Современная электронная библиотека ModernLib.Net

Избавь свою жизнь от хлама!

ModernLib.Net / Делопроизводство / Эндрю Меллен / Избавь свою жизнь от хлама! - Чтение (Ознакомительный отрывок) (стр. 5)
Автор: Эндрю Меллен
Жанр: Делопроизводство

 

 


Используйте данные бланки, чтобы определить место для каждой зоны на кухне. Перечислите шкафы и другие структурные элементы в пределах каждой зоны, и в итоге у вас получится исчерпывающий список всех вещей (при этом не надо будет открывать все дверцы в поисках чего-либо).

Разделка живет _______________________________

Готовка и выпечка живут _______________________

Напитки живут _______________________________

Продуктовый склад (кладовка) живет ____________

Посуда живет ________________________________

Все для уборки живет _________________________

По мере возможности не складывайте вещи друг на друга. Тарелки, естественно укладывающиеся в стопки, – это одно, но складывать пирамиду из горшков, если нижний вы используете ежедневно, не имеет смысла. Обустраивая все кухонные уголки, отталкивайтесь от факторов доступности и комфорта. Заполните шкафчики и полки так, чтобы вам было удобно, независимо от того, что вы будете готовить – яичницу или обед на пять персон.

Закончив работу и расставив все по шкафам или полкам, осмотритесь, не забыли ли чего. Оставшимися и неучтенными должны быть вещи, которые будут жить на столешнице.

Пока дверцы и ящики открыты, просмотрите все уголки: не осталось ли места, если вдруг вы захотите переложить предметы со стола в шкаф. Витамины должны лежать на полке над раковиной или в шкафу у холодильника? Вы едите тосты ежедневно или тостер может почить на главной полке основного шкафа рядом с плитой? Не делайте ничего, чтобы угодить мне – только то, что разумно для вас.

И если вы хотите видеть витамины на этажерке под бумажными полотенцами, значит, там им и место.

Теперь, пока все ящики и дверцы открыты, сделайте несколько снимков. Затем закройте шкафы и сделайте еще парочку фотографий. Поздравляю с окончанием большой работы!

Электроприборы

<p>Холодильник. Морозильник. Винный погреб</p>

Даже у меня на двери холодильника висят магниты и несколько фотографий. Во всяком случае это не мешает открывать и закрывать дверцу. Все «украшения» закреплены достаточно хорошо и не перемещаются при открытии и закрытии дверцы. Надеюсь, вы учтете эти моменты, когда будете украшать свой холодильник.

Оглядывая содержимое холодильника и морозильника, вы должны обустроить их таким же образом, как продуктовый склад и кладовку. Выделите отдельные места для приправ, джемов, яиц, молочных продуктов, напитков, мяса и нарезки, муки. У меня есть несколько полок, предназначенных исключительно для недоеденных блюд, чтобы каждый мог найти то, что хочет. Я не устаю повторять домашним, чтобы не держали холодильник открытым – решите, что вам нужно, прежде чем открывать дверцу. Это намного легче сделать, когда у каждой полки или отсека есть своя категория!

Моя бабушка всегда держала рядом с морозильником красный карандаш, чтобы подписывать и датировать все хранящиеся пакеты (жареная шея, куриные грудки). Поэтому она всегда первыми использовала продукты, купленные раньше других. Если вы покупаете продукты оптом, делите все на порции, а затем складывайте в вакуумные упаковки, используя маркер для пометок.

<p>Печь. Плита. Духовка. Микроволновая печь</p>

Моя покойная тетя Сильвия никогда – и это не преувеличение – не использовала духовку. Та была буквально забита – и это снова не преувеличение – готовой выпечкой. Сладкоежки всегда могли найти в ее духовке что-то вкусное.

Думаю, так она убивала нескольких зайцев одновременно. Во-первых, это был небольшой акт неповиновения, потому что она не только не любила готовить, но и делала это невозможным из-за хранимых в духовке пакетов. Во-вторых, у нее не было кладовой, а в шкафу было мало места. В-третьих, она обожала сладкое.

Я всеми руками за то, чтобы находить новое применение вещам, даже кухонному оборудованию. Если вы не готовите, а буфет уже переполнен, поищите свободное место в духовке. Конечно, я полагаю, что вы отключили все электроприборы от сети и держите пакеты как можно дальше от источника воспламенения.

Но вообще главное предназначение плиты – обеспечивать высокую температуру для приготовления пищи. Индукционная, газовая или электрическая – это зависит от вашего личного вкуса и бюджета. Если вы активно ею пользуетесь, не кладите в нее горючие предметы.

Поддержание порядка

Итак, мы все рассортировали, избавились от кучи хлама и нашли более подходящие места для оставшихся вещей. Превосходно! Как поддерживать порядок? Помните: у каждой вещи есть свое место. И теперь, когда вы успешно распределили кухонную утварь, что бы вы ни брали, любой инструмент должен иметь всего несколько положений в пространстве: в вашей руке, в раковине, в посудомоечной машине или на своем месте. Это так просто. Кладите вещи туда, где их взяли, и вы всегда их там найдете в случае необходимости.

Эта система начинает давать сбой, если откладывать возвращение предмета в свой дом на потом. С плохими привычками тяжело расставаться, а эта – одна из самых упрямых. Обольстительный и коварный голос, предлагающий просто оставить вещь на столешнице и вернуться к ней потом, одержит верх, если вы потеряете бдительность. Успокойте себя мыслью о том, что, если вы будете прилежны и последовательны, после тридцати дней аккуратного обращения с вещами неправильным будет казаться оставить предмет не на месте. И это лучшая форма свободы: освободите сознание, а все остальное получится само собой.

Если у вас есть семья и она еще не включилась в процесс, введите домашних в курс дела прямо сейчас. Все должны знать то, что знаете вы, – местонахождение вещей. Неплохо было бы повесить бирки на всех дверцах и ящиках, чтобы любой человек мог найти любую вещь.

По мере выполнения этой работы вы начнете понимать, что результат большей частью зависит от мышечной памяти. Вы дотронулись до каждого ножа для овощей, до каждой емкости для продуктов и каждого противня – из этого вырастет обязательство ставить вещи на место.

У других нет такой памяти – они лишь получают удовольствие от работы в функциональном и аккуратном помещении. Поэтому привлекайте их к участию в процессе: пускай наклеивают бирки или по-другому ускоряют ход работы. Помните, что их раздражение из-за невозможности ничего найти не является достаточным стимулом для овладения новой системой. Но если они начнут шарить по всей кладовой в поисках чипсов, оставляя за собой след в виде сушеного миндаля, крекеров и сардин, – это станет стимулом. Выбирайте, кем хотите остаться в этой игре – счастливым или правым. Нетрудно догадаться, какое решение обеспечит спокойную атмосферу и порядок в доме.

Учитесь точить ножи или найдите место, где будете их точить. Острый нож – счастливый нож. А счастливый нож – счастливый повар.

Давайте вернемся к задачам, которые вы выполняли на кухне, но предпочли бы делать в другом месте, если бы оно было. Изучите ранее составленный список задач и подумайте, где их лучше выполнять. Прачечная? Домашний офис? Гостиная? Спальня? Хорошо, если для этих дел так и не нашлось места. Значит, появится цель вычистить и другие помещения. Попытки спрятаться в чистых и организованных комнатах не сделают запущенные помещения чище, поэтому не теряйте этот список, пока для каждой задачи не найдется подходящее решение.

И сразу же займемся отложенными предметами, не относящимися к кухне. Пришло время распределить их по квартире. Взяв за основу принцип «подобное к подобному», отправляйте вещи по местам. Одежду – в шкаф. Если вы знаете, что некоторые предметы принадлежат домашнему офису, а мы туда еще не добрались, подумайте, где их пока можно устроить. Если это вводит вас в затруднение, держите их в коробке недалеко от будущего места дислокации, и мы доберемся до них в следующих главах. Проделайте то же самое с каждой вещью. Даже если в поисках лучшего дома придется перетаскивать вещи еще не раз и не два, каждое перемещение приблизит вас к совершенному овладению принципами «подобное к подобному» и «всему свое место».

Глава 4

Офис. Домашний офис. Работа с документами

Наши две величайшие проблемы – гравитация и кипы бумаг. И если гравитацию можно одолеть, то бумаги непобедимы.

Вернер фон Браун

Ваша кухня заработала. Неужели не здорово? Теперь вы готовы к первому настоящему набегу на Офисландию. Мы уже не теряем ключи от домов и офисов. Почта под контролем. Мы поняли, как может выглядеть и функционировать кухня, если навести в ней порядок.

В этой главе мы узнаем, как обращаться с документами, включая счета и другую корреспонденцию, которую мы начали сортировать во второй главе. Мы также займемся канцелярскими товарами, настройкой компьютера и принтера (организацию файлов и другой информации, хранящейся в компьютере, подробно рассмотрим в главе 9), инструкциями по эксплуатации, каталогами – всеми принадлежностями и оборудованием, призванными упростить и организовать нашу жизнь и работу.

Для удобства, говоря об офисе, я буду иметь в виду помещение с четырьмя стенами и дверью. Если вы планируете взяться за рабочий офис, информацию о домашнем офисе постарайтесь адаптировать для вашей компании. Если не все для вас окажется приемлемым, продолжайте читать и, возможно, найдете то, что нужно.

Если офис занимает лишь часть помещения, следует проделать то же, что с кухней: подкорректировать мои слова под свои условия. Если я призываю поставить шкаф для канцелярских товаров, а ваш офис сводится к столику в углу столовой, вместо шкафа под канцтовары лучше использовать корзинку, коробку, старый сундук или чемодан. Давайте вместе работать и преодолевать имеющиеся ограничения, приспосабливая мои подсказки и информацию к своей ситуации. И вы получите реальные результаты.

Офис, каким бы маленьким он ни был, – это царство вещей. И помните: вы ничего не потеряете, если сократите количество бумаг. Поэтому давайте глубоко вздохнем. По-настоящему глубоко.

Отдохните, вздохните и вспомните, чего достигли и что собираетесь предпринять. Закройте глаза, вдохните, посчитайте до пяти, выдохните и опять посчитайте до пяти. Повторите дважды.

Прекрасно.

Если вы еще этого не сделали, захватите свой блокнот и отправляйтесь в офис, в канцелярию или туда, где вы работаете или собираетесь работать с документами. Если, конечно, вы не оставляете кипу бумаг на обеденном столе. Или в обувной коробке рядом с кроватью (или под ней). По крайней мере почта – больше не часть этой кучи, не так ли?

Как бы вы использовали эту комнату или зону, если бы здесь был порядок? У вас есть специальное помещение или просто стол, где нужно навести порядок для работы с документами? Я имею опыт превращения крошечных гардеробных в домашние офисы. Я даже устанавливал письменные столы в дальних прихожих и в углах разных комнат. Есть много способов изолировать какую-то часть помещения и контролировать поток бумаг в доме, поэтому не позволяйте пространственным ограничениям помешать вам выстроить нормальные отношения с документами, почтой и техникой.

Документооборот – это испытание для многих. Понаблюдайте за собой. Отмечайте ситуации, когда вы пытаетесь ускользнуть от какой-то бумажки и придумываете причину, по которой конкретная инструкция или документ вас не касается. Это распространенная реакция. Признание этого – первый шаг к изменению отношения к документам.

Говоря себе что-то вроде «Нет, все это хорошо для кого-то, но никогда не получится у меня», вы пытаетесь себя обмануть. Хотя бы раз выполните описанные упражнения или задачу. В худшем случае не все это окажется применимым для вас. Уверен, хотя бы малая часть информации запомнится и обретет смысл, если вы хоть однажды попробуете.

Теперь, когда мы находимся в этом помещении, подумайте, что вы будете здесь делать. Собираетесь писать большой роман? Заниматься коллажами или разбирать фотоальбомы? Платить по счетам, изучать генеалогическое древо, подписывать открытки, помогать детям выполнять домашние задания или загружать музыку и записывать компакт-диски или DVD? Все будет так, как вы хотите.

Что представляет собой офис

Офис – помещение, где выполняются профессиональные или конторские обязанности. Домашний офис – комната в жилом помещении, или его часть, оборудованная под офис и позволяющая работать дома.

Если кухня – это горячий цех, считайте офис, домашний или рабочий, холодным и технологичным цехом. Именно отсюда вы управляете своим бизнесом, жизнью или жизнью своей семьи. Вовсе не обязательно это место мрачное, серое и не допускающее проявления легкомыслия. Но порядок, к которому мы здесь стремимся, столь же близок к совершенству, как и в любом другом помещении. Если ваше сердце быстро забилось, подумайте вот о чем: в математике нет понятий «почти» или «приблизительно». Мы знаем, что два плюс два всегда четыре. Если речь идет о счетах, чековых книжках или даже архивации документов, аналогия с математикой требует от нас точности и внимания. Тогда у всех уравнений найдется решение. Последствия от потери крышки от кастрюли гораздо менее серьезны, чем от потери страхового полиса или неоплаты чеков.

Поэтому, если вы желаете обойти все острые углы или стремитесь к позиции «довольно неплохо», со всей серьезностью призываю вас к упорству и совершенству. Чтобы приручить бумажного тигра, нужно вооружиться внутренним бесстрашием.

Ничего не бойтесь. Я полагаю, что вы абсолютно готовы к чистоте и порядку, если говорить об организации помещения. Подчеркну также, что, когда помещение в нормальном состоянии, работа спорится. И наоборот, эффективная работа требует порядка.

Всему свое место

Данный принцип особенно важен, когда речь идет о документах и технике: они позволят контролировать поток бумаг и оборудования, которые неизбежно проходят через офис. Счета кладите к счетам, выписки – к выпискам, гарантийные талоны – к гарантийным талонам. То же касается удлинителей, бумаги для принтера, папок, скрепок, кнопок, ручек и карандашей. Оставьте то, что нужно, найдите подходящие места для хранения и обустройте дом для каждой вещи. Даже если большую часть банковских операций вы проводите в электронном виде, наше общество еще не отказалось от бумаги окончательно. Бумажные документы все равно останутся, и если вы не распределите их по принципу «всему свое место», то лишь прибавите себе работы и потеряете время.

Что происходит у вас в офисе?

Давайте для начала зафиксируем в блокноте все операции, которые в настоящее время выполняются в офисе.

Хорошо. Какие из перечисленных операций вы бы делали в другом месте, если бы в вашем доме нашлось свободное помещение? Обведите варианты. Пока мы хотим их изолировать и удалить из офиса, чтобы упорядочить его содержимое и цель.

Если бы у вас было подходящее место, какие операции вы бы там осуществляли? Перепишите все неофисные задачи на отдельный лист.

Вот вы и определили задачи, которые действительно имеют отношение к офису. Выпишите их на чистую страницу.

Именно под них должен быть спланирован офис. Конечно, все может измениться, но пока давайте соотносить ваши обязанности и организацию офиса с осуществляемыми там процессами.

Офисные и канцелярские принадлежности для хранения не годятся

И вправду не годятся! Организацию и управление документами никому и ничему доверять нельзя. Никакое количество бумагодержателей, симпатичных коробочек, декоративных папок или цветных бирок не сумеют организовать документацию так, чтобы все бумаги при необходимости были под рукой. Можно, конечно, использовать разноцветные папки для определенных категорий или типов документов. Все папки, имеющие отношение к деньгам, могут быть, например, зелеными. Или вы предпочитаете разноцветные папки просто потому, что не хотите смотреть на серые. Любое решение может быть более жизнерадостным и симпатичным, чем нужно для порядка, но оно не даст желаемый результат. Тогда как система архивации должна быть удобна и проста.

Новые причуды или модные тенденции в сфере канцтоваров не придут на службу порядку, к которому вы стремитесь. Это не значит, что новшества не смогут облегчить работу офиса – хорошие всегда смогут. Но для управления документами более эффективно и продуктивно использовать как можно меньше дополнительных опций. Избавьтесь от всех вещей, без которых можно обойтись в работе с бумагами, и вы сможете их контролировать. Что угодно – любой инструмент, техника или методология, стоящие между вами и файлами, – способно помешать быстрому доступу к документам.

Я понимаю, что для вас это может звучать неутешительно. Даже обескураживающе. Никто не любит заниматься архивацией. И я не люблю. Это утомительная и однообразная работа. Здесь трудно что-либо изменить. Я могу сложить документы в клоунские папки с идиотскими наклейками, только это все равно скучища. Сожалею. Но чем скорее мы справимся с раздражением, тем скорее смиримся и начнем работать. Ведь мы стремимся к качественной системе архивации документов. Нам нужно знать, где что находится, и обеспечить прямой доступ ко всему. Вот на этом и сосредоточимся. Я тоже не особенно люблю разбирать хлам или ветошь, но после этого в квартире можно вздохнуть свободно.

Архивация – вот что вам нужно

Итак, что представляет собой качественная система архивации, как ее быстро разработать и сделать удобной в использовании?

В архивации нет ничего загадочного. Как и при сортировке на кухне, мы начинаем с категорий. От категорий переходим к подкатегориям и под каждую подкатегорию собираем все документы. Разница в том, что вместо автоматизированных рабочих мест, буфетов и шкафчиков мы используем офисные шкафы, столы и тумбы. Словом, тот же процесс сортировки и упорядочения.

Примечания

1

Улица в Нью-Йорке. В XIX–XX веках на Мэдисон-авеню располагались офисы основных рекламных агентств США, вследствие чего название улицы стало нарицательным обозначением американской рекламной индустрии в целом. Прим. ред.

2

Мягкая игрушка, персонаж детской телепередачи «Улица Сезам». Прим. ред.

3

Каменная плита, найденная в 1799 году в Египте возле небольшого города Розетта, с выбитыми на ней тремя идентичными по смыслу текстами, начертанными древнеегипетскими иероглифами и египетским демотическим письмом. Текст камня представляет собой благодарственную надпись, адресованную египетскими жрецами Птолемею V Епифану, очередному монарху из династии Птолемеев. Прим. ред.

4

Каменная стелла с надписью на трех языках, найденная на территории древнеегипеского города Канопус. Прим. ред.

Конец бесплатного ознакомительного фрагмента.

  • Страницы:
    1, 2, 3, 4, 5