Компьютеризация кадрового делопроизводства

Эльвира Викторовна Бойко

Компьютеризация кадрового делопроизводства

ГЛАВА 1. Заполнение начальных сведений о предприятии

1.1. Запуск программы

Работа с программой предусматривает два разделенных во времени процесса:

• конфигурирование (настройка) программы, в ходе которого учитываются индивидуальные особенности предприятия;

• непосредственная работа пользователя по ведению учета, которая во многом определяется свойствами конфигурации.

После запуска программы (Пуск Программы 1С: Предприятие 7.7 1С: Предприятие) следует выбрать режим работы:

• для настройки программы используются режимы Конфигуратор и Отладчик;

• режим Монитор предназначен для контроля работы пользователей с системой;

• запуск программы в режиме 1С: Предприятие позволяет вести кадровый учет и расчет зарплаты.

При работе с сетевой версией программы перейти в монопольный режим работы возможно, установив флажок Монопольно. При этом работать с базой в данный момент времени сможет только один пользователь, остальным в доступе к базе будет отказано. Следует помнить, что некоторые регламентные процедуры (например, удаление помеченных объектов) доступны пользователю только в монопольном режиме.

Все данные учета хранятся на компьютере в виде информационных баз. В типовой поставке редакции 2.3 создаются два типа баз: основная (предназначена для ведения учета) и демонстрационная (содержит демонстрационный пример).

Список используемых баз можно редактировать. Для этого в окне запуска программы присутствуют кнопки Изменить (позволяет изменить название или место расположения базы), Добавить (позволяет добавить в список уже существующую физически на компьютере базу), Удалить (позволяет удалить из списка строку с базой, но не удаляет ее физически с компьютера). При этом изменяется только список в окне Запуск, файлы с базами не изменяются.

В нижней части окна указан полный путь к текущей информационной базе.

1С: Предприятие имеет защиту от копирования:

• аппаратный ключ защиты (входит в поставку) – должен находиться в параллельном порту компьютера;

• драйвер защиты – программа, которую необходимо установить перед первым запуском системы 1С: Предприятие(Пуск Программы 1С: Предприятие Установка драйвера защиты).

1.2. Установка рабочей даты

Ведение автоматизированного учета требует внимательно и аккуратного обращения с датами, так как путаница в датах может привести к серьезным ошибкам.

При старте системы 1С: Предприятие с системных часов компьютера считывается текущая дата. Эта дата автоматически становиться рабочей датой системы 1С: Предприятие. Рабочая дата используется как дата по умолчанию при создании и редактировании объектов. Например, рабочая дата автоматически проставляется в качестве даты документа при вводе нового документа; новое значение в истории периодических реквизитов также вводится в соответствии с рабочей датой.

При необходимости рабочую дату программы можно изменить. Для изменения рабочей даты используется команда Параметры из меню Сервис (вкладка Общие).

Новая рабочая дата будет действовать либо до следующего изменения, либо до окончания сеанса работы с программой. При следующем запуске системы рабочая дата вновь будет равна текущей дате (считанной с системных часов компьютера). При смене рабочей даты текущая дата не меняется.

При желании можно изменить режим смены даты.

Дата вводится в формате ДД.ММ.ГГГГ (число, порядковый номер месяца, год) с клавиатуры или через календарь.

1.3. Краткое описание основных понятий и правил вода информации

В этой главе мы разберем некоторые основные понятия, понимание которых жизненно необходимо для освоения правил работы в программе.

Структура прикладного решения (конфигурации) определяется составом объектов конфигурации и взаимосвязями между ними. Под объектами конфигурации понимаются средства 1С: Предприятия, предназначенные для отражения реальных объектов и явлений предметной области, например, справочник Сотрудники, документ Приказ о приеме и т. д.

В платформе 1С: Предприятие 7.7 существуют следующие объекты конфигурации.

1. Константы.

В константах хранятся редко изменяемые значения, например, название организации, ИНН, Ф.И.О. руководителя, размеры социальных пособий и т. д. Некоторые константы созданы как периодические, т. е. по ним хранится история изменения значений с привязкой к датам. Открыть список констант можно через меню Справочники Константы.

2. Справочники.

В справочниках содержится условно-постоянная списковая информация, например, список должностей, список подразделений, список сотрудников. В некоторых справочниках у элементов также могут иметь место периодические реквизиты. Историю их изменения можно так же проследить. Справочники открываются в программе через специальный пункт меню Справочники.

Информация в справочники заносится и в дальнейшем редактируется в пользовательском режиме.

3. Перечисления.

Перечисления представляют собой жестко заданный в режиме конфигурирования список, из которого пользователи могут выбирать информацию, но не могут этот список изменять, например, перечислениями являются категории должностей, основания для пенсии по выслуге лет и т. д.

4. Документы.

Документы служат для ввода информации. С их помощью регистрируются операции по приему, перемещению, увольнению сотрудников и т. д. Документы собраны в программе в отдельный пункт меню Документы, в котором они сгруппированы в однородные группы (кадровые документы, документы по начислениям, документы по удержаниям и т. д.).

5. Журналы.

Журналы служат для хранения уже введенной информации. Документы, попавшие после их записи и «проведения» в журналы, можно редактировать, удалять, а также непосредственно из журналов можно осуществлять ввод новых документов и операций.

6. Нумераторы.

Нумераторы предназначены для единой (сквозной) нумерации документов нескольких видов. Например, нумератор Кадровый используется для присвоения номеров всем кадровым приказам.

7. Отчеты.

Отчеты предназначены для получения аналитической информации по определенному алгоритму. На основе информации из базы данных из меню «Отчеты» могут быть сформированы печатные формы, содержащие детальную и сводную информацию. В качестве примера можно привести отчеты «Среднесписочная численность», «Штатное расписание» и т. д.

8. Обработки.

Обработки предназначены для выполнения некоторых регламентных и сервисных функций, например, для выгрузки и загрузки различной информации и т. д.

9. Интерфейсы.

Представляют собой совокупность панелей интерфейса: меню и панели инструментов, например, интерфейсы «Кадровик», «Расчетчик».

10. Роли.

Роли предназначены для определения прав пользователей, работающих с информационной базой, например, роли «Кадровик», «Администратор».

Теперь разберем основные виды полей для ввода информации в программу и правила их заполнения и редактирования.

1. Первый тип – белые поля, предназначенные для ручного ввода и редактирования с помощью клавиатуры.

2. Второй тип – серые поля, информацию в которые нельзя ввести с клавиатуры. Для заполнения таких полей следует воспользоваться кнопкой выбора в конце строки. Если для выбора открывается некий справочник, информацию из него следует выбрать либо двойным щелчком по нужной строке, либо использовать клавишу Enter или кнопку Выбрать на панели инструментов справочника.

Если для выбора открывается некое перечисление, то выбор осуществляется одинарным щелчком по нужной строке.

Для того, чтобы очистить серое поле, заполненное выбором, следует воспользоваться сочетанием клавиш Shift+F4 либо командой «Очистить значение» в меню Действия.

3. Третий тип – серые поля, информация в которые вводится с помощью отдельно открываемых диалоговых окон. Пример – поля ввода адреса или паспортных данных. Для вызова диалогового окна ввода следует нажать кнопку (для ввода адреса) или кнопку (для ввода паспортных данных) в конце заполняемого поля.

4. Четвертый тип – поля даты. С одной стороны, их можно заполнять с клавиатуры, как поля первого типа. При этом формат даты с разделителями даты, месяца и года для этих полей уже задан. С другой стороны, дату можно ввести, используя кнопку вызова календаря в конце строки.

Красным цветом в календаре всегда отражается текущая дата, представляющая собой системную дату компьютера. Для перемещения по календарю в поиске нужной даты следует использовать кнопки (на месяц назад), (на месяц вперед), (на год назад), (на год вперед). Для быстрого перехода в календаре к «круглым» датам удобно использовать кнопку. При этом будет представлен выбор из нижеуказанных возможных значений.

Вводить дату вручную или с помощью календаря – решать пользователю. Понятно, что для ввода очень «давних» дат (например, даты рождения сотрудников) удобнее использовать ручной ввод, нежели «проматывать» календарь на много лет назад. Однако следует помнить, что программа контролирует корректность введенных дат, т. е. не дает записать документ с такими введенными вручную датами, как, например, 1.03.2008 (вместо 01.03.2008) или 10.14.2007 (несуществующий месяц). При этом программа как бы «зависает» в поле дата и не дает вводить данные в открытом окне далее. Использование при заполнении даты календаря исключает эту ошибку.

5. Пятый тип – поля суммы. С одной стороны, их можно заполнять с клавиатуры, как поля первого типа. С другой стороны, сумму можно ввести, используя кнопку вызова калькулятора в конце строки.

После того, как все поля в активном окне вами будут заполнены, следует воспользоваться одной из кнопок, расположенных внизу любого окна:

• кнопка ОК – выполняется команда Записать информацию + закрыть окно;

• кнопка Записать (Применить) – выполняется команда Записать информацию + не закрывать окно;

• кнопка Закрыть» – выполняется команда Не записывать информацию + закрыть окно.

1.4. Система встроенной помощи

Программа 1С: Зарплата и кадры 7.7 снабжена мощной встроенной системой помощи пользователю. В пункте меню Помощь собрана разнообразная справочная информация, грамотно используя которую можно найти ответы на большинство вопросов, возникающих при работе с программой.

При вызове в этом меню команды Помощь (F1) на экране появляется справка о том, что в данный момент открыто на рабочем столе. Так, при открытом справочнике нажатие кнопки F1 приведет к вызову справки о работе со справочниками, при открытом документе – к вызову справки о работе с документами, при открытом отчете – к вызову справки о работе с отчетами и т. д.

Причем справка открывается не по конкретному справочнику, документу или отчету, открытому в данный момент на экране, а, так сказать, «укрупненная», обобщенная справка о том, как работать со справочниками, документами или отчетами в целом.

Второй пункт в меню Помощь – Содержание (Shift+F1). В нем можно узнать об основных режимах работы в программе, а также перейти по интерактивным ссылкам (они выделены зеленым цветом и подчеркиванием) к описанию нужных объектов конфигурации (справочников, документов, журналов и т. д).

Следующая команда в меню Помощь Общее описание. Эту команду можно также вызвать кнопкой панели инструментов программы. В левой части открывшегося диалогового окна в виде дерева приведена структура программы. Развернув нужную ветвь дерева, нужно сделать двойной щелчок по интересуемому элементу программы. При этом в правой части окна откроется его подробное описание. Таким образом, с помощью этой справки можно найти описание конкретного справочника, документа или отчета, а не обобщенную справку, которую мы видели при вызове команды Помощь (F1).

На панели инструментов окна Описания присутствуют кнопки:

– переход к предыдущему описанию в дереве;

– переход к следующему описанию в дереве;

– возврат к началу описания (корню дерева).

Следует отметить, что это же описание можно будет открыть из любого окна программы, нажав на его панели кнопку. При этом откроется рассмотренное выше окно Описания, причем уже «спозиционированное» на том элементе программы, из которого была вызвана эта справка.

Следующая команда в меню Помощь Советы дня. Если внизу данного диалогового окна проставлена галочка Показывать при запуске, то это окно будет открываться каждый раз при новом запуске программы.

В данной справке содержатся полезные советы по работе с программой, передвигаться по которым следует, используя кнопки Предыдущий и Следующий в нижней части окна.

Следующая команда в меню Помощь Путеводитель по конфигурации. Эту команду можно также вызвать кнопкой панели инструментов программы. Если в правом верхнем углу окна проставлена галочка Показывать при запуске, то Путеводитель по конфигурации будет открываться каждый раз при новом запуске программы.

Двойным щелчком по нужной строке Содержания путеводителя можно перейти к описанию интересующего вопроса:

Причем, кроме текстовой справки, окно содержит пиктограммы – ссылки, щелкнув по которым можно осуществить переход в описываемый справочник или начать ввод описываемого документа. На первых порах работу в программе удобно вести с помощью Путеводителя. По мере накапливания опыта работы в программе обычно переходят к работе через основное меню и от «услуг» Путеводителя отказываются.

Следующая команда в меню Помощь Дополнения к Описанию.

После получения и установки на вашем компьютере очередного обновления именно здесь можно прочитать о том, какие изменения были внесены в программу и какие новые возможности у вас появились. Данная справка содержит описание отличительных особенностей релизов (обновлений) в хронологическом порядке их выхода.

Следующая команда в меню Помощь О программе. Эту команду можно также вызвать кнопкой панели инструментов программы. В данном окне можно получить справку о том, какие релизы платформы и конфигурации у вас используются в работе. Это необходимо для отслеживания очередных обновлений программы.

В нижней части окна содержится информация о том, где на вашем компьютере установлена используемая конфигурация, какой пользователь в данный момент с ней работает, а также режим работы (монопольный или разделенный).

1.5. Стартовый помощник. Начальные настройки

После запуска системы выполняется обновление информационной базы. Сообщения выводятся системой на информационную панель. Ознакомившись с текстом, закройте панель кнопкой Спрятать окно в левом верхнем углу.

Затем открывается диалоговое окно Стартовый помощник. Этот помощник организует первоначальное заполнение справочной информации о предприятии в том минимальном объеме, который необходим для начала работы с программой. Ответив на очередные вопросы помощника, нажмите кнопку Далее для перехода к следующему шагу.

Шаг 1. Флажок Показывать при запуске обычно снимают. В дальнейшем для вызова окна нажмите кнопку Стартовый помощник на панели инструментов или выберите одноименную команду в меню Регламенты.

Шаг 2. Установите период (месяц), с которого начинается компьютерный учет. Рекомендуется начинать с января.

Шаг 3. Введите полное название предприятия в соответствии с учредительными документами.

Шаг 4. Укажите основной источник финансирования (бюджетное или самофинансирование).

Шаг 5. Выберите программу бухучета, в которую будут передаваться проводки, сформированные в программе 1С: Зарплата и кадры 7.7 (обмен данными будет рассмотрен позже).

Шаг 6. Укажите, будут ли использоваться расширенные возможности (все возможные формы оплаты, многосменные графики работы и др.). Рекомендуется начинать работу в программе без использования расширенных возможностей. В любой момент вы сможете перейти к использованию этих возможностей в дальнейшем.

Шаг 7. Здесь вы можете задать возможность контроля штатного расписания. В любой момент вы можете включить или отключить эту возможность, установив или сбросив соответствующий флажок. Если контроль штатного расписания ведется, то при проведении приказов о приеме программа будет контролировать наличие вакантных ставок и соответствие вводимого оклада заданной для данной штатной единицы вилке окладов.

Следующие шаги зависят от выбранного типа финансирования (бюджетное или самофинансирование).

Шаг 8. Укажите, будет ли зарплата считаться «от обратного» (для хозрасчета). Необходимо отметить, что установить этот флажок можно в любой момент, а вот сбросить – только в том случае, если эта возможность ране не использовалась. Для бюджетных организаций укажите, надо ли считать зарплату госслужащих. Обратите внимание, что установить флажок «Рассчитывать зарплату госслужащих» можно в любой момент, но сбросить его можно только в том случае, если нет ни одного сотрудника, у которого был или в настоящее время имеется статус военнослужащего. При использовании возможностей расчета зарплаты госслужащих можно вести форму Т-2ГС, создавать приказы на госслужащих и производить расчет зарплаты госслужащих.

Шаг 9. Укажите, будет ли зарплата рассчитываться в валюте (для хозрасчета). Установить флажок Рассчитывать зарплату в валюте вы сможете в любой момент, но сбросить его можно, если ранее не использовались возможности расчета в валюте. При использовании расчета зарплаты в валюте для каждого сотрудника можно установить значения оклада, доплаты и удержания в валюте. Для бюджетных организаций на данном шаге укажите, надо ли рассчитывать зарплату военных. Установить флажок Рассчитывать зарплату военнослужащих можно в любой момент, но сбросить его возможно, только если нет ни одного сотрудника, у которого был или в настоящий момент имеется статус военнослужащего.

Конец бесплатного ознакомительного фрагмента.