Организуй себя

Перта, расположенного в Западной Австралии, и отфильтруем информацию по гостиницам г. Перта, расположенного в Шотландии. Обычно символов плюс и минус для формулирования запроса на поиск достаточно, однако, если вас такой способ не устраивает, вы можете воспользоваться логическими операторами (И, ИЛИ, НЕТ, РЯДОМ). Их применение варьируется в зависимости от используемой поисковой системы, поэтому, если вы действительно хотите научиться ими пользоваться или если вы не сталкивались с такими операторами раньше, обратитесь к соответствующему разделу справки вашей поисковой системы.

· Не отрывайтесь от работы ради интересных, но бесполезных, с точки зрения вашей деятельности, ссылок. Если вам на глаза попался какой-то интересный материал, не связанный с вашей работой, воспользуйтесь функцией закладки или «Избранное» для сохранения адреса соответствующей ссылки с тем, чтобы вы могли просмотреть ее в свободное от работы время.

· Поработайте с различными поисковыми системами. Некоторые из них больше пригодны для одних операций, некоторые для других. Когда вы, наконец, выберете для себя определенную систему, откройте меню ее справки на разделе «советы по поиску» и внимательно ознакомьтесь с ними. После овладения навыками поиска проведите настройку данной поисковой системы и определите ее в качестве вашего основного поискового устройства.

· Последние исследования показали, что даже самые лучшие поисковые системы могут охватить только незначительную часть пространства всемирной сети (в 1999 г. наибольшая доля охвата составляла всего 38 % от общего объема Интернета). Если при работе с вашей основной поисковой системой вы не сможете получить требуемой информации, воспользуйтесь другими системами или инструментами метапоиска. Возможно, вы достигните больших результатов.

Повторные посещения полезных сайтов

Средство «Избранное» браузера «Internet Explorer» позволит вам вести запись всех понравившихся вам сайтов. Сокращенный клавишный набор CTRL + D добавит текущий сайт в ваш список избранных сайтов. Для повторного посещения уже записанного сайта вам будет достаточно щелкнуть мышкой на меню «Избранное» вашего браузера и выбрать сайт, который вы хотите повторно посетить из развернувшегося перед вами списка. Если вы пользуетесь браузером «Netscape Navigator», в нем такое средство называется «Закладки». С течением времени ваш список «Избранное» может превратиться в громоздкую и неуклюжую структуру, если вы не возьмете на себя труда правильно его организовать. Создайте в нем тематические папки, которые будут служить вам для размещения новых сайтов по темам. При щелчке мышью по папке она раскроется и перед вами появится ее содержимое. Возьмите себе за правило время от времени очищать папку «Избранное» от устаревших, по вашему мнению, сайтов.

Оценка качества информации

Быстрый доступ к информации — дело, безусловно, хорошее, однако вам следует обратить внимание на ее качество и степень надежности. Среди приблизительно 800 миллионов страниц информации мировой паутины, безусловно, существуют и залежи «мусора». Все, кто имеет хоть какое-то желание, могут довольно просто настроить веб-страницу таким образом, что будут получать более или менее надежную информацию. Итак, каким же образом нам можно разобраться, с надежной информацией мы имеем дело или нет. Ниже я хочу привести несколько указаний по данному вопросу:

· Является ли данный сайт произведением авторитетного органа? Обычно в верхней части списка по степени надежности информации располагаются следующие сайты: сайты университетов, информационные сайты правительственных организаций, сайты местных органов власти, сайты общественных организаций, сайты добровольных организаций, сайты авторитетных компаний, сайты теле— и радио— компаний, онлайновые версии авторитетных газет и журналов.

· Был ли данный сайт каким-либо образом проверен на предмет надежности? Существует целый ряд сайтов и каталогов, которые приняли на себя добровольное обязательство по проверке надежности и качества ссылок, содержащихся в них самих. Одним из ярких представителей этого ряда является сайт About (www.about.com). Все категории тематического каталога этого сайта контролируются специалистом в той области, о которой идет речь в данной конкретной категории.

· Есть ли еще что-нибудь, что бы я мог поискать? Если ваш поиск заканчивается тем, что необходимую информацию вы находите на неизвестном вам сайте, вы можете получить некоторое представление о степени надежности найденной информации, рассмотрев следующие аспекты:

— Являются ли ссылки на факты и цифры результатом исследования?

— До какой степени свежей является данная информация? Обычно на веб-странице есть ссылка на последнюю дату ее обновления.

— Видно ли из информации, на какую аудиторию она направлена и какие цели преследует?

— Как подана информация с точки зрения ее презентационного аспекта? С одной стороны, кажется несправедливым судить об информации по ее внешнему виду, однако, с другой стороны, неправильная орфография, грамматические ошибки и непрезентабельный внешний вид информации могут свидетельствовать о том, что подход к ее презентационному аспекту ничуть не лучше, чем подход к аспекту ее достоверности.

— Содержатся ли в информации какие-либо сведения о статусе и степени компетентности ее автора?

— Содержатся ли в информации какие-либо ссылки на другие, более авторитетные вебсайты?

· Могу ли я перепроверить степень надежности информации? Нахождение подобной информации на других сайтах может дать вам некоторое понятие относительно степени ее достоверности, но в данном случае к этому надо относиться очень осторожно. Идентичное или почти идентичное представление информации на разных сайтах может свидетельствовать о том, что она была просто скопирована с одного сайта на другой.

Повышение скорости работы с Интернетом

Несмотря на все те замечательные возможности, которые нам предоставляет Интернет, существует один недостаток, который очень раздражает пользователей. Я говорю о скорости поиска в Интернете. Для эффективного использования времени при работе в Интернете огромное значение имеет постановка правильной техники поиска, но, кроме этого, существует еще целый ряд аспектов, позволяющих добиться сокращения непродуктивно расходуемого времени при работе в нем:

· Выбор наиболее благоприятного времени суток для работы в Интернете. Как и при автомобильном движении по шоссе, увеличение потока информации в Интернете может привести к значительному снижению скорости ее получения. Для пользователей из Европы наиболее благоприятным временем доступа к сайтам, находящимся в США, будет утро, то есть время, когда большинство американских пользователей еще спит. Конечно, если вы персонально отвечаете за оплату телефонных счетов перед вашим Интернет-провайдером, вам следует постоянно держать под контролем баланс между сбережением времени при работе в Интернете и все более возрастающими счетами за оплату телефона.

· Изменение домашней страницы. Если обычная ваша практика при работе в Интернете заключается в использовании поисковых систем, тогда вам следует сделать одну из поисковых систем вашей домашней страницей. Для того чтобы изменить домашнюю страницу, если вы работаете с браузером «Internet Explorer», войдите в пункт основного меню «Сервис» и выберите пункт «Свойства обозревателя». Затем, выбрав вкладку «Общие», наберите в строке «Адрес» название того сайта, который Вы хотите сделать своей домашней страницей. И нажмите на кнопку «ОК.».

· Отключение функции демонстрации картинок. Картинки занимают гораздо больше места в оперативной памяти, чем простой текст, тем самым снижая скорость вашего движения по Интернету. Вы можете отключить функцию их показа в «Internet Explorer», войдя в пункт основного меню «Сервис» и выбрав вкладку «Дополнительно». Затем вам следует найти раздел мультимедиа и убрать флажки с соответствующих параметров. Здесь, конечно, есть и недостаток. После этого вам будет тяжелее путешествовать по Интернету, так как картинки очень интенсивно используются в качестве ссылок. Тем не менее, вы всегда в состоянии вызвать картинку, щелкнув правой кнопкой мышки на ее иконке и выбрав функцию «Показать картинки» из развернувшегося меню.

· Пользуйтесь сокращенными клавишными командами. Существует целый ряд сокращенных клавишных команд, которые помогут вам сэкономить время при выполнении повторяющихся заданий. В файле справки браузера вы сможете найти полный перечень сокращенных клавишных команд, я же хочу остановиться только на трех:

— CTRL + F — для доступа к функции поиска, когда на Web-странице вы ищете информацию по конкретному вопросу.

— CTRL + ENTER — при наборе адреса Web-страницы. Эта команда автоматически подставит в адрес параметры: www. и com.

— CTRL +C — для доступа к функции копирования, если, вы выбрали какой-то материал для перекопирования в другой документ.

· Увеличьте размер кэша вашего браузера. Кэш — это то пространство на жестком диске, где сохраняются веб-страницы, которые вы только что посетили с тем, чтобы при повторном посещении их загрузка шла не через Интернет, а с жесткого диска. При загрузке с жесткого диска вы достигаете большей скорости, чем при загрузке из Интернета. Вы можете выделить большую часть своего дискового пространства именно для этой цели, при условии наличия достаточного объема свободного места на жестком диске. Те, кто пользуются «Internet Explorer», должны для этого войти в пункт основного меню «Сервис», выбрать подпункт «Свойства обозревателя», а затем, щелкнув мышкой на вкладке «Параметры», с помощью прокрутки выбрать желаемый размер кэша для временных файлов Интернета.

· Приобретите веб-ускоритель. В настоящее время на рынке существует целый ряд подобных продуктов. Вы можете купить его у производителя или загрузить из Интернета. Данные ускорители работают по принципу предвосхищения вашей следующей операции и загружают ссылки в случае, если вы должны по ним щелкнуть.

· Прикиньте, не стоит ли поменять Интернет-провайдера. Некоторые провайдеры работают гораздо быстрее, чем другие. В наши дни бесплатного доступа, бесплатной работы с пробными версиями приобрести что-нибудь стоящее несложно. Имейте в виду, что поисковые системы иногда работают медленно исключительно по причине интенсивного обмена в Интернете. Не бойтесь время от времени менять поисковые машины, вреда это никакого не принесет.

· Постарайтесь приобрести самый скоростной на данный момент модем, перед работой проверьте его на предмет настройки на самую высокую скорость. В настоящее время стандартные модемы обладают скоростью до 56 килобит в секунду. Если вы все еще пользуетесь модемом с меньшей скоростью, его замена на более современный замечательным образом скажется на скорости вашей работы в Интернете. Однако не думайте, что новый модем позволит вам справиться с задержками, которые происходят во время сильного трафика в Интернете.

· Изучите вопрос о возможностях ускоренного доступа к Интернету. Скорость, с которой данные могут перемещаться между вашим компьютером и Интернет-провайдером, в значительной степени ограничивается характером вашего телефонного соединения. Высокоскоростной доступ зависит от полосы пропускания. Чем выше полоса пропускания, тем выше скорость обращения к Интернету. При существующей тенденции к снижению тарифов на услуги телефонных станций высокоскоростные соединения с Интернетом становятся более доступными. Свяжитесь с вашим Интернет-провайдером и проконсультируйтесь относительно цен на высокоскоростные средства доступа к Интернету.

Заключение

Чтобы наиболее эффективным образом использовать Интернет, следует:

· систематически обрабатывать входящую электронную корреспонденцию и следить за тем, чтобы входящие сообщения не отрывали вас от других видов деятельности;

· постоянно добиваться того, чтобы отправляемые вами сообщения были понятными и экономными;

· принять меры по предотвращению поступления «мусорной» почты на ваш почтовый ящик;

· применять наиболее соответствующую моменту технику поиска при работе в Интернете;

· контролировать качество полученной информации;

· по возможности обеспечить наиболее эффективный тип соединения с Интернетом.

10. ОРГАНИЗУЙТЕ СЕБЯ, НАХОДЯСЬ ВНЕ ОФИСА

Деловые поездки и конференции могут создать вам большие помехи в деле вашей личной организованности. В последние часы перед отъездом вы ловите себя на том, что неоправданно суетитесь, пытаясь завершить выполнение тех задач, которые не будут ждать вашего возвращения. Наконец, вы, усталый и раздраженный, отправляетесь в поездку, а по прибытии к месту своего назначения с досадой обнаруживаете, что не захватили с собой важные документы. В процессе поездки вас донимают телефонными звонками из вашего офиса. Речь в них идет ни больше и ни меньше, как о возникновении мелких кризисных ситуаций, разрешение которых не представляется возможным без той информации, которая затерялась где-то на безбрежных просторах вашей системы регистрации и хранения документов. Наконец усталый и нагруженный новыми задачами, вы возвращаетесь назад; а здесь вас уже поджидают огромные стопки поступивших за время вашего отсутствия документов, необработанная голосовая и электронная почта.

Ключом для обретения потерянного во время длительного пребывания вне офиса равновесия, может послужить правильное планирование и по возможности строгое соблюдение заведенного порядка.

Планирование

· Оставьте в своем расписании свободное место и за пару дней до отъезда попробуйте разобраться с несрочными задачами (о чем сделайте запись в этом свободном месте) с тем, чтобы на все оставшееся до отъезда время сконцентрироваться на тех задачах, выполнение которых должно быть завершено до вашего возвращения. При этом на это мероприятие вам, как правило, надо выделять больше времени, чем оно, с вашей точки зрения, того заслуживает.

· Постарайтесь предусмотреть все вопросы, которые могут возникнуть в офисе во время вашего отсутствия. На время своего отсутствия назначьте человека, который мог бы проверять вашу почту, решать мелкие критические ситуации и мог бы разобраться в вашей системе файлов на компьютере. Еще раз проверьте, правильные ли номера контактных телефонов вы оставили.

· Проверьте и перепроверьте, все ли необходимое для поездки вы захватили. Не делайте глупостей, не берите с собой много бумажных документов в тщетной надежде поработать с ними во время поездки. Будьте уверены, в любом случае, по возвращении у вас будет больше документов, чем вы берете с собой.

· Заранее подготовьте свой канцелярский набор для поездок. Он должен содержать ежедневно используемые принадлежности, такие как: конверты, скоросшиватель, ручки, калькулятор и т.д. Держите его под рукой с тем, чтобы, получив команду на командировку, вы могли забросить его в чемодан и забыть о нем.

· Если в командировке вам предстоит посетить несколько мест, спланируйте все таким образом, чтобы, по возможности, сократить время на передвижения из одного места в другое. В данном случае для облегчения планирования поездки вы можете воспользоваться программным обеспечением, специально предназначенным для путешественников.

· Еще раз проверьте, как вы справляетесь с малознакомыми задачами, такими как: дистанционное получение вашей голосовой почты, получение электронной почты, отсылка факсов с помощью переносного компьютера или получения доступа к сети вашей компании в процессе передвижения. Обязательно попробуйте сделать все это практически, не полагаясь только на объяснения других лиц. Нет ничего хуже, чем полагать, что вы способны связаться с другими и обнаружить, что вы этого делать не умеете.

· Самое главное, убедитесь, что вы обладаете паролями доступа ко всем вышеперечисленным коммуникационным средствам.

· В голосовой почте оставьте сообщение о своем отсутствии и укажите дату прибытия, чтобы корреспонденты без толку не тратили время, пытаясь связаться с вами. Если считаете нужным, оставьте в сообщении номер мобильного телефона. По прибытии не забудьте переписать ваше сообщение.

· Проверьте, все ли необходимое программное обеспечение установлено на вашем портативном компьютере. Здесь я имею в виду все необходимые программы, справочные материалы и контактную информацию. Возможности современных портативных компьютеров позволяют вам поддерживать такой же уровень осведомленности, как и стационарные компьютеры. Старайтесь, чтобы вы имели возможность легко синхронизировать данные между вашим портативным и стационарным компьютером. Для этого воспользуйтесь средством «портфель» «Microsoft Windows» или другой синхронизирующей прикладной программой.

· Если в командировке вы пользуетесь общественным транспортом, заранее пометьте для себя ряд задач, работу по выполнению которых удобно осуществлять во время переездов. К такой категории относятся задачи, не имеющие прямого отношения к вашему основному бумаготворчеству. Задачи, выполнение которых можно переносить на другие сроки, не боясь перерывов в работе.

· Если ваша поездка связана с путешествием заграницу, перед отъездом проверьте наличие соответствующего адаптера для подсоединения вашего модема к местным телефонным линиям. Такие поставщики, как TeUadapi (www.teleadapt.com) могут снабдить вас адаптером для любой страны. Кроме того, перед отъездом следует убедиться в том, что вы знаете, как зарегистрировать ваш мобильный телефон для получения звонков в странах вашего предполагаемого пребывания.

· Некоторые Интернет-провайдеры предлагают доступ в Интернет по местным телефонным тарифам. Если вы такого предложения не получили или если, уезжая за границу, вы не берете с собой свой портативный компьютер, советую вам зарегистрировать бесплатный адрес электронной почты в одном из основных сайтов Интернета, как-то: Yahoo (www.yahoo.com) или Hotmail (www.hotmail.com). Это позволит вам как получать, так и отправлять корреспонденцию по электронной почте с любого подсоединенного к Интернету компьютера.

Поддержание заведенного порядка

· Постарайтесь не сваливать в одну кучу все документы, относящиеся к работе на конференции в тщетной надежде рассортировать их по прибытии из командировки. Если вы все-таки пойдете этим путем, ваши документы так и останутся беспорядочной кучей. Работайте с бумагами, полученными вовремя командировки, таким же образом, как и с бумагами в офисе, руководствуясь при этом правилом пяти действий. Особое внимание обратите на категорию «отправить в мусорную корзину».

· Постарайтесь в течение своего рабочего дня выделить некоторое время на обработку рутинной корреспонденции и сообщений. При входе в электронную и голосовую почту постарайтесь обработать как можно большее количество документов, придерживаясь общего списка, вместо поисков наиболее проблемных сообщений. Тем самым, вы значительно облегчите себе работу по обработке сообщений, ожидающих вашего внимания по прибытии из командировки.

· Организуйте свое рабочее место в гостинице таким образом, чтобы оно по возможности максимально способствовало эффективному выполнению вами своих обязанностей.

· Находясь в командировке, тщательно регистрируйте свои расходы. По прибытии из командировки это вам пригодится.

· Не забывайте об отдыхе. Находясь на конференции или в деловой поездке, вы будете заняты разговорами на узкопрофессиональные темы с утра и до позднего вечера. Если не хотите вернуться домой усталым и раздраженным, постарайтесь между этими разговорами выкроить для себя время для отдыха.

· Начните планировать свой первый рабочий день по прибытии в офис, еще до возвращения, но не пытайтесь загрузить его до предела.

Заключение

Основные трудности работы вне офиса заключаются в отсутствии привычных технических средств, которые вы воспринимаете, как нечто само собой разумеющееся, и в нарушении заведенного порядка работы. Чтобы справиться с первой категорией, следует все заранее правильно спланировать, вторая же категория требует, чтобы, находясь в командировке, вы как можно строже придерживались заведенного порядка работы.

11. СОВЕРШЕНСТВУЙТЕ СВОЕ МАСТЕРСТВО

Все мы знакомы с таким явлением, как усталость воли. Замечательные намерения, с которыми вы с энтузиазмом принимаетесь за работу 31 декабря, к 10 января уже отринуты и забыты. То же самое можно с полным правом отнести к решениям по совершенствованию вашей личной организованности. Прочтение этой книги только начало, и вряд ли вы достигните каких-либо положительных результатов, не предприняв определенных усилий.

Установите некоторые цели

Если вы еще этого не сделали, то вам следует подумать об определении некоторых целей для развития ваших организационных способностей. Обратите внимание на список, приведенный ниже, а также на приоритеты А, В или С, в соответствии со степенью их важности в деле поднятия уровня вашей личной организованности. На целях приоритетной категории А следует сконцентрироваться в первую очередь. Составьте для себя план действий по этим целям с указанием даты, когда вы будете проводить оценку достигнутых результатов. Не старайтесь одновременно достичь слишком многого. Помните, что новым привычкам надо дать время закрепиться.

Проведение обзора достигнутых результатов

Держите план действий по приоритетной категории А под рукой. Проводите обзор достигнутых результатов, сначала ежемесячно, а затем раз в три месяца. За каждый шаг вперед вознаграждайте себя положительным подкреплением и используйте ваши достижения как шаги к дальнейшим успехам. Потерпев неудачу, не судите себя слишком строго. Изучите ее причины: возможно, вы пытались добиться слишком многого за один раз или же уделили слишком мало времени закреплению новых привычек. Однако постарайтесь избежать соблазна прекратить добиваться поставленных целей. Переформируйте их и продолжайте движение вперед.

Попытайтесь мысленно представить себе метод работы и выгоды, которые вы получите после доведения до совершенства новых навыков и методов работы. Мысленное представление является могучим инструментом, ведущим вас от краткосрочных неудобств к получению долгосрочных выгод. Когда вы в достаточной мере освоите работу с приоритетами категории А, можете смело переходить к категории В.

Как остаться на правильном пути при смене места работы?

Перемена места работы, естественно, приведет к некоторым нарушениям в вашей системе личной организованности. Секрет минимизации отрицательных последствий от этого заключается в проведении грани между теми аспектами вашей деятельности, которые вряд ли подвергнутся изменениям из-за перемены места работы и другими аспектами, к которым вам, вероятно, придется заново приспосабливаться. Ваш подход к планированию времени, работе с документами и использованию технологий вряд ли потребует регулировки. Она, скорее всего, понадобится в области взаимоотношений с новыми людьми и вашем подходе к унаследованным системам и приоритетам.

Когда, подавленный сомнениями, вы прибываете на новое место работы, у вас возникает естественное стремление переделать все по-своему. Продумайте причины, почему вы желаете этого добиться, но не считайте, что тот метод, которым вы пользовались на старом месте работы, является единственно правильным и универсальным для всех ситуаций. Много замечательных идей может быть потеряно, а усилий тщетно растрачено из-за того, что новые начальники, не удосужившись потратить достаточно много времени на то, чтобы понять, что они унаследовали, принимаются за полную перетряску существующих систем и взаимоотношений. Вполне возможно, что человек, до вас работавший на этом посту, выработал особый метод работы, учитывая те обстоятельства, о которых вы пока не имеете никакого понятия. Итак, перед тем, как приступать к перенацеливанию приоритетов и реструктуризации существующих систем, попытайтесь выяснить, почему они были организованы именно так, а не иначе.

Наибольшую осторожность вам следует проявить при первом знакомстве с вашим новым начальником. При отсутствии четких указаний на противоположное очень легко впасть в ошибку, предположив, что он будет вести себя по отношению к вам таким же образом, как ваш предыдущий начальник. Помните, что ваш новый начальник, со своей стороны, может впасть в аналогичную ошибку. Если новый начальник не заговорит с вами о вашей работе, не предложит обсудить методы вашей совместной работы, не пытайтесь сами завязать разговор на эту тему. В течение нескольких дней приглядитесь к существующей на новом рабочем месте обстановке с тем, чтобы сориентироваться, о чем с ним говорить. Если вы работаете в уже сформировавшейся команде, попробуйте расспросить других членов команды перед тем, как приступать к серьезному разговору с начальником.

То, как вы будете вести себя на новом месте, повлияет и на поведение ваших подчиненных. Новые методы работы — более широкое использование такого фактора, как передача полномочий, изменение устоявшихся шаблонов проведения совещаний, — могут вызвать как рост энтузиазма, так и возникновение антагонизма, в зависимости от того, как вы представите ваше мнение по вышеизложенным вопросам. Итак, еще раз хочу повториться, прежде чем вносить изменения, постарайтесь выяснить, почему работа велась именно таким образом, а не иначе. Имейте в виду, спешка здесь ни к чему. Когда будете все это выяснять, учитывайте следующие моменты:

· • Люди устроены таким образом, что при обсуждении внесения изменений их больше волнуют свои собственные интересы. Поэтому вам следует обратить особое внимание на раскрытие тех выгод, которые явятся результатом внесения изменений.

· Приступая к работе, менеджер должен уяснить, что в новой для него среде существует целый диапазон причин, вызывающий неправильное понимание подчиненными движущих им мотивов. Поэтому прежде чем вносить предложения по изменению, ему необходимо завоевать авторитет среди своих подчиненных, действуя при обсуждении вопросов в правильном ключе и давая подчиненным возможность открыто высказываться по ним.

· Люди с большим энтузиазмом воспримут изменения, если им будет дана возможность участвовать в процессе их анализа и принятия решения по их введению.