Инкубатор для менеджера: учимся работать с бухгалтерскими документами

Елена Юрьевна Диркова

Инкубатор для менеджера: учимся работать с бухгалтерскими документами

Постановка задач

(введение)

Менеджер (от англ. «manage» – управлять) – специалист по управлению производством и обращением товаров, наемный управляющий. Менеджер организует работу на фирме, руководит производственной деятельностью групп сотрудников фирмы. Менеджер является должностным лицом фирмы, в которой он работает, входит в средний и высший руководящий состав фирм.

Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. «Современный экономический словарь» (ИНФРА-М, 2006)

Вот такое письмо, которое вполне можно назвать «криком души», я увидела однажды на интернет-форуме главных бухгалтеров.

Как выиграть войну с менеджерами?

Уважаемые форумчане!

Устала бороться с менеджерами. Не могу добиться от них первичных документов. Каждый раз, забывают запросить у поставщика ТТН. Договор на поставку заключают, только после того как я напомню.

Каждый раз огромными глазами смотрят на меня, как будто первый раз слышат об этом: «А что надо было заключить договор? А я не знал!»

БОЛЬШЕ НЕ МОГУ….СИЛ НЕТ…

Вот решила написать приказ по предприятию о порядке оформления первичных документов… и наказывать рублем.

Может, у кого-нибудь есть образец?

И как вы боритесь с лентяями-менеджерами? Дайте совет!

Заранее спасибо!

Проблема обозначена, и ее надо решать.

Как видно из названия книги, она адресована не специалистам по бухгалтерскому учету, а менеджерам, хотя в ней много полезного найдут даже профессиональные бухгалтеры. В своей основе это современный самоучитель – пособие практической направленности для начинающих. В целом книга рассчитана на последовательное чтение. Предполагается, что впоследствии читатель может возвращаться к отдельным разделам самоучителя для уточнения конкретных вопросов.

Перед вами не справочник по работе с бухгалтерскими документами. В пособии разъясняется, как работать с документацией исходя из общих принципов, установленных законодательством.

В этой книге вы не найдете бухгалтерских проводок. Ее замысел возник в результате общения автора с главными бухгалтерами компаний в ходе аудиторских проверок. На замечания аудитора о низком качестве учетных документов главные бухгалтеры сетуют, что такие документы от контрагентов в бухгалтерию передают сотрудники. Действительно, при большом документообороте бухгалтерия не в силах согласовывать с продавцами и покупателями замену каждого некачественного документа или исправление допущенных в нем ошибок. Эффективный способ преодоления этой угрожающей проблемы – контроль за качеством документации в момент ее получения от контрагента или при составлении. На этом этапе исправления могут быть внесены наиболее оперативно. Но с продавцами и покупателями взаимодействуют в первую очередь менеджеры. И в этой связи автору неоднократно приходилось по просьбе руководства организовывать «круглые столы» для менеджеров, отвечая на многочисленные вопросы, связанные с документооборотом.

Менеджер – массовая профессия, даже более распространенная, чем профессия бухгалтера. Без преувеличения можно сказать, что менеджеры – движущая сила бизнеса. Они обеспечивают продажи товаров, работ и услуг, изыскивают наиболее выгодные условия закупок. Но умение грамотно работать с бухгалтерской документацией – не менее важный фактор успешной карьеры менеджера, чем навыки делового общения. Тем более что в условиях экономического кризиса повышаются требования к квалификации персонала.

С одной стороны, это пособие поможет менеджеру избежать разногласий с бухгалтерами – научит составлять основные документы и контролировать правильность оформления полученной документации, а также вникать в претензии контрагентов к документации компании. Нет сомнений, что такими знаниями характеризуется квалификация современного менеджера. Более того, эта книга вооружит менеджера аргументами для возражений бухгалтеру. Ведь случается, что бухгалтерия предъявляет необоснованные требования. Правда, их первопричиной могут быть избыточные требования налоговых инспекторов. К сожалению, это не редкость.

Основное внимание в книге уделено внешнему документообороту компании в связи с наиболее распространенными хозяйственными сделками.

С другой стороны, эта книга написана в помощь главному бухгалтеру. Он может выдать ее не только менеджерам, но и работникам бухгалтерии, не имеющим достаточного опыта, в качестве руководства по работе с документами.

В книге показано, как должны быть оформлены документы, какие санкции предусмотрены за нарушения в их оформлении и как от таких санкций защититься.

Между тем через работника, выполняющего управленческие функции, проходит множество различных документов. Поэтому невозможно ограничиться набором готовых рецептов. Работа с документами требует понимания общих подходов, в том числе представлений о налогообложении. Поэтому в пособии кратко изложены вопросы, связанные с налогообложением.

В состав бухгалтерской документации входит не только первичная учетная документация. Наряду с документами по конкретным хозяйственным операциям менеджеру приходится работать с хозяйственными договорами и принимать участие в согласовании их условий. Без знаний гражданского законодательства при этом не обойтись. Базовые сведения по таким вопросам выделены в отдельный раздел данного самоучителя.

Наконец, весьма актуальная задача – научиться понимать бухгалтерскую отчетность компании. Оказывается, можно «читать» баланс и отчет о прибылях и убытках, не умея их составлять! По мнению автора, именно с этого нужно начинать изучение бухгалтерского учета как системы знаний, а не с проводок на счетах. Такой подход может считаться дедуктивным (от общего к частному). В пособии приведен элементарный анализ бухгалтерской отчетности, которым должен владеть директор компании, кстати, тоже менеджер, но высшего звена – топ-менеджер.

КТО ЭТО – МЕНЕДЖЕР?

В странах с высокоразвитой рыночной экономикой менеджерами называют профессиональных управляющих, обладающих специальным образованием, часто полученным в дополнение к инженерному, юридическому, экономическому. Менеджеры осуществляют квалифицированное управление деятельностью предприятия (высшее звено), его структурных подразделений (среднее звено) или обеспечивают выполнение определенной деятельности в сфере бизнеса (низовое звено).

Менеджерами высшего и среднего уровня можно считать всех руководителей – директоров предприятий, учреждений и организаций и других линейных руководителей – начальников цехов и иных структурных подразделений, а также функциональных отделов.

Что касается менеджеров низового уровня, то в условиях развития коммерческой деятельности, малого и среднего предпринимательства они выступают как организаторы этой деятельности, обеспечивающие ее соответствие условиям внешней среды (экономическим, правовым, технологическим и другим требованиям).

Разница между уровнями менеджмента заключается в масштабе, пределах полномочий, ответственности, степени детализации выполняемых функций.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37)

В пособие включены фрагменты официальных документов – нормативных правовых актов, писем Минфина России, судебных решений. Читатель сможет использовать эти материалы в качестве аргументов. Но главное – преодолеть психологический барьер перед работой с такими источниками. Вопреки распространенному мнению они содержат исчерпывающие разъяснения, емкие по смыслу формулировки.

Книга имеет практическую направленность. Ее чтение не требует знаний по бухгалтерскому учету! Основной текст дополняют фрагменты писем Минфина РФ и выдержки из решений арбитражных судов.

Вопреки распространенному заблуждению они содержат четкие ответы на сложные вопросы.

Данное пособие дополняет другой самоучитель этого автора, адресованный бухгалтерам: Е.Ю. Диркова. Инкубатор для бухгалтера: от нуля до баланса. – М.: ЭКСМО, 2010. В «Инкубаторе для бухгалтера» автор намеренно ушла от обсуждения документооборота. В этой книге основное внимание сосредоточено на методе двойной записи операций на счетах бухгалтерского учета и на формировании отчетности компании. И если «Инкубатор для менеджера» попадет в руки начинающему бухгалтеру, то для дальнейшего овладения профессией рекомендуем как раз «Инкубатор для бухгалтера». Если читатель изучит обе книги, он получит очень неплохую базовую подготовку по бухгалтерскому учету.

ВНИМАНИЕ! Документы кредитных организаций и бюджетных учреждений следует оформлять по специальным правилам. В данное пособие эти вопросы не вошли. Кроме того, в нем не рассмотрены внешнеэкономические операции, в том числе с иностранной валютой, а также документооборот в сельскохозяйственной деятельности.

1. Первичные документы

Хороший менеджер – это человек гибкий и наполовину хотя бы – бухгалтер!

Интернет-форум бухгалтеров

В большинстве компаний менеджер по продажам и закупкам выступает передаточным звеном между двумя бухгалтерскими службами – собственной бухгалтерией и бухгалтерией контрагента. Ведь документы, отражающие доходы одной компании, одновременно характеризуют расходы другой, и наоборот. В результате невозможно правильно работать с документацией, не понимая и не учитывая ее значения для бухгалтерского учета. Поэтому начнем с основ.

Предмет рассмотрения – документы на бумажных носителях.

^{В деятельности компаний могут использоваться электронные документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме. Для защиты таких документов от подделки применяется электронная цифровая подпись. Такая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Правовое регулирование электронного документооборота осуществляется на основании Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».}

1.1. Общие требования законодательства

Бухгалтерский учет – это система регистрации и обобщения сведений о хозяйственных операциях компании. Бухгалтерская отчетность и налоговые декларации – как раз результат таких обобщений. Бухгалтерский баланс характеризует финансовое положение компании, а декларации – суммы налогов, подлежащих уплате в бюджет. Эти отчетные формы бухгалтерия представляет в налоговую инспекцию с квартальной либо с годовой периодичностью.

Бухгалтерский учет ведется на основании документов об отдельных хозяйственных операциях. По сути, бухгалтерия начинается с журнала хозяйственных операций. Записи в этом журнале производятся только при наличии необходимых документов. Первичные учетные документы – основа бухгалтерского учета. Их называют также оправдательными документами. В отсутствие первичных документов бухгалтер не вправе зарегистрировать хозяйственную операцию. Такие правила установлены Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон «О бухгалтерском учете»).

Вот как выглядит фрагмент журнала хозяйственных операций[1]:

Фрагмент журнала хозяйственных операций характеризует работу бухгалтера. Графы 5 и 6, именуемые дебет и кредит, показывают номера участков бухгалтерского учета, на которых в связи с выполненными операциями происходят изменения. Такие участки называются счетами. Но их нумерация к компетенции менеджера не относится. Вникать в корреспонденцию счетов ему совершенно необязательно. Бухгалтерская запись каждой операции на двух счетах называется проводкой. Но больше нигде в этом пособии вы не встретите бухгалтерских проводок! Зато содержание граф 1–4 связано с работой менеджера.

Читатель может возразить, что его бухгалтерия не ведет подобный журнал. Однако форма записи не влияет на суть учетной регистрации. Если бухгалтерский учет ведется автоматизированным способом, то компьютерная программа формирует аналогичный журнал в электронном виде.

Дело не только в том, что на каждую операцию бухгалтерии нужен оправдательный документ. Такой документ должен быть составлен правильно, в надлежащей форме. А если он не отвечает требованиям законодательства, то не может быть использован бухгалтерией.

Бухгалтерский учет хозяйственных операций ведется на основании первичных учетных документов. Документы, составленные с нарушением нормативных требований, не могут быть приняты к учету.

На основании данных бухгалтерского учета формируется бухгалтерская отчетность организации. В итоге оказывается, что в отсутствие первичных документов бухгалтерская отчетность (см. раздел 6) не может считаться достоверной.

Такие же требования предъявляет к документам и налоговое законодательство. Основной закон о налогах – Налоговый кодекс Российской Федерации (далее – НК РФ). Например, на основании ст. 169 НК РФ счета-фактуры продавцов, составленные с нарушением нормативного порядка, не могут быть использованы компанией-покупателем для уменьшения налоговой нагрузки по налогу на добавленную стоимость. А ст. 252 НК РФ указывает, что расходы по налогу на прибыль должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Вот почему бухгалтеры так внимательно относятся к оформлению документации.

Закон о бухгалтерском учете устанавливает, что требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций обязательны для всех работников компании.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Одновременно ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» установлены обязательные требования к первичным учетным документам. Документ, не отвечающий нормативным требованиям, не может быть принят к бухгалтерскому учету. Получается, что на основании «некачественного» документа бухгалтер не вправе зарегистрировать хозяйственную операцию. А ведь такие операции касаются поступления и выбытия имущества, возникновения и исполнения обязательств!

Эти требования будут находиться в центре нашего внимания на протяжении всей книги.

Закон «О бухгалтерском учете» предусматривает также, что первичные документы могут быть составлены по унифицированной форме[2] либо в свободной форме с соблюдением ряда обязательных реквизитов[3].

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН «О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ»

Статья 9. Первичные учетные документы

2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Рассмотрим эти правила оформления документации.

Реквизит документа – обязательный элемент его оформления (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Что представляют собой унифицированные формы документов? На основании постановления Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 разработку и утверждение унифицированных форм осуществлял Государственный комитет Российской Федерации по статистике (Госкомстат России)[4].

ВНИМАНИЕ! В Законе сказано, что обязательные к применению формы должны содержаться в альбомах. А на самом деле не все существующие унифицированные формы объединены в альбомы.

Кроме того, совместное постановление Госкомстата России от 29.05.1998 № 57а, Минфина России от 18.06.1998 № 27н обязывает применять унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России в 1997–1998 гг. по согласованию с Минфином России и с Минэкономики России.

Таким образом, можно выделить две группы унифицированных форм, обязательных к применению:

? объединенные в альбомы;

? утвержденные в 1997–1998 гг.

Но оказывается, что требования об обязательности применения форм не являются достаточными. Существует еще одно принципиальное условие: постановления Госкомстата России должны быть зарегистрированы в Министерстве юстиции Российской Федерации (далее – Минюст России). Только наличие такой государственной регистрации в сочетании с официальной публикацией придает унифицированной форме статус общеобязательной.

Данные о статусе всех существующих унифицированных форм представлены в виде таблицы (табл. 1):

Таблица 1

Унифицированные формы первичной учетной документации

Вряд ли на основании этой таблицы читатель решит самостоятельно сделать выводы об обязательности применения тех или иных унифицированных форм. Ведь что такое обязательность? С позиций практики, это когда неисполнение какого-либо требования влечет штрафные санкции или иные неблагоприятные последствия.

Этот чрезвычайно злободневный вопрос специально рассмотрен в разделе 5.3 «Налоговые споры вокруг унифицированных форм».

В гражданско-правовых отношениях между хозяйствующими субъектами соблюдение унифицированных форм решающей роли не играет. При разрешении хозяйственных споров в арбитраже судьи принимают во внимание документы, составленные с отступлением от унифицированных форм.

Налоговые инспекторы нередко придерживаются точки зрения, согласно которой обязательны все действующие унифицированные формы без исключения. В этом они заблуждаются, но велика вероятность, что свою позицию в налоговом споре компании придется отстаивать в суде. Такая перспектива мало кого воодушевляет, тем более что исход судебного разбирательства все же непредсказуем. Этим объясняется стремление бухгалтеров принимать документы, составленные только по унифицированным формам, если они имеются. Бухгалтерских работников понять можно.

Во избежание проблем рекомендуем использовать унифицированные формы при оформлении операций, для которых такие формы предусмотрены, и заполнять все имеющиеся в них поля. Но от продавца (товаров, работ, услуг, имущественных прав) получить документ по желательной для покупателя форме удается не всегда. О том, как в таких случаях можно защищаться в налоговых спорах, см. разделы 5.2 и 5.3.

Унифицированная форма вне связи с ее обязательностью – готовый шаблон для составления первичного документа, учитывающий специфику соответствующей хозяйственной операции. Применение унифицированных форм значительно облегчает организацию документооборота компании.

На практике целесообразно использовать именно унифицированные формы и педантично заполнять все предусмотренные в них поля. Такой подход гарантирует благосклонность бухгалтерии и налоговой инспекции. Пренебрежение унифицированными формами может обернуться судебным спором с налоговой инспекцией.

Имейте в виду – контрагенты тоже имеют право на получение от вашей компании корректных первичных документов! В противном случае ваши коллеги столкнутся с аналогичными проблемами в отношениях с налоговыми органами и со своей бухгалтерией. Поэтому к пожеланиям контрагентов по оформлению документации отнеситесь очень внимательно, с максимальным уважением.

Перечень унифицированных форм, используемых хозяйствующими субъектами при исполнении сделок, приведен в приложении 3.

Этот перечень поможет менеджеру сориентироваться во внешнем документообороте компании. Формы, с которыми менеджеры не сталкиваются в работе, здесь не рассматриваются.

Отметим, что счет-фактура (см. приложение 11) не относится к первичным учетным документам. Хотя его форма и является строго регламентированной, но унифицированной формой она не признается. Оформление счетов-фактур детально рассмотрено в разделе 2.3.

ВНИМАНИЕ! Кроме первичного документа, удостоверяющего совершение хозяйственной операции, компания должна иметь договор с контрагентом в письменной форме. Компании нередко упускают это из вида, а в результате сталкиваются с проблемами при хозяйственных спорах с контрагентами и с претензиями налоговых инспекторов. Требование об обязательной письменной форме договора закреплено в ст. 161 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ).

Сделки организаций между собой и с гражданами должны совершаться в письменной форме.

Однако договор могут заменить в совокупности счет, выставленный на оплату, и платеж, поступивший по этому счету (п. 2 ст. 434 ГК РФ). Такой вариант оформления договорных отношений рассмотрен в разделе 4.3.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания.

Еще одно требование к оформлению документов содержит Налоговый кодекс Российской Федерации.

В расчетных документах[5] и в первичных учетных документах отдельной строкой должна быть выделена сумма НДС, предъявляемая продавцом покупателю (п. 4 ст. 168 НК РФ).

Итак, подчеркнем:

В первичных учетных документах сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой.

1.2. Практические нюансы оформления «первички»

Рассмотрев общие требования законодательства, уточним практические аспекты их применения. Сосредоточим внимание на внешних документах, в оформлении которых участвуют или заинтересованы контрагенты. Именно в связи с внешними документами возникают проблемы у менеджеров. А внутрифирменные документы – все же предмет заботы бухгалтеров. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает, что внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

С 1 января 2009 г. компании обязаны утверждать применяемые формы первичных учетных документов. Эта норма установлена п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н. Распространяется ли это требование на унифицированные формы?

На этот вопрос нужно ответить положительно. Дело в том, что унифицированные формы (за исключением форм по учету кассовых операций) компании вправе дополнять, т. е. включать в них дополнительные реквизиты. А сокращать унифицированные формы, т. е. исключать из них реквизиты, предусмотренные Госкомстатом России, запрещено. Сокращенные формы уже не будут считаться унифицированными! Зато форматы (т. е. размеры) бланков являются рекомендуемыми и могут изменяться. Такие разъяснения даны в постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 № 20.

Например, в унифицированной форме № КС-2 «Акт о приемке выполненных работ» не предусмотрен НДС. Но большинство компаний дополнительно включают в эту форму сумму налога. Нарушения в этом нет.

Как правильно заполнять унифицированные формы?

Принцип весьма прост и вытекает из внешнего вида бланков. В них должны быть заполнены все предусмотренные реквизиты, для которых установлены поля. Если данные по какому-либо реквизиту отсутствуют, в его поле ставится прочерк. Это правило следует из Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (далее в этом разделе – Положение о документах и документообороте). В нем обращается внимание на то, что применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

Правила заполнения первичного документа по унифицированной форме

Все поля унифицированной формы должны быть заполнены.

Если по какому-либо реквизиту данные отсутствуют, в соответствующем поле ставится прочерк.

В формы по учету кассовых операций дополнительные реквизиты не вносятся.

В остальные унифицированные формы могут быть внесены дополнительные реквизиты.

Исключение установленных Госкомстатом России реквизитов не допускается.

Применяемые бланки могут иметь произвольный формат.

Если документ вам выдает индивидуальный предприниматель, обязан ли он соблюдать унифицированную форму?

На предпринимателей распространяются требования, установленные для юридических лиц. Разберемся подробнее.

С одной стороны, в постановлениях Госкомстата России, утвердивших унифицированные формы, указано, что эти формы распространяются на юридических лиц. Исключение составляют лишь формы по учету сельскохозяйственной продукции (постановление Госкомстата России от 29.09.1997 № 68). Данное обстоятельство подчеркивается в письме Росстата от 31.03.2005 № 01-02-09/205, в котором сказано, что для граждан, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, формы первичной учетной документации Госкомстатом России не утверждались. Но это письмо не является нормативным документом.

Дело в том, что предприниматели, применяющие общий режим налогообложения (уплачивающие со своих доходов НДФЛ) должны использовать унифицированные формы в силу прямого указания в п. 9 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей, утвержденного приказом Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002. Но и предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения, обязаны вести налоговый учет на основании первичных документов (п. 1.1 Порядка заполнения книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, утвержденную приказом Минфина России от 31.12.2008 № 154н). А понятие первичных документов определяется именно в Законе «О бухгалтерском учете» (п. 1 ст. 11 НК РФ).

^{В постановлении Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.07.2007 № 17АП-3903/07-АК акт передачи денежных средств предпринимателю не признан допустимым доказательством оплаты полученного товара. Получение предпринимателем наличных денег удостоверяют кассовый чек, приходный кассовый ордер, документ строгой отчетности.}

При продаже товаров, работ, услуг индивидуальные предприниматели должны оформлять документы по тем же правилам, что и организации.

Наконец, давайте рассуждать совсем с неожиданной стороны. Закон «О бухгалтерском учете» не устанавливает, кто из участников хозяйственной операции должен составить первичный документ. Однако в бухгалтерском учете организации можно использовать только документ, отвечающий требованиям этого Закона. Отсюда вывод: если вас не устраивает полученный документ, сформируйте документ самостоятельно, как считаете нужным, и предъявите его предпринимателю (и вообще любому контрагенту!) для подписи.

Теперь обсудим требования к первичным документам, которые составляются в свободной форме. С какими дефектами оформления документ считается недействительным?

Для нас по-прежнему актуальны внешние документы, в оформлении которых участвуют сторонние лица (организации, индивидуальные предприниматели, физические лица, не осуществляющие предпринимательскую деятельность).

Наименование документа – это обозначение вида письменного документа (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Документ должен позволять однозначно идентифицировать участников хозяйственной операции. В нем указываются:

для юридического лица:

? наименование организации;

? идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

? для индивидуального предпринимателя:

? фамилия, имя, отчество;

? основной государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации индивидуального предпринимателя;

? дата внесения записи в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП);

? наименование органа, внесшего эту запись (на основании свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя или свидетельства о внесении в ЕГРИП записи об индивидуальном предпринимателе, зарегистрированном до 1 января 2004 г.);

? ИНН;

для физического лица:

? фамилия, имя, отчество;

? наименование и данные документа, удостоверяющего личность;

? адрес места жительства;

? ИНН (если имеется).

Основной государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации индивидуального предпринимателя (ОГРНИП) указывается во всех документах этого физического лица, связанных с осуществлением им предпринимательской деятельности, наряду с его фамилией, именем и отчеством (пп. «в» п. 14 Правил ведения Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей и предоставления содержащихся в нем сведений, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.10.2003 № 630).

^{Может возникнуть вопрос: почему для юридического лица не требуется указание основного государственного регистрационного номера юридического лица (ОГРНЮЛ), а достаточно ИНН? Дело в том, что ИНН позволяет однозначно идентифицировать организацию как участника гражданского оборота. А вот физическому лицу ИНН присваивается вне связи с осуществлением им предпринимательской деятельности. Физическое лицо вправе прекратить деятельность в качестве индивидуального предпринимателя и тем самым утратить присвоенный ему ОГРНИП, а затем вновь зарегистрироваться в этом качестве с получением нового ОГРНИП. То есть регистрационный номер предпринимателя может неоднократно меняться, но именно он характеризует его специальный статус как участника гражданского оборота.}

Если первичный документ удостоверяет исполнение обязательств по договору, то приводятся реквизиты этого договора (наименование договора, номер и дата).

Документ должен обязательно содержать сумму хозяйственной операции в российских рублях. Хозяйственной операцией будет только такое событие или процедура в деятельности компании, которые в принципе имеют денежную оценку (п. 1 ст. 1 Закона «О бухгалтерском учете»). При этом бухгалтерский учет ведется в валюте Российской Федерации – в рублях (п. 1 ст. 8 Закона «О бухгалтерском учете»).

Официальной денежной единицей (валютой) Российской Федерации является рубль. Один рубль состоит из 100 копеек. Введение на территории Российской Федерации других денежных единиц и выпуск денежных суррогатов запрещаются.

Ст. 27 Федерального закона «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)»

Документ подписывают должностные лица, ответственные за совершение хозяйственной операции. Это означает, что полномочия физического лица, выступающего на стороне юридического лица, должны быть удостоверены доверенностью либо подтверждены оттиском печати юридического лица, т. е. подпись представителя заверяется печатью. В отсутствие оттиска печати к документу прилагается доверенность юридического лица (см. раздел 1.6).

^{Работники организации являются ее представителями. Это следует из п. 1 ст. 182 ГК РФ. Первичный документ имеет письменную форму и основан на полномочиях работника (должностного лица). Поэтому оттиск печати, удостоверяющий полномочия, является необходимым реквизитом (п. 1 и 5 ст. 185 ГК РФ). Если подпись работника не заверена печатью, не очевидно, что он имел полномочия подписывать документ.}

Хотя печать не названа в числе обязательных реквизитов первичного документа, обойтись без нее нельзя. Согласитесь, личная подпись идентифицирует должностное лицо. А ведь в такой же мере и оттиск печати идентифицирует юридическое лицо! Таким образом, в отсутствие печати связь документа с юридическим лицом не находит подтверждения.

Печать – средство индивидуализации юридического лица.

Индивидуальный предприниматель иметь личную печать не обязан.

^{Это подтверждает п. 2.8 приложения 2 к инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».}

Что касается юридических лиц, то для них обязанность иметь печать установлена законодательством:

? п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»;

? п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»;

? п. 3 ст. 2 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»;

? п. 4 ст. 3 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях».

^{Акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью и унитарные предприятия относятся к коммерческим организациям. Примеры некоммерческих организаций – потребительские кооперативы, фонды, учреждения (п. 2 и 3 ст. 50 ГК РФ).}

Вышеназванные коммерческие организации должны иметь круглую печать, содержащую полное фирменное наименование организации на русском языке и указание на место ее нахождения. Некоммерческая организация должна иметь печать с полным ее наименованием на русском языке. Иные реквизиты отражать в печати не обязательно.

А вот мнение высшего судебного органа по гражданским делам:

ВЕРХОВНЫЙ СУД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОПРЕДЕЛЕНИЕ

от 20 февраля 1998 года

по делу № 58-Г98-2

(Извлечение)

Правовое положение юридических лиц и предпринимателей без образования юридического лица определено в главе 4 Гражданского кодекса Российской Федерации и в ряде специальных федеральных законов.

В самом Гражданском кодексе РФ не содержится нормы, обязывающей юридических лиц и частных предпринимателей иметь собственную печать. Вместе с тем в ряде специальных федеральных законов такие нормы содержатся.

В практике делового оборота наличие у любого юридического лица и частного предпринимателя печати признается обязательным и само собой разумеющимся. Без такой печати не могут быть надлежащим образом удостоверены заключаемые сделки и иные документы.

Не забудьте указать должность лица, подписавшего документ (иначе какое же оно «должностное»). Личные подписи должностных лиц обязательно нужно расшифровать. Это значит, что рядом с подписью необходимо указать фамилию и инициалы.

ВНИМАНИЕ! Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 3 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете»). Поэтому вовсе не обязательно, чтобы первичный документ подписывал именно руководитель компании.

При оформлении первичного документа не допускается применение факсимильной подписи. Она не является подписью, совершенной лично. Эта точка зрения отражена в письме УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 № 20–12/05968 и Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404, в постановлении ФАС Поволжского округа от 19.07.2007 по делу № А65-3666/2006. Действительно, согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ факсимильное[6] воспроизведение подписи предполагает использование средств механического или иного копирования. Значит, переданный контрагентом по факсу документ первичным не считается.

При совершении сделок факсимиле применяется только при взаимном соглашении сторон. Однако факсимиле нельзя использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия (письмо МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@).

^{Подпись – собственноручная роспись полномочного должностного лица (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»)}

Если вышеперечисленные требования не соблюдены, то документ не имеет юридической силы.

Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, обеспечивают:

? своевременное и качественное их оформление;

? передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете;

? достоверность содержащихся в них данных.

Лица, составившие и подписавшие первичные документы, несут ответственность за их качественное оформление и за достоверность содержащихся в них данных. Основание – п. 4 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете». Речь идет о персональной ответственности должностных лиц.

Документ может быть распечатан с помощью компьютера или пишущей машинки, а также создан рукописным способом. В одном документе эти способы допускается комбинировать, например, отдельные сведения вписывать вручную в бланк, напечатанный заранее. Но использовать для записей простой карандаш запрещается! На это указано в Положении о документах и документообороте. Следует пользоваться чернилами или шариковой ручкой. В обычаях делового оборота[7] – записи ручкой синего, фиолетового или черного цвета. В одном документе допускаются одновременно записи разных цветов и записи, сделанные разными почерками. Не играет роли и цвет оттиска печати.

^{Цвет оттиска печати не имеет значения даже для оформления банковских документов (п. 2.8 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации, утвержденного Банком России 03.10.2002 № 2-П).}

Возможны ли исправления в первичных учетных документах в случае внесения в них ошибочных записей?

Подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. В принципе запрещены исправления в кассовых и банковских документах. При наличии ошибок они оформляются заново. А во всех остальных случаях неправильный текст или суммы зачеркиваются и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или суммы. Согласно Положению о документах и документообороте исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших его. На документе также должна быть проставлена дата внесения исправления.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений (п. 5 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете»).

Таким образом, документ с исправленными ошибками будет выглядеть следующим образом:

Исправлена шибка в денежном измерителе хозяйственной операции. Она возникла в результате округления курса иностранной валюты, не предусмотренного условиями договора. Ведь Банк России устанавливает курс с точностью до четырех десятичных знаков.

Предположим, что получить подпись об исправлении должностного лица, первоначально подписавшего документ, невозможно. Например, если этот работник уволен. В таком случае потребуется подпись об исправлении руководителя организации или лица, специально уполномоченного на основании доверенности или приказа.

Из загранкомандировок менеджеры нередко привозят подтверждающие документы на иностранных языках. Но в целях бухгалтерского учета могут быть использованы только документы, составленные на русском языке. Поэтому первичные учетные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н; далее – Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности).

Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой компании. При этом компания самостоятельно определяет такого специалиста. Обязанность работника по осуществлению переводов закрепляется в его должностных инструкциях (письмо УФНС России по г. Москве от 26.05.2008 № 20–12/050126).

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 3 ноября 2009 г.

№ 03-03-06/1/725

(Извлечение)

Согласно ст. 68 Конституции Российской Федерации государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык.

В соответствии со ст. 16 Закона Российской Федерации от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке.

На основании изложенного считаем, что первичные учетные документы, если они оформлены в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, и составлены на иностранном языке, должны быть в обязательном порядке переведены на русский язык.

В случае наличия у налогоплательщика первичных документов, составленных на иностранном языке по типовой форме, считаем, что достаточно однократно осуществить перевод на русский язык постоянных показателей типовой формы. В последующем же налогоплательщик осуществляет при необходимости перевод изменяющихся показателей первичного документа.

Действующим законодательством Российской Федерации не регламентируется порядок перевода первичных учетных документов с иностранного на русский язык.

Полагаем, что такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации.

Договоры с иностранными деловыми партнерами также должны быть составлены на русском языке. Если в договоре наряду с русским используется иностранный язык, то тексты должны быть идентичными по содержанию и техническому оформлению (ст. 3 Федерального закона от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»). Нотариального заверения «двуязычный» договор не требует (письмо УМНС России по г. Москве от 31.01.2003 № 11–14/6228).

1.3. Поступление товарно-материальных ценностей

Каким документом следует оформить передачу товара продавцом покупателю, если компания приобретает товарно-материальные ценности (далее – ТМЦ) на основании договора купли-продажи?

На этот простой вопрос простого ответа не существует. Продавцом может быть:

? юридическое лицо (организация);

? индивидуальный предприниматель;

? физическое лицо, не зарегистрированное в качестве индивидуального предпринимателя.

Предположим, продавцом является юридическое лицо. Тогда ответ на поставленный вопрос зависит от того, как передаваемые ТМЦ учитываются в бухгалтерском учете продавца.

Примечания

1

Серой заливкой отмечены данные неактуальные для менеджера.

2

Унификация (лат. «uni» – один и «facere» – делать) – установление единообразия, приведение к единой форме.

3

Реквизит: – от лат. «requisitum» – требуемое.

4

В 2004 г. Госкомстат России преобразован в Федеральную службу государственной статистики – Росстат (п. 15 указа Президента РФ от 09.03.2004 № 314). Правда, этот новый федеральный орган исполнительной власти полномочиями по утверждению унифицированных форм не наделен (постановление Правительства РФ от 02.06.2008 № 420).

5

На основании расчетных документов банки осуществляют операции по счетам. К расчетным документам относится платежное поручение (п. 2.1–2.3 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации, утвержденного Банком России 03.10.2002 № 2-П).

6

Факсимиле (от лат. «fac simile» – делай подобное) – точное воспроизведение подписи, клише с чьей-либо подписи.

7

Обычаем делового оборота признается сложившееся и широко применяемое в предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе (п. 1 ст. 5 ГК РФ).

Конец бесплатного ознакомительного фрагмента.