей истине — главная причина стресса заключается в том, что люди неправильно распределяют и обращаются с обязанностями, «дырами», которые они навязывают сами себе и которые им приходится выполнять. Без сомнения, те, кто постоянно находятся в состоянии стресса, смогут легче расслабляться, быстрее концентрироваться и работать с большей энергией, как только они научатся распутывать свои «гордиевы узлы».
      Наверняка вы, не отдавая себе отчета, не раз приводили себе кучу аргументов и доводов, гораздо больше, чем кажется, и каждый из них, пусть даже самый мелкий, был целиком прослежен подсознанием. Это и есть те самые «дыры» и обязательства, которые я определил бы как нечто, отвлекающее ваше внимание, нечто, что крутится совсем не там, где ему быть положено. Такими дырами может стать что угодно, начиная от таких позиций в «to-do»-листе, как «Накормить голодающее Поволжье», через пункт «Нанять нового ассистента» до таких мелочей, как «Заменить электроточилку». Вполне возможно и сейчас у вас на задворках сознания идет больше мыслительных процессов, чем кажется. Подумайте только, как много деталей вам надо продумать, если на вас лежит пусть даже некрупная обязанность. Например, у вас постоянно маячит мысль о том, что надо разобраться со всей электронной почтой и голосовыми сообщениями.
 

      Все, что лежит не на месте — это «дыра», отвлекающая ваше внимание.

 
      И уж конечно, существует множество проектов, которые находятся в вашей ведомости, целей, непроясненных ещё задач, да и вообще жизнь, которую надо бы просто прожить.
      И вы установили некий уровень внутренней ответственности за все в вашей жизни и за работу, которая тоже, в общем-то, является «дырой».
      Соберите и рассортируйте все то, что постоянно напоминает о себе, и запланируйте, как со всем этим справиться, если хотите, чтобы ваша работа была эффективной. Несмотря на кажущуюся простоту, большинство людей не представляют, как это можно осуществить.
 
       Основные требования для организации обязательств.
      Организация обязательств требует выполнения некоторых основных действий и особого поведения:
 
      * Во-первых, если вы держите обязательства в голове, то сознание уже не может быть кристально чистым. Все, что вы считаете на данный момент незавершенным, должно быть собрано и упорядочено где-то, но не в голове, в каком-то месте, куда вы будете периодически заглядывать.
 
      * Во-вторых, вы должны четко уяснить для себя, в чем состоит ваше обязательство и что именно вы должны проделать, чтобы продвинуться ближе к результату.
 
      * В-третьих, когда вы расписали все дела, которые необходимо выполнить, надо расставить на них напоминания.
 
       Важное упражнение: проверка этой модели.
      Я предлагаю вам расписать на бумаге ваш проект или ситуацию, в которой вы сейчас работаете. Какие позиции вас постоянно раздражают? Что вас отвлекает, а что напротив, интересует? Это может быть рабочий проект, лежащий на вас в данный момент или просто ситуация, которую вам необходимо разрулить, и чем скорее, тем лучше. Возможно, вам предстоит путешествие в качестве отпуска и вам необходимо расквитаться с оставшимися делами. Или же вам в наследство достались 6 миллионов долларов, и вы не знаете, как поступить с наличкой. Без разницы.
      Понятно? Отлично! Теперь, в одном предложении опишите успешный результат, к которому вы стремитесь. Иначе говоря, как все должно выглядеть, чтоб вы смело могли сказать «работа окончена». Можно написать что-то просто, вроде «уехать в отпуск на Гаваи», «разрулить ситуацию с заказчиком ХХХ», «Пересмотреть ситуацию в школе у Сьюзан», «Прояснить новую структуру разделения менеджмента». Всё понятно? Супер!
      Теперь запишите ваше следующее действие, которое вы собираетесь предпринять, чтобы сделать первый шаг в деле. Вам вообще уже больше нечего делать, но вы застопорились на этом. Что сейчас сделаете? Какой совершите шаг? Может, возьмете трубку и позвоните? Может, напишите электронное письмо? Сядете за стол, вооружившись ручкой и бумагой, и устроите сам с собой мозговой штурм? Поговорите с супругом, с секретарем, с адвокатом, с начальником? Пойдете в магазин стройматериалов и купите гвозди? Что?