Что руководитель должен знать о бухгалтерском учете. Налогообложение и трудовое законодательство

руководителю предприятия; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, которые подлежат отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т. д. Документы, которые оформлены не правильно, подлежат возврату на доработку исполнителю. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения руководителя предприятия.

Регистрация документов

Под регистрацией документов понимается фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях, а также входящие, исходящие и внутренние документы.

Но не все документы предприятия регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления.

Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние — в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

Документы при регистрации делятся на группы, каждая из которых регистрируется отдельно — такими документами могут быть приказы по основной деятельности и по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и др. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. В состав индекса документа входят порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов и индекс по номенклатуре дел.

Для внутренних документов применяется простая порядковая нумерация.

В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль над исполнением документов. Необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль над исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т. п.) и контрольную картотеку.

Приведем следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

1) автор (корреспондент);

2) название документа;

3) дата выписки документа;

4) индекс документа;

5) дата поступления документа (для входящих документов);

6) индекс поступления документа (для входящих документов);

7) заголовок документа или его краткое содержание;

8) резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

9) срок исполнения;

10) отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа);

11) номер дела.

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен такими, как:

1) исполнители;

2) расписка исполнителя в получении документа;

3) ход исполнения;

4) приложения и др.

Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самим предприятием.

Регистрация документов-ответов ведется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

Систематизация документов

Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.

Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем предприятия, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Государственное предприятие, являющееся учредителем предприятия, которое сдает документальные материалы в Центральный государственный архив народного хозяйства РФ (ЦГАНХ), то номенклатура дел согласовывается с его ведомственным архивом и после одобрения экспертной комиссией направляется на согласование с Центральной экспертно-проверочной комиссией ЦГАНХ. Пересогласование номенклатуры дел с ЦГАНХ РФ осуществляется раз в 5 лет. Ведомственный архив госпредприятия осуществляет контроль над составлением и использованием номенклатуры дел, формированием и оформлением дел в учрежденном им предприятии. Номенклатура дел дочернего предприятия визируется лицом, ответственным за организацию делопроизводства, подписывается заместителем директора, утверждается руководителем предприятия. Заголовками разделов номенклатуры дел являются наименования подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием предприятия.

При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

1) заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

2) заголовок должен быть кратким, четко сформулированным. Заголовки дел в процессе формирования дел могут уточняться. Состав заголовка дела образует следующие элементы:

а) название разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д); 

б) название предприятия или его структурного подразделения;

в) адресат или корреспондент документа;

г) краткое содержание документов дела;

д) название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;

е) даты (период), к которым относятся документы дела.

Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово «копии» — в конце.

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени, за который составлены документы, вид документа и автор.

В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документа и автор.

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела

употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Дела по вопросам, не разрешенным в течение 1 года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.

Номенклатура дел предприятия должна составляться в последнем квартале предшествующего года на новый календарный год по установленной форме.

4.3. Учет и контроль с помощью аудиторских компаний

Аудиторская деятельность, аудит — это предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей.

Целью аудита является выражение мнения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности аудируемых лиц и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета законодательству Российской Федерации. Под достоверностью понимается степень точности данных бухгалтерской (финансовой) отчетности, которая позволяет пользователю этой отчетности на основании ее данных делать правильные выводы о результатах хозяйственной деятельности, финансовом и имущественном положении аудируемых лиц и принимать базирующиеся на этих выводах обоснованные решения.

Аудиторские организации и предприниматели, которые осуществляют свою деятельность без образования юридического лица, могут оказывать сопутствующие аудиту услуги.

Под сопутствующими аудиту услугами понимается оказание аудиторскими организациями и индивидуальными аудиторами таких услуг, как:

1) постановка, восстановление и ведение бухгалтерского учета, составление бухгалтерской (финансовой) отчетности, бухгалтерское консультирование.

Постановка бухгалтерского учета — это залог успешной и стабильной деятельности бухгалтерии предприятия. Данный процесс включает в себя:

а) формирование учетной политики для целей бухгалтерского учета и налогообложения с приложениями рабочего плана счетов бухгалтерского учета, форм первичных учетных документов;

б) разработку подробных рекомендаций по ведению бухгалтерского учета в соответствии с деятельностью организации;

в) обучение бухгалтеров работе с операциями, внедренными сторонними специалистами в процессе постановки учета;

2) налоговое консультирование (по вопросам оптимизации налоговых платежей).

В настоящее время практикуют следующие направления работы по совершенствованию системы налогообложения предприятия:

а) экспертное заключение по эффективности применяемой схемы налогообложения;

б) экспертное заключение по схемам налогообложения, которые предприятие предполагает использовать;

в) комплекс мер по недопущению и минимизации налоговых санкций;

г) разработку схемы оптимизации налогообложения;

д) выработку для предприятия эффективной персональной системы налогообложения;

е) внедрение новых систем налогообложения;

ж) составление индивидуального налогового календаря;

3) анализ финансово-хозяйственной деятельности организаций и индивидуальных предпринимателей, экономическое и финансовое консультирование;

4) управленческое консультирование, в том числе связанное с реструктуризацией организаций;

5) правовое консультирование, а также представительство в судебных и налоговых органах по налоговым и таможенным спорам;

6) автоматизация бухгалтерского учета и внедрение информационных технологий;

7) оценка стоимости имущества, оценка предприятий как имущественных комплексов, а также предпринимательских рисков;

8) разработка и анализ инвестиционных проектов, составление бизнес-планов;

9) проведение маркетинговых исследований;

10) проведение научно-исследовательских и экспериментальных работ в области, связанной с аудиторской деятельностью, и распространение их результатов, в том числе на бумажных и электронных носителях;

11) обучение в установленном законодательством Российской Федерации порядке специалистов в областях, связанных с аудиторской деятельностью;

12) оказание других услуг, связанных с аудиторской деятельностью.

Глава 5.

Привлечение персонала. Найм. Юридический анализ способов привлечения персонала

5.1. Формирование кадрового состава

Ориентация сегодняшней экономики на рыночные отношения коренным образом поменяла подходы к решению многих и многих проблем в этой отрасли и в первую очередь тех, которые связаны с человеческим фактором.

Любой руководитель, конечно, понимает, что успех его организации во многом обусловлен степенью квалификации ее сотрудников, сплоченности команды, работающей в этой организации. А, следовательно, делом первостепенной важности для любой фирмы является подбор персонала.

Понятие квалификации, а точнее, этот термин происходит от лат. qualis — «какой по качеству» и facio — «делаю». В трудовом праве различают квалификацию работы и квалификацию отдельных работников. Квалификация работы — характеристика данного вида работы, устанавливаемая по степени ее сложности, точности и ответственности. Обычно определяется разрядом, к которому данная работа отнесена тарифно-квалификационным справочником. Она имеет важное значение для установления тарифных ставок и должностных окладов. Квалификация работника — это степень и вид профессиональной обученности, необходимые для выполнения конкретного вида работы (Толковый словарь «Бизнес и право». Гарант — справочная правовая система).

Деятельность любого специалиста по работе с персоналом, будь то менеджер по персоналу либо инспектор в отделе кадров, направлена на создание необходимого человеческого потенциала организации, приведение кадровых возможностей организации в соответствие с кадровыми потребностями. Для этого ему необходимо продумать все возможные меры по формированию кадрового состава организации, а, кроме того, по поддержанию работоспособности персонала и оптимизации кадрового состава.

Одной из немаловажных частей процесса планирования в организации является планирование потребности в персонале. В конечном итоге именно с успешного кадрового планирования все и начинается, потому что именно кадровое планирование отвечает на вопросы, сколько работников, какой квалификации, когда и где требуется, и самое главное — каким образом можно привлечь нужный, наиболее квалифицированный, коммуникабельный персонал.

Важным моментом в оценке персонала является разработка организационного и финансового планов укомплектования кадров, включающая в себя разработку программы мероприятий по привлечению персонала, разработку и апробирование методов оценки кандидатов либо адаптацию уже существующих методов непосредственно к сложившейся ситуации. Немаловажным является расчет финансовых затрат на привлечение необходимого персонала и реализацию оценочных мероприятий.

Определить необходимую в организации численность рабочих и их профессиональный и квалификационный состав позволяют производственная программа, нормы выработки, планируемый рост повышения производительности труда и структура работ.

Для начала необходимо провести анализ кадровой ситуации в регионе. Он особенно важен на стадии формирования организации как таковой. Проводя анализ основных профессионально-возрастных групп, следует иметь в виду внутренне присущие им характерные особенности. Например, для молодых работников характерны особенности, связанные с началом карьеры и готовностью овладевать современными профессиями. Конечно, начало карьеры, с одной стороны, — это недостаточность практических навыков, а с другой — большая эмоциональная вовлеченность в процесс работы. Огромным позитивом в ориентации на современные профессии является отсутствие стереотипов, тормозящих внедрение нового, однако это же может стать недостатком, если необходима реализация традиционных схем деятельности и поведения в организации. А вот именно руководителей имеет смысл подбирать среди работников среднего возраста.

Целью первичного набора персонала является создание определенного резерва кандидатов на все рабочие места с учетом будущих организационных и кадровых изменений, увольнений, перемещений, уходов на пенсию и т. д.

Для того чтобы начать поиск и отбор необходимых работников, служба персонала должна обладать информацией о стратегии организации, ее структуре, основных направлениях ее деятельности и приемлемой организационной культуре.

На процесс набора кандидатов влияют факторы внешней и внутренней среды. К примеру, факторами внешней среды могут стать определенные законодательные ограничения или качественный состав рабочей силы на рынке труда, а может быть, даже и месторасположение организации. К факторам внутренней среды обычно относят кадровую политику в организации, а также образ самой организации, т. е. то, насколько она считается привлекательной как место работы для кандидата. Под кадровой же политикой понимаются принципы работы с персоналом, стратегические кадровые программы.

Таким образом, вся процедура отбора персонала начинается с принятия решения самим соискателем в выборе той или иной организации. Этот выбор связан с его собственными целями, планами и особенностями. Четкое представление о том, каким образом человек ищет работу, может помочь менеджеру организовать наиболее эффективный процесс привлечения кандидата.

Итак, первым действием потенциального кандидата будет определение предполагаемого места в организации с точки зрения варианта окончательного или промежуточного рабочего мечта и конечной цели служебного продвижения. На этом этапе задачей менеджера по персоналу будет являться выделение исходя из анализа рынка рабочей силы возможных представителей, стремящихся к целям, адекватным корпоративной культуре организации.

Вторым шагом кандидата является определение информации о предполагаемых рабочих местах. А специалисту по персоналу необходимо анализировать способы получения информации и оценить влиятельность различных средств массовой информации на тот сегмент рынка труда, из которого возможно привлечение кандидата.

На следующем этапе предполагаемый кандидат формирует так называемый конкурентный лист и сравнивает предлагаемые разными организациями условия исходя из собственных мотивов, по объему вознаграждения, по возможности должностного роста, профессионального развития, определенных гарантий и т. д. Менеджеру по кадрам же на этом этапе необходимо анализировать предложения возможных конкурентов и разработать способы аргументации за свою компанию. Возможно, есть пути предложения дополнительных параметров, которые могут быть важны для потенциального кандидата.

Далее кандидату необходимо беспристрастно анализировать собственные возможности, что позволит построить наиболее удачную аргументацию при прохождении отборочных процедур. Менеджер должен выработать гибкий подход при переговорах с кандидатом и в случае его перспективности предусмотреть возможность изменения функциональных обязанностей, статуса, проектирования карьеры.

Если в организации возникает проблема, связанная с недостатком кадров, т. е. необходимо принять нового работника, возникает вопрос, где искать потенциальных кандидатов и каким образом их известить об имеющихся вакансиях.

Таким образом, подбор персонала — это метод выбора наиболее подходящего кандидата на имеющуюся в организации вакансию. В принципе, если говорить коротко, это делается следующим образом. Сперва создается должностная инструкция, где детально перечисляются важнейшие требования к кандидату в области квалификации, опыта работы и других основных параметров. Наличие должностной инструкции позволяет составить квалификационные требования, в которых объясняется, как данная должность вписывается в структуру организации, определяются уровень заработной платы и все предполагаемые дополнительные выплаты. После этого начинается поиск подходящей кандидатуры: публикуются объявления в общих и профессиональных газетах, даются заявки агентствам по найму. Затем осуществляется предварительный отбор — потенциальным кандидатам на должность рассылаются приглашения прислать автобиографию (резюме). При этом отбираются кандидаты, в наибольшей мере соответствующие описанию работы. По результатам проводится отборочное собеседование, которое может включать практические тесты, с тем чтобы в списке возможных кандидатов осталось всего несколько человек. Порой требуется провести повторные собеседования; при необходимости применяются психологические тесты. Количество собеседований и масштабы тестирования зависят от уровня вакантной должности. Собеседование может проводиться одним специалистом или их группой, с каждым кандидатом по отдельности или с несколькими сразу. Степень участия в подборе персонала отдела по работе с кадрами в различных организациях неодинакова. Теперь можно описать всю процедуру подбора кадров подробнее.

В первую очередь необходимо сказать, что источники привлечения кандидатов могут быть внутренними и внешними.

Внутренние источники — это люди, непосредственно работающие в данной организации. Методы набора персонала из внутреннего источника разнообразны. Одним таким методом является внутренний конкурс, когда служба персонала рассылает во все подразделения информацию об открывшихся вакансиях, проще говоря, извещает всех работающих. Может последовать просьба порекомендовать на работу своих друзей и знакомых. Преимущество такой практики состоит в том, что люди, занимающиеся отбором, могут заранее знать претендентов на вакантную должность, их качества как работников, а также личные качества. Впрочем, это может оказаться и значительным недостатком.

Следующий метод — это совмещение профессий. Если исполнитель требуется на короткое время, для выполнения небольшого объема работы, целесообразно использовать совмещение должностей самими работниками фирмы.

Весьма эффективным для некоторых организаций на стадии интенсивного роста считается такое использование внутренних источников комплектования управленческих кадров, как перемещение руководителей, т. е. ротация. Это неизменно приводит к расширению кругозора, повышению управленческой квалификации и сопровождается должностным ростом работников.

Сегодня практически повсеместно при появлении вакансий в аппарате управления принято вначале объявлять внутренний конкурс на замещение должности из своих сотрудников и только в случае отрицательных результатов приглашать к участию в конкурсе специалистов со стороны. Считается, что это является возможностью самореализации внутри организации и воспринимается как поощрение успешной работы, укрепляет веру сотрудников в свою организацию и улучшает моральный климат в коллективе и, что немаловажно, значительно сокращает затраты на найм. Но есть и отрицательные стороны этого источника: могут возникнуть так называемая семейственность, приводящая к застою в появлении новых идей и изобретательской мысли, а то и риск накопления и осложнений личных взаимоотношений между сотрудниками организации.

К внешним источникам подбора персонала относятся все потенциальные кандидаты на замещение вакансии. Среди них люди из так называемого списка ожидания, т. е. те, с которыми руководители организации или работники службы персонала раньше уже встречались по вопросу трудоустройства, и кандидаты, с которыми встречи еще только предстоят.

Одним из методов поиска работников из внешних источников является обращение в государственную службу занятости или центры занятости. Многие фирмы и компании используют местные центры занятости в качестве источника для найма людей. Таким образом, часто выгодно подбирать сотрудников рабочих специальностей со средним специальным образованием, т. е. не слишком квалифицированный персонал. Как правило, через центры занятости устраиваются на работу специалисты, которые потеряли работу в связи с банкротством своих прежних работодателей.

Часто менеджеры по персоналу пользуются услугами агентств по найму, т. е. кадровых агентств, чтобы сэкономить время и избежать трудностей при поиске нового работника. Агентство по трудоустройству — это организация, которая представляет работодателям подходящих потенциальных работников, взимая за свои услуги с работодателя плату, обычно в размере первой заработной платы работника.

Обращение в эти так называемые рекрутинговые компании (которых в последнее время становится все больше и больше) часто не дает желаемого эффекта. Фирма платит за каждого подобранного сотрудника большие деньги, а через некоторое время выясняется, что он не подходит по целому ряду параметров: не способен гармонично вписаться в коллектив или реальные его возможности совершенно не соответствуют заявленным и т. и. Конечно, это совершенно не значит, что следует полностью отказаться от услуг рекрутинговых компаний, тем более что, как правило, хорошо работающее агентство представляет нескольких кандидатов, чтобы работодатель сделал свой выбор самостоятельно, а также на представляемых специалистов могут быть даны гарантии, которые вступают в силу в случае увольнения их по собственному желанию или некомпетентности. В таком случае рекрутинговая компания обязана бесплатно представить других кандидатов на данную должность. Но, безусловно, фирма (точнее, ее кадровики) должна сама знать методы отбора персонала, уметь применять их на практике, привлекать к этой работе психолога и т. д.

На сегодняшний день работодатель все чаще применяет такой достаточно новый и интересный способ отбора и найма персонала, как открытый рекрутинг, который представляет собой один из новейших инструментов кадровой политики современных компаний. В основном такая уникальная методика подбора персонала с использованием видеоинтервью и деловых игр применяется кадровыми агентствами, чтобы организовать наиболее быстрый и максимально полный поиск запрашиваемого кандидата.

Суть этой персонал-технологии состоит в том, что открытый рекрутинг не предлагает работодателю какого-то конкретного человека или нескольких соискателей на вакантную должность, а дает возможность увидеть всех потенциальных претендентов на нее (обычно число таких претендентов составляет от 50 до 250 человек).

По представленным видеоинтервью конкретные кандидатуры выбирает уже сам руководитель фирмы-работодателя, потому как только сам руководитель по-настоящему знает, какой именно человек нужен компании, и может увидеть необходимого специалиста среди многочисленных претендентов. Руководитель при формулировании задачи любой рекрутинговой фирме-посреднику обычно весь комплекс требований умещает в следующее: работник должен быть коммуникабельным, инициативным и ответственным. Но часто даже наличие этих качеств у соискателя не дает гарантии, что это именно тот работник, который нужен компании.

После выяснения формальных требований агентство разрабатывает и осуществляет определенные стратегию по привлечению необходимых кандидатов. В большинстве случаев это заключается в том, что агентство публикует объявления в газетах, стараясь по возможности максимально охватить потенциальный рынок труда.

Как правило, звонков в кадровое агентство бывает в два-три раза больше, чем то количество претендентов на должность, которое попадает на первый тур отбора персонала по данной методике. Дело в том, что для широты охвата контингента на рынке труда в объявлениях о вакансии указывается только часть формальных признаков требуемого специалиста, после чего широкая сеть диспетчеров агентства с большой пропускной способностью осуществляет предварительный отсев соискателей на вакантную должность.

Так как целью работы любого кадрового агентства является преподнести претендента на должность наиболее выгодно, существует опасение наличия некой предвзятости с их стороны. Таким образом, чтобы работодатель мог сделать правильный выбор, ему лучше, как говорится, один раз увидеть соискателя. Однако организовать личные встречи руководителя компании со всеми кандидатами довольно проблематично. Кроме того, столько персональной информации удержать в памяти без определенного искажения руководителю практически невозможно. А если исходить из того, что довольно скоро наступит утомление от количества поступающей информации от претендентов, часто руководитель, исходя из необходимости решения других неотложных деловых вопросов, выбирает практически первую попавшуюся кандидатуру на вакантную должность. Если же правильно использовать методику открытого рекрутинга, вся продолжительность процедуры знакомства с 100—150 кандидатами займет у руководителя совсем небольшой отрезок времени (от 1 до 1,5 ч).