Обнаженный оратор. Дао презентации

Гарр Рейнольдс

Обнаженный оратор. Дао презентации

Благодарности

Мне хотелось бы поблагодарить за помощь многих людей: моего замечательного редактора Карин Джонсон (Karyn Johnson) за ее фантастические предложения и безграничное терпение, Мими Хефт (Mimi Heft) за помощь с дизайном, литературного редактора Хилал Сала (Hilal Sala) за ее талант и большое терпение, Ким Скотт (Kim Scott) за подготовку макета, а также Сару Джейн Тодд (Sara Jane Todd) за отличный маркетинг.

Выражаю благодарность Нэнси и Марку Дюарт (Nancy and Mark Duarte) и их замечательным сотрудникам из Duarte Design в Силиконовой Долине, особенно Пауле Тэш (Paula Tesch) и Кристине Брэзи (Krystin Brazie), за оказанную поддержку.

Большое спасибо Сету Годину (Seth Godin), Митчу Джоэлу (Mitch Joel), Роберту Скоблу (Robert Scoble) и Гаю Кавасаки (Guy Kawasaki) за их добрые слова и идеи. Благодарю Дэрина Верити (Deryn Verity), Кейджи Эномото (Keiji Enomoto) и Дэвида Жиглио (Davide Giglio) за ценные советы. Спасибо Юмпей Матсуока (Jumpei Matsuoka) и ее коллегам из iStockphoto.com за фотографии и специальное предложение, опубликованное в конце книги, а также дизайнеру Маюми Накамото (Mayumi Nakamoto) за то, что она всегда быстро откликалась, когда была нужна мне.

Особую благодарность я выражаю Крису Крафту (Chris Craft), Пэм Слим (Pam Slim), Филу Уокнеллу (Phil Waknell) и Лесу Позену (Les Posen) за доброжелательность и сотрудничество. Большое спасибо всем тем, кто привнес свои идеи, в том числе Дэбби Торн (Debbie Thorn), Си-Зет Робертсону (CZ Robertson), Рику Бретшнейдеру (Ric Bretschneider), а также Говарду и Рэйчел Куперстайн (Howard and Rachel Cooperstein). А еще Марку и Лиз Рейнольдс (Mark and Liz Reynolds) за комнату в домике на пляже.

Мои благодарности деловому и дизайнерскому сообществу Японии, в том числе Шигеки Ямамото (Shigeki Yamamoto), Тому Пери (Tom Perry), Дарену Сондерсу (Darren Saunders), Дэниэлю Родригесу (Daniel Rodriguez), Дэвиду Болдуину (David Baldwin), Натану Брайну (Nathan Bryan), Джири Местецки (Jiri Mestecky), Дугу Шаферу (Doug Schafer), Барри Луи (Barry Louie), Майклу Боброву (Michael Bobrove), Дэниэлу Квитнеру (Daniel Kwintner), Кейзо Ямада (Keizo Yamada) и Юко Накаока (Yuko Nakaoka), а также Патрику Ньюэллу (Patrick Newell) из Токио за дружбу и участие.

Благодарю Рейко Хиромото (Reiko Hiromoto) из университета Кансай Гайдай (Kansai Gaidai University) за ее идеи и предложения. Хочу сказать спасибо Махо Фуйино (Maho Fujino) и всему обслуживающему персоналу местного Starbucks за их теплые улыбки, которые они дарили мне каждый день.

Я хотел бы также поблагодарить тысячи подписчиков блога Presentation Zen (презентация в стиле дзен) и всех его читателей, которые поделились со мной своими историями и примерами из жизни, в том числе Оливию Митчелл (Olivia Mitchell), Майка Брауна (Mike Brown) и Наташу Лампард (Natasha Lampard) из Новой Зеландии.

И, конечно, я признателен жене и дочери: благодаря им я каждый день улыбался.

Глава 1

Естественность и искусство проводить презентацию обнаженным

Быть таким, каков ты есть, – самая важная вещь.

Сюнрю Судзуки

Через пару месяцев после приезда в Японию я впервые оказался в очень горячей японской купальне в окружении голых коллег. Я был на онсен (??), или горячих источниках, вместе со всеми сотрудниками нашего офиса – это стало частью программы отдыха на уикенд. Мы поехали не работать, а просто расслабиться, вкусно поесть-попить и приятно провести время с сослуживцами. «Уходя от формальной офисной обстановки, – сказал мне босс, – работники и руководители начинают общаться более естественно и непринужденно, и их взаимоотношения становятся лучше, что хорошо для бизнеса в долговременной перспективе». Совместные еда и питье – составляющие онсен, так же как и купание голышом, призванное укрепить связи между членами команды. Там я впервые услышал выражение hadaka no tsukiai (??????), что означает голые отношения или голое общение. Босс сообщил мне, что баня – важная часть японского образа жизни, а сам ритуал создает идеальные условия для общения и хороших взаимоотношений. Когда мы голые, мы все одинаковы, сказал он, независимо от статуса. Убирая формальности и барьеры, раздеваясь догола, мы упрощаем коммуникацию, в частности улучшаем обмен идеями. «Сливаться» с остальными членами ин-группы в духе hadaka no tsukiai означает свободно выражаться и говорить «голую правду». Такой способ самовыражения позволяет общению стать более честным и открытым. Он применим в том числе и к презентациям.

Для кого эта книга?

Эта книга для каждого, у кого есть сильное желание улучшить свой стиль презентации и повысить степень вовлеченности аудитории в процесс. В силу своих профессиональных обязанностей многие люди обязаны проводить презентации, но эта книга написана специально для тех, кто чувствует себя вполне комфортно, рассказывая коллегам о том или ином проекте, но хочет улучшить свой стиль подачи материала и контакт с аудиторией.

Мой подход к проведению презентаций базируется на принципах сдержанности, простоты, а также естественности. Хотя соблюдение всех трех составляющих существенно в каждом аспекте выступления перед аудиторией, первые два особенно важны при подготовке текста и оформлении наглядного материала.

Две мои предыдущие книги – «Презентация в стиле дзен» (Presentation Zen) и «Презентация и дизайн в стиле дзен» (Presentation Zen Design) – были посвящены подготовке презентации и ее дизайну. В этой книге я рассказываю о подаче материала после краткого рассмотрения вопросов подготовки. Японский онсен и идея hadaka no tsukiai (отсюда и название – «Обнаженный оратор»), а также эстетика дзен, в которой большое значение придается принципу учения у природы, вдохновили меня на эту книгу, лейтмотивом которой является естественность. Простые идеи, описанные здесь, призваны помочь вам установить естественные связи с аудиторией и провести эффективную и запоминающуюся презентацию.

Естественная нагота

Возможно, это не столь заметно в ультрасовременных городах с высоким темпом жизни вроде Токио или Осаки, но природа, или shizen (??), играет главную роль в японской культуре. Поездка на горячие источники – время расслабления, созерцания и единения с окружающим. Здесь человек чувствует себя естественным, освобождается от социальных условностей. Дайсэцу Судзуки (1870–1966), представитель дзен-буддизма, много рассуждал о глубокой привязанности японцев к природе и о том, что такое стремление есть в душе каждого из нас. «Пусть и "цивилизованные", пусть воспитанные в искусственно созданном окружении, – говорил Судзуки, – мы все, кажется, имеем врожденную тягу к простоте, естественному образу жизни».

Стремление к слиянию с природой или к естественности означает не то, что мы надеемся вернуться к примитивной жизни далеких предков, а только то, что мы хотим обрести свободу выражения, непосредственность и установить крепкую связь с окружающей средой и другими людьми. Наше желание быть естественными помимо прочего применимо и в профессиональной жизни. Мы живем в современном «цивилизованном» обществе и пользуемся высокими технологиями, но в общении мы по-прежнему жаждем искренности и простоты, чтобы наши взаимодействия с другими были свободны и спонтанны. Во время презентации мы также хотим четких инструкций, содержательной информации, показательных примеров и искреннего общения. Но слишком часто вместо этого получаем невнятную речь, путанное изложение материала и слайд-шоу, сделанное в Powerpoint.

Технологии создания презентаций развивались в течение многих лет, что, впрочем, не означает, что сами они с годами сильно улучшились. «Смерть от PowerPoint» – все еще распространенное явление. Благодаря таким специалистам в сфере коммуникации, как Берт Деккер (Bert Decker), Джерри Вейсман (Jerry Weissman) и Кармин Галло (Carmine Gallo), a также экспертам по дизайну презентаций, например Нэнси Дуарт (Nancy Duarte) и Клиффу Аткинсону (Cliff Atkinson) – а также многим другим по всему миру – положение дел изменилось. Хотя технически презентации заметно преобразились вместе с развитием цифровых технологий, в их основе сегодня по-прежнему лежит естественная манера поведения оратора.

Невозможно заставить себя быть непринужденным. «Чтобы быть по-настоящему эффективными, – говорил легендарный Дейл Карнеги, – вы должны говорить с такой естественностью, чтобы вашим слушателям и в голову не приходило, что вы прошли подготовку». Неважно, как долго вы готовились или какие достижения современной техники используете, выступая перед аудиторией; все приспособления и методики должны лишь прояснять, упрощать и поддерживать контакт, возникающий между слушателями и оратором. Современные технологии и гаджеты могут здорово облегчить вам задачу и усилить эффект вашего сообщения, но должны использоваться с умом, к месту и в меру, чтобы выступление было естественным и воодушевляющим – иначе они будут только препятствовать пониманию между людьми.

Есть много общего у джаза и искусства презентации в мириадах их разновидностей. Джаз сложен и глубок, но одновременно прост и доступен благодаря своей открытости и искренности. У джазовой музыки своя структура и принципы – но в рамках этих ограничений она дает большую свободу. Кроме того, джаз использует импровизацию. Говорим ли мы о публичных выступлениях или о музыке, общение и контакт всегда важнее, чем применяемые средства. Уинтон Марсалис, американский джазмен, трубач и композитор, напоминает нам о том, что технологии – великая вещь, но они только средство. В 2009 году в программе Authors@Google Марсалис так сказал об этом:

Я не думаю, что мы должны считать себя более развитыми, потому что технологии стали более продвинутыми. Техника исполнения соула не меняется уже долгое время. Часто мы используем технологический прогресс, выдавая его за собственный. Джаз не таков. Вы имеете возможность взять любые синтезаторы, которые захотите, но не сможете свинговать… Эта музыка воздает должное людям и их способности творить.

Уинтон Марсалис

С презентациями то же самое. Неважно, насколько впечатляющими стали технологии, сколько эффектов было добавлено в соответствующие программы, суть остается прежней. Такие программы, как PowerPoint и Keynote – или новые вроде Prezi, – полезны лишь в той степени, в которой они дополняют наше сообщение, делают информацию более ясной и запоминающейся, а также усиливают связь, контакт между людьми. Мультимедийные средства отлично справляются с этими задачами, если их грамотно использовать. Однако зачастую презентации, проводимые с их помощью, страдают от того, что оратор придает слишком большое значение технологиям или иллюстративным материалам и не уделяет должного внимания такой важной и нужной вещи, как установление контакта со зрителями.

Говорим ли мы о публичных выступлениях или о музыке, общение и связь между людьми всегда важнее, чем используемые средства

Обнаженный оратор – как это?

По сути, выступать «обнаженным» – значит создавать и поддерживать контакт с аудиторией (неважно, с тремя людьми или тремя тысячами), оставаясь прямым, честным и понятным. Быть обнаженным означает ставить аудиторию на первое место. Иными словами, открыться окружающим, пойти на риск и разрешить себе стать уязвимым, незащищенным. Быть обнаженным означает избавиться от всего ненужного и добраться до сути вашего сообщения. «Голое» выступление основывается на идеях простоты, целостности и воодушевления. Этот подход, пусть и грубоватый, вносит свежую струю и дарит удовольствие как оратору, так и аудитории, поскольку благодаря ему ярко проявляется ваша индивидуальность.

Обнаженный оратор свободен. Свободен от беспокойства. Свободен от тревоги по поводу того, что подумают другие люди. Свободен от сомнений в себе. Свободен от требования удачно использовать всевозможные приемы и уловки. Свободен от необходимости прятаться за чем-либо (включая слайды) и от страха незащищенности, который всегда сопряжен с таким поведением. Обнаженный оратор убирает все преграды, он сконцентрирован на происходящем и поддерживает контакт с аудиторией. Если привлекаются технические средства, они лишь дополняют сообщение и удачно разнообразят общение с аудиторией. Простой, хорошо оформленный иллюстративный материал встраивается в презентацию, но никогда не выдвигается на первый план и является вспомогательным средством, которое способствует установлению контакта с людьми.

Проводить презентацию, будучи обнаженным и естественным, тяжело, поскольку мы к этому не привыкли. Но так было не всегда. Когда мы учились в начальной школе, то частенько выходили к доске и выступали перед классом. Тогда мы были честными и иногда настолько увлеченными своим ответом, что своей откровенностью вызывали смех в классе и заставляли краснеть учителя. Но это было по-настоящему. Мы рассказывали отличные истории, а нам было всего семь. Теперь же мы зрелые и опытные люди с высшим образованием и глубокими знаниями в серьезных областях – и при этом очень скучные. Одна из причин того, почему взрослые ораторы ведут себя столь глупым образом, вполне очевидна. Мы излишне осторожны. Мы боимся. Мы хотим, чтобы все было безопасно и идеально, так что тратим кучу времени на обдумывание и ставим перед собой слишком много препятствий. Из-за своего страха мы отступаем, пусть даже неосознанно, и перестраховываемся, прячась за высокой стопкой листков в полутемной комнате, выступая бесстрастно и без эмоций. Между тем, вроде еще никого не уволили за то, что он выполнил свою работу и сообщил проверенные факты. Когда ваши зрители спят или не обращают на вас внимания, ваши листки с информацией бесполезны.

Порой кажется, будто презентация сродни какому-то представлению, спектаклю. Вы стоите на сцене в свете рампы перед группой людей, которые ждут, что вы оправдаете их надежды. Несомненно, у актеров можно научиться полезным вещам, например, как не нервничать или как поставить голос, но гораздо лучше рассматривать презентацию как беседу. Ранее я упоминал, что у презентации и джаза много сходных черт. Но разве джазмены актерствуют, когда играют? Многие люди скажут, что да, но джаз, как форма музыкального искусства, больше похож на беседу, поскольку требует от музыканта сильной эмпатии и способности хорошо слушать. Уинтон Марсалис называл джаз «музыкой диалога».

Пусть вы на сцене и в центре внимания, думайте о вашем выступлении больше как о разговоре, чем как о спектакле

Думайте о своей презентации как о разговоре со многими людьми одновременно, а не как о спектакле или докладе

Большинство экспертов в области коммуникации считает, что хороший доклад или удачная презентация должны восприниматься как беседа. Гренвиль Тугуд, известный коуч, специализирующийся на обучении руководителей, полагает, что презентация в форме разговора предпочтительнее презентации-речи. «Перестаньте думать, будто каждый раз, когда вы встаете с места, чтобы что-то сказать, вы произносите речь, потому что это не так», – пишет Тугуд в книге «Классный босс. Искусство риторики для шефа» (The Articulate Executivein Action: How the Best Leaders Get Things Done. McGraw-Hill, 1996). «Все, что вы на самом деле делаете, – это беседуете с широким кругом людей». В книге «Мастер презентации» (The Power Presenter. Wiley, 2009) коуч Джерри Вайссман также говорит о том, насколько важно выступать, как бы ведя со зрителями разговор, а не разыгрывая перед ними спектакль одного актера. Опять же, мы рассуждаем не о том, как стать хорошим оратором (99 % из нас таковыми не являются), а о том, как добиться естественности в выступлении. Рассказывая о своей карьере коуча, Вайссман отмечает: «Моей целью было научить бизнесменов, с которыми я проводил тренинги, быть естественными и успешными ораторами».

Итак, выступление не должно быть формальной дидактической лекцией. Вместо этого представьте его себе как беседу друзей или коллег по работе, учителя и ученика, мастера и подмастерья или ученого с ученым. Все перечисленные варианты подразумевают взаимосвязь между участниками разговора, возникающую как результат естественного самовыражения. Некоторые параллели таким размышлениям можно найти у Сюнрю Судзуки в книге «Сознание дзен. Сознание начинающего» (Zen Mind, Beginner's Mind. Weatherhill, 1973) в небольшом разделе, посвященном коммуникации. В приведенном ниже отрывке говорится о важности естественности в контексте презентации:

В дзен мы делаем упор на манере вести себя, или поведении. Под поведением мы понимаем не конкретные действия (как вы должны вести себя), а, скорее, естественное самовыражение. Мы придаем особое значение прямодушию. Вы должны оставаться верными своим чувствам и своим убеждениям, отказавшись каких бы то ни было ограничений. Такое поведение облегчает слушателю понимание сказанного.

Сюнрю Судзуки

Применяйте эти простые идеи дзен при общении на каждодневных презентациях – совещаниях, встречах и так далее. Это значит, что нужно стремиться к естественному самовыражению, честности и прямодушию и, соответственно, отойти от заученного наизусть сценария – от того, как «надо себя вести» и «как правильно проводить презентацию». Как сказал Судзуки: «Важно отказаться от специального "подстраивания" под окружающих и быть тем, кто ты есть».

Фил Уокнелл

Фил Уокнелл – вдохновенный оратор, писатель и коуч по презентациям. Он является сооснователем компании Ideas on Stage, объединившей ведущих специалистов по презентациям в Париже, которой управляет совместно со своим деловым партнером Пьером Морса (Pierre Morsa).

www.ideasonstage.com

На страницах данной книги Фил делится своими советами по поводу проведения презентаций, сравнивая обнаженного оратора с самураем, снимающим свои доспехи и кладущим на землю оружие.

Обнаженный оратор

Самурай шел на бой, вооруженный мечом и одетый в доспехи. Битва «обнаженным» означала рукопашную схватку без защитных приспособлений. Обнаженный оратор тоже снимает с себя доспехи, кладет на землю щит и меч и остается «лицом к лицу» с аудиторией. Так исчезает все, что дает преимущество оратору, а не слушателям. Это означает быть настоящим, быть искренним, быть собой.

Ломайте барьеры

Вам нужно найти контакт с аудиторией. Это сложно, если вы держите дистанцию или «сидите в укрытии». Например, никогда не стойте за кафедрой. Так вы усиливаете ощущение «я тут наверху, а вы там внизу». Ведь на самом деле вы хотите говорить с аудиторией, а не обращаться к ней с речью (или, что еще хуже, говорить, показывая свое превосходство). Будьте ближе к своим слушателям. Если есть возможность ходить по залу, не меняя сценарий презентации, то ходите время от времени.

Сложите оружие

Воин пытается победить, нанося сильные удары противнику. Аналогичным образом многие ораторы бомбардируют аудиторию фактами и принуждают ее к подчинению.

Выступать обнаженным означает сложить оружие и понять, что ваша цель – не доказать другим, что вы правы, а они ошибаются. Это временное достижение. Конечно, закидывать аудиторию фактами легко, но не эффективно, а если бы вы не стремились к эффективному общению, то вообще не стали бы выступать.

За начальную точку отсчета возьмите не свои сведения, а знания аудитории. Если вы хотите, чтобы они начали думать по-другому, помогите людям осознать, что им нужно изменить свое мышление. Дайте им время проникнуться вашими идеями. Установите контакт со слушателями, покажите им новое направление и помогите его исследовать.

Снимите доспехи

Пожалуй, самое сложное в выступлении обнаженным – снять доспехи, т. е. отказаться от комфорта и защиты. Первым делом надо убрать «костыль» – необходимость подглядывать в записи или посматривать на слайды. Подготовьтесь, как следует, чтобы не пришлось поворачиваться и глазеть на стену за спиной. Показ слайдов – если они вообще вам нужны – должен быть оправдан темой. Пусть они будут простыми и понятными. Убедитесь, что слайды соответствуют вашему сообщению. Еще один доспех, который вам нужно «снять», – ваш план выступления, усыпляющий комфорт от знания того, что будет дальше. Как и мудрый самурай, меняющий планы во время сражения, если первоначальный план провалился, оратор должен быть гибким и адаптироваться к ситуации и к аудитории.

Долой самомнение. Важны не вы, а ваша аудитория, и именно из-за нее вы выступаете. Сложно установить контакт, если вы ставите себя на пьедестал, настоящий или воображаемый. Вы пришли общаться, а не поразить всех собой.

Отпустите

Отпустите чувство собственной значимости. Вы здесь не ради себя: вы здесь ради слушателей. У вас нет других личных целей и забот, кроме как передать сообщение. Вам не нужно беспокоиться о том, что ваша манера выступления не понравится людям. Просто будьте собой, будьте естественны и уделите внимание аудитории. Поверьте: все остальное случится само собой. Так и будет.

Один из ключей к органичному поведению на презентации – устранение всех преград на пути к естественному общению с аудиторией. Под преградами подразумевается чтение с листа, обращение с кафедры, неумение установить зрительный контакт с людьми, тихий голос, использование жаргона или формального, канцелярского языка, а также неумение разбудить у слушателей любопытство и зажечь их эмоционально.

Многие полагают, будто технари и люди из мира науки – непременно сухие, скучные ораторы, неспособные донести важность своей работы до широкой публики. Такое мнение ошибочно. Например, Ричард Фенман, выдающийся ученый, лауреат Нобелевской премии, был прекрасным преподавателем и рассказчиком, способным увлечь своим энтузиазмом и студентов, и широкую публику. Карл Саган был известен своей способностью рассказывать о космосе понятно и увлеченно. Одним из моих любимых ораторов является наш современник Нил Деграсс Тайсон, и он тоже ученый. Тайсон – астрофизик, обладающий выдающимся умом, любознательностью, заражающей каждого, а также потрясающим умением сообщить нужную информацию в увлекательной форме благодаря естественному, разговорному стилю выступления.

Неважно, кто вы по профессии, технический специалист или ученый, занимаетесь ли бизнесом, преподаете в школе или учитесь в вузе – это не оправдание для ваших скучных выступлений.

Поколение презентаций

Умение провести потрясающую презентацию, которая никого в зале не оставит равнодушным, в наши дни важно, как никогда. Кто-то однажды сказал, что сейчас царствует «поколение презентаций». Способность говорить увлеченно, понятно и образно сегодня важнее, чем когда-либо – из-за того фантастического влияния, которое наша презентация может оказать, особенно в онлайн режиме. Сегодня ваши слова и весь иллюстративный материал возможно перевести в HD видео (видео высокого разрешения) и показать в любом уголке земного шара. Ваша речь или презентация – не просто произнесенные слова, она способна даже изменить мир. Слова важны, но если бы дело заключалось только в них, достаточно было бы создать подробный документ, распространить его и все. Эффективная презентация позволяет усилить воздействие ваших слов.

Говоря об огромных возможностях онлайновых видео в распространении инновационных идей, на конференции TED Global в Оксфорде (Англия, в 2010 г.) куратор TED Крис Андерсон рассуждал о том, что «живое» общение и презентация, когда оратор и аудитория встречаются «лицом к лицу», обладает большой способностью повлечь за собой изменения. Он подчеркнул тот факт, что информация воспринимается быстрее, если ее прочитать. Но при чтении она теряет свою глубину и полноту. Эффективность презентации складывается из нескольких факторов, и один из них – визуальное воздействие и наглядный материал. И иллюстрации, и структура, и сам рассказ – все это необходимые составляющие презентации, даже если заранее отснятое выступление выкладывается в Интернет. Однако, продолжает Андерсон, есть нечто более важное.

В эпоху цифровых технологий выдающиеся презентации и великие идеи могут путешествовать быстро и быть увиденными миллионами людей

В нашем сообщении есть нечто большее, нежели просто информация. Это та невербальная его часть, которая оказывает почти магическое воздействие. Жестикуляция, интонации, мимика, контакт глаз, увлеченность, слегка неуклюжий британский язык тела, понимание того, как реагирует аудитория… Существуют сотни неосознанных ключей, от которых зависит, насколько хорошо вы поймете то, что вам рассказывают, и насколько это воодушевит.

Крис Андерсон

Андерсон утверждает, что люди предпочитают личное общение. «Личное общение оттачивалось в течение миллионов лет эволюции. Вот почему оно обрело такую огромную силу. Один говорит, и его слова находят отклик у всех, кто его слушает. [Затем] вся группа действует совместно. Общение – некая соединительная ткань человеческого суперорганизма. Оно уже тысячи лет управляет нашей культурой».

За последние несколько лет качество презентаций заметно улучшилось. Ученые, бизнесмены, преподаватели и студенты иначе взглянули на этот вопрос и начали создавать и проводить презентации, затрагивающие как интеллектуальную, так и эмоциональную сторону их слушателей. И если в них используются мультимедийные технологии или другие наглядные материалы, то они тщательно продуманы и оформлены согласно принципам дизайна, а не на основе тривиальных шаблонов. Такие организации, как TED, доказали, что хорошо продуманные в плане оформления, увлекательные презентации обладают способностью обучать, убеждать и воодушевлять. Прогресс в проведении презентаций очевиден. Тем не менее в большинстве своем презентации в сфере науки и бизнеса остаются невероятно скучными и утомительными, неспособными заинтересовать и увлечь аудиторию, хотя их содержание может быть очень важным.

Итак, если говорить о качестве презентаций, особенно подготовленных при помощи мультимедийных средств, то ситуация остается достаточно плачевной. Я бы не сказал, что это плохо – как раз наоборот. У вас, таким образом, есть возможность выделиться. У вас есть важные идеи, которые стоят того, чтобы ими поделиться, так чего ждать? Если посмотреть на современные успешные компании и организации по всему миру, использующие новаторские подходы, то видно, что они зачастую придают огромное значение индивидуальному творчеству. Так что, если у вас есть отличные идеи или вы хотите поведать миру о труде всей своей жизни, то не время быть стеснительным. Жизнь слишком коротка. Если вы хотите изменить положение дел – и вывести карьеру на новый виток, – тогда вам важно знать, как провести эффективную презентацию. Почему бы не быть не таким, как все?

Семь уроков, полученных в бане

Офуро (???), или японская баня, – это неотъемлемая часть жизни японцев. Точно так же, как прием пищи в Японии – не просто насыщение организма питательными веществами, баня означает гораздо больше, чем просто мытье. Веками сэнто (??), или общественная баня, была в каждом жилом районе и служила местом для общения, встреч с друзьями и для того, чтобы люди могли почувствовать свою связь с живущими по соседству. Сегодня число сэнто уменьшилось, поскольку все современные дома оснащены ванными комнатами, но сам банный ритуал – будь то дома, на онсен или в местном сэнто – значимая часть японского стиля жизни, который традиционно тесно связан с природой.

Так какие же принципы японской бани могут быть применены к общению и проведению презентаций? Чем японская баня напоминает презентацию?

Естественный горячий источник в Японии

Вот семь советов:

1. Подготовиться.

Прежде чем принять ванну, необходимо тщательно вымыться. К выступлению тоже нужно как следует подготовиться.

2. Полностью раздеться.

Шорты и плавки в бане запрещены. Прежде чем залезть в общую ванную онсена или сэнто, вы должны полностью раздеться (разрешается взять с собой маленькое полотенце). Обнаженный оратор также убирает все лишнее, чтобы показать самое главное. Он не пытается спрятаться от аудитории, наоборот, находится в центре внимания и делится своими идеями, устанавливая и поддерживая контакт с людьми.

3. Убрать все барьеры и маски.

Символически, снимая с себя всю одежду, мы избавляемся от того, что отделяет нас от окружающих. В современных презентациях наглядный материал частенько используется не как дополнение, усиливающее информационный заряд сообщения, а как «костыль», на который опирается говорящий. Следовательно, он становится отвлекающим фактором и еще одним барьером между оратором и аудиторией. Иллюстративный материал в «обнаженной» презентации вносит ясность и позволяет лучше понять сообщение. Обнаженный оратор использует простые наглядные изображения, созданные согласно канонам дизайна, так что они расставляют уместные визуальные акценты.

4. Стать беззащитным.

Самый лучший тип ванны – ротэнбуро, или открытая горячая ванна на природе. Особенно хорошо принимать ее осенью или зимой. Вода горячая, воздух холодный, и ты чувствуешь, что живешь. Выступать обнаженным означает освободиться от забот и сомнений на свой счет. Трюки, уловки и обманные маневры несовместимы с «обнаженным» стилем презентации.

Теперь вы искренни, немного уязвимы, но уверены в себе и целиком присутствуете в настоящем.

Прежде чем войти в воду, вы должны подготовиться к купанию – тщательно вымыться перед офуро

5. Перейти на тот уровень, на котором находятся другие.

Когда все раздеты, иерархические различия не видны и не важны. Самые лучшие презентации меньше всего походят на лекцию. Скорее, это захватывающая беседа, предполагающая честность и открытость. Не пытайтесь произвести впечатление. Вместо этого старайтесь делиться с другими, помогать, воодушевлять, учить, направлять, убеждать, мотивировать и сделать вашу аудиторию хоть чуть-чуть лучше. Неважно, кто вы и что из себя представляете, презентация – это возможность передать что-то другим.

Холодный воздух и снег прекрасно контрастируют с горячей водой из источника

6. Бережно расходовать время. Умеренность – главный принцип.

Приятно понежиться в горячей воде, но нельзя лежать в ней слишком долго – это может отрицательно сказаться на здоровье. Хорошего понемногу. Успешный оратор тоже всегда помнит о времени и осознает, что это время – не его / ее, а их. Есть японское выражение hara hachi bu, что означает «ешьте до ощущения, что вы на 80 % сыты». Дайте аудитории больше, чем она от вас ожидает, но уважайте ее время и никогда не выходите за установленные рамки. Оставьте слушателей удовлетворенными, но не пресыщенными (другими словами, перегруженными информацией и эмоциями).

7. Отличное самочувствие после того, как все закончилось.

После бани вы почувствуете себя новым человеком, так как она согреет ваше тело и зарядит энергией душу. После важной беседы, если она хорошо прошла, вы тоже ощущаете прилив сил и воодушевление. Если ваше выступление было выразительным и вдохновенным, если аудитория получила от вас что-то ценное – знания, понимание, энтузиазм – тогда вы чувствуете радость от того, что постарались на славу.

Итак, японская баня учит нас быть обнаженными, быть естественными, и эти умения вы можете творчески использовать во многих аспектах работы и повседневной жизни. В эпоху цифровых презентаций и других мультимедийных технологий принципы открытости и естественности важнее, чем когда-либо. В конце концов, люди всегда остаются людьми, а значит, стремятся наладить отношения с окружающими. А это лучше делать обнаженным.

Об этой книге

Даже если вы никогда не посещали курсы по созданию и проведению презентаций, основные принципы эффективного выступления перед аудиторией вам известны. В этой книге я просто напоминаю вам о некоторых из них. Как вы знаете, они очень важны, но, тем не менее, многие часто не учитывают их при проведении презентаций.

Как сторонник дизайн-мышления, я сам задаю себе условия. Осознанное использование ограничений позволяет лучше сконцентрироваться на задаче и стимулирует творческие процессы. При написании данной книги я решил описать только те основные принципы проведения презентации, что начинаются с буквы «Р». Я также ограничил их количество десятью (плюс один дополнительный). Можно назвать куда больше пунктов, которые рассматривают развитие навыков проведения эффективной презентации – и многие из них начинаются с «Р». Но десять принципов, перечисленных в книге, как я надеюсь, образуют фундамент для обсуждения того, как можно значительно улучшить вашу способность установить контакт, заинтересовать, поддержать интерес и закончить презентацию на победной ноте. Вот эти 10 «Р»: подготовка (Preparation), энергия (Punch), присутствие (Presence), проекция (Projection), страсть (Passion), близость (Proximity), игра (Play), темп (Расе), участие (Participation) и сила (Power). Дополнительное «Р» – это упорство (Persistence), необходимое на протяжении всей жизни качество, позволяющее не сворачивать с пути, учиться и расти как оратору. Данной теме посвящена последняя глава.

Я убежден, что из различных искусств можно извлечь много полезного и применить к общению, дизайну и жизни в целом. К сожалению, эти уроки часто проходят незамеченными. Я изучаю джаз, которым занимаюсь всю жизнь, а также дзен в стране, ставшей моей второй родиной, в Японии. Время от времени по ходу повествования я буду проводить параллели с этими видами искусства, чтобы можно было взглянуть на ту или иную проблему под другим углом зрения.

Резюме

• Неважно, как долго вы практиковались или насколько активно пользуетесь цифровыми технологиями в своих презентациях, все средства и методики должны служить лишь для упрощения, улучшения и поддержки личного контакта, возникающего между аудиторией и оратором.

• Естественное выступление больше походит на беседу между друзьями или коллегами по работе, а не на формальную, одностороннюю, нравоучительную лекцию.

• В принципе, ваша речь или презентация способна вызвать изменения – и даже изменить мир. Она нечто большее, чем просто слова. Эффективная презентация позволяет усилить значение ваших слов.

• Не время демонстрировать скромность – пора ознакомить мир с вашим трудом и великими идеями. Если вы хотите что-либо поменять и вывести вашу карьеру на новый виток, тогда вам важно знать, как эффективно представлять себя и свои идеи.

Глава 2

Начнем сначала: подготовка

Мы не знаем, откуда берутся наши идеи. Но мы точно знаем, что не из наших компьютеров.

Джон Клиз

Эффективные презентации – это результат хорошей подготовки. Истоки провалившихся выступлений лежат в плохом планировании или ошибочном убеждении, что можно просто сымпровизировать. Вы не можете импровизировать и вы не способны выступать без подготовки, экспромтом. «Обнажиться» и вступить в естественный контакт с аудиторией не означает подходить к делу несерьезно и необдуманно. Как ни странно, но, не подготовившись как следует, вы не сможете быть самим собой и вести себя естественно. Вы будете выглядеть дезорганизованным, неуверенным в себе и испуганным, несмотря на то что приложите все усилия, чтобы предстать перед аудиторией в лучшем свете. Слушатели быстро поймут, что вы недостаточно хорошо подготовились, и с ними будет сложнее найти контакт. Вам совсем не нужно проводить совершенную презентацию. Мы все несовершенны по своей природе, и люди это знают, а потому простят вам несколько несущественных ошибок. Но аудитория не извинит вас, если почувствует, что вы говорите без подготовки – или не подготовились специально для выступления перед ней, а вместо этого потчуете ее заготовленной на все случаи жизни речью. В этой главе я обсуждаю некоторые аспекты, которые необходимо иметь в виду при подготовке презентаций.

Вам необходимо время, чтобы побыть в одиночестве

Презентация – это творческая работа и, будучи таковой, требует времени. Совершенно необходимо отвлечься от тысячи других дел и сосредоточиться на этом. Вам нужно освободить голову от всевозможных забот, чтобы сфокусироваться на том, что важно, и отсечь неважное. Необходимо время, чтобы обрести ясность мысли. В современном мире сделать это все сложнее, но вы должны постараться и выбрать такое время и место, чтобы вас ничто не отвлекало. Конечно, это относится не только к презентациям, но и ко всем творческим аспектам вашей работы.

В 2008 году на форуме Creativity World («Креативный мир») во Фландрии, Бельгия, легендарный британский комик, актер и писатель Джон Клиз произнес речь о роли креативности в мире. Он сказал, что основная проблема для многих из нас сегодня – это постоянная спешка. Это все равно, как если бы мы жонглировали большим количеством шариков. Если ваш ум целый день чем-то занят, сказал Клиз, он не может породить креативные идеи. Необходимо замедлиться, чтобы увидеть взаимосвязи. Существуют доказательства того, что инсайт более вероятен, когда мы успокаиваемся, устраняем помехи и просто импровизируем. В своей книге «Наш мозг в работе (Your Brain at Work. Harper Business, 2009) Дэвид Рок пишет: «Инсайты случаются, когда мы слышим едва уловимые сигналы и даем безумным идеям право на существование. Для этого нужен душевный покой».

Итак, по мысли Джона Клиза, если вы хотите стать креативнее, то позаботьтесь о том, чтобы вас ничто не отвлекало. Вопрос, однако, в том, как соблюсти такое условие в этом безумном мире, задающем жизни высокий темп, который постоянно отвлекает и требует от нас работы в многофункциональном режиме. Мысль Клиза заключается в том, чтобы создать некое подобие черепашьего аквариума, безопасного места, где никто не прервет наших размышлений. Мы должны организовать оазис в центре того хаоса, в котором живет большинство. Нам нужно установить четкие временные и пространственные границы. Создание пространства, свободного от внешних помех, как дома, так и на работе, требует много усилий, но это должно быть сделано.

Все намного проще, если у вас есть отдельный кабинет на работе или если вы работаете дома. Если такая роскошь вам недоступна, то, говорит Клиз, вы всегда можете найти такой «оазис» в каком-нибудь парке, в кофейне, на пляже и т. д. Согласно Клизу, создав «оазис с четкими границами», где нам не смогут помешать, мы должны четко определить время старта и окончания работы над презентацией. Как временные, так и пространственные границы важны для полноценного творческого процесса. Погружение в мир идей, свободная игра с ними возможна только тогда, когда повседневная жизнь не вторгается в ваш «оазис».

Вам нужно время, чтобы побыть одному и привести в порядок свои мысли. Совсем необязательно пытаться делать это на рабочем месте

Конечно, мы все – очень занятые люди, а Интернет и социальные сети постоянно манят отвлечься от работы, но хорошую презентацию невозможно подготовить, занимаясь параллельно разными делами. В своем бестселлере «Правила мозга» (Brain Rules. Pear Press, 2009) ученый-биолог Джон Медина приводит результаты когнитивных исследований, которые доказывают, что мы, если уж на то пошло, вообще неспособны к мультитаскингу. «С биологической точки зрения человек не в состоянии одновременно перерабатывать несколько единиц информации, требующих концентрации внимания».

Хотя многие люди полагают, что вполне преуспели в том, чтобы быстро переходить от одной задачи к другой и обратно с высокой эффективностью – что обычно и называют мультитаскингом, или многофункциональностью, – мозг воспринимает такие переходы как помехи в работе. Медина пишет, что согласно данным исследования, люди, которые отвлекаются во время выполнения задачи, решают вопросы на 50 % медленнее и совершают на 50 % больше ошибок. Заниматься такой творческой работой, как подготовка презентации, одновременно отвлекаясь на другие дела, это прямая дорога к созданию заурядной презентации.

Выключите компьютер – начальная стадия подготовки презентации пройдет без него. Компьютеры и смартфоны постоянно отвлекают нас от главного. «Если вы все время в сети, значит, постоянно отвлекаетесь, – говорит Медина. – Так, организация с постоянным доступом к Интернету – это всегда непродуктивная организация». Конечно, вы можете использовать компьютер для создания и просмотра иллюстративного материала или для записей, если ваша презентация проходит без показа слайдов, но я считаю, что лучше выдернуть провод из розетки, взять ручку и бумагу (или фломастер и доску) и записывать свои мысли таким образом. Так вы обретете большую ясность мысли и новый взгляд на вещи. В мире, где все в сети и все связаны между собой, полезно бывает «отстраниться» от техники. Как сказал Клиз: «Мы не знаем, откуда берутся наши идеи. Но мы точно знаем, что не из наших компьютеров».

Определитесь с целью

Здесь, в Японии, однажды мне пришлось посетить подряд несколько скучных презентаций. Во время каждой из них очередной оратор вставал и выдавал сухую информацию о той организации, которую представлял, – только цифры и факты. Как мне сказали, целью выступления было увеличение количества членов коллектива, попытка «достучаться» до аудитории и побудить ее примкнуть к той или иной организации. Ораторы не учли, что мы, слушатели, были заинтересованы в том, чтобы узнать, какие выгоды получим при этом мы. Мы хотели услышать что-то интересное для нас – нам не важно, как много вы можете рассказать о себе. Нам не нужны длинные монологи об истории компании, демонстрация финансовых графиков и прочего.

Без сомнения, ораторы были убеждены в том, что их цель – предоставить информацию и рассказать о себе, но они выбрали ошибочный посыл. Правильной задачей было бы дать нам, аудитории, почувствовать, что нас услышали, что наши потребности поняты, и рассказать о выгодах для нас. В тот день выступления провалились, потому что прежде чем собрать свои слайды в нужном порядке, ораторы не подумали как следует над целью выступления.

Когда вы выступаете, то пытаетесь изменить мнение людей о чем-либо. Вашей целью может быть научить их чему-то новому, поделиться полезными знаниями, мотивировать и воодушевить или убедить их изменить поведение. Во многих презентациях присутствуют все эти аспекты – в той или иной мере. Какими бы ни были ваши конкретные задачи, главной целью всегда остается изменение мнения ваших зрителей о рассматриваемом вопросе за то короткое время, что вам отпущено. Можно сказать, что вы им нечто продаете. Проводя интервью со специалистом по презентациям Клиффом Аткинсоном, гуру в сфере маркетинга Сет Годин так высказался о презентациях: «Мне кажется, если вы пришли сюда не для того, чтобы тратить свое и мое время, то вы здесь для того, чтобы попытаться меня в чем-то убедить или разубедить. А это, мой друг, называется продажей. Если вы не собираетесь меня убеждать, то зачем вы здесь?»

Если ваша цель – аудитория, как оно и должно быть, на стадии подготовки вы должны определить, каковы знания и мнения аудитории до вашего выступления и какими вы хотите, чтобы они были после него. Джерри Вайссман называет это движением людей от пункта А (где они находились до презентации) в пункт Б (где они окажутся после вашего выступления). Нэнси Дюарт из «Дюарт Дизайн» (Duarte Design) описывает это как «движение от» и «движение к», но основная идея – та же самая, причем, она очень простая. Она настолько фундаментальна и логична, что, казалось бы, должна быть понятна каждому выступающему. К сожалению, подготовка большинства ораторов к презентации ограничивается сбором информации и фактов; они никогда не думают об истинной цели выступления – изменить мнение людей о чем-либо.

В своем бестселлере «Начните с почему» (Start with Why. Portfolio, 2009) Саймон Синек пишет о том, что влиятельные лидеры и преуспевающие компании начинают свое выступление с вопроса: зачем они делают то-то и то-то? Они в состоянии ясно сформулировать, зачем им нужно воодушевлять и мотивировать людей на совершение выдающихся дел. Большинство организаций и людей могут сказать, что они делают и даже как, но лишь немногие из них способны объяснить, зачем это делают. Чтобы ответить на вопрос «зачем», надо четко представлять себе цель. Начинать с вопроса «что» легче и привычнее, но этого недостаточно. «Люди не покупают то, что вы делаете, они покупают то, зачем вы это делаете», – говорит Синек.

При подготовке презентации также важно, прежде всего, задать себе фундаментальный вопрос: зачем? В моей первой книге на эту тему «Презентация в стиле Дзен» (Presentation Zen. New Riders, 2008) я говорю о том, что большинство неэффективных презентаций можно было бы предотвратить, если бы ораторы задали себе два вопроса, прежде чем начать готовиться к выступлению: 1) в чем смысл? и 2) почему это важно?

Ораторы в массе своей сосредотачиваются на понятии «что» (информация, данные, еще больше информации, еще больше данных – на всякий случай), а затем тратят некоторое время на «как», что нередко выливается в создание типичных слайдов с маркированными списками, сделанных в PowerPoint. На размышления о вопросах «зачем» и «почему» времени почти не отводится. На деле же с «зачем» и «почему» мы должны начинать все свои проекты, включая презентации. Почему наша тема и выводы важны? Почему это существенно для аудитории (или не существенно)? Размышления о «зачем» и «почему» не абстрактны, а наоборот, закладывают фундамент успешной презентации. И в жизни, и в бизнесе мы всю нашу энергию тратим на мысли и разговоры о «что» и о «как», бомбардируя зрителей фактами, не давая разобраться в сути дела.

Отвечая на вопрос «почему», мы охватываем всю картину целиком. Если у вас есть четкое представление о том, почему ваша идея важна вам и остальным, вы сможете ясно сформулировать значимость вашей идеи для окружающего мира. Аудитории нужны подробности и доказательства, но ей также нужно взглянуть на вашу идею в общей перспективе. Ответ на вопрос «почему» – центр этой перспективы. Подайте материал таким образом, чтобы он отвечал на вопрос «почему» с точки зрения аудитории.

Далее вы должны спросить себя: «Почему выбрали именно меня? Зачем другие люди придут смотреть на меня?» Ответы на эти вопросы помогут вам определить истинную цель вашего выступления и подумать об аудитории. Тогда с самого начала вы сможете сказать людям, почему ваше выступление важно, а затем перейти к доказательствам этого.

Начните с вопроса «почему?», чтобы определить, какова основная идея и цель выступления

Кристофер Крафт

Кристофер Крафт – известный, отмеченный наградами преподаватель из Коламбии, штат Южная Каролина. Он выступает по всему миру, а темы его презентаций варьируются от теории педагогики до современных технологических инноваций. Фирма Криса Palmetto Learning, LLC консультирует компании по вопросам обучения и образования.

www.palmettolearning.com

Крис преследует высокую цель – создать в классе атмосферу, которая одновременно была бы строгой и интерактивной в стиле дзен. Он дает учителям несколько практических советов.

Советы учителям

У презентации есть цель. Выступающий хочет представить новую идею, новый продукт или новое событие. Учителя в школе и преподаватели в университетах часто разбирают новую тему, используя презентацию. А вы сами когда-нибудь слушали оратора, читающего текст со слайдов? Улучшить стиль презентации просто, но вы думали о том, что происходит в головах зрителей, нарвавшихся на плохо оформленную презентацию?

Рабочая память людей ограничена. Мы забываем имена новых знакомых и телефоны, порой не помним, где припарковали машину в торговом центре. Эта информация хранится в оперативной (рабочей) памяти, а не в долговременной. Последняя не ограничена. Вот почему мы помним какие-то обычные вещи из нашего прошлого, но часто забываем, куда положили ключи. Ограниченность когнитивных структур человека должна учитываться при оформлении презентаций. Например, люди перерабатывают слуховые и зрительные сигналы по разным каналам. Это означает, что необходимо подойти к отбору текста, изображений и тому, где делать акценты голосом, очень тщательно.

Представьте себе, что оперативная память похожа на стакан с водой. В ходе презентации информация (вода) льется в стакан. Если вылить разом слишком много воды, стакан переполнится. Когда вы предлагает слишком много фактов, у слушателей презентации происходит когнитивная перегрузка. В этом случае оперативная память не удерживает информации, и люди как будто откатываются в знаниях назад. Получается, если вы нагрузите свою аудиторию сверх меры, все, что вы скажете, будет потеряно.

Можно избежать перегрузки памяти аудитории, если соблюсти несколько принципов, которые были установлены в результате исследований.

1. Не воздействует одновременно и голосом, и изображением. Другими словами, не читайте ваши слайды! Если вы передаете информацию по двум разным каналам, ваши действия обязательно приведут к перегрузке. Помните, аудитория прочитает написанное на слайдах быстрее, чем это сделаете вы.

2. Используйте больше отдельных реплик. Показывайте иллюстративный материал высокого качества и ставьте акценты несколькими словами. Это отличный путь приспособиться к двухканальной природе человеческого мозга.

3. Отрепетируйте вашу презентацию как следует. Потраченное на репетиции время вернется к вам с большими дивидендами, поможет избежать ненужных пауз или неловких моментов.

4. Дайте аудитории время переварить сказанное. Вы можете поговорить со зрителями, дать им минутку кратко обсудить тему с соседом или просто подумать – предоставьте аудитории возможность спокойно «попить воды из стакана».

5. Расскажите историю. Истории, примеры из жизни помогут зрителям создать образные ассоциации. Аудитория будет более заинтересована в вас и теме презентации.

6. Избегайте ненужного: переходов на другие темы, звуковых эффектов и другого «шума».

Помните: когнитивная перегрузка вредит основной цели вашей презентации. Если мы не будем изо всех сил пытаться избежать ее, наша аудитория ничему не научится.

Когда я работал в компании Apple, в Купертино, штат Калифорния, то однажды получил электронное письмо, перенаправленное нам из офиса Стива Джобса. Оно было от руководителя группы пользователей, чья организация днем раньше получила презентацию от одного из эппловских сервис-инженеров. Руководитель группы пользователей был не удовлетворен презентацией и решил дать СЕО фирмы знать о своем недовольстве. Моей задачей было разобраться с проблемой и наладить взаимоотношения с группой пользователей.

По словам руководителя группы, инженер, очевидно, хорошо знал то, о чем говорил. Однако материал носил сугубо технический характер и не представлял интереса для большей части аудитории. Хотя группа была крайне заинтересована в технологии – особенно новейшей эппловской технологии – ее больше интересовало, как использовать программное обеспечение для креативной и продуктивной работы в офисе и дома. Когда я поговорил с инженером – очень интересным и симпатичным молодым человеком – он признал, что презентация получилась плохая, но у него не было никаких мыслей по поводу того, как изменить ее содержание. Поэтому он последовал первоначальному плану и сделал лучшее, на что способен. Провала и горького разочарования можно было бы избежать, если бы инженер понял нужды аудитории прежде, чем начал готовить презентацию.

Он никогда ранее не выступал перед пользовательской группой и не имел представления об ожиданиях и познаниях пользователей. Так что просто рассказал то, что знал. Если бы он собрал сведения об уровне знаний группы, ее опыте работы, ожиданиях, то подготовил бы совершенно другой материал, вовлек бы аудиторию в дискуссию, провел встречу в стиле вопросов и ответов.

Урок таков: нужно узнать своих слушателей как можно лучше, чтобы четко определить цель предстоящего выступления и как следует подготовиться. Оратору необходимы эмпатия и способность поставить себя на место другого человека. После того, как вы узнаете все, что сможете, о том, что знает аудитория и чего она ждет, – а также соберете информацию о возможных культурных особенностях слушателей и вещах, которых необходимо избегать, – вы лучше определите, какой материал нужно включить в презентацию, а какой надо из нее убрать. Кроме того, вы поймете, как лучше установить контакт с определенной аудиторией, как заинтересовать и воодушевить ее.

Пусть аудитории разные, сами люди весьма похожи по меньшей мере в одном: они не любят скучать. Наивернейший путь наскучить своей аудитории – не показывать свою личность и действовать как робот: зачитывать маркированные списки, распечатки данных, технические характеристики продукта и так далее. Людям нужна общая перспектива. Им требуется контекст, смысловое наполнение. Но им необходим и эмоциональный контакт с оратором.

Аристотель писал, что хорошая публичная речь состоит из трех частей: 1) обращение к разуму, 2) обращение к эмоциям, 3) обращение, демонстрирующее характер и личность говорящего. Таким образом, чтобы ваша презентация была эффективной, вам нужна логически продуманная структура, подкрепленная достаточным количеством доказательств, вам нужно оказать эмоциональное воздействие на аудиторию и показать свой характер, быть искренним, естественным, внушающим доверие. Люди – существа рациональные и эмоциональные. Ваша презентация должна удовлетворять потребность аудитории в логике и доказательствах, подтверждающих ваши утверждения, но вам надо «достучаться» до эмоций аудитории при помощи примеров, историй, визуального ряда и др. Нужно учитывать человеческий интерес к узнаванию нового, потребность в исследовании, открытии, а также сильное возбуждение, которое каждый испытывает, открывая для себя что-то незнакомое.

Одна из главных проблем презентаций состоит в том, что люди хотят сказать слишком много за короткое время. Большинство на стадии подготовки старается впихнуть все, что возможно, в тесные рамки и тратит кучу времени, решая, что же еще добавить в презентацию. Наоборот, на обдумывание того, что и где можно сократить, времени расходуется слишком мало. В результате аудитория, как правило, получает больше, чем хочет, может понять и чем ей нужно. Это характерно для многих презентаций руководителей, торговых презентаций и выступлений на конференциях. В своей книге «Сила научных презентаций» (The Craft of Scientific Presentations. Springer, 2002) Майкл Аллей также затрагивает этот вопрос и предостерегает, что можно двигаться вглубь или вширь, но невозможно уместить и то и другое в часовой лекции или выступлении на конференции. Следовательно, нужно ставить перед собой реальные цели. Если необходимо представление глубокого анализа, то придется поступиться масштабом изложения. В презентациях, как и в жизни, периодически нужно делать выбор между более и менее важным, и последнее откладывать на потом.

Вы не сможете включить в свою речь абсолютно все. В противном случае это будет галопом по Европам, и вы не только потеряете аудиторию, но и не оставите времени для общения и дискуссии с ней. Людям нужно время и пространство, чтобы увидеть закономерности и понять материал.

Медина говорит, что главная широко распространенная ошибка при коммуникации – когда выступающий дает слишком много информации, не оставляя времени на обобщение сказанного и выводы. «Много насильственного кормления, слишком мало пищеварения». Если вы исключите некоторое количество материала, у вас появится свободное пространство для вопросов-ответов. Создание такого пространства – неотъемлемая часть «обнаженной» естественный презентации, так как оно вовлекает аудиторию в происходящее. Сделав выбор в пользу глубины или ширины на стадии подготовки презентации, вы сможете включить наиболее важные элементы и удалить все несущественное, таким образом, освободив место для диалога.

Вы можете выбрать направление движения вширь или вглубь, но невозможно охватить оба направления в одной-единственной презентации. Слайды из книги «Сила научных презентаций» Майкла Аллея

Сила историй

Если в обществе не умеют рассказывать истории, оно деградирует.

Аристотель

Рассказать историю, привести пример из жизни – действенный способ заинтриговать аудиторию и удовлетворить человеческую потребность в логике и эмоциях. Люди предрасположены к запоминанию того, что было изложено в повествовательной форме; мы лучше усваиваем такой материал. Люди делились информацией задолго до того, как была изобретена письменность. В 2003 году в журнале «Гарвардский бизнес-обзор» (Harvard Business Review) была опубликована статья «О силе историй», в которой говорилось, что умение рассказывать истории – ключ к лидерству и деловому общению. «Забудьте о PowerPoint и статистических выкладках; чтобы увлечь людей выступлением как можно сильнее, надо уметь рассказывать истории».

В интервью журналу легендарный Роберт Макки, консультант по написанию сценариев, сказал, что главная задача руководителя – мотивировать подчиненных на достижение определенных целей. «Чтобы этого достичь, – говорит Макки, – надо вызвать у них эмоциональные переживания, а ключ к человеческим сердцам – это история». Самый распространенный способ убедить людей в чем-либо, подчеркивает он, включает в себя традиционную риторику и логику, что, особенно в деловом мире, означает типичную пауэрпойнтовскую презентацию, во время которой руководители пичкают зрителей статистикой и данными. Но цифры не могут воодушевить людей, к тому же им не всегда доверяют. «Статистика все время лжет… в то время как бухгалтерские отчеты – зачастую собачье дерьмо в красивой обертке».

По мнению Макки, использование риторики сомнительно, поскольку пока мы обосновываем свою точку зрения, другие мысленно оппонируют нам, полагаясь на собственные статистические данные и источники. Даже если ваша аргументация окажется убедительной, этого все равно недостаточно, утверждает Макки, потому что «люди воодушевляются и решаются на какие-то действия не только благодаря рассуждениям». И мышление, и эмоции человека задействуются, когда ему рассказывают историю. «Рассказывая историю, вы можете передать с ней море информации, а также вызвать у ваших слушателей эмоции и пробудить их энергию», – говорит Макки.

Хорошая история – это не сказочка, от начала и до конца повествующая о том, как результаты соответствуют ожиданиям, говорит Макки. Это скучно. Избегайте этого. Лучше показать «ожесточенную схватку между ожиданиями и реальностью во всей красе». Что по-настоящему делает жизнь интересной, так это «темная сторона» истории. Борьба со «злыми силами» – вот что заставляет нас действовать и воспринимать жизнь более серьезно. Победить «зло» интересно, захватывающе, незабываемо. Подобные истории более убедительны.

Итак, конфликт – главная составляющая любой истории. Конфликт – это драматизм. По сути история рассказывает о конфликте между ожиданиями и жестокой реальностью. Она повествует о дисбалансе, противоборствующих силах или о проблеме, которая должна быть устранена. Хороший рассказчик описывает, каково это – работать при скудных ресурсах, принимать сложные и неоднозначные решения, пройти долгий путь до открытия чего-то нового, обретая истину методом проб и ошибок, и так далее.

Выступающие обычно любят представлять радужную (и потенциально скучную) картину. «Но, как рассказчик, вы должны выдвинуть проблемы на передний план, а потом показать, как вы их решили». Если вы поведаете историю о том, как вы боролись с трудностями, утверждает Макки, аудитория заинтересуется вами и вашим материалом.

Говорим ли мы об оформлении презентации или о тексте вашей речи, контраст представляет собой один из фундаментальных и важных элементов, который обязательно должен быть использован. Собственно, смысл в том, чтобы подчеркнуть различия. Во всех хороших фильмах или историях можно увидеть контраст. Например, в фильме «Звездные войны. Эпизод IV» показан завораживающий конфликт между хорошим и благородным Повстанческим Альянсом и темной стороной Звезды Смерти и империи зла. Но контрасты возникают и между главными персонажами, сражающимися на одной стороне. Молодой, наивный идеалист Люк Скайуокер контрастирует со старым мудрым реалистом Оби-Ван Кеноби. Уравновешенная и дипломатичная молодая принцесса Лея противопоставлена самоуверенному, непочтительному и более взрослому Хану Соло. Даже R2-D2 и С-3РО образуют колоритную парочку благодаря своей абсолютной несхожести. Эти персонажи столь притягательны для миллионов фанатов, потому что вынуждены постоянно договариваться о чем-либо между собой и делают сюжет драматичным.

На этих слайдах показаны простые варианты визуального контраста: размер, текстура, форма, цвет, направление/ ориентация, возраст и т. д.

Так что, готовясь к презентации, ищите контрасты: до/после, прошлое/будущее, сейчас/тогда, проблема/решение, борьба/мир, рост/ снижение, пессимизм/оптимизм и так далее. Высвечивание контрастов – естественный способ заинтересовать аудиторию своей историей и сделать ваше сообщение более запоминающимся.

Мы не всегда располагаем достаточным временем для подготовки к выступлению и иногда не успеваем превратить текст в настоящую историю. Вот три простых правила, которые помогут вам быстро подготовить практически любую презентацию.

1. Определите проблему. Например, укажите ту, которую решает ваш продукт.

2. Выясните причины проблемы. Выразите эту ситуацию в виде конфликта.

3. Покажите, как и зачем вы решаете проблему. На этом этапе вы предлагаете выход из ситуации.

В целом это все. Представьте проблему, которая у вас есть (или была), и то, как вы ее решаете (или решили). Приведите интересные и важные для аудитории примеры. Помните, история развивается последовательно: «Случилось вот что, а затем случилось вот это, вследствие чего случилось то-то и т. д.» Покажите аудитории кино, пусть они увидят, как все начиналось, сам конфликт и его разрешение.

Если вы сможете это сделать, то будете на голову выше остальных ораторов, большинство из которых просто зачитывает тезисы и распространяет листы с информацией. Помните, мы склонны забывать тезисы и списки, а истории вспоминаются сами собой. Истории – тот способ, при помощи которого мы всегда пытались понять, запомнить и соединить воедино частички нашего опыта. По мнению Макки, вы должны не бороться с естественной склонностью собирать разрозненный опыт в историю, а воспользоваться ею и рассказать историю о вашем опыте аудитории.

Обычно мы запоминаем те события и истории, которую имеют сильную эмоциональную окраску. Я наблюдал это недавно, когда четыре студента из моего японского класса, специализирующегося на организации труда, сделали презентацию о гарантии занятости в Японии. Через три дня я попросил класс сказать, что из презентации им запомнилось лучше всего. И конечно же, это было не трудовое законодательство, не принципы и изменения на рынке труда в Японии. Ярче всего они запомнили истории про кароши (так обозначают смерть от перегрузки на работе) и суициды в Японии – темы, которым было отведено сравнительно мало времени в часовой презентации. Примерно пять минут в презентации продолжительностью в час были посвящены кароши, но именно это аудитория уловила лучше всего. Легко понять почему. Смерть от чрезмерных нагрузок на работе и достаточно высокий уровень суицида – очень эмоциональные темы, которые относительно редко затрагиваются. Выступившие привели реальные примеры из жизни и рассказали о людях, умерших от кароши. Истории вызывали эмоции – удивление, симпатию и эмпатию, поэтому и запомнились столь хорошо.

Рассказывание историй – естественный способ поделиться информацией. Истории, которые запоминаются лучше всего, связаны с эмоциями

Истории привлекают ваше внимание и добавляют презентации жизненности

Дело было в январе этого года. Мы ехали по дороге на Хану – одному из красивейших мест в мире – к водопадам Oheo Gulch в Национальном парке Haleakala в Кипахулу. Водопады выглядят заманчиво, а вода в них обычно спокойная. Чтобы предупредить туристов о грозящей опасности, администрация парка всюду поставила огромные знаки, призывающие соблюдать большую осторожность. Конечно, люди часто игнорируют такого рода предупреждения. Им кажется, что опасность – нечто абстрактное, чему подвергаются другие, но никак не они. Но администрация использовала и более эффективную меру воздействия – развесила на знаках газетные вырезки о несчастных случаях, недавно произошедших в парке. Я знаю, что это было эффективно, потому что по мере того, как люди читали газетные статьи, на их лицах проступала озабоченность. Я сам обычно бросаю лишь беглый взгляд на такие знаки, но тут прочитал все до последнего слова. Мне было жаль людей, с которыми произошла беда, потому что это было уже не нечто-то абстрактное, а настоящие люди с именами и адресами; они были чьими-то матерями, сыновьями и так далее. Поняв, что могло случиться – и уже случилось с другими, – я отказался от прежних намерений. Сообщение было информативным и эмоциональным. В данном случае эмоции и информация вместе оказали сильное воздействие, и содержание сообщения было запоминающимся.

Знак с газетными вырезками, благодаря которым опасность казалась более реальной

Процесс в упрощенном виде

Если вы хотите подготовить хорошую презентацию, то не начинайте прямо со слайдов, впечатывая информацию в шаблоны. Ни одна эффективная презентация так не делалась. Есть несколько методов спланировать выступление. Описанные ниже восемь этапов представляют собой основу процесса, который использую я (некоторые из них были рассмотрены в предыдущей главе). Многие успешные ораторы придерживаются такого же или сходного принципа подготовки.

Студенты колледжа готовят презентацию вместе, выключив компьютер и записывая свои мысли на бумаге

1. Найдите уединенное место («оазис). Определите место и время, когда вы могли бы побыть одни, без риска быть побеспокоенными.

Вам нужны специальные условия, чтобы охладить голову, обрести ясность мысли и увидеть взаимосвязи, которые ранее оставались незамеченными.

2. Уберите помехи. Выключите компьютер, выдерните шнур из розетки. Если вам никто не будет мешать, ваша креативность и мыслительная способность увеличатся в разы. Вы будете поражены.

3. Откажитесь от компьютера. Возьмите блокнот, клеящиеся листочки, карточки. Можно писать фломастером на доске. Вам не нужен компьютер, его очередь наступит позже (если наступит вообще).

4. Выделите суть выступления. Вы хорошо знаете тему, собрали информацию об аудитории и подумали о том, почему ей должно быть интересно вас послушать. Теперь надо определиться с сутью. Ваша тема – не самая суть презентации. Темой, например, может быть «отчет о результатах четвертого квартала». Тогда суть следующая: «у нас прекрасный повод для оптимизма, поскольку продажи четвертого квартала превысили ожидаемые впервые за три года».

Суть выступления – то, что должно запомниться аудитории больше всего. Если они запомнят только одну вещь, что это будет? Спросите себя: ясно ли я представляю себе суть выступления? Запишите. Ключевой вопрос, на который необходимо найти ответ, таков: к чему вы хотите подвести аудиторию? Каким образом желаете изменить ее взгляд на вещи? Помните: вы всегда пытаетесь привести слушателей из пункта А в пункт Б. Последний непосредственно связан с сутью вашего послания. Где эта ключевая высшая точка, которая окажет наибольшее воздействие и повлечет за собой изменения? В приведенном выше примере аудитория была настроена скептически и с тревогой смотрела в будущее до презентации. Но по ее окончании стала более оптимистичной.

5. Мозговой штурм. Генерируйте как можно больше идей относительно темы и сути вашего выступления. Не нужно себя сдерживать. Этап редактирования наступит позже. При мозговом штурме важно количество. Записывайте ваши идеи на карточках, клейких листочках и разложите их на столе или прикрепите на доску. Такой штурм можно проводить в одиночестве или вместе с другими людьми (если презентация – командный проект). Если вы работаете в группе, не оценивайте идеи других. Просто записывайте и покамест складывайте вместе с остальными. На данной стадии годятся даже безумные идеи, поскольку позже они могут выродиться в более практичные, но очень актуальные.

Конец бесплатного ознакомительного фрагмента.