Делопроизводство компании

В управленческой деятельности различают следующие виды документов:

1) официальный документ;

2) подлинник;

3) копия;

4) личные документы;

5) документы личного происхождения.

Официальный документ – это документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. Под должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных или административных обязанностей.

Среди официальных документов особое место принадлежит правовым документам, регулирующих жизнь государства и обязательным для исполнения во всех сферах его развития всеми социальными структурами, организациями и населением страны.

Подлинник официального документа – это первый или единственный экземпляр официального документа.

Копия документа – это документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его признаки или часть из них.

Понятие копия связано с размножением документов. Копии можно разделить на выписки и отпуски. Выписка – это копия части документа. Отпуск – это копия отосланного документа.

Все копии должны быть удостоверены. Различают следующие способы удостоверения копий:

1) нотариальные копии – это соответствие подлиннику, подтвержденное официальным должностным лицом – нотариусом;

2) официально заверенные копии – это соответствие подлиннику подтвержденное другими должностными лицами с соблюдением определенных формальностей;

3) простые заверенные копии – это соответствие подлиннику, удостоверенное без соблюдения определенных формальностей.

Особый вид копий – дубликат. Дубликат – это копия, имеющая юридическую силу подлинника.

Личный документ – это официальный документ, удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение, и который может содержать другие сведения биографического характера.

Документ личного происхождения – это документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей.

В любой организации, в процессе ее создания и функционирования, разрабатываются и документируют ее управленческую деятельность следующие документы: организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные документы, документы по трудовым отношениям, по снабжению и сбыту, по обращениям граждан.

2.2. Требования ГОСТ Р 6.30 – 2003 к оформлению документов

Для оформления документов используются следующие реквизиты:

№ 01 – Государственный Герб Российской Федерации;

№ 02 – герб субъекта Российской Федерации;

№ 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

№ 04 – код организации;

№ 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

№ 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

№ 07 – код формы документа;

№ 08 – наименование организации;

№ 09 – справочные данные об организации;

№ 10 – наименование вида документа;

№ 11 – дата документа;

№ 12 – регистрационный номер документа;

№ 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

№ 14 – место составления или издания документа;

№ 15 – адресат;

№ 16 – гриф утверждения документа;

№ 17 – резолюция;

№ 18 – заголовок к тексту;

№ 19 – отметка о контроле;

№ 20 – текст документа;

№ 21 – отметка о наличии приложения;

№ 22 – подпись;

№ 23 – гриф согласования документа;

№ 24 – визы согласования документа;

№ 25 – оттиск печати;

№ 26 – отметка о заверении копии;

№ 27 – отметка об исполнителе;

№ 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

№ 29 – отметка о поступлении документа в организацию,

№ 30 – идентификатор электронной копии документа.

Документы изготавливают на бланках. ГОСТ устанавливает два стандартных формата бланков документов – А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, не менее: 20 мм– левое; 10 мм– правое; 20 мм– верхнее; 20 мм– нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков– угловой и продольный. Схемы расположения реквизитов при угловом и продольном расположении приведены на рис 1. и рис. 2.

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

1) центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

2) флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Рис. 1. Схема углового расположения реквизитов и границ зон на бланке формата А4.

Рис. 2. Схема продольного расположения реквизитов и границ зон на бланке формата А4.

Примечание.

1. Размер бланка 210 на 297 мм.

2. Поля бланка: левое поле – 35 мм; правое поле – 10 мм; нижнее поле –20 мм; верхнее поле – 20 мм.

3. Реквизиты 01, 02, 03, 19 наносят на верхнем поле бланка.

4. Реквизиты 28, 29, 30 наносят на нижнем поле бланка.

5. Максимальная высота границ зон реквизитов: 01, 02, 03–17 мм; 08, 09, 10, 04, 05, 06, 07–20 мм; 11, 12,– 10 мм; 13, 14 – 226 мм; 18–18 мм; 21, 22, 25–20 мм; 23, 24, 26, 27–24 мм; 28, 30, 29–16 мм.

Реквизиты наносятся в пределах отведенного поля в соответствии со следующими правилами:

1. При угловом расположении реквизитов:

– реквизиты 01, 02, 03 – на верхнем поле бланка симметрично от центра отведенного поля;

– реквизит 19 – на верхнем поле бланка, начиная с 48 печатного знака;

– реквизит 16 – начиная с 40 печатного знака отведенного поля;

– реквизиты 08, 09, 10, 04, 05, 06, 07, 11, 12, 13, 14, 15, 18, начиная от левой границы отведенного поля либо симметрично от центра отведенного поля;

– реквизит 20, 21, 22, 25, 23, 24, 26, 27 – начиная от левой границы отведенного поля;

– реквизит 28, 30, 29 – последовательно, начиная с левой границы отведенного поля;

– реквизит 17 – наносится на любом свободном месте документа на первой странице, либо на отдельном листе бумаги формата А4, который подкалывается к документу.

2. При продольном расположении реквизитов:

– реквизиты 01, 02, 03 – на верхнем поле бланка симметрично от центра отведенного поля;

– реквизит 19 – на верхнем поле бланка, начиная с 48 печатного знака;

– реквизит 16 – начиная с 40 печатного знака отведенного поля;

– реквизиты 08, 09, 10, 04, 05, 06, 07-симметрично от центра отведенного поля;

– реквизиты 11, 12, 13, 14– симметрично от центра отведенного поля;

– реквизиты 15– начиная с 32 печатного знака в пределах отведенного поля либо симметрично от центра отведенного поля;

– реквизит 18 – начиная от левой границы отведенного поля;

– реквизит 20, 21, 22, 25, 23, 24, 26, 27 – начиная от левой границы отведенного поля;

– реквизит 28, 30, 29 – последовательно, начиная с левой границы отведенного поля;

– реквизит 17 – наносится на любом свободном месте документа на первой странице, либо на отдельном листе бумаги формата А4, который подкалывается к документу.

Реквизит от реквизита отделяется друг от друга 2–4 межстрочными интервалами. Строки межстрочного реквизита отделяются друг от друга одним межстрочным интервалом. Составные части многострочного реквизита отделяются друг от друга 1,5 межстрочными интервалами.

Реквизиты:

№ 01. «Государственный герб Российской Федерации» помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изм. и доп. от 9 июля 2002 г., 30 июня 2003 г.).

№ 02. «Герб субъекта Российской Федерации» помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

№ 03. «Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания)» помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

№ 04. «Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

№ 05. «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

№ 06. «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

№ 07. «Код формы документа» проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

№ 08. «Наименование организации», являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии– полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

№ 09. «Справочные данные об организации» включает в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

№ 10. «Наименование вида документа», составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

№ 11. «Дата документа». Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола– дата заседания (принятия решения), для акта– дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год– четырьмя арабскими цифрами.

Конец бесплатного ознакомительного фрагмента.