Поднимая планку. Как работать эффективнее, мыслить масштабнее

Очевидно, что в сутках просто не может быть больше 24 часов, поэтому единственный способ управлять временем сводится к максимальному увеличению эффективности использования имеющегося времени, чтобы успеть сделать все, что нужно, и оставить достаточно времени для того, что вам хочется сделать!

Недавно я летал в Нью-Йорк на встречу с управляющим партнером крупной финансовой компании Анной (это не настоящее ее имя), которая проявила интерес к программе коучинга «Как сделать лучшее еще лучше». Для того чтобы понять, сможем ли мы сотрудничать на протяжении предстоящих десяти месяцев, мне оплатили перелет в Нью-Йорк на встречу с Анной. Поездка преследовала две цели: обсудить вопрос тайм-менеджмента и найти решение некоторых серьезных проблем.

В день встречи было ясное весеннее утро. Я надел новый костюм, свой любимый синий галстук и прошел 18 кварталов от отеля к офису Анны в деловой части города. По пути заглянул в любимое кафе, заказал сбалансированный завтрак (овсянка, сок и омлет) и во время еды записал несколько идей по поводу предстоящей встречи в свой ежедневник.

За 15 минут до назначенного времени я вышел из кафе и направился к зданию, в котором работала Анна. Благодаря этому у меня было достаточно времени, чтобы зарегистрироваться у стойки охраны в вестибюле офиса и добраться до ее кабинета ровно за три минуты до назначенного срока (я всегда прихожу на встречи за такое время до их начала). По пути туда я думал о том, как пройдет наша встреча, как начну разговор, какие вопросы мне будут задавать. Такое предварительное планирование приводит в порядок мысли и позволяет сфокусироваться на той задаче, которую предстоит решить. (Вы когда-либо делали нечто подобное? Может быть, перед сном или утром, по пути на работу, вы мысленно составляете список дел, требующих вашего внимания? Большинство моих клиентов утверждают, что думают о работе задолго до того, как на самом деле приступают к ее выполнению.)

Хочу здесь сделать небольшое отступление на тему времени прибытия на встречи: я больше никогда не прихожу на них так рано, как прежде (от 10 до 30 минут до назначенного срока). Я извлек для себя ценный урок по поводу важности своевременного прихода благодаря старшему офицеру военно-морского флота США, с которым работал когда-то. «Джейсон, – сказал он мне, – я назначаю встречи с интервалом в 45 минут. Я начинаю их на пятнадцатой минуте каждого часа и заканчиваю к его концу. Если вы приходите раньше назначенного срока, то отнимаете у меня единственное время на протяжении дня, когда я могу подумать».

Я придерживаюсь этого принципа уже около десяти лет. Сейчас вы можете рассчитывать на то, что я приду на встречу примерно за три минуты до ее начала. Да, именно так. Это позволяет мне прибыть вовремя, но не слишком рано, чтобы не нарушить график человека, с которым я встречаюсь. Как оказалось, это очень эффективный инструмент тайм-менеджмента; многие клиенты отдавали должное моей пунктуальности. Я всегда прихожу именно тогда, когда обещал.

Итак, зарегистрировавшись у стойки охраны в вестибюле здания, я зашел в лифт и нажал кнопку нужного этажа. Когда лифт поднимался вверх, я посмотрел на часы и подумал: «Как раз вовремя». Добравшись на тридцать седьмой этаж, я встретился с ассистентом Анны, ожидавшим меня в вестибюле. Он провел меня в небольшой конференц-зал и сказал: «Анна скоро подойдет; она заканчивает другую встречу, которая немного затянулась».

Оставшись один, я понял, что до назначенного времени всего две минуты. И сделал то, что делаю всегда в таких случаях: взял маленький черный блокнот и открыл небольшой кармашек, в котором храню готовые к отправке открытки с благодарностями. (Уже много лет я неизменно держу при себе конверты с обратным адресом и такие открытки. Каждую неделю я подписываю как минимум одну.) Поскольку у меня была пара свободных минут, я написал на конверте адрес отеля, где остановился, так как планировал отправить открытку его менеджеру и поблагодарить за помощь, оказанную мне накануне вечером во время регистрации. На это ушло около минуты, затем я убрал все со стола и терпеливо прождал еще несколько минут.

Когда я посмотрел на часы, на них было 10:03. Я подождал еще немного. В 10:05 вернулся ассистент Ани, извинился и сказал, что ей необходимо еще 15 минут, прежде чем мы сможем начать встречу. «Вы не против подождать здесь еще немного?» – спросил он. Я ответил: «Нет, не против», – и решил провести за это время один эксперимент. Я знал, что могу многое сделать за 1 % суток, поэтому выставил таймер мобильного телефона и сосредоточенно поработал следующие 15 минут – и получил удивительный результат.

Вот что я успел сделать:

1. Подписал от руки открытку с благодарностью, конверт для которой приготовил несколько минут назад.

2. Просмотрел свой график на следующие три недели.

3. Позвонил в отель, чтобы забронировать номер для предстоящей поездки.

4. Позвонил в агентство по прокату автомобилей, чтобы заказать машину.

5. Прослушал сообщения голосовой почты.

6. Отправил несколько электронных писем со смартфона клиентам и в свой офис.

7. Сделал в ежедневнике набросок ментальной карты для статьи, которую писал тогда для Training Magazine, хотя до ее публикации оставалось еще несколько недель.

Когда около 10:20 Анна наконец пришла на встречу, у меня на лице сияла широкая улыбка. Я сделал кое-что важное; более того, это означало, что вечером у меня будет чуть больше времени для романа, который я начал читать в самолете.

Примечания

1

Голдсмит М., Рейтер М. Mojo. Как его получить, как его сохранить и как вернуть, если вы его потеряли. – М.: Альпина Паблишер, 2012. Здесь и далее примечания даны редактором, за исключением особо оговоренных случаев.

2

Голдсмит М., Рейтер М. Прыгни выше головы! 20 привычек, от которых нужно отказаться, чтобы покорить вершину успеха. – М.: Олимп-Бизнес, 2009.

3

Знаменитый слоган производителя спортивной одежды и обуви Nike – Just Do It («Просто сделай это»).

4

Chief Operating Officer – операционный директор.

5

См. например: Аллен Д. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2009.

6

От англ. iteration – повторение.

7

Chief Executive Officer – генеральный директор.

8

Речь идет о книге Do More Great Work: Stop the Busywork. Start the Work That Matters. Workman Publishing Company, 2010.

Конец бесплатного ознакомительного фрагмента.